Luồng thông tin là dòng vận chuyển, trao đổi thông tin hai chiều từ phía nhà quản trị kênh đến trung gian, khách hàng trên thị trường và ngược lại. Mỗi một đối tượng khách hàng có cách thức đặt hàng riêng nhưng đều được thực hiện theo một luồng thông tin. Dưới đây là sơ đồ luồng thông tin:
Sơ đồ 2.4. Sơ đồ thể hiện luồng thông tin
Sau khi có thông tin đặt hàng từ các nhà thuốc thì phòng kinh doanh xác nhận lại thông tin rồi chuyển đến phòng kế toán. Phòng kế toán xuất hàng cho nhân viên giao hàng, nhân viên giao hàng sẽ giao hàng cho các nhà thuốc.
Riêng các quầy thuốc ở bệnh viện thì mỗi lần đặt hàng với giá trị, số lượng thuốc trên một đơn hàng lớn và có rất nhiều loại thuốc khác nhau. Vì thế các quầy thuốc này không có thời gian thống kê số lượng hàng tồn thường xuyên được nên không thể đặt hàng thường xuyên được. Thường thì kế toán kho ở Công ty đến các
Nhân viên giao hàng
Các nhà thuốc Phòng kinh doanh
Phòng kế toán Báo cáo hàng tồn
kho
quầy thuốc này kiểm tra, theo dõi và lập báo cáo hàng tồn kho (lượng hàng tồn kho của lô hàng trước mà các quầy thuốc nhập của Công ty) theo tuần, tháng, quý. Kế toán gửi đề nghị xin nhập thuốc đến các quầy thuốc đến các quầy thuốc. Báo cáo này phải có danh mục các loại thuốc, căn cứ vào báo cáo các quầy thuốc sẽ tích vào đơn hàng những loại thuốc nào đã hết sau đó tiến hành đặt hàng với trình dược viên để nhập hàng về.
Các nhà thuốc bán lẻ thường đặt hàng nhiều lần nhưng giá trị và số lượng mỗi đơn hàng thấp. Vì thế khi hết hàng thì các quầy thuốc này sẽ chủ động đặt đơn hàng với các trình dược viên ở phòng kinh doanh. Các trình dược viên xác nhận lại thông tin đơn hàng rồi chuyển đến phòng kế toán. Phòng kế toán xuất hàng cho nhân viên giao hàng, nhân viên giao hàng sẽ giao hàng đến tận nơi cho các quầy thuốc.
Còn phòng khám tư nhân thì tùy theo quy mô của từng phòng khám mà có cách thức đặt hàng khác nhau. Phòng khám nào có quy mô lớn thì có cách đặt hàng giống như các quầy thuốc trong bệnh viện. Phòng khám nào có quy mô nhỏ lẻ thì đặt hàng giống như các nhà thuốc bán lẻ.