Trong công tác quản lý đất đai sau khi HSĐC được xây dụng việc tiến hành cập nhập biến động đất đai cần được diễn ra thường xuyên. Trước đây những biến động đất đai chỉ được ghi nhận trong HSĐC mà không được cập nhập trên BĐĐC nên không đồng bộ giữa HSĐC và BĐĐC. Để giải quyết vấn đề đầy đủ các biến động vào HSĐC, phần mềm ViLIS đã đưa ra quy trình
quản lý biến động đất đai. Quy trình cập nhập biến động đất đai trên ViLIS được thực hiện mềm dẻo phù hợp với công tác đo đạc trên thực tế và cung cấp công cụ cập nhập dữ liệu, đồng thời trên cả BĐĐC và HSĐC.
Song song với việc đo đạc bản đồ địa chính qua các thời kỳ, các lần chỉnh lý biến động, hệ thống hồ sơ địa chính của thị trấn tương đối hoàn chỉnh, đặc biệt công tác cập nhập, chỉnh lý biến động đất đai sẽ là cơ sở để quản lý Nhà nước về đất đai tốt hơn trên địa bàn thị trấn. Hệ thống hồ sơ địa chính được thể hiện qua bảng 4.3:
Bảng 4.3: Hồ sơđịa chính thị trấn Thắng năm 2013
STT Chỉ tiêu Đơn vị
tính
Số lượng Năm lập
1 Sổ mục kê đất đai Quyển 1 2000
2 Sổ địa chính Quyển 8 1999, 2000
3 Sổ cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất
Quyển 3 2000
4 Sổ theo dõi biến động đất đai Quyển 1 2000
(Nguồn: Phòng Tài nguyên và Môi trường huyện Hiệp Hòa)
Hiện nay, công tác cập nhập, chỉnh lý biến động trên hồ sơ địa chính như: trên bản đồ, sổ bộ địa chính đã thực hiện đồng bộ và thống nhất. Việc triển khai cập nhập được coi là công tác trọng tâm, hồ sơ đăng ký biến động đất đai được cập nhập kịp thời vào hồ sơ địa chính. Điều này giúp cho hồ sơ địa chính lưu trữ không bị lạc hậu theo thời gian, đồng thời phản ánh đúng hiện trạng sử dụng đất của thị trấn Thắng. Kết quả các đợt điều tra đăng ký cấp GCNQSDĐ, kê khai đăng ký nhà, đất trong thời gian qua được thực hiệndễ dàng đáp ứng được yêu cầu của công tác quản lý nhà nước về đất đai.
Trên địa bàn thị trấn hiện nay, tình hình biến động đất đai xảy ra tương đối lớn. Tình trạng biến động hợp pháp và không hợp pháp cũng gia tăng rất lớn. Do vậy, việc cập nhập chỉnh lý biến động đất đai trong thời gian qua đã được cập nhập thường xuyên và phản ánh đúng thực trạng ngoài thực địa.
Như vậy, hệ thống hồ sơ địa chính tại thị trấn Thắng được quản lý và lưu trữ hồ sơ địa chính trên các phần mềm tin học ứng dụng và trên hồ sơ giấy tờ, sổ bộ. Những thông tin về đất đai và chủ sử dụng đất được ghi chép chính
xác, phản ánh đúng hiện trạng nên việc ứng dụng tin học vào quản lý hồ sơ địa chính rất thuận lợi.
Tình hình biến động đất đai trên địa bàn thị trấn Thắng được thể hiện ở bảng sau: Bảng 4.4: Kết quả thống kê các dạng biến động đất đai trên địa bàn thị trấn Thắng 4 tháng đầu năm 2014 Tháng Chuyển nhượng QSDĐ Chuyển mục đích SDĐ Tặng cho, thừa kế QSDĐ Tách, hợp thửa Cấp đổi, cấp lại GCNQSDĐ Thế chấp QSDĐ 1 8 2 3 4 0 7 2 5 1 5 2 1 10 3 9 0 2 5 3 8 4 7 3 1 6 0 5
(Nguồn: Phòng Tài nguyên và Môi trường huyện Hiệp Hòa)
Ta thấy tình hình đăng ký biến động trong thời gian qua không đồng đều giữa các dạng hồ sơ đăng ký biến động.