Chi nhỏnh hà tõy Giấy bỏo cú
2.3 Đỏnh giỏ thực trạng kế toỏn XNK vật tư, thiết bị tại cụng ty CP Thương mại và Vận tải Sụng Đà
Số tài khoản: 45010000006099 Tại Ngõn hàng: BIDV - HA TAY Địa chỉ: B28 - TT12 KHU ĐT VĂN QUỏN - P.VĂN Mỗ
Hà ĐễNG - Hà TÂY
Số tiền: 18.640,00 USD
TGHĐ ngày 10/07/2009: 16.795 VND/USD Số tiền chuyển đổi: 313.058.800 VND
(Viết bằng chữ: ba trăm mười ba triệu khụng trăm năm mươi tỏm nghỡn tỏm trăm đồng chẵn )
Nội dung: CHUYển Tiền
KT Viờn Kiểm soỏt Trưởng phũng Giỏm đốc
(Ký, họ tờn) (Ký, họ tờn) (Ký, họ tờn) (Ký,đúng dấu) Nguồn: Phũng Tài chớnh - Kế toỏn
2.3 Đỏnh giỏ thực trạng kế toỏn XNK vật tư, thiết bị tại cụng ty CPThương mại và Vận tải Sụng Đà Thương mại và Vận tải Sụng Đà
2.3.1 Ưu điểm
Bộ mỏy kế toỏn của cụng ty đang ngày càng được hoàn thiện và đúng vai trũ rất quan trọng trong việc tồn tại và phỏt triển của cụng ty
* Về tổ chức bộ mỏy quản lý của cụng ty:
Cụng ty CP Thương mại và Vận tải Sụng Đà là cụng ty với quy mụ khỏ lớn, bộ mỏy quản lý được tổ chức theo hỡnh thức trực tuyến chức năng, đứng đầu là Đại hội đồng cổ đụng, kế đú là Hội đồng quản trị và Ban kiểm soỏt, Tổng giỏm đốc và cỏc phũng chức năng. Mụ hỡnh này được tổ chức hợp lý, phự hợp với hoạt động sản xuất kinh doanh của cụng ty. Mỗi phũng ban chức năng đều đảm nhiệm những nhiệm vụ cụ thế do Ban lónh đạo của cụng ty giao phú, phự hợp với lĩnh vực và trỡnh độ của cỏc nhõn viờn. Điều này tạo nờn sự chuyờn mụn húa trong cụng việc, nhờ đú hiệu quả cụng việc được nõng cao. Hơn nữa, Ban lónh đạo cụng ty và cỏc phũng chức năng này luụn cú mối quan hệ chặt chẽ, tạo nờn sự thống nhất trong bộ mỏy quản lý. Bờn cạnh đú, cỏc cỏn bộ phũng ban đều ở trỡnh độ đại học, năng động, cú trỏch nhiệm với cụng việc. Tất cả những yếu tố này gúp phần tạo nờn sự phỏt triển ngày càng vượt bậc của cụng ty.
* Về tổ chức bộ mỏy kế toỏn:
Bộ mỏy kế toỏn của cụng ty được tổ chức gọn nhẹ, gồm 7 người với trỡnh độ chuyờn mụn nghiệp vụ cao, cú trỏch nhiệm với cụng việc, thường xuyờn tự bồi dưỡng và cập nhật cỏc chuẩn mực, quy định kế toỏn mới. Cỏc phần hành, cụng việc kế toỏn đều được giao cụ thể, rừ ràng cho từng cỏ nhõn, phự hợp với năng lực từng người. Chớnh vỡ sự phõn cụng lao động khoa học, chuyờn mụn húa cao trong từng phần việc nờn cụng tỏc kế toỏn rất hiệu quả và cú độ chớnh xỏc cao. Tuy cú cỏc nhõn viờn trong phũng đảm nhiệm từ hai phần hành trở lờn song nguyờn tắc bất kiờm nhiệm vẫn được đảm bảo bằng việc tỏch riờng người người phờ chuẩn thực hiện và ghi chộp. Điều này vừa tiết kiệm được chi phớ nhõn sự song vẫn đảm bảo sự kiểm soỏt lẫn nhau khỏ chặt chẽ trong quỏ trỡnh thực hiện kế toỏn, trỏnh sai sút gian lận cú thể xảy ra.
Cụng ty ỏp dụng mụ hỡnh kế toỏn tập trung, chỉ mở một bộ sổ kế toỏn, tổ chức một bộ mỏy kế toỏn để thực hiện tất cả cỏc giai đoạn hạch toỏn ở mọi
phần hành kế toỏn. Phũng kế toỏn trung tõm phải thực hiện toàn bộ cỏc cụng tỏc kế toỏn, từ việc thu nhận chứng từ, ghi sổ đến việc xử lý thụng tin và lập cỏc BCTC. ở cỏc nhà mỏy, xớ nghiệp cú nhiệm vụ theo dừi, hạch toỏn ban đầu về ngày cụng, giờ cụng lao động, lượng nguyờn vật liệu tiờu hao, chi phớ phỏt sinh ở phõn xưởng… và chuyển chứng từ về cho phũng kế toỏn trung tõm chứ khụng hạch toỏn riờng. Mụ hỡnh tạo điều kiện cho cụng tỏc kế toỏn cú thể tổng hợp, thống nhất, khụng bị phõn tỏn, mang lại cỏi nhỡn tổng quan cho toàn cụng ty. Hơn nữa lại cú thể tiết kiệm được chi phớ của cụng ty cho cụng tỏc kế toỏn.
* Về việc vận dụng chế độ kế toỏn: - Hệ thống chứng từ:
Hệ thống chứng từ kế toỏn được sử dụng nhất quỏn từ tổng cụng ty đến cỏc đơn vị trực thuộc đó tạo ra sự thống nhất trong việc phản ỏnh chớnh xỏc và đầy đủ nội dung kinh tế của cỏc nghiệp vụ kinh tế phỏt sinh. Cỏc chứng từ về cơ bản là theo đỳng quy định của Bộ Tài chớnh. Hệ thống chứng từ được sử dụng đầy đủ, hợp lý, phục vụ nhu cầu quản lý cỏc nghiệp vụ kinh tế phỏt sinh. Chứng từ lập được ghi đầy đủ và chớnh xỏc tất cả cỏc thụng tin, cú đủ chữ ký theo quy định, người phờ duyệt phải cú đủ thẩm quyền.
Cụng ty cũng đó xõy dựng sẵn trỡnh tự luõn chuyển chứng từ khoa học, khụng chồng chộo, phự hợp với cỏc nghiệp vụ kinh tế phỏt sinh, đảm bảo theo dừi cụ thể, chi tiết và phản ỏnh kịp thời sự biến động tăng giảm của cỏc khoản mục tài sản, nguồn vốn. Cuối mỗi thỏng, cỏc chứng từ đều được phõn loại và lưu trữ theo quy định, đảm bảo khoa học và dễ tỡm.
- Tài khoản sử dụng:
Cụng ty ỏp dụng hệ thống TK kế toỏn do BTC ban hành một cỏch hợp lý và phự hợp với điều kiện của cụng ty. Hệ thống TK cụng ty sử dụng trong hạch toỏn là khỏ chi tiết. Đối với TK 156, cụng ty đó chi tiết theo từng mặt
hàng cụ thể. Việc phõn chia này giỳp cho cụng ty cú thể theo dừi cụ thể tỡnh hỡnh tồn kho và lượng tiờu thụ của từng mặt hàng, để từ đú cú biện phỏp điều chỉnh lượng tồn kho phự hợp. Bờn cạnh đú cụng ty cũng chi tiết cỏc tài khoản 632, 511 theo hoạt động kinh doanh (XK, NK, thành phẩm, cung cấp dịch vụ…) do đú cú thể xỏc định chớnh xỏc kết quả kinh doanh của từng hoạt động. Điều này cú ý nghĩa quan trọng, giỳp cụng ty cú thể xỏc định hoạt động nào ý nghĩa chiến lược, hoạt động nào cần cải tiến cụng tỏc quản lý và tiờu thụ, nhờ đú cỏc nhà lónh đạo cú thể đưa ra những quyết định đỳng đắn.
- Sổ sỏch kế toỏn:
Hệ thống sổ kế toỏn được sử dụng tương đối đầy đủ từ sổ chi tiết đến sổ tổng hợp. Cỏc sổ sỏch được thiết kế phự hợp với đặc điểm cụng tỏc kế toỏn của cụng ty. Hỡnh thức ghi sổ ỏp dụng là Nhật ký chung, đơn giản, dễ sử dụng, dễ ỏp dụng kế toỏn mỏy và trỏnh được việc ghi chộp trựng lặp mà vẫn đảm bảo cung cấp thụng tin trung thực, kịp thời phục vụ cho Ban giỏm đốc trong việc ra quyết định, phự hợp với số lượng nhõn viờn kế toỏn của cụng ty. Cụng ty sử dụng kế toỏn mỏy nờn hạn chế được việc sai sút trong việc ghi chộp, chuyển số liệu. Việc lờn cỏc sổ kế toỏn và lập cỏc bỏo cỏo được thực hiện tự động nờn giảm thiểu được khối lượng cụng việc cho cỏc kế toỏn viờn. Việc sử dụng phần mềm kế toỏn mỏy cũn giỳp tiết kiệm chi phớ cho cụng ty như chi phớ giấy, mực, chi phớ lưu giữ toàn bộ chứng từ, sổ sỏch kế toỏn. Với phần mềm kế toỏn, cỏc cụng việc trở nờn dễ dàng và đơn giản hơn.
- Bỏo cỏo kế toỏn: Cụng ty ỏp dụng đầy đủ hệ thống bỏo cỏo theo quy định của BTC là Bảng cõn đối kế toỏn, Bỏo cỏo kết quả kinh doanh, Bỏo cỏo lưu chuyển tiền tệ và Thuyết minh bỏo cỏo tài chớnh.
Việc tổ chức kiểm tra cụng tỏc kế toỏn được thực hiện bởi kế toỏn trưởng. Cụng việc diễn ra khỏ thường xuyờn giỳp cho cụng tỏc kế toỏn được thực hiện theo đỳng trỡnh tự và cỏc sai sút được sữa chữa kịp thời.
2.3.2 Tồn tại
Bờn cạnh những ưu điểm nờu trờn, cụng tỏc kế toỏn tại cụng ty cũn tồn tại một số hạn chế sau:
* Về bộ mỏy kế toỏn:
Với một cụng ty đa dạng trong lĩnh vực sản xuất, XNK nh cụng ty CP Thương mại và Vận tải Sụng Đà thỡ số lượng kế toỏn 7 người là chưa đủ. Hơn nữa cụng ty lại thiết lập bộ mỏy kế toỏn theo hỡnh thức tập trung nờn khối lượng cụng tỏc kế toỏn là khỏ lớn. Điều này gõy khụng ớt khú khăn cho cỏc nhõn viờn kế toỏn khi khối lượng cụng việc nhiều, đặc biệt là thời điểm cuối kỳ.
* Về Tài khoản sử dụng hạch toỏn:
Thứ nhất, theo quy định của chế độ kế toỏn hiện hành, hàng húa mua về nếu phỏt sinh chi phớ thu mua thỡ phải được hạch toỏn vào TK 156 và chi tiết hai tiểu khoản:
TK 1561: Giỏ mua hàng húa
TK 1562: Chi phớ thu mua hàng húa
Khi đú trờn TK 156 thể hiện tổng giỏ trị hàng húa đó mua bao gồm giỏ mua hàng và chi phớ thu mua. Nhng cụng ty đó khụng phõn loại TK 156 thành hai tiểu khoản mà chỉ cú một tiểu khoản 1561, nh vậy khụng thể xỏc định rừ ràng giỏ mua và chi phớ thu mua, trỏi với quy định của chế độ kế toỏn ban hành. Nguyờn nhõn là do kế toỏn cụng ty đó hạch toỏn cỏc chi phớ phỏt sinh trong quỏ trỡnh thu mua vào chi phớ bỏn hàng (TK 641).
Thứ hai, cụng ty khụng sử dụng TK 151- Hàng mua đang đi đường trong NK trực tiếp đồng thời cũng khụng sử dụng TK 157 - Hàng gửi bỏn trong XK
trực tiếp mặc dự để vận chuyển hàng húa về kho, từ kho ra cảng hay chuyển bỏn thẳng cho khỏch hàng cũng phải mất một thời gian. Điều này khiến cho việc kiểm soỏt luõn chuyển hàng húa của cụng ty cũn sơ hở.
Thứ ba, cụng ty khụng sử dụng TK 007 - Nguyờn tƯ cỏc loại. Nghĩa là trong quỏ trỡnh thanh toỏn tiền hàng bằng ngoại tệ cho nhà cung câp, khi xuất ngoại tễ cụng ty khụng phản ỏnh trờn TK 007 làm cho việc theo dừi ngoại tệ khụng được cập nhật và sỏt sao.
* Về hệ thống sổ sỏch:
Hệ thống sổ sỏch của cụng ty cũn cú một điểm tồn tại nhỏ, đú là mẫu sổ Nhật ký chung cũn thiếu chỉ tiờu “Đó ghi Sổ cỏi” và mẫu sổ cỏi thỡ thiếu chỉ tiờu Nhật ký chung (Trang, STT dũng) điều này là khụng thống nhất với chế độ kế toỏn.
* Về Bỏo cỏo kế toỏn:
Cụng ty chỉ lập cỏc bỏo cỏo tài chớnh chứ khụng lập cỏc bỏo cỏo kế toỏn quản trị. Nh vậy, cụng tỏc kế toỏn quản trị tại cụng ty chưa được quan tõm đỳng mực trong khi đõy là một phần rất quan trọng để đỏp ứng nhu cầu quản trị, giỳp cho cỏc cấp lónh đạo cú thể đỏnh giỏ chớnh xỏc tỡnh hỡnh sản xuất kinh doanh ở từng bộ phận, chi nhỏnh, và tỡnh hỡnh tiờu thụ sản phẩm, hàng húa ở từng thị trường để đưa ra những quyết định chớnh xỏc.
Chương 3
thiết bị tại cụng ty CP Thương mại và Vận tải Sụng Đà