Công ty Lưới điện Cao thế miền Nam ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán là Chứng từ ghi sổ tức là: tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đã được ghi nhận trên phần
32
mềm kế toán FMIS do Tập đoàn điện lực Việt Nam xây dựng, kế toán sẽ in ra và lưu vào sổ đăng ký chứng từ ghi sổ theo trình tự thời gian và nội dung của nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
Các loại sổ được sử dụng tại Công ty: - Chứng từ ghi sổ
- Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ
- Sổ cái (dùng cho hình thức chứng từ ghi sổ) - Sổ qũy tiền mặt
- Sổ tiền gửi ngân hàng
- Sổ chi tiết vật liệu, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa
- Bảng tổng hợp chi tiết vật liệu, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa - Thẻ kho
- Sổ tài sản cố định - Thẻ tài sản cố định
- Sổ chi tiết công nợ ( người mua với người bán) - Sổ chi tiết tài sản cố định
- Sổ theo dõi thuế GTGT - ……
Hằng ngày, từng nghiệp vụ kinh tế nào phát sinh sẽ được nhân viên phụ trách phần hành đó tiến hành hạch toán vào phần mềm để lập Chứng từ ghi sổ và được in ra để lãnh đạo phê duyệt và lưu trữ. Căn cứ vào Chứng từ ghi sổ để ghi vào sổ, thẻ chi tiết có liên quan.
Chứng từ ghi sổ được đánh số liên tục trong từng tháng, theo số thứ tự trong sổ đăng ký Chứng từ ghi sổ và có chứng từ chứng minh nghiệp vụ thực tế phát sinh đi kèm và phải được kế toán trưởng phê duyệt trước khi ghi sổ kế toán.
Cuối tháng, kế toán tổng hợp khóa sổ để tính ra tổng số tiền của các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh trong tháng trên sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ, tính ra tổng số phát sinh Nợ, tổng số phát sinh Có và số Dư của từng tài khoản trên sổ Cái và căn cứ vào sổ Cái để lập Bảng cân đối số phát sinh.
33
Sau khi đối chiếu khớp đúng số liệu ghi trên sổ Cái và Bảng tổng hợp chi tiết (được lập từ các sổ, thẻ kế toán chi tiết) kế toán tổng hợp tiến hành lập Báo cáo tài chính.
Việc kiểm tra đối chiếu số liệu phải đảm bảo Tổng số phát sinh Nợ và Tổng số phát sinh có của tất cả các tài khoản trên Bảng cân đối số phát sinh phải bằng nhau và bằng Tổng số phát sinh trên sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ và số dư của từng tài khoản trên Bảng cân đối số phát sinh phải bằng số dư của từng tài khoản tương ứng trên Bảng tổng hợp chi tiết.
Trình tự ghi sổ kế toán TSCĐ trong Công ty được khái quát bằng sơ đồ sau:
Sơ đồ 2.1.4.3: sơ đồ trình tự ghi sổ của TSCĐ theo hình thức chứng từ ghi sổ
Công ty Lưới điện Cao thế miền Nam hạch toán phụ thuộc do đó tất cả các chi phí, doanh thu đều được chuyển lên Tổng Công ty Điện lực miền Nam để hạch toán tập trung toàn Tập đoàn. Tại Công ty sẽ không xác định được chi phí và doanh thu của SX chính mà chỉ xác định chi phí, doanh thu và thu nhập khác của SXKD phụ.
Chứng từ kế toán Chứng từ ghi sổ
Sổ cái TK 211
Bảng cân đối số phát sinh
Báo cáo tài chính
Bảng tổng hợp tình hình TSCĐ HH và hao mòn TSCĐ HH
Sổ và thẻ chi tiết TSCĐ HH Bảng chi tiết tăng
34
Mẫu 1.C- Chứng từ ghi sổ
CÔNG TY LƯỚI ĐIỆN CAO THẾ MIỀN NAM
Địa chỉ: 22 bis Phan Đăng Lưu, Phường 6, quận Bình Thạnh
CHỨNG TỪ GHI SỔ Ngày…… tháng.…. năm 20… Trích yếu Số hiệu tài khoản Số tiền Nợ Có Tổng cộng Ngày ….. tháng ….. năm ….
Người lập biểu Kế toán trưởng
(ký, họ tên) (ký, họ tên)
2.1.4.4 Chế độ kế toán đang áp dụng:
- Kỳ kế toán năm bắt đầu từ ngày 01/01 kết thúc vào ngày 31/12 - Đơn vị tiền tệ sử dụng trong kế toán: đồng Việt Nam
- Chế độ kế toán áp dụng: Công ty áp dụng Hệ thống Kế toán Doanh nghiệp Việt Nam, các chuẩn mực và chế độ kế toán Việt Nam hiện hành và theo các quy định của Tổng Công ty Điện lực miền Nam.
- Hình thức kế toán áp dụng: Chứng từ ghi sổ ( theo QĐ 15/2006 BTC)
- Phần mềm kế toán: sử dụng phân mềm FMIS do Tập đoàn điện lực Việt Nam xây dựng
- Các chính sách kế toán áp dụng tại Công ty:
Nguyên tắc xác định tiền và các khoản tương đương tiền: báo cáo được lập trên cơ sở giá gốc
35
Nguyên tắc và phương pháp chuyển đổi các đồng tiền khác ra đồng tiền sử dụng trong kế toán: chuyển đổi sang đồng Việt Nam theo tỷ giá thực tế tại ngày phát sinh nghiệp vụ
Nguyên tắc ghi nhận hàng tồn kho: hàng tồn kho được ghi nhận theo giá gốc
Phương pháp tính giá trị hàng tồn kho cuối kỳ: bình quân gia quyền tức thời
Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: kê khai thường xuyên
Lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho: theo quy định và hướng dẫn của Bộ Tài Chính và Tổng Công ty Điện lực miền Nam
Nguyên tắc ghi nhận TSCĐ hữu hình, TSCĐ vô hình: ghi nhận theo giá gốc
Phương pháp khấu hao TSCĐ hữu hình, TSCĐ vô hình: khấu hao theo đường thẳng, thời gian khấu hao theo khung khấu hao quy định của Bộ Tài Chính.
2.2 Kế toán tài sản cố định hữu hình tại Công ty Lưới điện Cao thế miền Nam: 2.2.1 Đặc điểm tài sản cố định hữu hình tại Công ty:
- (a)Chắc chắn thu được lợi ích kinh tế trong tương lai từ việc sử dụng tài sản đó; - (b)Có thời gian sử dụng trên 1 năm;
- Nguyên giá tài sản phải được xác định một cách đáng tin cậy và có giá trị từ 30.000.000đ (Ba mươi triệu đồng) trở lên.
Trường hợp một hệ thống gồm nhiều bộ phận riêng lẻ liên kết với nhau, trong đó mỗi bộ phận cấu thành có thời gian sử dụng khác nhau và nếu thiếu một bộ phận nào đó mà cả hệ thống vẫn thực hiện được chức năng hoạt động chính của nó nhưng do yêu cầu quản lý, sử dụng tài sản đó đòi hỏi phải quản lý riêng từng bộ phận tài sản thì mỗi bộ phận tài sản đó nếu cùng thỏa mãn đồng thời ba tiêu chuẩn của TSCĐ được coi là một TSCĐ HH độc lập.
Riêng đối với tài sản là đường dây tải điện, máy biến áp, trạm biến áp, nhà cửa thỏa mãn đồng thời 2 tiêu chuẩn (a) và (b) nêu trên và có nguyên giá nhỏ hơn 30 triệu đồng thì
36
đơn vị thực hiện ghi nhận là TSCĐ HH và quản lý sử dụng trích khấu hao TSCĐ theo đúng nội dung hướng dẫn tại thông tư 45/2013/TT-BTC.
Đối với các TSCĐ khác đang thực hiện theo dõi trên sổ sách kế toán có thời điểm 0h ngày 09/06/2013 có nguyên giá nhỏ hơn 30 triệu đồng thì Công ty chuyển các TSCĐ này sang công cụ, dụng cụ bằng cách hạch toán giảm nguyên giá, giảm giá trị hao mòn, giảm giá trị còn lại. Giá trị còn lại của các tài san này được phân bổ vào chi phí sản xuất kinh doanh của đơn vị, thời gian phân bổ không quá 3 năm kể từ ngày 10/06/2013.
Do ngành điện là một ngành có đặc thù riêng so với các ngành khác nên TSCĐ tại Công ty chiếm tỷ trọng lớn trong tổng số tài sản. TSCĐ đóng vai trò rất quan trọng trong cả sản xuất kinh doanh lẫn xây dựng cơ bản.
+ Về mặt giá trị: được thực hiện ở Phòng Tài chính kế toán của Công ty, trực tiếp lập sổ sách, theo dõi tình hình tăng giảm TSCĐ theo chiều giá trị. Tính toán ghi chép việc trích khấu hao TSCĐ HH , thu hồi vốn đầu tư TSCĐ HH.
+ Về mặt hiện vật: gồm một số TSCĐ như nhà cửa, vật kiến trúc, máy móc thiết bị, phương tiện vận tải truyền dẫn, các loại máy biến áp, đồng hồ đo điện, máy tính, máy in, thiết bị quản lý…
Công ty Lưới điện Cao thế miền Nam ngoài việc tăng cường công tác quản lý TSCĐ HH và còn đảm bảo chất lượng thông tin kế toán, công tác quản lý và hạch toán TSCĐ HH, còn thực hiện đúng theo quy định của Tổng Công ty điện lực miền Nam đề ra. Việc quản lý và tổ chức hạch toán được thực hiện bằng phần mềm máy tính FMIS với dữ liệu chạy trên hệ điều hành Windows. Việc quản lý tốt TSCĐ có mục đích giúp kế toán TSCĐ quản lý chặt chẽ TSCĐ.
2.2.2 Kế toán tăng giảm tài sản cố định hữu hình: 2.2.2.1 Kế toán chi tiết tài sản cố định hữu hình:
Kế toán tăng TSCĐ HH:
o Tăng do đầu tư, xây dựng
Khi công trình đầu tư và xây dựng hoàn thành đưa vào sử dụng thì đơn vị sử dụng phải hạch toán tạm tăng giá trị TSCĐ tính hao mòn hoặc trích khấu hao theo thông tư 45.
37
Kế toán căn cứ vào Biên bản nghiệm thu bàn giao TSCĐ (có đầy đủ thành phần các bên ký nhận theo quy định) và các tài liệu do Bên A cung cấp (Biên bản xác định nội dung liên quan đến TSCĐ mới tăng) để xác định giá trị TSCĐ tạm tăng, lập chứng từ hạch toán, ghi vào thẻ TSCĐ và các sổ sách để theo dõi quản lý và tính trích khấu hao TSCĐ.
Khi có Thông tri phê duyệt quyết toán (hoặ quyết định phê duyệt quyết toán), Phòng tài chính kế toán (kế toán TSCĐ) hạch toán điều chỉnh đồng thời ghi vào sổ sách theo dõi.
o Tăng do mua sắm TSCĐ:
Khi TSCĐ được mua sắm về, Công ty tiến hành lập các hồ sơ: - Hợp đồng mua sắm TSCĐ (nếu có);
- Biên bản nghiệm thu TSCĐ; - Hóa đơn mua sắm TSCĐ; - Phiếu nhập kho TSCĐ (nếu có); - Phiếu xuất kho TSCĐ (nếu có);
- Quyết định sử dụng nguồn vốn để mua sắm TSCĐ; - Biên bản bàn giao TSCĐ cho đơn vị sủ dụng.
Căn cứ vào các hồ sơ kế toán trên, kế toán TSCĐ lập chứng từ hạch toán tăng TSCĐ đồng thời ghi vào thẻ TSCĐ, sổ theo dõi TSCĐ, tính hao mòn hoặc trích khấu hao theo quy định.
o Tăng do điều chuyển:
Căn cứ vào quyết định của Tổng công ty về việc điều chuyển TSCĐ, hai bên tổ chức giao nhận và lập Biên bản giao nhận TSCĐ:
Bên giao TSCĐ chịu trách nhiệm lập hồ sơ báo cáo cấp có thẩm quyền để ra quyết định tăng, giảm vốn (trường hợp tăng, giảm vốn);
Bên nhận TSCĐ căn cứ vào hồ sơ giao nhận TSCĐ để hạch toán tăng TSCĐ, lập thẻ TSCĐ, sổ theo dõi TSCĐ, tính hao mòn hoặc trích khấu hao theo quy định.
38 o Tăng do đánh giá lại TSCĐ:
Khi TSCĐ đánh giá lại thoe chủ trương Nhà Nước (như cổ phần hóa…), căn cứ vào quyết định phê duyệt của cấp có thẩm quyền, kế toán hạch toán tăng nguyên giá phần chênh lệch tăng và ghi chép bổ sung phần chênh lệch tăng thêm vào thẻ và sổ theo dõi TSCĐ.
o Tăng do nâng cấp TSCĐ:
Khi nâng cấp TSCĐ (như trang bị bổ sung thêm cho TSCĐ,…), căn cứ quyết định phê duyệt chi phí nâng cấp TSCĐ, kế toán hạch toán bổ sung phần chênh lệch tăng thêm nguyên giá TSCĐ.
o TSCĐ tăng do phát hiện thừa trong kiểm kê:
Khi TSCĐ được phát hiện thừa trong kiểm kê, căn cứ vào quyết định xử lý kết quả kiểm kê, kế toán hạch toán tăng TSCĐ đồng thời ghi vào thẻ TSCĐ, sổ theo dõi TSCĐ, tính hao mòn hoặc trích khấu hao.
Kế toán giảm TSCĐ HH:
o Giảm TSCĐ do nhượng bán, thanh lý:
TSCĐ đưa ra nhượng bán, thanh lý là những TSCĐ không cần dùng hoặc không còn sử dụng được hiện Công ty đang theo dõi quản lý. Khi đưa ra thanh xử lý, Công ty lập đầy đủ hồ sơ và thực hiện theo quy định của EVN về công tác xử lý tài sản, hồ sơ gồm:
- Quyết định nhượng bán, thanh lý TSCĐ;
- Biên bản kết quả nhượng bán, thanh lý TSCĐ của Hội đồng thanh xử lý;
- Hóa đơn xuất kho nhượng bán, thanh lý TSCĐ (đối với TSCĐ phải viết hóa đơn). Căn cứ vào hồ sơ nhượng bán thanh lý TSCĐ của Hội đồng thanh xử lý, kế toán TSCĐ tiến hành hạch toán giảm TSCĐ và các nghiệp vụ có liên quan.
o Giảm TSCĐ do điều chuyển:
Để phục vụ cho sản xuất kinh doanh, EVN thực hiện điều chuyển tài sản không cần dùng từ đơn vị trực thuộc này sang đơn vị trực thuộc khác. Việc điều chuyển tài sản ra ngoài tập đoàn được thực hiện theo quyết định hoặc ý kiến của Chính Phủ.
39
Các đơn vị có thể thực hiện việc điều chuyển TSCĐ trong nội bộ đơn vị của mình theo phân cấp. Hồ sơ gồm:
- Quyết định điều chuyển của cấp có thẩm quyền; - Phiếu xuất kho TSCĐ được điều chuyển (nếu có); - Biên bản giao nhận TSCĐ.
Căn cứ vào hồ sơ điều chuyển TSCĐ, kế toán TSCĐ tiến hành hạch toán giảm TSCĐ. o TSCĐ giảm do phát hiện thiếu trong kiểm kê:
Hồ sơ giảm TSCĐ do phát hiện thiếu trong kiểm kê gồm: - Biên bản kiểm kê;
- Quyết định xử lý kết quả của cấp có thẩm quyền.
Căn cứ vào hồ sơ giảm TSCĐ phát hiện thiếu trong kiểm kê, kế toán hạch toán giảm TSCĐ và các nghiệp vụ có liên quan.
o Di chuyển TSCĐ trong nội bộ đơn vị:
TSCĐ trong đơn vị đã được thủ trưởng đơn vị phân giao trách nhiệm quản lý và sử dụng cho trưởng các bộ phận trong đơn vị để thực hiện nhiệm vụ được giao.
Khi có yêu cầu phải chuyển TSCĐ của bộ phận này sang bộ phận khác trong nội bộ đơn vị thì Thủ trưởng đơn vị phải có quyết định điều động. Bộ phận quản lý TSCĐ sẽ lập phiếu di chuyển TSCĐ và thông báo cho các bộ phận có liên quan tiến hành công việc giao nhận TSCĐ theo quyết định.
Khi TSCĐ di chuyển trong nội bộ đơn vị, kế toán không hạch toán tăng, giảm TSCĐ mà chỉ theo dõi về sự thay đổi bộ phận sử dụng TSCĐ. Căn cứ vào phiếu di chuyển này các bộ phận sử dụng TSCĐ và các bộ phận có liên quan trong đơn vị thực hiện điều chỉnh sổ sách theo dõi ở đơn vị và ở các bộ phận; đồng thời xác định lại việc phân bổ tiền khấu hao TSCĐ theo tình hình TSCĐ đã được điều động giữa các bộ phận trong đơn vị.
2.2.2.2 Kế toán tổng hợp tài sản cố định hữu hình: 2.2.2.2.1 Tài khoản sử dụng:
40
Kế toán sử dụng tài khoản 211 “tài sản cố định hữu hình” để hạch toán, các TK cấp 2: TK 2111: nhà cửa, vật kiến trúc
TK 2112: máy móc thiết bị
TK 2113: phương tiện vận tải truyền dẫn TK 2114: thiết bị, dụng cụ quản lý
TK 2115: cây lâu năm, sút vật làm việc và cho sản phẩm TK 2118: tài sản cố định khác
2.2.2.2.2 Trình tự hạch toán:
Kế toán tăng tài sản cố định hữu hình: o Tăng do mua sắm mới:
BT 1: Ngày 11/09/2013, Công ty quyết định mua Máy CB 36KV 1600A 25KA giá mua
là 205.000.000 đ.
TSCĐ mua về chưa sử dụng để trong kho, kế toán hạch toán: Nợ TK 2112 205.000.000
Có TK 2411 205.000.000
Đồng thời, hạch toán chứng từ ghi sổ: Nợ TK 241 205.000.000
Có TK 331 205.000.000 Thanh toán cho nhà cung cấp: Nợ TK 331 205.000.000
Có TK 112 205.000.000
Căn cứ quyết định về việc phân phối thiết bị, Cty chuyển thiết bị cho Chi nhánh điện cao thế Cần Thơ.
Khi xuất kho: Nợ TK 2411 205.000.000
41
Tổng công ty cấp vốn: Nợ TK 112 205.000.000
Có TK 336332 205.000.000 Các chứng từ liên quan gồm:
- Biên bản quyết định mua máy của Công ty (phụ lục) - Thẻ TSCĐ (Mã số TSCĐ: 24000000247)
- Phiếu xuất kho
- Biên bản nghiệm thu và giao nhận TSCĐ (phụ lục)
Đồng thời, ghi vào Sổ chi tiết tài khoản TSCĐ HH và Bảng chi tiết tăng giảm TSCĐ (xem phụ lục).
BT 2: Ngày 12/09/2013 Cty mua máy RELAY QD TYPE 3-351-15(1A) với giá mua là
32.305.950đ, cấp cho Chi nhánh điện cao thế Sóc Trăng.
Kế toán hạch toán tăng TSCĐ: Nợ TK 2112 32.305.950
Có TK 2411 32.305.950 Đồng thời, hạch toán chứng từ ghi sổ: Nợ TK 2411 32.305.950