Chứng từ gốc
2.2.2 Phương phỏp kế toỏn sử dụng
Dựa theo Quyết định số 15/ 2006/ QĐ - BTC ngày 20/ 03/ 2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chớnh, cụng ty đó xõy dựng hệ thống TK kế toỏn theo nguyờn tắc phõn cấp TK. Chẳng hạn TK 331 - Phải trả cho người bỏn được phõn cấp nh sau:
Bảng 2.4: Bảng phõn cấp tài khoản 331
Tài khoản Tờn tài khoản Bậc
331 Phải trả người bỏn 1
3311 Phải trả người bỏn trong nước 2
331101 Phải trả Cụng ty xi măng Hoàng Mai 3 331102 Phải trả Cụng ty xi măng Hoàng Thạch 3 331103 Phải trả Cụng ty xăng dầu Quõn Đội 3
3312 Phải trả ngới bỏn nước ngoài 2
331201 Phải trả Cụng ty Steel Aritex Tary Company 3
331202 Phải trả Cụng ty Fosroc 3
b. Trỡnh tự luõn chuyển chứng từ nghiệp vụ XNK vật tư, thiết bị * Nghiệp vụ NK trực tiếp
Sơ đồ 2.4 : Quy trỡnh NK trực tiếp hàng húa tại cụng ty CP Thương mại và Vận tải Sụng Đà
- Lập phương ỏn kinh doanh: Khi nhận được đơn đặt hàng của khỏch hàng, phũng Kinh tế kế hoạch sẽ xem xột, nghiờn cứu đơn đặt hàng, đồng thời tớnh toỏn và lờn phương ỏn giỏ cho cỏc mặt hàng đú, tiếp đú nghiờn cứu thị trường và lựa chọn nhà cung cấp thớch hợp.
- Ký kết hợp đồng NK: Cỏc phương ỏn kinh doanh khi được lập xong sẽ được trỡnh lờn Ban giỏm đốc để phờ duyệt. Dựa vào đú, cụng ty sẽ thỏa thuận
SVTH: Mai Thị Hồng Nhung Lớp: KTA - K9
Lập phương ỏn kinh doanh Ký kết hợp đồng Nhập khẩu Mở L/C Làm thủ tục hải quan Giao nhận và kiểm tra hàng NK Tiến hành vận chuyển hàng húa Thanh toỏn tiền hàng
với bờn cung cấp về cỏc điều khoản cần thiết trong hợp đồng. Sau khi được sự nhất trớ của hai bờn, hợp đồng NK sẽ được ký kết trong đú nờu rừ cỏc điều khoản về giỏ cả, số lượng, chất lượng, phương thức thanh toỏn…
- Mở L/C: Để mở L/C phũng Kinh tờ kế hoạch phải lập một bộ hồ sơ gồm + Đơn xin mở L/C theo mẫu của Ngõn hàng
+ Bản sao cụng chứng Hợp đồng NK + Giấy phộp NK
+ Giấy ủy quyền của Giỏm đốc
+ ủy nhiệm chi để thanh toỏn phớ mở L/C
Căn cứ vào nội dung xin mở thư tớn dụng, nếu đỏp ứng yờu cầu, Ngõn hàng sẽ lập thư tớn dụng và chuyển bản gốc cho nhà cung cấp nước ngoài. Người XK nếu chấp nhận thư tớn dụng thỡ tiến hành giao hàng.
Hiện tại, do cú quan hệ lõu dài với Ngõn hàng Đầu tư và Phỏt triển - Chi nhỏnh Hà Tõy nờn cụng ty khụng cần ký quỹ.
- Làm thủ tục hải quan: Việc làm thủ hải quan gồm ba bước chủ yếu: + Khai bỏo hải quan
+ Xuất trỡnh hàng húa
+ Thực hiện cỏc quy định hải quan.
- Giao nhận và kiểm tra hàng húa NK: Cụng ty trực tiếp cung cấp cỏc chứng từ cần thiết để nhận hàng húa, đồng thời kiểm tra hàng húa cú đỳng theo hợp đồng khụng.
- Tiến hành vận chuyển hàng húa: Thụng thường Cụng ty sẽ chuyển thẳng cho khỏch hàng để trỏnh chi phớ lưu kho bói. Trong một số trường hợp khỏc cụng ty sẽ chuyển hàng về nhập kho và thanh toỏn phớ vận chuyển cho đơn vị chuyờn chở
- Thanh toỏn tiền hàng: Khi nhà cung cấp đó chuyển hàng, Ngõn hàng nhận bộ chứng từ và thanh toỏn tiền hàng cho nhà cung cấp, Cụng ty thanh toỏn tiền cho Ngõn hàng và nhận bộ chứng từ để đi nhận hàng.
* Nghiệp vụ XK trực tiếp:
Sơ đồ 2.5 : Quy trỡnh XK trực tiếp hàng húa tại cụng ty CP Thương mại và Vận tải Sụng Đà
Tương tự nh nghiệp vụ NK trực tiếp, sau khi ký kết hợp đồng XK với đối tỏc nước ngoài, phũng Kinh tế kế hoạch tiến hành ký hợp đồng mua vật tư, thiết bị, cỏc chứng từ này được giao cho kế toỏn ghi nhận hàng chuẩn bị XK.
Đến thời hạn đó định Cụng ty chuyển vật tư, thiết bị ra cảng làm thủ tục hải quan, giao cho tàu vận chuyển. Phũng Thương mại tiến hành tập hợp đầy đủ bộ chứng từ giao cho hải quan để thanh khoản lụ hàng XK và lập Húa đơn thương mại chuyển cho Ngõn hàng thu tiền hộ.
* Chứng từ sử dụng
- Hợp động XNK
- Húa đơn thương mại (Commercial invoice) - Vận đơn (Bill of lading)
- Chứng từ bảo hiểm (Insurance policy)
- Giấy chứng nhận xuất xứ (Certificate policy) - Giấy chứng nhận phẩm chất (Certificate of origin)
SVTH: Mai Thị Hồng Nhung Lớp: KTA - K9
Lập phương ỏn kinh doanh Ký kết hợp đồng XK Ký kết hợp đồng mua hàng để XK Tiến hành vận chuyển hàng húa ra cảng Làm thủ tục hải quan Giao nhận và kiểm tra hàng XK Làm thủ tục thu tiền hàng XK
- Phiếu Nhập kho, phiếu Xuất kho.
- Biờn bản giỏm định của hảI quan, bảng kờ tớnh thuế…
c. Trỡnh tự ghi sổ kế toỏn nghiệp vụ XNK vật tư, thiết bị: * Hạch toỏn chi tiết:
Tại kho: Hàng ngày, căn cứ vào Phiếu nhập kho, thủ kho vào thẻ kho của loại mặt hàng tương ứng. Cuối quý, thủ kho tiến hành cộng nhập - xuất - tồn và tớnh ra số tồn kho cuối kỳ trờn thẻ kho, rồi gửi về phũng kế toỏn cụng ty để kế toỏn đối chiếu số liệu
Tại phũng kế toỏn cụng ty: Căn cứ vào phiếu nhập kho, kế toỏn mở Thẻ kế toỏn chi tiết hàng húa (mở tương ứng với thẻ kho, phản ỏnh đồng thời cả số lượng và tớnh thành tiền của hàng húa nhập kho). Cuối quý kế toỏn tiến hành đối chiếu thẻ kế toỏn chi tiết hàng húa với thẻ kho.
* Hạch toỏn tổng hợp:
Kế toỏn tập hợp cỏc chứng từ gốc của nghiệp vụ XNK hàng húa, kiểm tra tớnh hợp lệ, hợp phỏp của những chứng từ này, sau đú tiến hành nhập số liệu vào mỏy tớnh. Phần mềm ACS sẽ tự động chuyển số liệu vào sổ NKC, Sổ cỏi TK 156, 331, 112, 641, 3333, 33312.. và sổ chi tiết cỏc TK 156, 331, 112..