* Bước 1: Xác định vấn đề quyết định.
Là những vấn đề tồn tại tại hoặc nảy sinh mà theo nhận thức của nhà quản lý thì cần phải được giải quyết.
Nhà quản lý đứng trước 1 sự việc một vấn dề ban đầu bất kì thì có thể tiến hành xem xét tình hình thực tế và tiến hành nhận thức tình hình thực tế đó.
Phải căn cứ vào chức năng nhiệm vụ, vào thẩm quyền, vào mong muốn của nhà quản lý rồi tiến hành đối chiếu. Nếu không có sự chênh lệch, vấn đề thực tế vẫn nằm trong sự mong muốn của nhà quản lý thì không phải vấn đề để ra quyết định quản lý.
Nhưng tình hình thực tế có sự chênh lệch so với mong muốn của nhà quản lý, vượt ra ngoài mong muốn thì nảy sinh vấn đề buộc phải can thiệp, đây là vấn đề để ra quyết định quản lý.
Nhận thức của nhà quản lý khác nhau sẽ có quyết định quản lý khác nhau. Xác định đúng vấn đề để ra quyết định quản lý là một việc khó và có ý nghĩa rất quan trọng.
* Bước 2: Phân tích vấn đề. Một số yêu cầu được đặt ra: - Phải thu thập thông tin.
- Xử lý thông tin đã thu thập, đánh giá thông tin, các phương pháp luận để cho trọng số của thông tin và cách thức cho trọng số thông tin.
- Xác định nguyên nhân của vấn đề. - Xác định mục tiêu của quyết định.
Đây là việc tìm ra cách thức để đạt được mục tiêu quyết định, phải tìm ra được tất cả những phương án, lập danh mục phương án. Các phương án phải thoả mãn yêu cầu sau:
- Phù hợp với mục tiêu quyết định.
- Phải triệt tiêu được nguyên nhân của vấn đề.
- Phải phù hợp với nguồn lực mà tổ chức có, nhà quản lý có. - Phải mang tính cụ thể, rõ ràng.
- Phải tính đến những tác động ngược.
Trong giai đoạn này phải tìm kiếm hết tất cả các khả năng có thể giúp cho việc giải quyết những sai lệch giữa thực tế và mong muốn. Càng có nhiều phương án càng có lợi cho việc quyết định. Sự tìm kiếm nhiều phương án mang tính sáng tạo là một trong những đòi hỏi của một nhà quản lý hiệu quả.
* Bước 4: Lựa chọn một phương án tối ưu.
- Là sự kết hợp mang tính khách quan với ý kiến chủ quan của nhà quản lý, đó là quá trình xem xét các phương án đã xác định để tìm ra một phương án tối ưu nhất. Dựa trên những căn cứ vào hiệu qủa, vào trọng số của các yếu tố quyết định.
- Yêu cầu:
+ Phải phù hợp với mục tiêu quyết định. + Phải triệt tiêu được nguyên nhân vấn đề. + Phải là phương án có chi phí thấp.
+ Phải có khả năng thành công cao, tính khả thi cao, có phạm vi tác động phù hợp, linh hoạt.
+ Phải nhận được sự ủng hộ càng nhiều càng tốt từ các đối tượng. * Bước 5: Soạn thảo và thông qua quyết định.
Đây chính là quá trình chắp bút để hoàn thành nên dự thảo quyết định. Thông qua là quá trình lấy ý kiến và đi đến thống nhất nội dung của quyết định.