5. Kết cấu của luận văn
3.6 Giải pháp về thơng tin
3.6.1 Mục tiêu: chia sẻ và cập nhật thơng tin để mọi người trong cơng ty hiểu về hoạt động dự báo và đĩng gĩp vào thành tích chung của hoạt động hiểu về hoạt động dự báo và đĩng gĩp vào thành tích chung của hoạt động quan trọng này.
Hiện nay, mặc dù đã cĩ qui trình thực hiện hoạt động dự báo nhưng những thơng tin cần thiết chưa được lưu trữ một cách cĩ hệ thống; đặc biệt là thơng tin về cách thức thực hiện hoạt động dự báo, phân chia trách nhiệm của các bộ phận, kể cả kinh nghiệp thực tiễn cần chia sẻ…Thơng tin chủ yếu nằm rải rác trong email trao đổi qua – lại giữa các bộ phận người đi trước truyền đạt lại kinh nghiệm và hướng dẫn cho người đi sau.
3.6.1 Phương thức tiến hành
- Hoạt động thơng tin và đào tạo cần được tổ chức lại một cách hệ thống và bài bản để đĩng gĩp vào việc duy trì và nâng cao chất lượng trong dài hạn.
- Các thơng tin về hoạt động dự báo cần được tập hợp và lưu trữ bởi
phịng Kế hoạch và Marketing, trong một thư mục riêng lưu trữ trên ổ đĩa chung của cơng ty để mọi người cĩ thể truy cập và tham khảo thơng tin.
- Những báo cáo tổng kết và đánh giá về hoạt động và hiệu quả của
hoạt động dự báo qua từng thời kỳ cũng cần được lưu trữ và chia sẻ cho mọi thành viên trong cơng ty.
- Các bộ phận tham gia vào hoạt động dự báo cần học hỏi kinh nghiệm tổ chức và thực hiện hoạt động này của các chi nhánh và cơng ty con của Maersk Line trong khu vực và trên thế giới. Maersk Line nĩi chung Maersk Line Việt Nam, Maersk Line TP. HCM cũng cần học hỏi kinh nghiệm tổ chức hoạt động dự báo container rỗng của các đối thủ cạnh tranh - nếu cĩ điều kiện tiếp cận với các thơng tin chính xác và phù hợp.
- Maersk Line TP. HCM cần tích cực tham gia vào hệ thống dự báo
và phân phối container rỗng tồn cầu của tập đồn. Trong hệ thống này, từng container sẽ được theo dõi và định vị để xác định vị trí và trạng thái phục vụ, tình trạng chất lượng. Thơng tin thu thập từ hệ thống gĩp phần tạo ra các báo cáo xác thực về tình hình dự trữ và sử dụng container rỗng tại các địa phương. Hiệu quả và chất lượng của hoạt động dự báo số lượng container rỗng sẽ là tiêu chí đánh giá và quyết định lượng container rỗng được cung cấp cho từng địa phương.