toán tiêu thụ thành phẩm và xác định kết quả tiêu thụ tại Công ty:
Bên cạnh những ưu điểm đạt được thì công tác kế toán vẫn còn tồn tại một số điểm hạn chế cần được nhìn nhận đúng mức và khắc phục kịp thời làm cơ sở nâng cao hiệu quả hạch toán cho Công ty trong những kỳ kinh doanh tiếp theo.
3.1.Về tài khoản sử dụng:
Thứ nhất, theo quy định hiện hành về chế độ tài khoản sử dụng trong doanh nghiệp có quy mô vừa và nhỏ thì tất cả các TK sử dụng trong công tác hạch toán kế toán tại đơn vị đều phải tuân theo đúng hệ thống TK do Bộ tài chính ban hành theo quyết định số 48/2006/QĐ-BTC. Kế toán chỉ được phép mở thêm TK cấp 3 để đáp ứng nhu cầu quản lý. Theo quyết định này thì TK 642- Chi phí quản lý kinh doanh được mở chi tiết thành 2 TK cấp 2 như sau:
6421: Chi phí bán hàng
6422: Chi phí quản lý doanh nghiệp
Còn hiện tại ở Công ty thì TK 642 có tên gọi là chi phí quản lý doanh nghiệp và được chi tiết thành 7 tiểu khoản như đã trình bày trong phần trước. Kế toán đơn vị cho biết tại Công ty không có chi phí bán hàng. Tuy nhiên thực tế thì kế toán đã hiểu sai về chi phí bán hàng cho nên những khoản mục chi phí bán hàng thực tế phát sinh đều được hạch toán trên chung trên TK chi phí quản lý DN. Như vậy là kế toán đơn vị đã có sự nhầm lẫn trong việc vận dụng chế độ tài khoản. Trong quãng thời gian từ năm 2003 khi mới bắt đầu đi vào hoạt động cho đến hết năm 2005, Công ty đã áp dụng chế độ kế toán doanh nghiệp vừa và nhỏ ban hành theo quyết định số 1177 TC/QĐ/CĐKT ngày 23/12/1996 và Quyết định số 144/2001/QĐ-BTC. Từ năm 2006 đến nay, Công ty tổ chức hạch toán theo quyết định số 48/2006/QĐ-BTC. Song đơn vị vẫn sử dụng TK 642 như chế độ trước mà không chuyển đổi tên gọi và nội dung theo dõi cho phù hợp với chế độ đang vận dụng. Việc mở chi tiết như hiện nay một
mặt là không phù hợp với đặc điểm các khoản mục chi phí phát sinh tại Công ty, mặt khác, sai so với quy định của chế độ. Do vậy, Công ty cần chú ý đặt tên gọi tài khoản cho đúng và mở chi tiết tài khoản cấp 2 theo quy định của chế dụng đồng thời lập các tài khoản cấp 3 theo hướng có thể phục vụ tốt nhất cho công tác quản lý nhằm có biện pháp tiết kiệm chi phí, nâng cao lợi nhuận. Công ty có thể mở chi tiết TK 6421, 6422 theo các nội dung khoản mục chi phí chính và trọng yếu phát sinh trong đơn vị như sau:
64211- Chi phí nhân viên bán hàng 64212- Chi phí khấu hao TSCĐ 64213- Chi phí dụng cụ, đồ dùng 64214- Chi phí bảo hành sản phẩm 64215- Chi phí bán hàng bằng tiền khác 64221- Chi phí nhân viên quản lý
64222- Chi phí vật liệu quản lý 64223- Chi phí đồ dùng văn phòng 64224- Chi phí khấu hao TSCĐ 64225- Thuế, phí và lệ phí 64226- Chi phí dự phòng 64227- Chi phí chuyển tiền
64228- Chi phí quản lý bằng tiền khác
Thứ hai, theo quy định trong hợp đồng, khách hàng sẽ giữ lại một khoản tiền trị giá 10% tổng giá trị đơn hàng để đảm bảo Công ty sẽ thực hiện nghĩa vụ bảo hành sản phẩm trong vòng 1 năm. Khoản này được kế toán đơn vị theo dõi trên TK 131. Tuy nhiên, số tiền mà khách hàng giữ lại trên về bản chất là một khoản ký cược đối với DN. Nó có tính chất ràng buộc và có mức độ rủi ro thu hồi cao hơn khoản phải thu khách hàng.
Theo quy định tại chế độ kế toán DN nhỏ và vừa (QĐ 48/2006/QĐ-BTC) các khoản cầm cố, ký cược, ký quỹ ngắn hạn được phản ánh trên TK138-Phải thu khác.
Nợ TK 138 Có TK 511 Có TK 3331
Khi khách hàng thanh toán Công ty nhận lại số tiền ký cược, ký quỹ ngắn hạn, kế toán ghi:
Nợ TK 111, 112, 152, 153... Có TK 138.
Kế toán cần tham chiếu nguyên tắc hạch toán tại phần hướng dẫn tài khoản 138 (QĐ 48/2006/QĐ-BTC) để hạch toán đúng theo quy định của chế độ nhằm đảm bảo phân loại và cung cấp thông tin hữu ích về công nợ theo tính chất, mức độ của chúng. Từ đó, có biện pháp chính sách quản lý, thu hồi thích hợp.
3.2.Về phương pháp hạch toán:
3.2.1.Về hạch toán các khoản dự phòng
Dự phòng nợ phải thu khó đòi:
Công ty chưa quan tâm đến việc trích lập dự phòng nói chung, cho các khoản nợ phải thu khó đòi nói riêng. Nhưng những dự án của đơn vị thường có giá trị rất lớn, chế độ thanh toán phải chia làm nhiều đợt. Do nhiều nguyên nhân mà trên thực tế các khoản phải thu khách hàng chiếm tỷ trọng lớn trong tổng tài sản của DN. Ta có thể theo dõi con số tính toán được qua thống kê số liệu trên bảng cân đối kế toán do phòng kế toán cung cấp qua bảng sau:
Năm
Chỉ tiêu 2005 2006
Tỷ trọng nợ phải thu khách hàng trong tổng tài sản 36,2% 25,2% Tỷ trọng nợ phải thu khách hàng trong tổng tài sản ngắn hạn 37,2% 26,5% Tỷ trọng nợ phải thu khách hàng so với nợ phải trả 0,6 1,43
Qua bảng trên ta thấy tỷ trọng các khoản phải thu so với tổng tài sản luôn ở mức cao hơn 25% mặc dù năm 2006 có xu hướng giảm xuống. Theo cách đánh giá của kiểm toán thì đây là khoản mục khá trọng yếu. Ngoài ra, tỷ lệ nợ phải thu so với nợ phải trả đang có xu hướng tăng nhanh cho thấy số vốn bị chiếm dụng của DN tăng mạnh hơn số vốn đi chiếm dụng. Điều này gây bất lợi cho DN trong việc tìm nguồn vốn phục vụ hoạt động kinh doanh. Tóm lại, đây là một khoản mục rủi ro và công tác thu hồi nợ luôn là khâu khó khăn, phát sinh nhiều rắc rối. Thực tế tại đơn vị đã, đang tồn tại những khoản nợ phải thu đã quá hạn rất lâu, thậm chí có nhiều khoản nợ không thu hồi được. Vì vậy, Công ty cần thiết phải lập dự phòng nợ phải thu khó đòi một mặt, để cân đối lợi nhuận giữa các năm trong trường hợp xảy ra những khoản thiệt hại do không thu hồi được nợ, mặt khác, cung cấp thông tin về giá trị thực của các khoản nợ phải thu trên BCĐKT, nâng cao chất lượng thông tin cho người đọc. Muốn vậy, kế toán cần dựa trên tài liệu hạch toán chi tiết các khoản nợ phải thu của từng khách hàng để phân loại theo thời hạn thu hồi nợ. Các khoản phải thu quá hạn được xếp loại nợ khó đòi, nghi ngờ. Cuối kỳ, kế toán phải lên các báo cáo công nợ phải thu theo thời hạn thanh toán của từng đối tượng khách hàng. Đây là chức năng đã được thiết kế sẵn trên phần mềm kế toán Bravo của Công ty. Ngoài ra, nợ phải thu khó đòi còn bao gồm những khoản nợ chưa quá hạn thanh toán nhưng có thể không đòi được do người nợ không có khả năng thanh toán. Vì vậy, kế toán bán hàng và công nợ phải thu vừa phải kích hoạt chức năng theo dõi tuổi công nợ trên phần mềm kế toán Bravo vừa kết hợp thường xuyên theo dõi và đối chiếu công nợ với khách hàng nhằm cung cấp thông tin đầy đủ, kịp thời cho công tác quản lý công nợ tại đơn vị mình. Đồng thời, đây là căn cứ để xác định mức trích lập dự phòng hợp lý cho các khoản nợ. Theo quy định tại thông tư 13/2006/TT-BTC, mức trích lập dự phòng đối
Số dự phòng phải lập = Doanh số phải thu × Tỷ lệ ước tính
Khi có bằng chứng chắc chắn về khoản nợ phải thu chưa quá hạn thanh toán nhưng có thể bị thất thu, DN xác định tỷ lệ ước tính ở trên dựa vào kinh nghiệm. Thông thường, nó là hệ số nợ của người mua chịu.
Đối với những khoản nợ đã quá hạn thanh toán DN xác định tỷ lệ trích lập tuỳ theo thời gian quá hạn cụ thể có các mức như sau:
Thời gian quá hạn Tỷ lệ trích lập
3 tháng –1 năm 30%
1năm – 2 năm 50% (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
2 năm – 3 năm 70%
Cuối năm tài chính, sau khi xác định được mức trích lập kế toán lập bảng kê dự phòng mỗi khách hàng theo dõi trên một dòng, kế toán định khoản nghiệp vụ như sau:
Nợ TK 6422 Có TK1592
Đối với những khách hàng đã lập dự phòng mà DN tiến hành xoá sổ khi có bằng chứng chắc chắn về sự mất khả năng thanh toán của khách hàng đó. Kế toán dùng dự phòng đã lập và chi phí quản lý doanh nghiệp (nếu dự phòng không đủ) để xoá sổ khoản nợ phải thu đồng thời ghi đơn trên TK 004 để theo dõi khoản nợ này.
Dự phòng giảm giá hàng tồn kho:
Tương tự đối với dự phòng giảm giá hàng tồn kho. Hàng tồn kho tại đơn vị có tốc độ luân chuyển khá nhanh. Tuy nhiên, là các sản phẩm công nghiệp cho nên hàng của đơn vị dễ bị lỗi thời. Trong trường hợp hàng không bán kịp do có một số yếu tố khách quan tác động thì sẽ làm cho hàng trở nên khó bán. Do đó, đơn vị cần trích lập khoản dự phòng phần giá trị bị tổn thất do giá vật tư, thành phẩm, hàng hoá tồn kho bị giảm giá (bao gồm cả hàng tồn kho bị hư hỏng, kém phẩm chất, lạc hậu mốt, lạc hậu kỹ thuật, lỗi thời, ứ đọng, chậm luân chuyển, sản phẩm dở dang). Sau đó định khoản vào các TK tương ứng như sau:
Nợ TK 632
Có TK 1593
Việc hoàn nhập các khoản dự phòng: nợ phải thu khó đòi, giảm giá hàng tồn kho được hạch toán ghi giảm các khoản chi phí tương ứng.
Dự phòng bảo hành sản phẩm:
Tiếp đó, sản phẩm của Công ty là tủ bảng điện đã qua lắp ráp do đặc thù của sản phẩm nên sau khi chuyển giao quyền sở hữu cho khách hàng, Công ty sẽ phát sinh nghĩa vụ bảo hành kể từ thời điểm đó nhằm thực hiện chiến lược sau bán hàng và đảm bảo làm tốt quy trình chăm sóc khách hàng. Vì thế, Công ty cần ước lượng hợp lý tại thời điểm kết thúc niên độ kế toán khoản tiền sẽ phải chi để thanh toán nghĩa vụ
bảo hành trong tương lai phát sinh từ nghiệp vụ bán hàng đã thực hiện trong năm. Dựa trên hướng dẫn của thông tư số 21 ngày 20/03/2006 quy định về trích lập dự phòng phải trả để đưa ra mức trích thích hợp và hạch toán vào các tài khoản tương ứng như sau:
Nợ TK 6421 Có TK352
Khi hết thời hạn bảo hành sản phẩm mà không phát sinh chi phí bảo hành sản phẩm, kế toán phản ánh:
Nợ TK 352
Có TK 711
Lập dự phòng là cách thức ghi nhận trước một khoản chi phí thực tế chưa thực chi vào chi phí kinh doanh để có nguồn tài chính cần thiết bù đắp những thiệt hại có thể xảy ra trong niên độ liền sau. Để xác định đối tượng và mức trích lập dự phòng hợp lý cho đơn vị, kế toán có thể nghiên cứu các văn bản quy định có liên quan đến dự phòng như vừa nêu. Lập dự phòng bảo hành sản phẩm, theo dõi và trích lập dự phòng nợ phải thu khó đòi, dự phòng giảm giá hàng tồn kho là tuân thủ nguyên tắc thận trọng và thật sự có ý nghĩa đối với các doanh nghiệp trong điều kiện sản xuất kinh doanh có nhiều rủi ro như hiện nay.
3.2.2.Về các khoản giảm trừ doanh thu:
Hiện tại, các khoản giảm trừ doanh thu Công ty đang hạch toán chưa phù hợp so với chế độ quy định. Việc hạch toán khoản: giảm giá hàng bán trực tiếp trên TK 511, chiết khấu bán hàng trừ thẳng vào giá bán sẽ tiết kiệm được khối lượng công việc và đơn giản hoá sổ sách. Tuy nhiên, kết quả của việc hạch toán này là trên báo cáo kết quả kinh doanh thì chỉ tiêu “các khoản giảm trừ doanh thu” luôn bằng không. Do đó, nó chưa phản ánh trung thực, hợp lý thông tin theo quy định của chế độ dẫn đến hạn chế cho việc quản trị và công tác đánh giá hoạt động bán hàng của những đối tượng sử dụng báo cáo tài chính. Mặt khác, phần mềm kế toán Bravo là phần mềm hết sức tiện ích cho phép quản lý, hạch toán thuận lợi các khoản chiết khấu bán hàng.
Cho nên, đơn vị nên sử dụng các TK 5211, 5212 và khi có các nghiệp vụ liên quan phát sinh thì hạch toán như sau:
Nợ TK 5211,5212 Nợ TK 3331
Có TK 131,111,112
3.2.3.Về sổ sách kế toán:
Ngoài những sổ chi tiết mà Công ty đang sử dụng, hàng tháng, đơn vị nên lập thêm sổ cân đối thanh toán tiền hàng và gửi cho khách hàng để đối chiếu. Bởi vì, Công ty có nghiệp vụ bán hàng và thu tiền với quy mô lớn, việc tổng hợp, lập sổ cân đối giữa giá trị hàng bán với các khoản đã thu tiền, và các khoản phải thu sẽ giúp cho việc kiểm soát bán hàng và thu tiền được chính xác và tốt hơn.
Một điểm cần nhìn nhận đó là sổ chi tiết doanh thu và giá vốn hàng bán tại đơn vị hoàn toàn giống với sổ cái tương ứng về nội dung cũng như kết cấu. Lý do là tại đơn vị, có số loại thành phẩm tiêu thụ nhiều và đa dạng cho nên chỉ cần theo dõi qua mã số là có thể kiết xuất ra các báo cáo tiêu thụ theo mặt hàng mà không cần theo dõi chi tiết trên các sổ. Tuy nhiên, thực tế tại Công ty luôn có hai hoạt động tiêu thụ là tiêu thụ hàng hoá và tiêu thụ thành phẩm. Mặc dù, tiêu thụ thành phẩm từ sau năm 2007 đến nay trở thành hoạt động chính và chiếm tỷ trọng lớn đối với Công ty nhưng hoạt động bán hàng thương mại cũng thường xuyên phát sinh trong các kỳ kinh doanh và có ý nghĩa nhất định với DN. Vì thế, Công ty cần mở sổ chi tiết theo dõi doanh thu và giá vốn hàng bán theo hai hoạt động trên thông qua việc vào sổ chi tiết các tài khoản:
5111- Doanh thu bán hàng hoá 5112- Doanh thu bán các thành phẩm 6321- Giá vốn hàng hoá
6322- Giá vốn thành phẩm.
3.2.4.Về công tác kế toán quản trị:
Hiện nay tại Công ty, công tác kế toán quản trị chưa được coi trọng. Kế toán tại đơn vị mới chỉ dừng lại ở chức năng cung cấp thông tin chính xác, kịp thời mà
chưa có những phân tích qua những các báo cáo hỗ trợ cho nhà quản lý của đơn vị. Chính vì thế mà kế toán đơn vị cần xây dựng và hoàn thiện công tác kế toán quản trị nâng cao tác dụng tham mưu cho kế toán. Mặc dù làm kế toán trên máy cho phép tổng hợp thông tin theo yêu cầu và ra các báo cáo quản trị kịp thời. Tuy nhiên, chức năng này của phần mềm kế toán chỉ có thể hỗ trợ chứ không thể giúp các kế toán viên trong việc phân tích những con số để đưa ra nhận xét thích đáng về tình hình tiêu thụ của đơn vị mình. Chẳng hạn như: tính toán và nhận xét tốc độ tăng trưởng lợi nhuận của Công ty qua đó, hỗ trợ giám đốc nhìn nhận giai đoạn hoạt động của đơn vị mình để có những kế hoạch đổi mới sản phẩm nhằm đưa DN tồn tại và tiếp tục phát triển vào chu kỳ sống mới. Con số chỉ thực sự quan trọng nếu người đọc biết được ý nghĩa ẩn chứa qua chúng. Muốn vậy, mỗi kế toán viên cần phải tự nghiên cứu và học hỏi, bổ sung các kiến thức tài chính, nâng cao khả năng phân tích, đánh giá thông tin cần (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});