6. Kết cấu của Luận văn
3.2.1 Giải pháp hoàn thiện chức năng thu hút nguồn nhân lực
3.2.1.1 Giải pháp hoàn thiện công tác phân tích công việc
Việc phân tích công việc đóng vai trò rất quan trọng trong quá trình quản trị NNL. Phân tích công việc giúp cho nhà tuyển dụng căn cứ để có thể dễ dàng tuyển dụng lao động phù hợp với công việc, và đánh giá hiệu quả làm việc của lao động. Đối với ngƣời lao động sẽ căn cứ phân tích công việc để xác định những yêu cầu của vị trí công việc đặt ra đòi hỏi bản thân ngƣời lao động phải đáp ứng, ngƣời lao động có thể nhận thức đƣợc các kỹ năng, kiến thức và khả năng mà họ đang thiếu. Việc phân tích công việc tốt sẽ giúp mọi ngƣời trong một tổ chức tham gia hoạt động một cách rõ ràng và nhất quán. Phân tích công việc bao gồm xây dựng bảng mô tả công việc và tiêu chuẩn công việc.
Hiện tại, đối với bộ phận lao động gián tiếp đã xây dựng đƣợc bảng mô tả công việc và tiêu chuẩn công việc cho cấp trợ lý trở lên, trong đó bảng mô tả công việc khá chi tiết, bảng tiêu chuẩn công việc vẫn còn sơ sài, chung chung. Riêng bộ phận lao động trực tiếp thì vẫn chƣa thực hiện việc phân tích công việc. Cần phải thực hiện đầy đủ việc phân tích công việc cho cả bộ phận lao động trực tiếp và gián tiếp, ở tất cả các vị trí hiện có ở Nông trƣờng.
Việc thực hiện phân tích công việc cần phải có sự kết hợp với các trợ lý đứng đầu mỗi phòng ban và đƣợc thực hiện theo các bƣớc sau:
Bƣớc 1: Xác định mục đích công việc Bƣớc 2: Thu thập các thông tin cơ bản
Bƣớc 4: Thu thập thông tin
Bƣớc 5: Kiểm tra tính chính xác của thông tin
Bƣớc 6: Xây dựng bảng mô tả công việc và bảng tiêu chuẩn công việc.
Mẫu bảng câu hỏi để phân tích công việc đƣợc thể hiện chi tiết ở phụ lục 10 (ví dụ
) chi tiết ở phụ lục 11.
3.2.1.2 Giải pháp hoàn thiện công tác tuyển dụng
Quá trình tuyển dụng nhân sự là khâu quan trọng, quá trình này giúp nhà tuyển dụng thực hiện tuyển dụng lao động một cách đúng đắn nhất. Công tác tuyển dụng đƣợc thực hiện tốt sẽ giúp tổ chức tiết kiệm đƣợc các chi phí do phải tuyển dụng lại, đào tạo lại và các rủi ro, thiệt hại trong quá trình ngƣời lao động thực hiện công việc. Mặt khác, công tác tuyển dụng tốt cũng góp phần làm tăng năng suất, hiệu quả trong công việc, nâng cao tính chuyên nghiệp, năng lực làm việc của CBCNV.Hiện tại quy trình tuyển dụng tại Nông trƣờng còn mang tính sơ sài.Do đó, việc hoàn thiện quy trình tuyển dụng lao động hiện tại là rất cần thiết. Có thể việc thực hiện quy trình mới không thể áp dụng ngay lập tức cho cơ chế hiện nay nhƣng có thể tiến hành thay thế dần trong tƣơng lai.Quy trình tuyển dụng mới đề xuất bao gồm 8 bƣớc:
Bƣớc 1: Chuẩn bị tuyển dụng
Trong khâu chuẩn bị tuyển dụng các việc cần thực hiện bao gồm thành lập hội đồng tuyển dụng (gồm GĐ Nông trƣờng, Trợ lý Phòng TCLĐ và Trợ lý các phòng ban sử dụng lao động), xem xét tiêu chuẩn của vị trí cần tuyển, rà soát các nhân lực hiện có ở bộ phận cần tuyển.Việc này hiện tại ở Nông trƣờng làm khá tốt nên đề nghị giữ nguyên các công tác này.
Hiện tại ở Nông trƣờng phần lớn thông báo tuyển dụng rất kính kẽ, mang tính rất nội bộ. Đề nghị thực hiện thông báo tuyển dụng một cách rộng rãi hơn có thể thông qua truyền hình địa phƣơng, trên website của công ty TNHH MTV Cao su Bình Long, dán thông báo ở bảng thông tin của Nông trƣờng, bảng thông tin ở Ủy Ban Nhân Dân Xã trên địa bàn và các địa phƣơng lân cận. Với hình thức thông báo đa dạng hơn Nông trƣờng không những tuyển dụng đƣợc laođộng chỉ có trên địa bàn mà có thể tuyển dụng đƣợc lao động có năng lực ở các địa phƣơng lân cận. Nội dung thông báo nên ngắn gọn, rõ ràng đầy đủ những thông tin cơ bản nhƣ yêu cầu về trình độ, kiến thức, kỹ năng, phẩm chất và đặc điểm cá nhân, mô tả sơ lƣợc về công việc cần tuyển, quyền lợi khi đƣợc tuyển và các hƣớng dẫn thủ tục nộp hồ sơ dự tuyển…
Hình 3.1: Quy trình tuyển dụng đề xuất
1. Chuẩn bị tuyển dụng 1. Chuẩn bị tuyển dụng 2. Thông báo tuyển dụng
3. Thu nhận, nghiên cứu hồ sơ 4. Phỏng vấn
4. Phỏng vấn 5. Thi chuyên môn 6. Khám sức khỏe
7. Ra quyết định tuyển dụng 8. Bố trí công việc
Bƣớc 3: Thu nhận, nghiên cứu hồ sơ
Hiện tại, phần lớn công tác thu nhận, nghiên cứu sơ tuyển hồ sơ ban đầu chỉ mang tính hình thức. Phần lớn các hồ sơ ngƣời nộp do có sự quen biết nên thƣờng nộp hồ sơ thông qua việc gửi các CBCNV trong nông trƣờng đƣa đến phòng TCLĐ và các hồ sơ này phần lớn là đƣợc nhận không cần phải nghiên cứu sơ tuyển khắc khe.
Nông trƣờng trong thời gian tới cần làm công tác thu nhận, nghiên cứu hồ sơ dự tuyển một cách minh bạch, rõ ràng hơn. Tất cả mọi hồ sơ xin việc phải đƣợc ghi vào sổ xin việc. Ngƣời xin tuyển cần phải nộp những giấy tờ gồm: đơn xin tuyển dụng, bản khai lý lịch (có chứng thực), giấy chứng nhận sức khỏe (do trung tâm y tế cấp huyện trở lên cấp), bằng cấp chuyên môn, chứng minh nhân dân (sao y), hộ khẩu (sao y). Để tạo điều kiện thuận lợi cho ứng cử viên chuẩn bị hồ sơ và đơn xin việc phù hợp cho mỗi vị trí tuyển dụng, Nông trƣờng nên thực hiện tự phát hành hồ sơ cho ngƣời dự tuyển có thể mua khi muốn tham gia dự tuyển thay vì tình trạng hiện tại là ngƣời dự tuyển phải tự chuẩn bị hồ sơ dẫn đến tình trạng hồ sơ không đủ, có nhiều hình thức biểu mẫu khác nhau chƣa phù hợp với vị trí tuyển dụng làm mất thời gian ngƣời dự tuyển phải liên hệ nông trƣờng nhiều lần mới chuẩn bị đủ và đúng hồ sơ.
Công tác sơ tuyển hồ sơ phải đƣợc thực hiện bài bản, nguyên tắc hơn. Những hồ sơ nào đƣợc nhận phải đáp ứng đƣợc các tiêu chí:
- Phải đầy đủ các giấy tờ hợp lệ
- Có bằng cấp chuyên môn phù hợp với công việc đang tuyển dụng.
- Đáp ứng đƣợc các tiêu chí cơ bản khác mà công việc đòi hỏi nhƣ: thâm niên công tác, sức khỏe, giới tính, tuổi…
Việc sơ tuyển hồ sơ tốt giúp loại bỏ bớt những ứng viên hoàn toàn không đáp ứng đƣợc các tiêu chuẩn công việc, không cần phải làm tiếp các thủ tục khác trong
tuyển dụng do đó có thể giảm bớt chi phí tuyển dụng và ngƣời lao động cũng không phải mất nhiều thời gian khi không phù hợp công việc.
Bƣớc 4: Phỏng vấn
Hiện tại công tác phỏng vấn ở Nông trƣờng đang thực hiện mang tính hình thức, chƣa bám sát vào các tiêu chí tuyển dụng đặt ra phần lớn là mục đích thông báo cho ứng viên biết hồ sơ họ đã đƣợc phê duyệt.
Công tác phỏng vấn cần đƣợc thực hiện bài bản hơn.Việc phỏng vấn phải có sự tham gia của các trợ lý phòng ban sử dụng lao động. Có thể thực hiện phỏng vấn theo mẫu và không theo mẫu.Nội dung phỏng vấn cần phải bám sát các tiêu chí tuyển dụng và xây dựng các yếu tố nhằm xác định ứng viên có phù hợp với công việc hay không bao gồm:
- Khả năng tri thức, ứng xử, tính tình, đạo đức, sức khỏe, ngoại hình - Quá trình học tập công tác, kinh nghiệm làm việc
- Hoàn cảnh gia đình, nơi ở - Kiến thức sơ bộ về nghiệp vụ
- Nguyện vọng đối với công việc trong tƣơng lai.
Bƣớc 5: Thi nghiệp vụ
Đây là bƣớc quan trọng để xác định khả năng nghiệp vụ của lao động có đáp ứng đƣợc vị trí tuyển dụng hay không. Hiện tại ở Nông trƣờng không thực hiện bƣớc này nên dẫn đến trƣờng hợp phải đào tạo lại trong quá trình làm việc rất nhiều.Đối với công nhân laođộng trực tiếp thực hiện thi tay nghề trên vƣờn cây.Đối với lao động gián tiếp cần thi kiến thức chuyên môn, trình độ quản lý, khả năng sử dụng máy tính...
Nếu nhận một ứng viên không đủ sức khỏe đảm nhận công việc, không những không có lợi về mặt chất lƣợng thực hiện công việc về hiệu quả kinh tế mà còn gây nhiều phiền phức về mặt pháp lý cho tổ chức.
Bảng 3.1: Bảng đánh giá ứng viên đề xuất
BẢNG ĐÁNH GIÁ ỨNG VIÊN Họ tên ứng viên:...
Vị trí dự tuyển:...
- Tất cả các tiêu chí đƣợc chấm thang điểm 10.
- Ứng viên đủ điều kiện xét tuyển đạt từ 49 điểm trở lên và không có tiêu chí nào dƣới 5 điểm
Bƣớc tuyển dụng Tiêu chí xét tuyển Điểm
Nghiên cứu hồ sơ Hồ sơ dự tuyển Phỏng vấn Ngoại hình
Kỹ năng Kinh nghiệm
Kiến thức sơ bộ nghề nghiệp Thi nghiệp vụ Kiến thức chuyên môn/ tay nghề
Kiến thức khác Khám sức khỏe Sức khỏe
Ngày...tháng...năm....
Chủ tịch HĐ Tuyển Dụng
Do đó, khâu khám sức khỏe trƣớc khi tuyển dụng cũng đóng vai trò không nhỏ trong quá trình tuyển dụng, góp phần xây dựng đƣợc đội ngũ lao động chất
lƣợng cho Nông trƣờng về mặt thể chất.Từ trƣớc đến nay, mỗi ứng viên đƣợc tuyển dụng chỉ cần nộp phiếu khám sức khỏe theo mẫu (đƣợc xác nhận cấp huyện trở lên) là đạt yêu cầu. Tuy nhiên, việc khám sức khỏe ở các trung tâm y tếHuyện thƣờng sơ sài, mang tính hình thức. Chính vì vậy, trung tâm y tế riêng ở Nông trƣờng cần phải chủ động thực hiện kiểm tra sức khỏe trƣớc khi tuyển dụng cho ứng viên. Đảm bảo ứng viên trúng tuyển có đủ sức khỏe đảm nhận công việc.
Bƣớc 7: Ra quyết định tuyển dụng
Cần phải xem xét tổng thể thông tin ứng viên, hội đồng tuyển dụng sẽ xác định các yếu tố quan trọng nhất đối với từng công việc. Tất cả các điểm đánh giá về ứng viên trong quá trình tuyển chọn sẽ đƣợc tổng hợp lại, các ứng viên sẽ đƣợc tuyển chọn căn cứ vào số điểm đạt đƣợc cao nhất (xem mẫu bảng đánh giá ở bảng 3.1).
Bƣớc 8: Bố trí công việc
Khi bố trí công việc, cần phải giới thiệu về lịch sử nông trƣờng, các giá trị văn hóa, tinh thần, các truyền thống tốt đẹp, các chính sách, nội quy, các yếu tố về điều kiện làm việc, các chế độ khen thƣởng kỷ luật... nhằm kích thích nhân viên tự hào về nghề nghiệp, nhanh chóng làm quen với công việc.
3.2.1.3 Giải pháp hoàn thiện công tác hoạch định nguồn nhân lực
Công tác hoạch định nguồn nhân lực giúp cho Nông trƣờng thấy rõ những hạn chế và cơ hội của nguồn tài sản nhân lực mà tổ chức đang có. Từ đó, xác định rõ định hƣớng hiện tại và tƣơng lai về nhu cầu nhân lực của tổ chức, xây dựng các giải pháp cho các khó khăn về đáp ứng nhu cầu nhân lực. Điều này có ý nghĩa quan trọng trong hoạch định chiến lƣợc phát triển của Nông trƣờng.
Ngoài sự tham gia của Trợ lý TCLĐ và Trợ lý KH Nông trƣờng cần phải có sự tham gia của các Trợ lý, Đội trƣởng trực tiếp sử dụng lao động trong công tác
hoạch định NNL. Quy trình hoạch định nguồn nhân lực phải xuất phát từ mục tiêu hoạt động của Nông trƣờng. Để làm tốt công tác này Nông trƣờng phải thực hiện tốt theo quy trình sau:
Hình 3.2: Quy trình hoạch định NNL
Bƣớc 1: Kiểm kê NNL hiện có
Phòng TCLĐ cần phải thực hiện cập nhật thông tin về nguồn nhân lực về số lƣợng, độ tuổi, giới tính, kiến thức, trình độ chuyên môn... mà Nông trƣờng hiện có. Từ đó, có một cái nhìn hệ thống, đồng thời xác định đƣợc điểm mạnh, điểm yếu, thuận lợi, khó khăn của NNL tại Nông trƣờng có một thống kê chính xác về tình trạng nguồn nhân lực. Điều này đƣợc thực hiện tốt sẽ giúp cho việc hoạch định NNL ở Nông trƣờng một cách chính xác và hiệu quả
Bƣớc 2: Dự báo sự tiến triển của NNL
Sau thời gian làm việc các kiến thức, kỹ năng chuyên môn và khả năng của CBCNV đều có sự thay đổi.Bên cạnh đó, các yếu tố về kinh tế, xã hội và biến động của ngành cũng làm biến động về số lƣợng NNL. Do đó, phòng TCLĐ cần phải đƣa
1. Kiểm kê NNL hiện có
2. Dự báo sự tiến triển của NNL 3. Dự báo nhu cầu NNL
5. Kế hoạch hành động
4. So sánh NNL hiện có so với dự báo
ra các dự báo về sự tiến triển của NNL trong tƣơng lai, nhằm làm cơ sở cho công tác tuyển dụng, thuyên chuyển, đào tạo, quy hoạch cán bộ sau này.
Bƣớc 3: Dự báo nhu cầu NNL
Căn cứ vào định hƣớng phát triển của Nông trƣờng trong tƣơng lai, đƣa ra dự báo nhu cầu NNL. Cần phải hệ thống hóa các kỹ năng, trình độ, kinh nghiệm... đòi hỏi của từng công việc. Phối hợp với các quản lý sử dụng lao động nhằm xác định nhu cầu về số lƣợng, chất lƣợng của các tiêu chuẩn đó. Đồng thời phải dự báo một số tiêu chuẩn công việc trong tƣơng lai trên cơ sở các kế hoạch hoạt động và các tiêu chuẩn trong hiện tại.
Bƣớc 4: So sánh NNL hiện có so với dự báo
Tiến hành so sánh NNL hiện có và những tiến triển NNL trong tƣơng lai với nhu cầu NNL đặt ra trong từng giai đoạn.Từ so sánh đó, đánh giá đƣợc những điểm mạnh, điểm yếu, thuận lợi, khó khăn mà NNL của Nông trƣờng phải đối mặt ở mỗi giai đoạn.
Bƣớc 5: Kế hoạch hành động.
Sau khi đánh giá đƣợc NNL hiện có và nhu cầu NNL trong tƣơng lai ở từng giai đoạn.Phòng TCLĐ cần đƣa ra các kế hoạch hành động cụ thể cho từng giai đoạn. Có thể đẩy mạnh phát triển NNL hiện có thông qua công tác đào tạo, thuyên chuyển, hoặc phải tuyển dụng...
Cần phải thực hiện mạnh chính sách thuyên chuyển cán bộ nhằm sử dụng hiệu quả nguồn lực nội bộ có sẳn trƣớc khi tiến hành tuyển dụng. Tạo hứng khởi cho CBCNV khám phá công việc mới, đồng thời nâng cao trình độ cho toàn thể CBCNV.
Thực hiện thuê lao động thời vụ cho các công việc không xuyên nhƣ: xịt thuốc trừ bệnh, bón phân, làm cỏ …cho vƣờn cây cao su. Các công việc này thƣờng
sử dụng lao động có thời điểm không mang tính liên tục. Nông trƣờng thực hiện tốt chính sách này sẽ giảm thiểu biên chế lao động cho Nông trƣờng, giảm ngân sách lƣơng cho lao động nếu tuyển dụng chính thức.
Công tác quy hoạch cán bộ cần phải rõ ràng minh bạch. Các tiêu chuẩn để đƣợc quy hoạch cán bộ phải đƣợc phổ biến đến từng CBCNV. Tạo môi trƣờng phấn đấu lành mạnh cho mỗi CBCNV để thăng tiến bản thân.Yếu tố Đảng viên trong quá trình quy hoạch bổ nhiệm cũng là một rào cản rất lớn, Nông trƣờng cần nâng chỉ tiêu kết nạp Đảng viên hàng năm để tạo cơ hôi thăng tiến cho các CBCNV xuất sắc.