2.1.2.5.1 Giới thiệu chung
Phòng Kế toán thực hiện việc tổ chức công tác kế toán, xây dựng hệ thống tài khoản kế toán, hệ thống chứng từ, luân chuyển chứng từ, hệ thống báo cáo theo đúng chế độ kế toán, chế độ báo cáo với Ngân hàng Nhà nước thống nhất trong toàn Công ty để trình Tổng giám đốc phê duyệt.Tổng hợp số liệu kế toán và thực hiện các báo cáo tài chính định kỳ/đột xuất theo quy định và yêu cầu của Công ty, của ngành và của Nhà nước. Thực hiện chức năng thanh toán, chuyển tiền phục vụ khách hàng và các phòng/ban trong Công ty theo quy định của Pháp luật và quy định của Công ty…
2.1.2.5.2 Bộ máy kế toán tại công ty TNHH Phần mềm FPT HCM
Sơ đồ 2.3 Bộ máy kế toán tại công ty TNHH Phần mềm FPT Hồ Chí Minh
2.1.2.5.3 Chức năng, nhiệm vụ từng phòng ban.
-Kế toán trưởng: Là người chịu trách nhiệm điều hành, kiểm tra, đôn đốc và hướng dẫn các bộ phận kế toán hạch toán theo đúng quy định của Bộ Tài Chính. Kế toán trưởng là người tổng hợp, phân tích thông tin kịp thời, chính xác nhằm cho các nhà lãnh đạo đưa ra các quyết định đúng đắn trong SXKD. Kế toán trưởng chịu trách nhiệm trước giám đốc về tính chính xác của số liệu kế toán.
-Kế toán tổng hợp: Chịu trách nhiệm tổng hợp số liệu kế toán, quản lý TSCĐ, tính khấu hao chung cả toàn công ty, tổng hợp số liệu lên báo cáo chuyển cho kế toán trưởng trước khi trình Giám đốc hàng tháng, quý, năm, chấn chỉnh đôn đốc công việc của các vị trí kế toán.
-Thủ quỹ: Lưu trữ tiền mặt và chỉ chi thu khi có đầy đủ chứng từ gốc, kiểm kê tiền mặt thường xuyên.
-Kế toán thanh toán: Là người chịu trách nhiệm theo dõi tình hình tăng, giảm hay số hiện có của tiền mặt, tiền gửi ngân hàng của công ty.
Ngoài ra kế toán thanh toán còn đảm nhận việc nộp thuế và phụ trách việc lập, quản lý, thanh toán các hợp đồng tín dụng, các khoản lãi của tiền gửi, tiền vay.
KẾ TOÁN TRƯỞNG
THỦ QUỸ KẾ TOÁN THANH TOÁN
KẾ TOÁN CÔNG NỢ KẾ TOÁN TỔNG HỢP
Tiến hành việc hạch toán các bút toán có liên quan đến việc thu, chi tiền mặt, tiền gửi ngân hàng và phản ánh các khoản thu, chi này vào phần mềm kế toán, định kì thực hiện việc khóa sổ và lập các báo cáo quỹ và sổ quỹ tiền mặt.
- Kế toán công nợ: Là người chịu trách nhiệm với toàn bộ công nợ của công ty như: nhận đề nghị xác nhận công nợ với khách hàng, nhà cung cấp, kiểm tra công nợ, theo dõi tình hình thực hiện các thể loại hợp đồng mua bán.
+ Tiếp nhận các hợp đồng kinh tế từ bộ phận kĩ thuật của công ty
+ Hoàn thành các thủ tục xác nhận công nợ với khách hàng, nhà cung cấp đồng thời kiêm xác nhận các chứng từ liên quan.
+ Theo dõi sát sao tình hình thực hiện công nợ của từng khách hàng theo chứng từ phát sinh
+ Không những phải thúc đẩy, đôn đốc việc trả nợ cho người bán mà hàng kì phải làm xác nhận công nợ với các chi nhánh, công ty.
+ Cuối kì lập báo cáo công nợ, bao gồm cả công nợ đặc biệt cho toàn bộ công ty.
2.1.2.5.4 Nội dung công tác kế toán
Về chế độ kế toán: Công ty áp dụng chế độ kế toán doanh nghiệp theo quyết định số 15/2006/QN-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ tài Chính ban hành
Tổ chức hình thức chứng từ:
-Công ty sử dụng chứng từ theo mẫu quy định của BTC. Mẫu chứng từ theo quyết định số 15/2006/QN-BTC ngày 20/03/2006 của BTC ban hành.
-Các loại chứng từ mà công ty thường sử dụng:
+Do công ty tự lập 1 số loại chứng từ như: Phiếu thu, phiếu chi, hóa đơn GTGT,…vv
+Ngoài ra còn có 1 số loại chứng từ nhập từ bên ngoài: Giấy báo nợ, giấy báo có của người bán, giấy nộp tiền vào ngân sách…vv
Hình thức Bộ máy kế toán:
Hình thức bộ máy kế toán tập trung: toàn bộ công tác kế toán được tiến hành tập trung tại phòng kế toán. Hầu như tất cả các công việc kế toán như phân loại chứng từ, kiểm tra chứng từ, định khoản, ghi sổ chi tiết, sổ tổng hợp, lập báo cáo đều được đồng loạt tập trung hoàn thành ở phòng.
Tổ chức hệ thống tài khoản:
Công ty sử dụng HTTK theo quyết định số 15/2006/QN-BTC ngày 20/03/2006 của BTC ban hành.
Tổ chức hệ thống báo cáo :
-BCTC sẽ được lập dựa trên phần mềm có sẵn thiết kế riêng của công ty. Cuối năm sau khi khóa sổ kế toán lập và in ra các báo cáo cho ban giám đốc xem xét. Hệ thống BCTC của công ty bao gồm:
+Bảng cân đối kế toán: Mẫu số B01 – DNN
+Báo cáo kết quả kinh doanh: Mẫu số B 02 – DNN +Thuyết minh BCTC: Mẫu số B 09 – DNN
+Bảng lưu chuyển tiền tệ: Mẫu số B 03 – DNN +Bảng cân đối số phát sinh: Mẫu số F 01 – DNN
2.1.2.5.5 Hình thức tổ chức kế toán
-Kỳ kế toán: kỳ kế toán theo quý
- Niên độ kế toán: bắt đầu từ 01/01 đến 31/12 và căn cứ mỗi quý lập báo cáo một lần.
-Phương thức tính thuế: thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ -Phương pháp hoạch toán:theo phương pháp kê khai thường xuyên -Đơn vị tiền tệ sử dung: Việt Nam Đồng (VND)
-Phương pháp tính khấu hao: TSCĐ trong công ty được tính theo phương pháp tuyến tính (phương pháp đường thẳng) theo quy định số 166/1999/QĐ- BTC ngày 30/12/1999 của Bộ trưởng Bộ Tài Chính (không có trường hợp khấu hao đặc biệt). - Công ty sử dụng các tài khoản thuộc hệ thống tài khoản kế toán được ban hành theo quyết định số 15/2006/QĐ - BTC ngày 30/03 /2006 của Bộ trưởng Bộ Tài Chính.
- Công ty áp dụng hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ để hoàn thiện công tác kế toán của mình. Công ty tổ chức hạch toán theo tháng và quyết toán theo quý
2.1.2.5.6 Hệ thống thông tin kế toán tại doanh nghiệpa. Chu trình nghiệp vụ cơ bản trong HTTTKT a. Chu trình nghiệp vụ cơ bản trong HTTTKT
Sơ đồ 2.4 Chu trình nghiệp vụ cơ bản trong HTTTKT
b. Luân chuyển thông tin kế toán
Chu trình tiêu thụ
-Ghi chép các sự kiện phát sinh liên quan đến việc tạo doanh thu - Nhận đơn đặt hàng của khách
- Giao hàng hóa và dịch vụ cho khách - Yêu cầu khách thanh toán tiền hàng - Nhận tiền thanh toán
- Hệ thống giao hàng hóa và dịch vụ - Hệ thống lập hóa đơn bán hàng. CHU TRÌNH TÀI CHÍNH CÁC SỰ KIỆN KINH TẾ CHU TRÌNH TIÊU THỤ CHU TRÌNH CUNG CẤP CHU TRÌNH SẢN XUẤT CHU TRÌNH BCTC
BÁO CÁO TÀI CHÍNH
Chu trình cung cấp
-Ghi chép những sự kiện phát sinh liên quan đến quá trình mua hàng hay dịch vụ - Yêu cầu đặt hàng hay dịch vụ cần thiết
- Nhận hàng hay dịch vụ
- Đơn vị tiến hành thanh toán theo hóa đơn - Hệ thống mua hàng
- Hệ thống nhận hàng
- Hệ thống thanh toán theo hóa đơn - Hệ thống chi tiền
Chu trình sản xuất
- Ghi chép và xử lý các nghiệp vụ kế toán liên quan đến một sự kiện kinh tế -sự tiêu thụ lao động, vật liệu và chi phí sản xuất chung để tạo thành sản phẩm hoặc dịch vụ - Thanh toán lương
- Các hệ thống ứng dụng - Hệ thống tiền lương - Hệ thống hàng tồn kho - Hệ thống chi phí - Hệ thống tài sản cố định Chu trình tài chính
-Ghi chép kế toán các sự kiện lien quan đến việc huy động và quản lý các nguồn vốn quỹ, kể cả tiền mặt
-Hệ thống thu quỹ -Hệ thống chi quỹ
Chu trình Báo cáo tài chính
-Chức năng: thực hiện báo cáo về các nguồn tài chính, và kết quả đạt được từ việc sử dụng các nguồn tài chính này
-Hệ thống sổ cái -Hệ thống BCTC.
2.1.2.5.7 Tình hình tài chính và kết quả kinh doanh của công ty TNHH Phầnmềm FPT Hồ Chí Minh mềm FPT Hồ Chí Minh
Biểu đồ 2.1 Doanh thu công ty qua các năm
(Biểu đồ mang tính chất minh họa)
Biểu đồ 2.2 Lợi nhuận trước thuế của công ty qua các năm
0 5000 10000 15000 20000 25000 30000 2009 2010 2011 2012 2013 DVT: Tỷ đồng Tổng doanh thu Tổng doanh thu 0 500 1000 1500 2000 2500 3000 2009 2010 2011 2012 2013 LN trước thuế LN trước thuế
Các chỉ số lợi nhuận
Các chỉ số lợi nhuận 2009 2010 2011 2012 2013
1 Tỷ lệ Lãi gộp 17,7% 19,7% 19,4% 19,1% 18,5%
2 Tỷ lệ EBITDA/ DT 9,3% 11,3% 12,6% 12,0% 12,0%
3 Lãi trước Thuế/ DT 7,4% 9,1% 9,9% 9,6% 9,5%
4 Lãi sau Thuế/DT 6,3% 7,5% 8,2% 8,0% 7,8%
Bảng 2.1 Các chỉ số lợi nhuận của công ty 2009- 2013 2.1.2.5.7 Ưu nhược điểm và định hướng của công ty về công tác Kế toán
Ưu điểm:
Nhân viên xử lý các nghiệp vụ kinh tế theo đúng các quy trình hạch toán kế toán và ghi chép sổ sách kế toán rõ ràng, thực hiện đúng chế độ kế toán.
Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong tháng đến đâu kế toán cập nhật đến đó để giúp cho kỳ báo cáo hàng tháng, năm, quý được chính xác
Nhược điểm:
Quy trình xử lý còn khá dài dòng và gặp khó khăn trong việc lưu trữ, bổ sung chứng từ.
Hình thức ghi sổ kế toán của công ty là hình thức chứng từ ghi sổmà việc ghi sổ thường ghi vào cuối tháng số lượng ghi chép nhiều trùng lặp, hiệu suất cung cấp thông tin còn chưa cao.
2.2 Thực tế công tác kế toán các khoản phải trả tại công ty TNHH Phần mềm FPT Hồ Chí Minh
2.2.1 Kế toán các khoản phải trả cho người bán2.2.1.1 Nội dung 2.2.1.1 Nội dung
Công ty TNHH Phần mềm FPT chuyên gia công, xuất khẩu phần mềm nên nguyên vật liệu phục vụ cho quá trình sản xuất chủ yếu là các loại máy tính, máy móc phù hợp. Phục vụ để sản xuất, thiết kế ra những phần mềm tối ưu nhất. Khi có nhu cầu mua, công ty sẽ liên hệ với nhà cung cấp, khi vật phẩm đến kho, kế toán sẽ kiểm tra và và nhận hóa đơn của bên nhà cung cấp và kết chuyển vào các khoản phải trả cho người bán. Tùy thuộc vào thời hạn thanh toán mà công ty tiến hành thanh toán khi đến hạn cho nhà cung cấp.
2.2.1.2 Chứng từ và trình tự luân chuyển chứng từ
Kế toán các khoản phải trả cho người bán thường sử dụng các chứng từ như: phiếu chi, hoá đơn bán hàng của bên bán, giấy báo Nợ của Ngân hàng, bản hợp đồng…
KẾ TOÁN NỢ PHẢI TRẢ D Phiếu Chi N Kiểm tra, đối chiếu, lập voucher Đơn đặt hàng Phiếu nhập kho Hoá đơn mua
hàng
Đơn đặt hàng Phiếu nhập kho Hoá đơn mua
hàng Phiếu chi Phiếu chi
Tài vụ hoặc kiểm soát chi tiêu
Hoá đơn mua hàng Phiếu nhập kho Đơn đặt hàng Bộ phận mua hàng Kho hàng Người bán Chuyển bộ phận tài vụ thanh toán khi tới hạn thanh toán Chuyển kế toán trưởng ký duyệt
Bộ phận nhận hàng Kho hàng/ bảo quản hàng
Sơ đồ 2.5 Trình tự luân chuyển chứng tứ của khoản phải trả người bán Diễn giải: Bộ phận mua hàng lập Đơn đặt hàng 2 liên, chuyển liên 1 cho kế toán nợ phải trả, chuyển liên 2 cho bộ phận nhận hàng.
BP mua hàng Nhà cung cấp Đặt hàng 2 Phiếu gửi hàng (cùng hàng hoá) Đối chiếu, đặt hàng, đếm, kiểm hàng A DL nhận hàng Kiểm tra DL, cập nhật DL và in phiếu nhập kho/ phiếu nhận hàng CSDL (DL Hàng tồn kho, DL kế hoạch SX, DL ngân sách, DL Người bán) Phiếu gửi hàng Đặt hàng 2 N 2 1Phiếu nhập kho 1 1 2 1 Phiếu nhập kho Đếm, kiểm hàng, ký phiếu 2 1 Phiếu nhập kho được ký N Kế toán phải trả
Bộ phận nhận hàng căn cứ vào Đơn đặt hàng để đặt hàng và tiến hành kiểm tra, đối chiếu với Phiếu gửi hàng cùng hàng hoá do Nhà cung cấp chuyển đến. Sau đó, tiếp tục nhập liệu vào phần mềm kế toán. Bộ phận nhận hàng in Phiếu nhập kho 2 liên từ phần mềm kế toán và chuyển cho Kho hàng. Bộ phận nhận hàng lưu Phiếu gửi hàng và Đơn đặt hàng liên 2 theo Số thứ tự.
Bộ phận kho hàng nhận Phiếu nhập kho 2 liên từ bộ phận nhận hàng, tiến hành kiểm tra, ký phiếu xác nhận và chuyển liên 2 Phiếu nhập kho cho Kế toán phải trả, lưu liên 1 Phiếu nhập kho theo số thứ tự.
Kế toán phải trả sau khi nhận Hoá đơn mua hàng từ người bán, Phiếu nhập kho liên 2 từ kho hàng, Đơn đặt hàng liên 1 từ Bộ phận mua hàng chuyển đến thì tiến hành kiểm tra, đối chiếu, lập voucher 2 liên và chuyển các chứng từ có liên quan cho kế toán trưởng. Sau khi kế toán trưởng ký duyệt, kế toán phải trả chuyển 1 liên voucher đến bộ phận tài vụ / kiểm soát chi tiêu. Liên còn lại của voucher, cùng với Đơn đặt hàng, Phiếu nhập kho, Hoá đơn được kế toán phải trả lưu tại bộ phận. Đến hạn thanh toán, chuyển cho bộ phận tài vụ các chứng từ có liên quan để tiến hành thanh toán.
2.2.2.4 Nghiệp vụ hạch toán và trình tự ghi sổ của công ty
Hàng ngày khi công ty mua hàng nhưng chưa thanh toán tiền cho người cung cấp thì kế toán sẽ nhận được hoá đơn GTGT do người bán lập. Căn cứ số tiền ghi trên hoá đơn, kế toán nhập số liệu vào chứng từ ghi sổ ghi Có TK 331 về số tiền phải thanh toán cho người bán.
- Ngày 20/12/2013 Công ty cổ phần đầu tư Việt Mỹ bán nước uống đóng chai cho Công ty với giá chưa thuế 800.000 đ, thuế suất 10%, chứng từ CP1312- 003
- Ngày 22/12/2013 Mua 10 bộ bàn ghế văn phòng cho nhân viên của công ty TNHH Soloha với giá 12.500.000 đ/ bộ với thuế GTGT 10%, chứng từ CH 1315- 004
- Cùng ngày 22/12/2013 nhận 100 cuốn sổ tay đặt mua của công ty Văn phòng phẩm Hồng Hà. Giá bán 1 cuốn sổ là 15.000 đ, hóa đơn thuế GTGT 10%, NQ 14384
- Do trả trước tiền mua Sổ của công ty TNHH Hồng Hà nên ngày 31/12 doanh nghiệp được hưởng chiết khấu thanh toán 2% và được tính trừ vào khoản nợ phải trả người bán.
Căn cứ các hoá đơn GTGT nhận được như trên kế toán tiến hành lên chứng từ ghi sổ ghi Có TK 331.
CHỨNG TỪ GHI SỔ SỐ 42 Tháng 10/2013
Trích yếu
Số hiệu
tài khoản Số tiền Ghi chú
Nợ Có Ngày
Mua nước đóng chai của công ty Việt Mỹ 153
133 331 800.000 80.000 CP1312- 003 20/12/2013
Mua 10 bộ bàn ghế văn phòng cho nhân viên của công ty TNHH Soloha
211 133 3 331 125.000.000 12.500.000 CH 1315- 004 22/12/2013
Mua sổ của công ty Văn phòng phẩm Hồng
Hà 156 133 3 331 1.500.000 150.000 NQ 14384 22/12/2013
Hưởng chiết khấu thanh toán của công ty
TNHH Hồng Hà 331 1 515 33.000 31/12/2013 Tổng Cộng: 139.997.000 31/12/2013 Ngày 31 tháng 12 năm 2013
Người lập biểu Kế toán trưởng
(ký,họ tên ) (ký,họ tên)
*Có một số công ty nước ngoài bắt buộc công ty FPT Software HCM thanh toán tiền hàng bằng ngoại tệ (USD), lúc này có sự chênh lệch về tỷ giá ngoại tệ, chẳng hạn như:
-Vào ngày 28/10/2012 Công ty có nhập 19.574 YDS Thiết bị từ công ty DONGJIN TEXTILE, với trị giá thanh toán 16.637 USD (Tỷ giá: 20.800 VNĐ/USD), tương đương quy đổi ra tiền VNĐ là 346.049.600 đ.
- Đến ngày 3/12/2013 Công ty thanh toán tiền hàng với trị giá thanh toán 16.637 USD, (nhưng tỷ giá lúc này là 21.036VNĐ/USD), tương đương được quy đổi ra tiền VNĐ là 3499.975.932 đ
Qua đó, ta thấy tỷ giá khi thanh toán lớn hơn tỷ giá mua hàng. Mệnh giá đồng ngoại