B ng tiêu chu n công vi c là v n b n li t kê các yêu c u ch y u đ i v i ng i th c hi n công vi c đó, n i dung th ng là :
- Trình đ v n hóa, chuyên môn, ng ai ng - Kinh nghi m công tác
- Các k n ng làm vi c v i ng i khác, v i máy móc thi t b , v i thông tin d li u
- Ph m ch t cá nhân c n thi t nh trung th c, hòa đ ng, ho t bát,… Các đ c đi m cá nhân khác
- Ch c danh không chu n hóa, khó hi u - Mô t nh ng vi c không làm trong th c t - Mô t quá chi ti t ho c có quá nhi u thông tin
- Mô t các ki n th c, k n ng mà ng i lao đ ng đang có - S d ng các thu t ng vi t t t khó hi u
- Cho r ng b ng mô t công vi c là b t bi n và không thay đ i
- Mô t v i m c đích ép công vi c vào các h ng và b c l ng mong mu n - Mô t trùng l p, ch ng chéo gi a các v trí công vi c
3.3.1.4 Ho ch đnh ngu n nhân l c
Mu n th c hi n t t công tác qu n tr ngu n nhân l c t i chi nhánh H Chí Minh công ty c ph n vi n thông tin h c b u đi n ph i chú tr ng đ n vi c Ho ch đnh ngu n nhân l c. Tr c đây, chi nhánh H Chí Minh ch l p k ho ch nhân s ng n h n (1 n m) theo ch tiêu k ho ch kinh doanh đ c giao trong n m, và k ho ch ch y u là nhu c u tuy n d ng nhân s .
ho ch đ nh ngu n nhân l c công ty c n ph i có m t chi n l c kinh doanh lâu dài (ít nh t là 5 n m). T đó, phòng hành chánh nhân s m i ti n hành l p k ho ch ngu n nhân l c m t cách có h th ng nh m đáp ng nhu c u nhân s trong t ng lai và và qu n tr nhân s có hi u qu .
Thu th p thông tin đ ho ch đ nh ngu n nhân l c :
Th nh t, ph i có b n đ nh h ng, k ho ch phát tri n c a công ty ng n h n và dài h n, c c u t ch c, b ng mô t công vi c và tiêu chu n công vi c cho các ch c danh công vi c.
Hai là, thu th p thông tin v tình hình s d ng lao đ ng t i công ty th i gian qua, ph i có s li u v tình hình nhân s v m t ch t l ng và s l ng. L u gi thông tin cá nhân nhân viên v công vi c, n ng l c, k n ng, thành tích và quá trình làm vi c, các đi m m nh và đi m y u đ có h ng đào t o phát tri n nhân viên
Ba là xác đnh s bi n đ ng nhân s c a công ty qua t ng th i k , th i k này có th là theo n m d ng l ch, n m tài chính hay theo t ng giai đo n bi n đ ng c a công ty qua m t s ch tiêu đ nh l ng
- Xác đnh t l ngh vi c có th dùng công th c sau :
- Xác đnh s nhân viên thôi vi c do ngh h u, ngh theo nguyên v ng, thuyên chuy n công tác và lý do khác
Th t là xác đnh nhu c u trong t ng lai b ng các ch tiêu đnh l ng theo công th c sau:
T s li u và thông tin thu th p đ c, phòng hành chánh nhân s ph i h p v i các phòng ban ch c n ng phân tích, đánh giá, thi t k các k ho ch nhân s đ đáp ng ho t đ ng công ty đ đ t m c tiêu t ch c trong t ng lai.
Các m c tiêu c a ho ch đnh g m có :
1. Ho ch đnh nhân s đáp ng nhi m v k ho ch n m tài chính (ng n h n) 2. Ho ch đnh nhân s đáp ng nhi m v cho các m c tiêu dài h n
3. Ho ch đnh nhân s cho nhi m v quy ho ch cán b qu n lý. 4. Ho ch đnh nhân s cho t ng k ho ch/ d án .
Các n i dung trong b n ho ch đ nh g m :
- M c đích/yêu c u c a công tác ho ch đnh - nh h ng th i gian : Giai đo n/th i đi m
- Yêu c u v s l ng nhân s , yêu c u v ch t l ng nhân s
Nhu c u tuy n = S c n tuy n - s hi n có + (s hi n có * t l ngh vi c) S nhân viên ngh vi c hàng n m
T l ngh vi c = *100% S nhân viên bình quân trong n m
- Ngu n nhân s : ngu n b sung khi thi u và h ng gi i quy t khi th a - Các yêu c u v tuy n d ng, đào t o và phát tri n
- D toán chi phí ho t đ ng nhân s g m : tuy n d ng, đào t o, t ch c các s ki n; Chi phí v n phòng g m n i làm vi c, v n phòng ph m, đi n th ai, các trang thi t b … s d ng trong quá trình làm vi c; Chi phí qu l ng, ph c p, BHXH….
3.3.1.5 Thu hút nhân l c
Thu hút t ngu n n i b : Tr c đây v i m t v trí tuy n m i cho các nhân viên thì đa s t i chi nhánh H Chí Minh th ng áp d ng hình th c tuy n d ng t bên ngoài. ây là đi m ch a h p lý t i chi nhánh trong công tác thu hút ngu n nhân l c tr c đây. Tác gi đ xu t công tác thu hút ngu n nhân l c trong th i gian t i nên quan tâm đ n vi c thu hút ngu n nhân l c n i b . th c hi n t t công tác này các c p lãnh đ o trung tâm và chi nhánh ph i đ nh h ng và t o c h i cho các nhân viên bên d i có c h i ti p c n v i các d án công ngh m i và đ a ra quy trình c ng nh các chính sách v l ng khi m t nhân viên đang làm vi c t i chi nhánh t i b ph n có yêu c u công ngh và k thu t v a ph i sang b ph n yêu c u v k thu t và công ngh m i. a ra thông báo tuy n d ng n i b và th c hi n t ng l ng ngay khi ng viên này đáp ng đ c công vi c trong vai trò và nhi m v m i. H n ch nh ng tr ng h p tuy n nhân viên ngoài vào tr l ng cao đ th c hi n các d án m i, trong khi đ i ng nhân viên t i trung tâm có th đ m nh n đ c ho c là tuy n nhân viên m i vào thì l i tr l ng cao h n so v i nhân viên hi n t i dù làm cùng m t công vi c. C n tránh tr ng h p nhân viên đang làm đ c m t công vi c nào đó thì làm mãi công vi c đi u này s làm m t c h i v phát tri n ngh nghi p c a nhân viên.
Công ty c n hoàn thi n chính sách đ b t b nhi m công khai, minh b ch, t o đi u ki n cho toàn th nhân viên nh n bi t. T o c h i tham gia ng tuy n cho nhân viên khi có v trí tr ng c n b sung. Chính sách đ b t c n th hi n rõ s bình đ ng
trong th ng ti n ngh nghi p cho t t c nhân viên, nh ng cá nhân có thành tích, có kh n ng v t tr i s đ c xem xét đ b t. i u này s t o đ ng l c kích thích nhân viên ph n đ u phát huy n ng l c và g n bó lâu dài v i công ty.
Ngoài ra, vi c luân chuy n nhân viên trong t ng b ph n c ng c n thi t ph i đ c s đánh giá c a ph trách b ph n và phòng HCNS, các ghi nh n đánh giá đ c l u gi đ xem xét kh n ng thay th các v trí c n thi t trong t ng lai.
Thu hút t bên ngoài: Bên c nh tiêu chí tuy n d ng nh t tr c đ n nay là tuy n d ng nh ng sinh viên đã t t nghi p ra tr ng ho c nh ng ng viên đã có kinh nghi m. V i cách tuy n d ng này thì chi nhánh ch a ch đ ng tìm ki m đ n các ngu n nhân l c có ch t l ng cao các tr ng đ i h c. có đ c nguôn nhân l c ch t l ng cao thì h ng n m b ph n qu n tr nhân s nên lên k ho ch đ n các tr ng đ i h c trên đa bàn thành ph H Chí Minh đ gi i thi u v công ty, chi nhánh và trao h c b ng, t o đi u ki n cho sinh viên th c t p t i chi nhánh nh m thu hút tuy n d ng các nhân tài ngay khi h còn h c t i các tr ng đ i h c. T o nên m t l c l ng tr k c n và k t h p v i l c l ng nhân viên hi n t i t o nên s phong phú đa d ng trong chi nhánh nh m k t h p s c tr và kinh nghi m c a các nhân viên lâu n m.
Bên c nh tìm ngu n ng tuy n thì c n ph i có nh ng chuyên viên tuy n d ng gi i thì m i đ m b o đ c các yêu c u tuy n d ng. Nh ng chuyên viên tuy n d ng này có th là các cá nhân có n ng l c t i chi nhánh ho c công ty ho c có th thuê t bên ngoài. Ngoài k n ng chuyên môn thì các ng c a viên này c n ph i có thêm các k n ng khác nh đàm phán và k n ng đ t câu h i trong ph ng v n.
Thu hút đ c nhân l c t t đã khó nh ng đ các nhân s này hoà nh p nhanh và phát huy t i đa hi u qu đ i v i m t t ch c c ng là m t v n đ . nhân viên m i nhanh chóng h i nh p môi tr ng môi tr ng làm vi c và thích ng v i v n hóa t i chi nhánh thì phòng hành chính nhân s ph i xây d ng quy trình đ h ng d n nhân viên m i h i nh p vào môi tr ng đ nhân viên có đ c các thông tin và đ u m i liên h c n thi t trong quá trình làm vi c.
3.3.2 Nhóm gi i pháp đào t o và phát tri n ngu n nhân l c 3.3.2.1 Công tác đào t o
V i m t đ i ng nhân viên trên m t tr m nh ng ch a có b ph n chuyên trách v m ng nhân s nên công tác đào t o t i chi nhánh trong các n ng v a qua còn nhi u h n ch . làm t t công tác đào t o và phát tri n ngu n nhân l c t i chi nhánh thì ph i có chuyên trách ph trách v nhân s . Chuyên trách v nhân s s k t h p v i lãnh đ o chi nhánh và các qu n lý các phòng ban c a chi nhánh c n ph i phân tích m c tiêu và các yêu c u khi đ xu t nhân s đ đi đào t o. Các m c tiêu đào t o ph i rõ ràng c th , tránh tr ng h p nhân viên đ c đào t o thì không làm còn nhân viên làm thì không đ c đào t o nh m t s tr ng h p tr c đây. Ngoài vi c t ch c các l p đào t o đ đáp ng chuyên môn v công vi c và các d án nh tr c thì phòng hành chính qu n tr chi nhánh ph i có trách nhi m h tr các phòng ban trong công tác t ch c và lên các ch ng trình đ o t o đ phát tri n nhân viên. Coi công tác đào t o là m t trong nh ng tiêu chí đ đánh giá và bình b u h ng n m cho các đ n v ch c n ng. công tác đào t o đ c ti t ki m và hi u qu chi nhánh ph i áp d ng nhi u hình th c đào t o khác nhau nh :
T i chi nhánh H Chí Minh công ty c ph n vi n thông tin h c B u i n, tác gi đ xu t t p trung vào các công tác đào t o nh sau :
1. ào t o m i : i v i các k thu t viên m i th c hi n công vi c l p đ t b o d ng áp d ng ph ng pháp đào t o t i ch , nhân viên c hu n luy n nhân viên m i.
2. ào t o cho nhân viên đi u chuy n công vi c đ n b ph n khác do yêu c u c a công ty: trong công ty s l ng nhân viên m i b ph n th ng r t ít nên không th t ch c l p h c vì t n kém chi phí. Ph ng pháp đào t o nên là t ch c th o lu n, t nhân viên c ho c c p trên tr c ti p h ng d n đ i v i nhân viên m i nh n vi c, giao vi c t đ n gi n đ n ph c t p.
3. ào t o đ i v i cán b qu n lý : c đi h c t p các ch ng trình nâng cao n ng l c qu n lý; luân chuy n công vi c đ cán b t đào t o.
4. ào t o đ i v i nhân viên trong t ng b ph n b ng cách luân chuy n công vi c c a nhân viên trong cùng b ph n v i nhau (có th i h n) đ nhân viên làm quen nh ng công vi c có tính ch t đa d ng h n, t ch c th o lu n nhóm đ chia s nh ng thu n l i, khó kh n trong công vi c c a m i thành viên.
5. i v i cán b chuyên gia : Do th ng xuyên ph i th c hi n d án v i nhi u hãng khác nhau và công ngh khác nhau, đ đáp ng đ c yêu c u công vi c nên t o đi u ki n đ nhân viên đi đào t o t i các hãng đ c p nh t các ki n th c và công ngh nhanh chóng. Bên c nh vi c khuy n khích t h c nâng cao trình đ . Khuy n khích đ các nhân viên trong chi nhánh h ng say h c t p b ng cách là th ng ho c t ng l ng đ i v i nh ng nhân viên h c hoàn thành m t ch ng ch ho c b ng c p nào đó
6. ào t o cho nhân viên trong di n quy ho ch phát tri n: Các đ i t ng này th ng đ c l a ch n k , có ti m n ng, có ph m ch t t t, có lòng trung thành v i t ch c đ c lên k ho ch đào t o lâu dài.
3.3.2.2 Chính sách đ b t và b nhi m
Công ty c n hoàn thi n chính sách đ b t b nhi m công khai, minh b ch, t o đi u ki n cho toàn th nhân viên nh n bi t . T o c h i tham gia ng tuy n cho nhân viên khi có v trí tr ng c n b sung. Chính sách đ b t c n th hi n rõ s bình đ ng trong th ng ti n ngh nghi p cho t t c nhân viên, nh ng cá nhân có thành tích, có kh n ng v t tr i s đ c xem xét đ b t. i u này s t o đ ng l c kích thích nhân viên ph n đ u phát huy n ng l c và g n bó lâu dài v i công ty.
Ngoài ra, vi c luân chuy n nhân viên trong t ng b ph n c ng c n thi t ph i đ c s đánh giá c a ph trách b ph n và phòng HCQT, các ghi nh n đánh giá đ c l u gi đ xem xét kh n ng thay th các v trí c n thi t trong t ng lai.
Bên c nh các chính sách đào t o trên c ng góp ph n t ng m c đ hài lòng c a nhân viên và làm cho nhân viên g n bó v i chi nhánh. duy trì đ c ngu n nhân l c thì chi nhánh ph i có nh ng bi n pháp c th đ gi đ c nhân viên nói chung và các nhân viên gi i nói riêng. nh k kh o sát m c đ hài lòng c a nhân viên và d a vô thuy t nhu c u c a Maslow b ph n chuyên trách nhân s s xác đ nh đ c t ng nhóm đ i t ng s có nh ng nhu c u khác nhau. T đó s đ xu t ra các gi i pháp phù h p đ nh m duy trì ngu n nhân l c t i chi nhánh đ c đ m b o v s l ng c ng nh ch t l ng. duy trì ngu n nhân l c là vi c khó kh n và vi c duy trì đ i ng nhân viên