Nội dung công tác đào tạo nhân lực

6. Kết cấu luận văn

1.2.3 Nội dung công tác đào tạo nhân lực

1.2.3.1 Xác định nhu cầu đào tạo

Xác định nhu cầu đào tạo là việc xác định khi nào cần đào tạo, đơn vị, bộ phận nào cần đào tạo, đào tạo những kỹ năng nào cho loại lao động nào, khi nào cần đào tạo và đào tạo cho bao nhiêu ngƣời.

Cần tiến hành phân tích ba giác độ:

Phân tích tổ chức

- Phân tích mục tiêu phát triển của tổ chức từ ngắn hạn cho đến dài hạn ( kết

quả thực hiện chức năng nhiệm vụ,….)

- Phân tích cầu nhân lực “cả về chất lẫn lƣợng” để có thể thực hiện thành công các mục tiêu trên; đánh giá cung nguồn nhân lực từ nội bộ cũng nhƣ bên ngoài tổ chức

- Phân tích một số chỉ tiêu định lƣợng: thời gian hoàn thành nhiệm vụ, mức độ sai sót trong công việc, chi phí duy trì hoạt động tổ chức… để xác định xem thông qua đào tạo có thể tối ƣu hóa đƣợc các chỉ tiêu này hay không.

- Phân tích năng lực tài chính của tổ chức.

Phân tích công việc

Phân tích công việc là việc phân tích những kiến thức, kỹ năng thái độ cần thiết của chức danh công việc đó để định hƣớng cho nhân viên giúp họ hoàn thành tốt công việc của mình.

Phân tích nhân viên.

Việc đánh giá đúng khả năng cá nhân, kỹ năng nghề nghiệp luôn là hoạt động gặp nhiều khó khăn có thể do thiếu công cụ đánh giá, kỹ năng hỗ trợ, hệ thống và môi trƣờng quản trị của tổ chức chƣa hoàn thiện, thiếu tính chuyên nghiệp,… một cách đơn giản là so sánh thành tích yêu cầu của chức danh cần đạt đƣợc trong hiện tại hoặc tƣơng lai với thành tích công tác thực tế, nếu chƣa đạt yêu cầu thì cần đào tạo.

16

Cũng cần phải phân tích nguyên nhân dẫn đến có khoảng cách đó vì những yếu kém trong kết quả thực hiện công việc có thể do những vấn đề liên quan đến động lực làm việc của ngƣời lao động hay thiết kế công việc không hợp lý. Nếu là do nhân viên thiếu hiểu biết, kiến thức và kỹ năng thì phải đƣợc đào tạo.

Đào tạo là một nhu cầu tất yếu và thƣờng xuyên đối với ngƣời lao động. Ngƣời lao động muốn đƣợc học tập bồi dƣỡng để nâng cao trình độ, năng lực của bản thân nhằm hoàn thành tốt công việc đƣợc giao, để họ có thể tự tin hơn trong công việc. Do vậy khi phân tích nhu cầu đào tạo ta phải phân tích cả nhu cầu cá nhân và khả năng học tập của cá nhân đó.

Các phƣơng pháp thu thập thông tin để xác định nhu cầu đào tạo.

- Phỏng vấn cá nhân: Hai đối tƣợng cần phỏng vấn là trƣởng bộ phận và ngƣời thực hiện công việc, thông qua đó cần tìm hiểu các vấn đề mà họ gặp phải, các biểu hiện của việc không thực hiện tốt công việc đƣợc giao, mức độ thƣờng xuyên và ảnh hƣởng của nó đến hoạt động chung của phòng/ban/tổ chức,…..

- Sử dụng bảng câu hỏi: các câu hỏi liên quan đến công việc, khả năng thực hiện công việc, nguyện vọng đƣợc đào tạo…đƣợc chuẩn bị sẵn. Trong bảng hỏi này có thể gồm các phần: thông tin về bản thân, phần tự đánh giá bản thân về năng lực thực hiện công việc, nguyện vọng đƣợc đào tạo. Sự khác nhau giữa yêu cầu công việc và năng lực thực tại của nhân viên chính là cơ sở xác định nhu cầu đào tạo.

Ngoài ra còn các phƣơng pháp thảo luận nhóm, quan sát tại chỗ ngƣời thực hiện công việc, phân tích thông tin sẵn có…

Đây là quá trình vô cùng quan trọng không chỉ giúp tổ chức hạn chế rủi ro mà còn có một cái nhìn rộng hơn về cách thức để tăng kết quả thực hiện công việc, bởi vì thông qua xác định nhu cầu đào tạo, đồng thời tổ chức cũng

17

xác định đƣợc rõ vấn đề của khoảng cách trong thực hiện công việc là gì, xác định đào tạo có phải là giải pháp, xác định đúng phạm vi đào tạo, hạn chế những chi phí không cần thiết cho đào tạo, có cơ sở để thuyết phục cấp trên hỗ trợ trực tiếp nhân viên áp dụng những điều đã học để thay đổi cách thực hiện công việc, đƣa ra các giải pháp hiệu quả hơn ngoài đào tạo để cải thiện kết quả công việc, đảm bảo việc đầu tƣ cho đào tạo là hợp lý và mang lại kết quả cho tổ chức

Xác định nhu cầu đào tạo cần tiến hành phân tích tổ chức, phân tích công việc và phân tích cá nhân ngƣời lao động để việc đào tạo sát thực và có hiệu quả.

1.2.3.2 Xác định mục tiêu đào tạo

Mục tiêu đào tạo là kết quả cần đạt đƣợc của một chƣơng trình đào tạo. Mục tiêu đó bao gồm những kỹ năng cụ thể cần đƣợc đào tạo, trình độ kỹ năng có đƣợc sau đào tạo; số lƣợng và cơ cấu học viên; thời gian đào tạo. Một chƣơng trình đào tạo cần xác định mục tiêu một cách rõ ràng để ngƣời dạy và ngƣời học cùng hƣớng tới mục tiêu đó có nhƣ vậy mới mang lại hiệu quả cao trong đào tạo.

Các mục tiêu đào tạo đƣợc đề ra phải đảm bảo tuân thủ nguyên tắc SMART, nghĩa là các mục tiêu đó phải:

Cụ thể (Specific): Các mục tiêu đào tạo phải nêu một cách rõ ràng và chính xác, phải nêu ra đƣợc các cải tiến mong đợi trong thực hiện công việc.

Đo lƣờng đƣợc (Measurable): Các mục tiêu phải đƣợc đo lƣờng một cách dễ dàng.

Có thể đạt đƣợc (Achievable): Các mục tiêu phải thể hiện một cách hợp lý những gì mà ngƣời lao động cần phải đạt đƣợc sau khoá đào tạo trong những điều kiện nhất định về không gian, thời gian, tài chính, con ngƣời…

18

Có liên quan (Relevant): Bất kỳ một chƣơng trình đào tạo nào cũng nhằm mục đích cao nhất là vì doanh nghiệp. Do đó các mục tiêu đào tạo cần phải có ý nghĩa về mặt nội dung của chƣơng trình lẫn công việc mà học viên đang đảm nhận.

Hạn định thời gian hợp lý ( Timebound ): Mục tiêu đào tạo cần nêu rõ thời gian cần thiết để ngƣời lao động có thể đạt đƣợc những yêu cầu tổ chức đặt ra. Thời gian này phải đƣợc xác định một cách thích hợp, tuỳ thuộc vào các yếu tố khách quan nhƣ yêu cầu trình độ đạt đƣợc, chất lƣợng giáo viên và học sinh… chứ không phải do chủ quan của ngƣời xây dựng chƣơng trình.

1.2.3.3 Lựa chọn đối tượng đào tạo

Đối tƣợng đào tạo đƣợc lựa chọn dựa trên cơ sở nghiên cứu: - Nhu cầu và động cơ cần đào tạo của ngƣời lao động.

- Trình độ, năng lực nghề nghiệp của ngƣời lao động.

- Tác dụng của đào tạo và phát triển đối với ngƣời lao động. - Những quy chế chính sách của tổ chức về công tác đào tạo.

Từ những nghiên cứu này ta xác định những đối tƣợng cụ thể tham gia đào tạo.

1.2.3.4 Xây dựng chương trình và lựa chọn phương pháp đào tạo

Sau khi xác định mục tiêu đào tạo, ngƣời đào tạo, các đặc điểm của tổ chức thì tiến hành xây dựng khung chƣơng trình đào tạo gồm các môn học, thời lƣợng cho mỗi môn học, thứ tự các môn học và nội dung cụ thể của từng môn học. Trên cơ sở đó, lựa chọn phƣơng pháp đào tạo, thời gian đào tạo và địa điểm đào tạo phù hợp. Chƣơng trình đào tạo là một hệ thống các môn học và bài học đƣợc dạy, cho thấy những kiến thức nào, kỹ năng nào cần đƣợc dạy và dạy trong bao lâu.

Xây dựng chƣơng trình đào tạo cần lựa chọn và xây dựng nội dung đào tạo. Nội dung là nền tảng của chƣơng trình đào tạo, nó liên quan đến các khái niệm, nguyên tắc, lý thuyết, trình độ nhận thức của ngƣời học. Việc xây dựng

19

nội dung chƣơng trình đào tạo cần quan tâm đến kiến thức, kỹ năng, khả năng và thái độ của ngƣời lao động; do đó việc lựa chọn nội dung đào tạo cần dựa theo không chỉ khía cạnh nhận thức chủ quan mà còn phải dựa trên văn hóa của tổ chức. Nội dung của chƣơng trình đào tạo phải phù hợp với khả năng của ngƣời học, thời gian cho phép, các nguồn lực có sẵn, tính chuyên môn của đội ngũ giáo viên. Việc tổ chức nội dung chƣơng trình nên bắt đầu các khái niệm cơ bản và tiếp tục đến những cái phức tạp hơn.

Khi xây dựng chƣơng trình đào tạo nên xác định:

- Những nội dung bị bỏ quên: Chƣơng trình đào tạo thƣờng chỉ đề cập tới những kiến thức, kỹ năng cần đƣợc đào tạo cho ngƣời lao động mà không chú ý đến thái độ của ngƣời học, nền văn hóa, quy chế và chính sách đào tạo của tổ chức. Vì vậy, việc xác định những nội dung bị bỏ quên là rất cần thiết. - Sự phối hợp giữa các hoạt động: Khi xây dựng chƣơng trình đào tạo cần phối hợp và phát triển các hoạt động đào tạo. Tức là tổ chức các hoạt động đào tạo đạt đƣợc kết quả đã đƣợc xác định ở phần mục tiêu đào tạo. Khi phối hợp và phát triển các nội dung hoạt động nên lựa chọn các chiến lƣợc đào tạo để đạt đƣợc các nội dung đào tạo.

- Lựa chọn cách thức đào tạo: Là quá trình kỹ thuật hay, cách tiếp cận mà ngƣời phụ trách đào tạo sử dụng trong vấn đề dạy học. Khi lập chƣơng trình đào tạo cần lựa chọn cách thức đào tạo phù hợp với khả năng của ngƣời học, mục tiêu và nội dung đào tạo.

- Lựa chọn và phát triển phƣơng pháp dựa theo kinh nghiệm: Kinh nghiệm là một yếu tố quan trọng, nó ảnh hƣởng đến việc lựa chọn cách thức, phƣơng pháp đào tạo. Do đó, khi xây dựng chƣơng trình đào tạo cần xem xét kinh nghiệm của ngƣời lãnh đạo cũng nhƣ cán bộ phụ trách đào tạo cũng nhƣ ngƣời trực tiếp giảng dạy.

20

cung cấp một kế hoạch chi tiết về thời gian cho mỗi họat động đào tạo, bao gồm trình tự của các hoạt động cụ thể, và thời gian phân phối cho mỗi hoạt động. - Số lƣợng, khoản mục đánh giá: Khi xác định mục tiêu của chƣơng trình đào tạo tức là xác định cần đào tạo những kiến thức, kỹ năng gì cho ngƣời lao động, đào tạo ở mức độ nào, trình độ của học viên sau quá trình đào tạo, số lƣợng học viên là bao nhiêu. Đó cũng chính là những khoản mục để nhằm đánh giá chƣơng trình đào tạo.

Sau khi xây dựng chƣơng trình đào tạo phải tiến hành lựa chọn phƣơng pháp đào tạo phù hợp. Để thực hiện việc đào tạo với những nội dung và mục tiêu khác nhau, có thể lựa chọn các phƣơng pháp đào tạo phù hợp với đối tƣợng đƣợc đào tạo, mục tiêu đào tạo, nội dung chƣơng trình đào tạo,…

Có nhiều phƣơng pháp để đào tạo cho ngƣời lao động. Mỗi một phƣơng pháp có cách thức thực hiện, ƣu nhƣợc điểm riêng mà các tổ chức cần cân nhắc để phù hợp với điều kiện công việc, đặc điểm về lao động và về nguồn tài chính của mình. Hầu hết các chƣơng trình đào tạo đều sử dụng một vài phƣơng pháp đào tạo vì không có phƣơng pháp nào phù hợp tốt nhất với từng mục đích. Trên thực tế, các tổ chức đang gia tăng sử dụng sự phù hợp giữa các phƣơng pháp đào tạo. Các phƣơng pháp đào tạo thƣờng đƣợc sử dụng nhƣ: đào tạo theo kiểu chỉ dẫn công việc, đào tạo theo kiểu học nghề, kèm cặp và chỉ bảo, luân chuyển và thuyên chuyển công tác, tổ chức lớp cạnh tổ chức, cử đi học trƣờng chính quy, hội thảo, hội nghị, đào tạo theo kiểu chƣơng trình hóa, đào tạo từ xa…

Để xác định nên kết hợp những phƣơng pháp nào trong một chƣơng trình đào tạo cụ thể, trƣớc hết cán bộ phụ trách triển khai chƣơng trình đào tạo nên xác định rõ các mục đích của chƣơng trình đào tạo. Hơn nữa, còn cần phải đánh giá các nguồn lực sẵn có để tiến hành đào tạo. Có nghĩa là, xem xét kỹ năng lực của nhân viên, tài liệu và ngân sách có thể xử lý những nhu cầu đào tạo.

21

Một điều quan trọng khác nữa là việc xem xét nên tập trung đạt đƣợc kỹ năng, duy trì, hoặc phổ biến kiến thức, kỹ năng đối với những lĩnh vực khác hay không.

Việc tiến hành lựa chọn phƣơng pháp đào tạo nên thỏa mãn yêu cầu sau: - Vận động ngƣời đƣợc đào tạo học tập kỹ năng mới.

- Minh họa đƣợc những kỹ năng mong muốn cần học tập. - Nhất quán đối với nội dung đào tạo.

- Cho phép ngƣời đƣợc đào tạo tích cực tham gia để phù hợp với mô hình học tập thuộc những lĩnh vực khác.

- Cung cấp những cơ hội thực hành và học tập.

- Cung cấp những thông tin phản hồi trong khi làm việc. - Đƣợc cơ cấu từ đơn giản đến phức tạp.

- Khuyến khích việc tích cực vận dụng từ đào tạo vào công việc. - Có hiệu quả về chi phí.

Trong nhiều trƣờng hợp, giáo viên đào tạo sẽ sử dụng các phƣơng pháp đào tạo khác nhau. Dù lựa chọn phƣơng pháp đào tạo nào cũng cần phải xem xét các yếu tố sau:

Mục tiêu đào tạo: Lựa chọn phƣơng pháp đào tạo phải phù hợp với mục tiêu đào tạo. Bao gồm: những kiến thức, kỹ năng, thái độ nhất định mà ngƣời lao động phải cần đạt tới.

Khả năng tài chính và thời gian: Dù lựa chọn phƣơng pháp đào tạo nào cũng cần xem xét tới nguồn lực tài chính, thời gian và địa điểm đào tạo. Một tổ chức nếu có nguồn kinh phí lớn cho mỗi chƣơng trình đào tạo thì sẽ lựa chọn đƣợc phƣơng pháp đào tạo tốt nhất, hiệu quả nhất và bố trí thời gian phù hợp với đối tƣợng đào tạo.

Sự sẵn có của các nguồn khác: Một số phƣơng pháp yêu cầu đội ngũ giáo viên giảng dạy phải đƣợc huấn luyện tốt, trang thiết bị cơ sở vật chất phải

22

chuyên dụng, hiện đại để có thể thực hiện hiệu quả công tác đào tạo. Điều này khá quan trọng trong việc cân bằng các yếu tố bằng cách lựa chọn các phƣơng pháp đào tạo đòi hỏi ít nguồn lực hơn.

Đặc điểm và mong muốn của đối tượng đào tạo: Yếu tố này tập trung vào sự nhanh nhẹn, mong muốn của ngƣời đƣợc đào tạo. Một phƣơng pháp đào tạo đƣợc lựa chọn nhƣng không phù hợp với mong muốn, sở thích của đối tƣợng đƣợc đào tạo thì chƣơng trình đào tạo khó có thể đạt đƣợc kết quả tốt nhất.

Đặc điểm, tính chất của công việc: Khi lựa chọn phƣơng pháp đào tạo cần chú ý đến đặc điểm, tính chất của công việc. Nếu công việc có tính thao tác, thì nên lựa chọn phƣơng pháp đào tạo trong công việc hoặc cử đi học các trƣờng dạy nghề tƣơng ứng. Nếu đào tạo cán bộ quản lý thì nên lựa chọn phƣơng pháp kèm cặp và chỉ bảo, luân chuyển và thuyên chuyển công tác…

1.2.3.5 Lựa chọn và đào tạo giáo viên:

Tổ chức có thể lựa chọn giáo viên theo 3 phƣơng án sau:

- Chọn giáo viên từ bên trong tổ chức: giáo viên đƣợc chọn là những ngƣời có kinh nghiệm, am hiểu về kiến thức chuyên môn, nghiệp vụ, thâm niên công tác cao, có khả năng truyền đạt tới ngƣời nghe.

Chọn giáo viên theo phƣơng pháp này sẽ giúp cho học viên tiếp thu đƣợc những kỹ năng thực hiện công việc thực tế, đồng thời tiết kiệm đƣợc chi phí. Tuy nhiên học viên không đƣợc truyền đạt những thông tin mới.

- Mời giáo viên từ các trung tâm đào tạo bên ngoài. Theo phƣơng pháp này học viên đƣợc cung cấp những kiến thức, thông tin mới. Tuy nhiên vì giáo viên đƣợc mời từ bên ngoài tổ chức nên không hiểu rõ công việc trong tổ chức nên không sát thực tiễn của tổ chức và chi phí thƣờng cao.

- Có thể kết hợp giáo viên thuê ngoài và những ngƣời có kinh nghiệm lâu năm trong tổ chức làm giáo viên giảng dạy. Theo phƣơng pháp này học viên