c. Sổ kế toỏn sử dụng
2.2.2.3.Cỏc hỡnh thức ghi sổ kế toỏn tiền lương và cỏc khoản trớch theo lương.
kế toỏn tiền lương và cỏc khoản trớch theo lương
Kế toỏn thanh toỏn với người lao động phải căn cứ vào cỏc chứng từ hợp lệ, hợp phỏp để kiểm tra và ghi chộp vào cỏc sổ sỏch kế toỏn. Theo chế độ chứng từ kế toỏn quy định ban hành kốm theo quyết định của Bộ tài chớnh thỡ cỏc chứng từ kế toỏn cần thiết trong kế toỏn tiền lương và cỏc khoản theo lương gồm:
• Bảng chấm cụng
• Bảng thanh toỏn lương
• Bảng thanh toỏn tiền thưởng
• Phiếu xỏc nhận sản phẩm và cụng việc hoàn thành • Phiếu bỏo làm đờm thờm giờ
• Hợp đồng giao khoỏn
• Chứng từ thanh toỏn gồm: phiếu chi, bỏo nợ, húa đơn GTGT…
2.2.2.3. Cỏc hỡnh thức ghi sổ kế toỏn tiền lương và cỏc khoản trớch theo lương. khoản trớch theo lương.
Hỡnh thức sổ kế toỏn là hệ thống tổ chức tổ kế toỏn bao gồm số lượng sổ, kết cấu mẫu sổ, mối quan hệ giữa cỏc loại sổ được sử dụng để ghi chộp, tổng hợp, hệ thống hoỏ số liệu chứng từ gốc theo một trỡnh tự và phương phỏp ghi sổ nhất định nhắm cung cấp cỏc tài liệu cú liờn quan đến cỏc chỉ tiờu kinh tế tài chớnh, phục vụ việc lập bỏo cỏo kế toỏn.
Ở nước ta hiện nay, cỏc đơn vị đang sử dụng một trong cỏc loại sổ kế toỏn sau: - Hỡnh thức kế toỏn nhật ký sổ cỏi. - Hỡnh thức kế toỏn chứng từ ghi sổ. - Hỡnh thức kế toỏn nhật ký chung. - Hỡnh thức kế toỏn nhật ký - chứng từ. - Hỡnh thức sổ kế toỏn trờn mỏy vi tớnh. •Hỡnh thức ghi sổ nhật ký sổ cỏi.
Theo hỡnh thức này, cỏc nghiệp vụ kinh tế phỏt sinh được kết hợp ghi chộp theo thứ tự thời gian và nội dung kinh tế trờn cựng một quyển sổ kế toỏn tổng hợp duy nhất là Sổ nhật ký sổ cỏi là cỏc chứng từ gốc hoặc bảng tổng hợp chứng từ gốc.
Sơ đồ 2.1: Sơ đồ trỡnh tự ghi sổ theo hỡnh thức nhật ký sổ cỏi.
Chứng từ gốc Nhật ký sổ cỏi TK 334,338 Sổ quỹ Bảng cõn đối số Phỏt sinh Sổ chi tiết TK 334,338 Bảng tổng hợp chi tiết.
Bỏo cỏo tài chớnh
Ghi chỳ :
: Ghi hàng ngày : Ghi cuối thỏng : Đối chiếu kiểm tra
Theo hỡnh thức này, căn cứ trực tiếp để ghi sổ kế toỏn tổng hợp là “ chứng từ ghi sổ”.
Chứng từ ghi sổ do kế toỏn lập trờn cơ sở từng chứng từ kế toỏn hoặc bảng tổng hợp chứng từ kế toỏn cựng loại, cú cựng nội dung kinh tế.
Chứng từ ghi sổ được đỏnh số hiệu liờn tục trong từng thỏng hoặc cả năm và cú chứng từ kế toỏn đớnh kốm, phải được kế toỏn trưởng duyệt ký trước khi ghi sổ kế toỏn.
Cỏc loại sổ kế toỏn sử dụng trong hỡnh thức kế toỏn chứng từ ghi sổ: Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, sổ cỏi và cỏc sổ, thẻ kế toỏn chi tiết.
Trỡnh tự hạch toỏn tiền lương và cỏc khoản trớch theo lương được thể hiện qua sơ đồ sau:
Chứng từ gốc
Bảng tổng hợp chứng từ
Chứng từ- ghi sổ
Sổ cỏi TK 334,338
Bảng cõn đối tài khoản
Bỏo cỏo tài chớnh Sổ quỹ Chứng từ ghi sổ Sổ chi tiết TK 334,338 Bảng tổng hợp chi tiết Ghi chỳ : : Ghi hàng ngày : Ghi cuối thỏng : Đối chiếu kiểm tra
Cụ thể hỡnh thức chứng từ ghi sổ được ghi như sau:
- Hằng ngày, căn cứ vào cỏc chứng từ kế toỏn hoặc bảng tổng hợp chứng từ kế toỏn cựng loại đó được kiểm tra, được dựng làm căn cứ ghi sổ, kế toỏn lập chứng từ ghi sổ. Căn cứ vào chứng từ ghi sổ để ghi vào sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, sau đú được dựng để ghi vào Sổ Cỏi. Cỏc chứng từ kế toỏn sau khi làm căn cứ lập chứng từ ghi sổ được dựng để ghi vào sổ, thẻ chi tiết cú liờn quan.
- Cuối thỏng, phải tớnh ra tổng số tiền của cỏc nghiệp vụ kinh tế, tài chớnh phỏt sinh trong thỏng trờn sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, tớnh ra tổng số phỏt sinh Nợ, tổng số phỏt sinh Cú và số dư của từng tài khoản trờn sổ Cỏi. Căn cứ vào sổ cỏi lập bảng cõn đối số phỏt sinh. - Sau khi đối chiếu khớp đỳng, số liệu ghi trờn sổ Cỏi và Bảng tổng hợp chi tiết (được lập từ cỏc sổ, thẻ kế toỏn chi tiết) được dựng để lập bỏo cỏo tài chớnh.
Quan hệ đối chiếu, kiểm tra phải đảm bảo tổng số phỏt sinh Nợ và tổng số phỏt sinh Cú của tất cả cỏc tài khoản trờn bảng cõn đối số phỏt sinh phải bằng nhau và bằng tổng số tiền phỏt sinh trờn sổ đăng ký chứng từ ghi sổ. Tổng số dư Nợ và tổng số dư Cú của cỏc tài khoản trờn bảng cõn đối số phỏt sinh phải bằng nhau và số dư của từng tài khoản trờn bảng cõn đối số phỏt sinh phải bằng số dư của từng tài khoản tương ứng trờn bảng tổng hợp chi tiết.
Chứng từ,bảng liệt kờ chứng từ
Nhật ký chung
Bỏo cỏo tàichớnh
Sổ cỏi TK 334,338 Sổ quỹ
Sổ kế toỏn chi tiết TK 334,338
Bảng tổng hợp chi tiết
Theo hỡnh thức này, tất cả cỏc nghiệp vụ kinh tế tài chớnh phỏt sinh đều phải ghi vào sổ nhật ký, trọng tõm là sổ nhật ký chung, theo thứ tự thời gian phỏt sinh và định khoản nghiệp vụ đú, sau đú lấy số liệu trờn cỏc sổ nhật ký để chuyển vào sổ cỏi theo từng nghiệp vụ phỏt sinh.
Sơ đồ 2.3: Trỡnh tự ghi sổ theo hỡnh thức nhật ký chung.
Ghi chỳ:
: Ghi hàng ngày. : Ghi cuối thỏng. : Đối chiếu kiểm tra.
Chứng từ kế toỏn
Bảng tổng hợp chứng từ kế toỏn cựng loại.
phần mềm kế toỏn Bỏo cỏo tài chớnh Bỏo cỏo kếtoỏn quản trị
Mỏy vi tớnh