7. Kết cấu của luận văn
3.2.1.2.Hoàn thiện phân tích công việc
Theo như phần phân tích thực trạng, hiện tại công ty CNTT chưa có bảng mô tả
việc cho các vị trí chuyên viên, nhân viên văn phòng để các nhân viên dễ dàng nắm bắt
nhanh chóng khi mới bắt đầu công việc...
Để tiến hành phân tích công việc được tốt thì cần phải có sự phối hợp trưởng bộ
phận và nhân viên đang đảm nhiệm vị trí đó. Trước hết, các nhân viên phụ trách nhân
sự sẽ lấy thông tin về các chức danh bằng phương pháp phỏng vấn và điền vào bảng
câu hỏi, bản phân tích công việc. Các thông tin cần thu thập đó là kiến thức đối với
công việc, trách nhiệm trong công việc, việc thực thi và phát triển các công việc. Sau
đó tiến hành phỏng vấn và quan sát cán bộ công chức đang đảm nhận nhiệm vụ đó để
lấy thêm thông tin thực tế mà các trưởng bộ phận chưa cung cấp. Yêu cầu đặt ra trong
quá trình này là sự hợp tác chặt chẽ, thẳng thắn, trung thực trên sự hiểu biết và tin cậy
lẫn nhau.
Với bảng mô tả công việc và bảng tiêu chuẩn công việc, cần thu thập những thông tin như: tên công việc, nơi làm việc , công việc được giao, nhiệm vụ cụ thể, phạm vi
trách nhiệm, quyền hạn, quan hệ công việc, phương pháp cụ thể, thiết bị kĩ thuật, điều
kiện làm việc,...
Về bảng tiêu chuẩn công việc, công ty cần tiến hành xây dựng các bảng tiêu chuẩn
công việc đi kèm với từng bảng mô tả công việc. Trong bảng tiêu chuẩn công việc phải
nêu lên được các yếu tố: bản chất của công việc, điều khoản đào tạo huấn luyện, các cơ
hội thăng tiến và các tiêu chuẩn của nhân viên như trình độ văn hóa, kỹ năng chuyên
môn, kinh nghiệp, tuổi tác, phẩm chất cá nhân... Các tiêu chuẩn chức danh từ nhà quản
trị cấp cao đến các cán bộ quản trị cấp cơ sở cho đến từng nhân viên phải rõ ràng, cụ
thể và chính xác.
Sau đây là một ví dụ về Bảng mô tả công việc và Bảng tiêu chuẩn công việc mà tác
Bảng 3.1. Bảng mô tả công việc
Tên nhiệm vụ Mô tả nhiệm vụ
1. Thực hiện nhiệm vụ chung của trưởng phòng thuộc ông ty theo hiện hành
- Trưởng phòng chịu trách nhiệm trước ban Giám đốc Công ty về mọi
hoạt động thuộc chức năng nhiệm vụ của phòng.
- Xây dựng các chức danh công việc và phân công nhiệm vụ cho mọi
nhân viên trong phòng.
- Lập kế hoạch tuần, tháng, quí, năm của phòng, tham gia xây dựng định hướng phát triển dài hạn của Công ty.
- Điều phối các nguồn lực (con người, trang thiết bị…) trong phòng đề đảm bảo thực hiện tốt kế hoạch đã đề ra.
- Xây dựng mối quan hệ công tác với các phòng của Công ty và các đơn
vị trực thuộc TCT.
- Bảo đảm nguyên tắc tập trung dân chủ, phát huy quyền làm chủ tập thể
và tính sáng tạo của cán bộ nhân viên trong phòng.
- Tham gia các hoạt động khác của Công ty theo sự điều động của ban
Giám đốc Công ty.
- Tham gia và đóng góp ý kiến tại các cuộc họp giao ban theo định kỳ
của Công ty.
- Tham gia các cuộc họp của Công ty với TCT và các đơn vị bên ngoài
theo sự điều động của ban Giám đốc Công ty.
- Đề xuất thay đổi các nguồn lực để thực hiện kế hoạch được giao.
- Đề xuất điều chỉnh kế hoạch cho phù hợp với điều kiện thực tế.
2. Tổ chức thực hiện nhiệm vụ của phòng theo quy định của Công ty
1. Thực hiện công tác xây dựng mới, tiếp nhận, triển khai, nâng cấp,
phát triển các phần mềm phục vụ công tác sản xuất kinh doanh của
TCT.
Xây dựng các phần mềm phục vụ SXKD trong TCT
- Tiếp nhận đầu bài yêu cầu xây dựng chương trình
- Xây dựng thuật toán
- Viết chương trình - Thử nghiệm.
- Cài đặt chương trình
- Hướng dẫn sử dụng chương trình.
Tiếp nhận, triển khai các chương trình phầm mềm.
- Tham gia các khoá đào tạo về chương trình (nếu là phần mềm mua
ngoài và tiếp nhận từ tập đoàn)
- Lên kế hoạch triển khai chương trình dựa trên kế hoạch chung của tập
đoàn và TCT
- Lên danh sách các trang thiết bị cần thiết để phục vụ chương trình
- Cài đặt chương trình
- Hỗ trợ người dùng sử dụng chương trình
- Phối hợp với các đơn vị viết phần mềm khắc phục lỗi khi xảy ra lỗi.
Duy trì vận hành phần mềm phục vụ sản xuất kinh doanh của TCT.
- Đảm bảo chương trình vận hành thường xuyên ổn định
- Thực hiện các công tác lưu trữ các phiên bản của phần mềm
- Thực hiện công tác Backup dữ liệu của các chương trình
- Tiếp nhận lỗi của chương trình và thông báo cho người có chức năng
giải quyết.
Nâng cấp phát triển các chương trình phần mềm của TCT.
- Tiếp nhận những yêu cầu thay đổi của chương trình
- Lên kế hoạch sửa đổi chương trình
- - Sửa đổi chương trình cho phù hợp với yêu cầu
- Lưu lại phiên bản cũ.
- Cập nhật lại chương trình.
- Bàn giao chương trình.
2. Quản trị, phát triển và cập nhật tin cho các trang web nội bộ của
TCT
- Vận hành thông suốt, liên tục, không để xảy ra các sự cố chủ quan,
nếu xảy ra sự cố phải kết hợp với các phòng liên quan để xử lý khắc
phục trong thời gian được qui định trong qui trình vận hành trang Web.
- Cập nhật tin tức đầy đủ, kịp thời đúng qui trình vận hành.
- Hỗ trợ về kỹ thuật cho các đơn vị trong TCT cập nhật tin tức lên trang
web.
- Lập các phương án và thực hiện nâng cấp, sửa đổi trang web.
3. Lập và triển khai các dự án CNTT của TCT
lĩnh vực phần mềm để áp dụng trong TCT
- Lập tờ trình
- Lập phương án kỹ thuật
- Lập Báo cáo kinh tế kỹ thuật
- Giám sát
- Nghiệm thu các dự án phát triển phần mềm.
4. Thực hiện công tác đào tạo về nghiệp vụ sử dụng trong các phần
mềm trong TCT
- Tiếp nhận các yêu cầu đào tạo CNTT theo yêu cầu của TCT
- Xây dựng chương trình đào tạo
- Viết tài liệu đào tạo
- Cử người tham gia giảng dạy.
5. Quản trị cơ sở dữ liệu.
- Tạo cơ sở dữ liệu
- Cấp user truy cập cơ sở dữ liệu
- Duy trì hoạt động của cơ sở dữ liệu
- - Thực hiện sao lưu dữ liệu
- Thực hiện khôi phục dữ liệu
3. Thực hiện một số nhiệm vụ ngắn hạn, đột xuất, phát sinh khác do Giám đốc giao
3.2. Bảng tiêu chuẩn công viêc
1. Yêu cầu về bằng cấp, đào tạo, kiến thức, kinh nghiệm, kỹ năng:
Các yêu c ầu tối thiểu cần thiết:
- Tốt nghiệp Đại học trở lên chuyên ngành CNTT, chuyên sâu về giải pháp CNTT ứng dụng trong kinh doanh, sản xuất, dịch vụ.
- Có kinh nghiệm về lập trình các câu lệnh T-SQL để tạo các báo cáo quản trị, thiết
kế các báo cáo crystal report, hiêu biết về các nghiệp vụ quản trị trong doanh nghiệp
- Khả năng cập nhật những công nghệ, thông tin về công nghệ mới nhanh chóng.
- Am hiểu nghiệp vụ kinh doanh của TCT;
- Tiếng Anh giao tiếp tốt;
- Có kinh nghiệm ở vị trí tương đương;
- Thành thạo tin học văn phòng thông dụng (Word, Excel, Power point, Internet,
Outlook…)
- Hệ thống mạng quản lý điều hành nội bộ (E Office);
- Khả năng quản lý và giao việc tốt
- Kỹ năng soạn thảo văn bản hành chính và lập báo cáo;
- Kỹ năng lãnh đạo, quản lý và tổ chức hoạt động theo nhóm;
- Kỹ năng lập kế hoạch và tổ chức thực thi;
Các yêu c ầu cần đào tạo, bổ sung khi có điều kiện:
- Các khóa học ngắn hạn đào tạo, rèn luyện các kỹ năng quản lý nguồn nhân lực và
quản lý hành chính;.
- Quản lý nhà nước chương trình chuyên viên
- Kỹ năng điều khiển cuộc họp
- Kỹ năng phân tích và giải quyết tình huống;
- Kỹ năng giao tiếp;
- Kỹ năng thuyết trình;
- Kỹ năng đọc, hiểu tài liệu tiếng Anh chuyên về CNTT. - Kỹ năng giám sát, kiểm tra
- Kỹ năng quản lý hiệu quả công việc
2. Tố chất cần có:
- Biết tổ chức công việc;
- Nhanh nhẹn, trung thực, nhiệt tình trong công việc.
- Khả năng thuyết phục và động viên;
- Thông cảm và thấu hiểu.
3.2.1.2. Hoàn thiện công tác tuyển dụng
Hiện tại, việc tuyển dụng nhân viên tại công ty còn tổ chức đơn giản nên chưa tìm được người thật sự phù hợp với nhu cầu của công ty. Vì vậy, công ty cần tích cực hơn
trong công tác tuyển dụng bằng việc:
- Thực hiện công khai công tác tuyển dụng (xem xét nguồn tuyển dụng cả nội bộ
lẫn bên ngoài).
- Các tiêu chuẩn tuyển dụng cần phải được xây dựng cụ thể, rõ ràng, minh bạch.
- Cần có bộ đề thi tuyển cho từng vị trí ứng viên, có thể thay đổi để phù hợp với
thời điểm tuyển chọn, với sự thay đổi của công nghệ.
- Hình thức tuyển dụng cần phải được đa dạng để thu hút các ứng viên như: các
trang web hỗ trợ tuyển dụng, kết nối với các trường đại học để thu hút các sinh
viên năm cuối, …
- Quy trình tuyển dụng phải chặt chẽ, chi tiết.
Tác giả đề xuất quy trình tuyển dụng, các bước công việc phải thực hiện gồm:
- Bước 1: Căn cứ chức năng nhiệm vụ các phòng sẽ cân đối nhu cầu về nhân lực
bộ phận mình, tiến hành phân tích công việc, mô tả công việc, lập số lượng cần
tuyển, tiêu chuẩn cần tuyển.
- Bước 2: Lập Phiếu yêu cầu tuyển dụng nhân lực, sau đó chuyển Phiếu yêu cầu
này sang Phòng HCTH.
- Bước 3: Phòng HCTH sẽ kiểm tra số lượng nhân sự hiện còn của phòng và xin ý
kiến của lãnh đạo công ty về việc tuyển dụng này. Sau đó, phòng HCTH sẽ phản
hồi thông tin cho phòng sử dụng nhân lực thống nhất và quyết định chỉ tiêu
- Bước 4: Phòng HCTH sẽ thiết lập Kế hoạch tuyển dụng, hội đồng tuyển dụng được lãnh đạo ký duyệt, triển khai và kiểm tra tiến trình thực hiện kế hoạch,
chuyển công tác tuyển dụng cho hội đồng tuyển dụng.
- Bước 5: Bằng các hình thức khác nhau, hội đồng tuyển dụng sẽ thông báo tuyển
dụng: trong nội bộ, bên ngoài, các nguồn cung ứng khác. Nội dung thông báo cần: Mô tả công việc cần tuyển dụng, yêu cầu về trình độ - kỹ năng công việc,
thể chất, điều kiện làm việc, hồ sơ xin việc, …
- Bước 6: hội đồng tuyển dụng tiếp nhận hồ sơ, phân loại. Chuyển trả hồ sơ không đạt yêu cầu. Lọc hồ sơ và lập danh sách mời ứng viên thi tuyển. Lúc này các
thông tin của ứng viên cần được lưu trữ vào cơ sở dữ liệu của Công ty.
- Bước 7: Phòng sử dụng nhân sự sẽ đưa bộ đề thi tuyển cho hội đồng tuyển dụng để thống nhất đề thi.
- Bước 8: hội đồng tuyển dụng tổ chức thi tuyển cho các ứng viên.
- Bước 9: hội đồng tuyển dụng chấm điểm thi tuyển.
- Bước 10: hội đồng tuyển dụng chuyển trả hồ sơ không đạt yêu cầu. Lọc hồ sơ và
lập danh sách mời ứng viên phỏng vấn lần 1.
- Bước 11: Phòng hội đồng tuyển dụng phỏng vấn lần 1 về chuyên môn, kinh
nghiệm làm việc. Đánh giá kết quả phỏng vấn lần 1, gởi trả hồ sơ không đạt và
xếp lịch phỏng vấn lần 2.
- Bước 12: hội đồng tuyển dụng phối hợp tổ chức phỏng vấn lần 2 về kỹ năng,
các tố chất ứng viên, tổ chức đánh giá kết quả lần 2. Gởi trả hồ sơ ứng viên
không đạt và chuyển hồ sơ các ứng viên đạt yêu cầu về cho phòng HCTH
- Bước 13: phòng HCTH thẩm tra lý lịch và quá trình làm việc của ứng viên. Gởi
- Bước 14: phòng HCTH tiến hành thủ tục tiếp xúc ban đầu với ứng viên, thiết lập
kế hoạch huấn luyện đào tạo. Sau đó, công ty sẽ ký kết Hợp đồng thử việc, lập
biên bản bàn giao thử việc cho phòng sử dụng nhân lực.
- Bước 15: Phòng HCTH và phòng sử dụng nhân lực phối hợp tổ chức đánh giá
sau thử việc, thủ tục chấm dứt Hợp đồng thử việc đối với các ứng viên không
đạt, lập thủ tục chuyển các ứng viên đạt sang chính thức.
- Bước 16: Phòng HCTH lập Biên bản bàn giao sử dụng chính thức cho phòng sử
dụng. Trình giám đốc ký kết Hợp đồng lao động chính thức kèm theo chính
Sơ đồ 3.1. Qui trình tuyển dụng đề xuất
Không đạt 1. Xác đinh nhu cầu nhân lực
2. Lập phiếu yêu cầu
4. Thành lập hội đồng tuyển dụng
3. Quyết định tuyển dụng
5. Thông báo tuyển dụng
Trả hồ sơ Không đạt đạt 7. Ra đề thi 8. Thi tuyển 9. Chấm thi Trả hồ sơ Không đạt đạt 10. Mời phỏng vấn 6. Nhận và lọc hồ sơ 11. Phỏng vấn lần 1 Trả hồ sơ Không đạt đạt 12. Phỏng vấn lần 2 đạt 13. Thẩm tra lí lịch 15. Thử việc 14. Đào tạo Trả hồ sơ Không đạt đạt Trả hồ sơ Kí hợp đồng