5. Kết cấu của luận văn
1.3.1. Các yêu cầu và nguyên tắc hoạt động của hệ thống kiểm soát nội bộ
Điều 4 Thông tƣ số 44/2011/TT-NHNN quy định về hệ thống kiểm soát nội bộ và kiểm toán nội bộ của tổ chức tín dụng, chi nhánh ngân hàng nƣớc ngoài ban hành ngày 29/12/2011 của Ngân hàng Nhà nƣớc Việt Nam đã nêu rõ các yêu cầu và nguyên tắc hoạt động của hệ thống kiểm soát nội bộ nhƣ sau:
- Các rủi ro có nguy cơ ảnh hƣởng xấu đến hiệu quả và mục tiêu hoạt động của tổ chức tín dụng, chi nhánh ngân hàng nƣớc ngoài phải đƣợc nhận dạng, đo lƣờng, đánh giá thƣờng xuyên, liên tục để kịp thời phát hiện, ngăn ngừa và có biện pháp quản lý rủi ro thích hợp. Khi có sự thay đổi về mục tiêu kinh doanh, sản phẩm, dịch vụ và hoạt động kinh doanh mới, tổ chức tín dụng, chi nhánh ngân hàng nƣớc ngoài phải rà soát, nhận dạng rủi ro liên quan để xây dựng, sửa đổi, bổ sung các quy trình, quy định kiểm soát nội bộ phù hợp.
- Hoạt động của hệ thống kiểm soát nội bộ là một phần không tách rời các hoạt động hằng ngày của tổ chức tín dụng, chi nhánh ngân hàng nƣớc ngoài. Kiểm soát nội bộ đƣợc thiết kế, cài đặt, tổ chức thực hiện ngay trong mọi quy trình nghiệp vụ tại tất cả các đơn vị, bộ phận của tổ chức tín dụng, chi nhánh ngân hàng nƣớc ngoài dƣới nhiều hình thức nhƣ:
+ Phân cấp ủy quyền rõ ràng, minh bạch; bảo đảm tách bạch nhiệm vụ, quyền hạn của các cá nhân, các bộ phận trong tổ chức tín dụng, chi nhánh ngân hàng nƣớc ngoài;
+ Quy định về hạn mức rủi ro cụ thể đối với từng cá nhân, bộ phận trong việc thực hiện giao dịch;
+ Quy trình thẩm định, chấp thuận và duyệt cho phép thực hiện giao dịch; bảo đảm một quy trình nghiệp vụ phải có ít nhất 02 cán bộ tham gia, một ngƣời thực hiện giao dịch và một ngƣời kiểm soát giao dịch, không có cá nhân nào có thể một mình thực hiện và quyết định một quy trình nghiệp vụ, một giao dịch cụ thể, ngoại
Số hóa bởi Trung tâm Học liệu http://lrc.tnu.edu.vn trừ những giao dịch trong hạn mức đƣợc tổ chức tín dụng, chi nhánh ngân hàng nƣớc ngoài cho phép phù hợp với quy định của pháp luật.
- Phân cấp ủy quyền phải đƣợc thiết lập, thực hiện hợp lý, cụ thể, rõ ràng, tránh xung đột lợi ích; bảo đảm một cán bộ không đảm nhiệm cùng một lúc những cƣơng vị, nhiệm vụ có mục đích, quyền lợi mâu thuẫn hoặc chồng chéo với nhau; đảm bảo mọi cán bộ trong tổ chức tín dụng, chi nhánh ngân hàng nƣớc ngoài không có điều kiện để thao túng hoạt động, không minh bạch thông tin phục vụ cho mục đích cá nhân hoặc che giấu hành vi vi phạm quy định của pháp luật và quy định nội bộ của tổ chức tín dụng, chi nhánh ngân hàng nƣớc ngoài.
- Bảo đảm chấp hành chế độ hạch toán, kế toán theo quy định và phải có hệ thống thông tin nội bộ về tài chính, về hoạt động, về tình hình tuân thủ trong tổ chức tín dụng, chi nhánh ngân hàng nƣớc ngoài và tình hình kinh tế, thị trƣờng bên ngoài hợp lý, tin cậy, kịp thời nhằm phục vụ cho công tác quản trị, điều hành hiệu quả.
- Hệ thống thông tin, công nghệ thông tin của tổ chức tín dụng, chi nhánh ngân hàng nƣớc ngoài phải đƣợc giám sát, bảo vệ hợp lý, an toàn và phải có cơ chế quản lý dự phòng độc lập nhằm xử lý kịp thời những tình huống bất ngờ, bao gồm cả thiên tai, cháy, nổ, hệ thống bị xâm nhập, đảm bảo tuân thủ các quy định về an toàn, bảo mật hệ thống công nghệ thông tin của ngành ngân hàng, đảm bảo hoạt động kinh doanh thƣờng xuyên, liên tục của tổ chức tín dụng, chi nhánh ngân hàng nƣớc ngoài.
- Bảo đảm cán bộ, nhân viên của tổ chức tín dụng, chi nhánh ngân hàng nƣớc ngoài đều phải hiểu đƣợc tầm quan trọng của hoạt động kiểm soát nội bộ; vai trò của từng cá nhân trong quá trình kiểm soát nội bộ có liên quan đến chức năng, nhiệm vụ đƣợc giao và phải thực hiện đầy đủ, hiệu quả các quy định, quy trình kiểm soát nội bộ liên quan.
- Ngƣời điều hành bộ phận, đơn vị nghiệp vụ và cá nhân có liên quan phải thƣờng xuyên xem xét, đánh giá về tính hiệu lực và hiệu quả của hệ thống kiểm soát nội bộ; các tồn tại, bất cập của hệ thống kiểm soát nội bộ phải đƣợc báo cáo kịp thời với cấp quản lý trực tiếp; các tồn tại, bất cập lớn có thể gây tổn thất hoặc nguy cơ rủi ro phải đƣợc báo cáo ngay cho Tổng giám đốc (Giám đốc), Hội đồng quản trị, Hội đồng thành viên, Ban kiểm soát.
Số hóa bởi Trung tâm Học liệu http://lrc.tnu.edu.vn - Cá nhân, bộ phận ở các cấp của tổ chức tín dụng, chi nhánh ngân hàng nƣớc ngoài phải thƣờng xuyên, liên tục kiểm tra và tự kiểm tra việc thực hiện các quy định, quy trình nội bộ có liên quan và phải chịu trách nhiệm về kết quả thực hiện hoạt động nghiệp vụ đƣợc giao trƣớc tổ chức tín dụng, chi nhánh ngân hàng nƣớc ngoài và trƣớc pháp luật.
- Lãnh đạo đơn vị, bộ phận của tổ chức tín dụng, chi nhánh ngân hàng nƣớc ngoài phải báo cáo về kết quả tự đánh giá về hệ thống kiểm soát nội bộ tại đơn vị mình; đề xuất biện pháp xử lý đối với những tồn tại, bất cập (nếu có) gửi lãnh đạo cấp quản lý trực tiếp theo định kỳ hoặc đột xuất, theo yêu cầu của lãnh đạo cấp quản lý trực tiếp.