Sửa chữa thường xuyên TSCĐ mang tính chất bảo dưỡng TSCĐ nhằm để thay thế một số bộ phận chi tiết hay bảo dưỡng với mục đích duy trì hoạt động bình thường của TSCĐ. Xét về quy mô thì tính chất sửa chữa đơn giản, không cần phải ngừng hoạt động sản xuất và chi phí ít. Do đó khi phát sinh chi phí thì được ghi trực tiếp vào chi phí SXKD của từng bộ phận có TSCĐ sửa chữa thường xuyên.
Công tác sửa chữa thường xuyên TSCĐ có đặc điểm:
(1) Về phạm vi: bảo dưỡng, sửa chữa thay thế từng bộ phận, chi tiết nhỏ, riêng lẻ của TSCĐ nhằm đảm bảo TSCĐ hoạt động được bình thường giữa hai kỳ sửa chữa lớn. (2) Thời gian sửa chữa ngắn.
(3) Chu kỳ sửa chữa: khoảng thời gian giữa hai lần sửa chữa thường xuyên tương đối ngắn.
(4) Chi phí sửa chữa thường xuyên thường không lớn (trừ trường hợp công việc sửa chữa thường xuyên tập trung vào một chu kỳ nào đó thì chi phí sửa chữa tương đối lớn).
1.4.2.2 Trình tự hạch toán:
o Kế toán sửa chữa TSCĐ theo phương thức tự làm: chi phí sửa chữa ít tính 1 lần vào chi phí sản xuất kinh doanh, ghi:
Nợ TK 627, TK 641, TK 642
Có TK 152, TK 153, TK 214, TK 334, TK 338, TK 111, TK 112,… o Kế toán sửa chữa thường xuyên TSCĐ theo phương thức thuê ngoài, ghi:
23 Nợ TK 627, TK 641, TK 642
Nợ TK 133(1)- Thuế GTGT được khấu trừ Có TK 111, TK 112- Tổng số tiền đã trả Có TK 331- Tổng số tiền đã trả.
Sơ đồ 1.4.2.2: hạch toán tổng hợp sửa chữa TSCĐ hữu hình
TK111,112 TK 2413 TK142,242
TK627, 641, 642
Chi phí SCL thực tế Sửa chữa hoàn thành chờ phân bổ Phân bổ chi phí SCL TK 152 TK 335 Chi phí SCL thực tế Trích trước cp SCL TK 331 Bổ sung cp SCL Thanh toán cho người nhận thầu sửa chữa Chi phí SC thực tế < CP SC đã trích
24
CHƯƠNG 2: KẾ TOÁN TÀI SẢN CỐ ĐỊNH HỮU HÌNH TẠI CÔNG TY LƯỚI ĐIỆN CAO THẾ MIỀN NAM
2.1 Giới thiệu khái quát về Công ty Lưới điện Cao thế miền Nam: 2.1.1 Lịch sử hình thành:
Năm 2006 thành lập Xí nghiệp Điện cao thế miền Nam.
Năm 2006-2010 Xí nghiệp điện cao thế miền Nam được đổi tên thành Công ty Lưới điện Cao thế miền Nam (trực thuộc Tổng Công ty Điện lực miền Nam).
Tên công ty: Công ty Lưới điện Cao thế miền Nam Tên tiếng anh: South Grid Company
Mã số thuế: 0300942001040
Điện thoại: 0837 28 40 53 Fax: 0837 28 40 52
Tài khoản ngân hàng: 102010000433886
Mở tại: Ngân hàng TMCP Công Thương VN – Chi nhánh Thành phố Hồ Chí Minh Địa chỉ: 22bis Phan Đăng Lưu, phường 6, Quận Bình Thạnh, Thành phố Hồ Chí Minh.
Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh số: 0311423583 do sở Kế hoạch và Đầu tư Tphcm cấp. Cơ quan cấp trên trực tiếp là Tổng Công ty Điện lực miền Nam.
Công ty được hình thành trên cơ sở tách một số chi nhánh điện ở các tỉnh với hệ thống và nhân viên sẵn có. Phạm vi quản lý là 20 chi nhánh tương ứng 20 tỉnh, thành phố (An Giang, Kiên Giang, Đồng Tháp, Tiền Giang, Cần Thơ, Cà Mau, Bà Rịa Vũng Tàu, Bến Tre, Bạc Liêu, Bình Phước, Bình Thuận, Bình Dương, Ninh Thuận, Sóc Trăng, Trà Vinh, Vĩnh Long, Hậu Giang, Tây Ninh, Lâm Đồng, Long An).
2.1.2 Chức năng hoạt động của Công ty:
Phạm vi hoạt động chỉ giới hạn ở lĩnh vực quản lý, phân phối lưới điện 110kV và kinh doanh bán điện ở các tỉnh phía nam trừ Tp.HCM và Đồng Nai.
25
Lĩnh vực hoạt động: phân phối điện đến cấp điện áp 110kV; tư vấn giám sát , thi công các công trình đường dây và trạm biến áp có quy mô cấp điện áp 110KV.
Chức năng của Công ty là tổ chức kinh doanh điện năng và vận hành lưới điện; khảo sát và sửa chữa điện, thiết bị điện; xây lắp điện và các dịch vụ có liên quan đến ngành điện. Công ty Lưới điện cao thế miền Nam có chức năng quản lý kinh doanh điện năng trên địa bàn 20 tỉnh thành phố khu vực phía Nam, phục vụ bán điện cho các khách hàng cá nhân, cơ sở sản xuất, các hộ tiêu dùng, đồng thời với hoạt động truyền tải và phân phối điện năng. Với địa bàn quản lý rộng, số khách hàng dùng điện sinh hoạt chiếm đa số, đặc biệt là khách hàng vùng nông thôn.
2.1.3 Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý: 2.1.3.1 Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý: 2.1.3.1 Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý:
26
Sơ đồ 2.1.3.1: sơ đồ tổ chức của Cty Lưới điện Cao thế miền Nam
BQL DA P.TC HC P.VTư P.KT- VH P.KT- AT P.ĐĐ- TT P.QL- ĐT P.TC- KT Phó Giám Đốc Phó Giám Đốc Giám Đốc P.KH An Giang BR- VT Bạc Liêu Bến Tre Bình Dương Bình Phước Bình Thuận Cà Mau Cần Thơ Đồng Tháp Kiên Giang Lâm Đồng Long An Ninh Thuận Tiền Giang Tây Ninh Trà Vinh Sóc Trăng Vĩnh Long Hậu Giang Phó Giám Đốc Phó Giám Đốc
27
2.1.3.2 Chức năng nhiệm vụ từng phòng ban:
Phòng Tổ chức Hành chính - Công ty: là đầu mối tổ chức thực hiện việc mua
sắm thiết bị, phương tiện dụng cụ văn phòng, dịch vụ khác nhằm đảm bảo các điều kiện vật chất phục vụ công tác của Văn phòng Công ty như: văn phòng phẩm, nước uống, mực in, bàn ghế, tủ kệ, tiền điện, nước, điện thoại, bảo dưỡng, sữa chữa máy lạnh…
Phòng Vật tư – Công ty: là đầu mối tổ chức thực hiện mua sắm tài sản cố định,
công cụ dụng cụ, vật tư phục vụ sản xuất cho toàn Công ty.
Ngoài ra, để đáp ứng yêu cầu cấp bách phục vụ sản xuất kinh doanh, Giám Đốc có thể giao cho các Phòng chức năng khác hoặc các Chi nhánh Điện Cao thế làm đầu mối mua sắm tùy từng trường hợp cụ thể.
Các khoản chi tiêu do các Phòng khác đề xuất, sau khi được Giám Đốc hoặc Thủ trưởng Cơ quan Công ty duyệt theo quy định, tùy từng trường hợp cụ thể sẽ giao cho Phòng vật tư hoặc các Phòng chức năng khác tổ chức thực hiện.
Phòng Tài chính – kế toán: là đầu mối tiếp nhận các hồ sơ, chứng từ liên quan
đến các khoản chi tiêu do các Đơn vị chuyển đến; thực hiện kiểm tra, đối chiếu, lập thủ tục thanh toán kịp thời và theo dõi hạch toán theo chế độ kế toán hiện hành.
Ban quản lý dự án: có chức năng quản lý dự án đầu tư xây dựng công trình
- Chuẩn bị hồ sơ báo cáo đầu tư xây dựng công trình, báo cáo kỹ thuật, thiết kế, dự toán, tổng dự toán xây dựng công trình do Công ty phê duyệt
- Lập hồ sơ mời thầu, tổ chức lựa chọn nhà thầu
- Trình Công ty phê duyệt kế hoạch đấu thầu và kết quả đấu thầu - Đàm phán, ký kết hợp đồng với các nhà thầu
- Giám sát thi công xây dựng công trình, nghiệm thu, thanh toán, quyết toán theo hợp đồng
- Theo dõi tiến độ, chi phí xây dựng, an toàn lao động - Nghiệm thu, bàn giao công trình
28
- Thỏa thuận với các nhà thầu về hồ sơ mời thầu, hồ sơ mời đấu thầu mua sắm thiết bị.
Phòng điều độ thông tin:
- Tính toán xu hướng gia tăng phụ tải để có phương thức vận hành tối ưu, đảm bảo an toàn lưới điện cao thế do Công ty quản lý
- Tiếp nhận và xử lý thông tin liên quan đến sự cố của các khách hàng
- Tổ chức thí nghiệm định kỳ, thí nghiệm các vật tư thiết bị trước khi đưa vào vận hành và thí nghiệm các thiết bị sau sự cố
- Chịu trách nhiệm về chất lượng, chỉ huy, điều khiển, quản lý, vận hành lưới điện cao áp 110kV an toàn trước Công ty và Tổng Công ty
- Quản lý vận hành và xử lý sự cố đường dây cao thế và trạm biến áp 110kV theo quy định
- Quản lý và xử lý an toàn hàng lang lưới điện theo quy định
- Tổ chức thi công các công trình sữa chữa thường xuyên, giám sát nghiệm thu các công trình thuộc diện phạm vi quản lý và thi công các công trình SCL, đầu tư xây dựng khi có yêu cầu
- Thực hiện các nhiệm vụ có liên quan và các công việc đột xuất do Giám Đốc, phó Giám Đốc Công ty giao.
Phòng quản lý – đầu tư:
- Tham mưu cho Ban Giám Đốc trong công tác: kiểm tra sử dụng điện, việc thực hiện hợp đồng mua bán điện, kiểm tra hệ thống đo điếm điện năng, kiểm tra phát hiện hành vi trộm cắp điện, kiểm tra việc sử dụng tiết kiệm điện
- Phục vụ cải tạo, phát triển lưới điện và đáp ứng các yêu cầu công việc của khách hàng theo sự chỉ đạo của Tổng Công ty và nhiệm vụ khác do Ban Giám Đốc Công ty giao
- Quản lý, chỉ đạo công tác quản trị kế hoạch: kế hoạch ngắn hạn, kế hoạch dài hạn và kế hoạch tác nghiệp thuộc các mặt hoạt động sản xuất kinh doanh, đầu tư xây dựng, sữa chữa lớn
Phòng kỹ thuật vận hành: tham mưu cho Ban Giám Đốc Công ty trong công tác
quản lý, chỉ đạo công tác chỉ đạo kỹ thuật ở các khâu quy hoạch, xây dựng, vận hành, sữa chữa, cải tạo lưới điện…của Công ty. Nghiên cứu áp dụng tiến bộ khoa học kỹ thuật, sáng kiến cải tiến, hợp lý hóa sản xuất vào SXKD; tham gia một số
29
công việc khác được giao; tổ chức thực hiện và hướng dẫn, kiểm tra, đôn đốc các đơn vị thực hiện.
2.1.4 Cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán: 2.1.4.1 Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán: 2.1.4.1 Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán:
Sơ đồ 2.1.4.1: sơ đồ tổ chức của phòng Tài chính – kế toán
2.1.4.2
2.1.4.2 Chức năng nhiệm vụ của từng phần hành kế toán:
Kế toán trưởng:
Tham mưu trong lĩnh vực chuyên môn tài chính cho Ban giám đốc, đồng thời chịu sự lãnh đạo trực tiếp về mặt hành chính của Ban Giám đốc Cty và sự chỉ đạo của kế toán trưởng cấp trên. Trưởng phòng (kế toán trưởng) Phó phòng ( kế toán XDCB) Phó phòng (kế toán tổng hợp SXKD) Kế toán xây dựng cơ bản Kế toán tiền lương, thuế Kế toán tài sản cố định Kế toán công nợ Kế toán thanh toán VP Kế toán thanh toán CN Thủ quỹ
30 Kế toán tiền lương:
Theo dõi các khoản liên quan đến tiền lương, thưởng, BHXH và các khoản thu nhập của cán bộ CNV toàn Công ty.
Tập hợp chứng từ về lương để ghi sổ tổng hợp và lên bảng phân bổ tiền lương trên cơ sở những báo cáo kế toán của phòng TCHC.
Kế toán tài sản cố định:
Là công việc đòi hỏi nhân viên kế toán tham gia kiểm kê và đánh giá lại tài sản cố định theo quy định của Nhà Nước, lập các báo cáo về TSCĐ của Công ty, tiến hành phân tích tình hình trang bị, bảo quản và sử dụng TSCĐ nhằm nâng cao hiệu quả kinh tế của TSCĐ.
Hạch toán đầy đủ, kịp thời chính xác tình hình tăng, giảm và xác định đúng đối tượng phân bổ, mức trích khấu hao TSCĐ. Cuối tháng lập bảng phân bổ khấu hao, báo cáo tăng giảm TSCĐ.
Hàng tháng, tập hợp toàn bộ chi phí phát sinh căn cứ vào các số liệu kế toán về TSCĐ của các đơn vị trực thuộc.
Kế toán thuế:
Có nhiệm vụ theo dõi việc sử dụng, kê khai hóa đơn GTGT đầu ra của Công ty, lập bảng tính thuế TNCN, thuế TNDN, thu nhập khác của nhân viên toàn Công ty. Định kỳ tổng hợp các số liệu để lạp bảng kê hóa đơn, chứng từ hàng hóa dịch vụ mua vào và quyết toán thuế GTGT gửi Tổng Công ty.
Kế toán công nợ ( phải thu, phải trả):
Có nhiệm vụ theo dõi, xác nhận các khoản công nợ với khách hàng. Cuối tháng lập bảng kê chi tiết theo dõi các khoản phải thu và phải trả với nhà cung cấp.
Kế toán thanh toán:
Theo dõi các khoản thu chi tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, các khoản tạm ứng- thanh toán của Công ty và các đơn vị trực thuộc.
31
Cuối ngày, dựa vào các chứng từ gốc kế toán thanh toán phải vào sổ theo dõi tiền mặt đối chiếu số tồn quỹ trên sổ sách với số tồn thực tế của Thủ quỹ (đối với tiền mặt); đối chiếu số dư tài khoản TGNH trên sổ sách với bảng sao kê do ngân hàng gửi. Cuối tháng nộp báo cáo chi tiết tài khoản tiền cho kế toán tổng hợp.
Kế toán xây dựng cơ bản:
Ghi chép, phản ánh chính xác kịp thời vốn đầu tư XDCB đã được hình thành và tình hình sử dụng vốn đầu tư XDCB. Thông qua viêc ghi chép sẽ phản ánh, kiểm tra, giám sát việc sử dụng hợp lý, tiết kiệm vốn đầu tư, việc thực hiện kế hoạch đầu tư XDCB.
Tính toán chính xác, kịp thời giá trị công trình đã được hoàn thành bàn giao. Quyết toán vốn đầu tư khi công trình hoàn thành.
Thủ quỹ:
Quản lý tiền mặt tại Công ty, trên cơ sở chứng từ thu chi, kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp để tiến hành thanh toán và vào sổ quỹ. Cuối ngày, đối chiếu đối chiếu số tồn quỹ thực tế với kế toán thanh toán và lập biên bản kiểm kê quỹ.
Kế toán tổng hợp:
Phụ trách khâu tập hợp toàn bộ chi phí SX phát sinh, có nhiệm vụ liên kết các bộ phận, phát hiện sai sót, chênh lệch của các số liệu chi tiết. Cuối kỳ lập báo cáo tài chính thông qua kế toán trưởng và Giám đốc sau đó trình duyệt Ban tài Chính-Tổng Công ty Điện lực miền Nam.
Mỗi cán bộ kế toán đều phải kiêm nhiệm từng phần việc cụ thể dưới sự phân công của Trưởng phòng (kế toán trưởng). Công ty thực hiện hạch toán theo chứng từ gốc đối với những khoản Công ty trực tiếp quản lý và hạch toán theo chứng từ ghi sổ đối với các khoản thanh toán, bù trừ, các khoản tổng hợp từ báo cáo kế toàn của các đơn vị trực thuộc gửi về phục vụ cho việc hạch toán tại Công ty.
2.1.4.3 Hình thức sổ kế toán:
Công ty Lưới điện Cao thế miền Nam ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán là Chứng từ ghi sổ tức là: tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đã được ghi nhận trên phần
32
mềm kế toán FMIS do Tập đoàn điện lực Việt Nam xây dựng, kế toán sẽ in ra và lưu vào sổ đăng ký chứng từ ghi sổ theo trình tự thời gian và nội dung của nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
Các loại sổ được sử dụng tại Công ty: - Chứng từ ghi sổ
- Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ
- Sổ cái (dùng cho hình thức chứng từ ghi sổ) - Sổ qũy tiền mặt
- Sổ tiền gửi ngân hàng
- Sổ chi tiết vật liệu, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa
- Bảng tổng hợp chi tiết vật liệu, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa - Thẻ kho
- Sổ tài sản cố định - Thẻ tài sản cố định
- Sổ chi tiết công nợ ( người mua với người bán) - Sổ chi tiết tài sản cố định
- Sổ theo dõi thuế GTGT - ……
Hằng ngày, từng nghiệp vụ kinh tế nào phát sinh sẽ được nhân viên phụ trách phần hành đó tiến hành hạch toán vào phần mềm để lập Chứng từ ghi sổ và được in ra để lãnh đạo phê duyệt và lưu trữ. Căn cứ vào Chứng từ ghi sổ để ghi vào sổ, thẻ chi tiết có liên quan.
Chứng từ ghi sổ được đánh số liên tục trong từng tháng, theo số thứ tự trong sổ đăng ký Chứng từ ghi sổ và có chứng từ chứng minh nghiệp vụ thực tế phát sinh đi kèm và phải được kế toán trưởng phê duyệt trước khi ghi sổ kế toán.
Cuối tháng, kế toán tổng hợp khóa sổ để tính ra tổng số tiền của các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh trong tháng trên sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ, tính ra tổng số phát