* Khái niệm:
Thông tin là tập hợp tất cả những dữ liệu đã được xử lý, mã hóa, sắp xếp nhằm giúp cho các nhà quản lý đưa ra các quyết định tốt hơn trong môi trường cụ thể.
* Đặc điểm:
- Thông tin là sự sắp xếp, xử lý các dữ kiện nên thường mang tính chủ quan của người cung cấp thông tin bên cạnh tính khách quan thực tiễn của dữ liệu. Nhà quản lý cần phải xem xét cả 2 khía cạnh.
- Cần lưu ý đến các loại thông tin không chính thức được cung cấp theo nhiều cách khác nhau vì chúng có thể là thông tin đúng hoặc có thể là loại thông tin có giá trị vượt trước loại thông tin cung cấp chính thức.
- Mỗi loại thông tin chỉ có gía trị nhất định khi nó được sử dụng cho các mục đích khác nhau của quản lý, giá trị của thông tin không thể lượng hoá theo khái niệm.
- Thông tin có thể bị mất giá trị rất nhanh khi dược cung cấp, đòi hỏi cần sử dụng tối đa, nhanh nhất giá trị của thông tin đó được cung cấp chính thức.
- Thông tin được cập nhật mang tính thường xuyên sẽ làm tăng giá trị đã có và hoàn thiện hoạt động của nhà quản lý.
* Yêu cầu:
- Một là: Thông tin phải khách quan, chính xác. Đây là một yêu cầu rất khó khăn của thông tin. Nhiểu thông tin về các hiện tượng đã bị xử lý theo những mục đích riêng của những người cung cấp thông tin, các thông tin trước khi đến với các nhà quản lý đã bị lọc qua nhiều phin lọc với những ý đồ khác nhau do đó phải có hệ thống kiểm tra tính khách quan của thông tin.
- Hai là: Thông tin phải kịp thời, đúng lúc, đúng thời gian mới có giá trị để nắm bắt thời cơ. Nếu đưa muộn sẽ không có tác dụng, nếu đưa sỡm có thể cũng không hữu ích vì có thể bị lãng quên hoặc sẽ bị lạc hậu.
- Ba là: Thông tin phải đầy đủ và đa dạng, đủ về dung lượng thông tin trên một lĩnh vực và đa dạng, đa chiều các nguồn thông tin. Một quyết định quản lý đòi hỏi không phải chỉ có một loại thông tin.
- Bốn là: Thông tin phải có tính chất lượng, có ích, có giá trị phục vụ cho yêu câù của hoạt động quản lý.
- Năm là: Thông tin phải phù hợp. Sự phù hợp của thông tin sẽ đem lại cho các nhà quản lý cơ hội đưa ra quyết định nhanh hơn, hợp lý hơn.
- Sáu là: Thông tin phải đơn giản, dễ hiểu.