- Lưu đồ nhập kho nguyên vật liệu tại Nhà máy Ôtô Cửu Long.
Bảng 2.17 :Lưu đồ xuất kho nguyên vật liệu tại Nhà máy Ôtô Cửu Long (Nguồn từ phòng kế hoạch vật tư Nhà máy Ô tô Cửu Long).
Đề nghị cấp vật tư Phòng vật tư Không theo định mức Đề nghị mua hàng Cấp vật tư
(Thực hiện xuất kho)
Viết phiếu xuất kho hoặc biên bản giao nhận. Vào thẻ kho Vào sổ kho Bảng tổng hợp để đối chiếu với phòng TCKT hàng tháng -KT thủ tuc xuất
-KT hàng hóa trong kho
Kiểm tra Theo định mức
Dưới định mức
Báo cáo lãnh đạo Nhà máy
Kiểm tra
Mô tả lưu đồ:
1.1 Đề nghị, yêu cầu cấp vật tư của các phân xưởng (BM-OTO-08/PT) là các phiếu lĩnh vật tư hoặc đề nghị … được lãnh đạo phê duyệt (được căn cứ theo định mức hoặc thực tế sử dụng đã được quy định)
1.2 Phòng kế hoạch vật tư kiểm tra và xác định số lượng, chủng loại theo đề nghị, phiếu lĩnh vật tư (BM-OTO-08/PT ) xem có đúng với định mức hoặc quy định của nhà máy đã ban hành không. Sau đó căn cứ vào thực tế vật tư còn tồn tại kho và sử dụng thực tế của từng phân xưởng để cấp vật tư:
+ Nếu nhỏ hơn hoặc bằng định mức thì tiến hành cấp.
+ Nếu lớn hơn định mức hoặc không có trong định mức thì phải kiểm rõ tại sao lớn hơn định mức và được sử dụng như thế nào vào mục đích gì.
+ Sau đó phải kiểm tra xem trong kho có còn vật tư không. Nếu không còn thì phải đề nghị lãnh đạo Nhà máy mua vật tư phát sinh để đảm bảo sản xuất (thông thường phải xác định trước khi đưa vào sản xuất để kịp thời mua hàng).
1.3.Xuất kho:
1.3.1.Kiểm tra và làm thủ tục xuất kho: Thủ kho yêu cầu người đến nhận vật tư phải viết phiếu hoặc đề nghị cấp vật tư theo mẫu quy định (BM- OTO-08/PT), sau đó kiểm tra và so sánh lại số lượng, chủng loại ,chất lượng ….trước khi làm thủ tục xuất .Sau khi nhận vật tư người nhận và thủ kho phải ký xác nhận vào phiếu xuất kho (Mẫu số 02 của BTC ), biên bán, hoặc thẻ kho (BM-07/QT 01KHVT), hàng ngày. Vào bảng tổng hợp ( BM-08/QT 01KHVT) để có căn cứ theo dõi và tổng hợp định kỳ đối chiếu với các phân xưởng, phòng TCKT và để làm căn cứ báo cáo lãnh đạo Nhà máy.
-Tất cả các VT khi xuất kho đều phải lập phiếu xuất kho kịp thời theo đúng thời điểm phát sinh, phải ghi rõ xuất cho lô xe nào, xuất làm gì….Việc xuất vật tư phải trên cơ sở đề nghị phù hợp với nhu cầu thực tế của từng phân xưởng, đơn vị sử dụng vật tư tránh tình trạng để vật tư tồn quá nhiều tại phân xưởng (hoặc kho) sẽ dẫn đến tình trạng khó kiểm soát, quản lý vật tư.
1.3.3. Vật tư trước khi mang khỏi phải được kiểm tra kỹ về số lượng, chất lượng ,chủng loại …và hoàn thành đầy đủ thủ tục xuất kho mới được mang ra khỏi kho (trừ các trường hợp đặc biệt được Lãnh đạo Nhà máy đồng ý).
1.3.4. Đối với các loại vật tư nội địa hóa, có thể lắp dẫn được cho nhiều loại xe cùng một lúc thì phải căn cứ vào KHSX của Nhà máy ban hành để cung cấp vật tư cho phù hợp, tránh trường hợp loại xe cần lắp không có vật tư và ngược lại.
VD: Như lốp, ắc quy, nhíp… + Tồn kho nguyên vật liệu .
Việc tồn kho nguyên vật liệu ở Nhà máy hiện nay rất ít, bởi chức năng chính của Nhà máy là sản xuất các chi tiết mang tính chất phụ trợ đơn chiếc.Còn lại vẫn là lắp ráp là chủ yếu. Đối với công việc lắp ráp thì Nhà máy đã nhập các linh kiện ở dạng thành phẩm và bán thành phẩm như : Khung xe chính, khung phụ săm lốp …ở dạng bán thành phẩm như các chi tiết vỏ ca bin : Cánh cửa cabin, nóc cabin…sau đó các chi tiết này về Nhà máy được công nhân lắp ráp hoàn chỉnh thành chiếc cabin ô tô.