- Cơ cấu lao động của Nhà máy:
(Nguồn từ phòng kế hoạch vật tư Nhà máy Ôtô Cửu Long)
Nhận xét: Từ bảng trên ta thấy tất cả các nguyên vật liệu để sơn một cabin đều có định mức để không bị thất thoát vật tư và có thể lập kế hoạch cung cấp vật tư để sơn cho một lô xe và quan trọng hơn là để xác định chi phí nhằm tính giá thành thành phẩm.
2.3.3 Tình hình sử dụng nguyên vật liệu tại Nhà máy:
+ Nhập kho nguyên vật liệu : → Mô tả lưu đồ:
1.1 Nhà cung cấp : Cung cấp vật tư đến (là các loại vật tư được nhập kho của Nhà máy) bao gồm các loại vật tư được mang đến Nhà máy căn cứ theo : hợp đồng, đơn hàng, đề nghị…đã được lãnh đạo Công ty hoặc Nhà máy phê duyệt .
1.2.1 Kiểm tra chất lượng vật tư : vật tư đạt các tiêu chuẩn theo quy định ( căn cứ vào hợp đồng , hiệp nghị, đơn hàng, yêu cầu kỹ thuật hoặc các đề nghị được lãnh đạo duyệt…) được nhập vào kho .Những loại vật tư không đảm bảo yêu cầu được trả lại nhà cung cấp để đổi hoặc sửa chữa lại…(Yêu cầu lập biên bản nêu rõ các vấn đề không đạt yêu cầu trước khi trả lại hoặc đổi lại).
1.2.2 Kiểm tra chứng từ. Thủ tục nhập kho đầy đủ gồm:
- Phiếu xuất kho của bên giao (có mẫu kèm theo của nhà cung cấp ), biên bản giao nhận hàng hóa có ghi rõ ngày tháng (BM-KD-13), số lượng, chủng loại hoặc đơn giá nếu có…
- Hóa đơn giao hàng (có mẫu kèm theo của BTC hoặc mẫu tự in của NCC)
- Phiếu nhập kho ( Mẫu số 01 của BTC) của Nhà máy được phòng tài chính kế toán xác nhận , lãnh đạo phê duyệt…
+ Nếu đầy đủ chứng từ thì làm thủ tục nhập kho .
+ Nếu chưa đủ chứng từ thì yêu cầu nhà cung cấp hoàn thiện hồ sơ trước khi làm thủ thục nhập kho.
Yêu cầu tất cả các loại VT khi nhập kho đều phải có biên bản giao nhận và phiếu nhập kho và phải được lập cho từng lần nhập thực tế có đầy đủ chữ ký và ghi rõ họ và tên của người giao, nhận (không được phép ký thay, ký hộ). Nhập kho đến đâu lập phiếu đến đó, tuyết đối không được chờ gộp nhiều lần rồi mới lập chung một phiếu nhập. Đối với các loại vật tư được nhập rồi xuất thẳng cho các bộ phận ( theo các đề nghị mua vật tư ngoài), yêu cầu phải qua phòng KHVT để kiểm tra , làm phiếu nhập (hoặc ghi sổ) mới được xuất cho các phân xưởng để sản xuất.
1.3. Thủ tục và các bước tiến hành nhập kho.
1.3.1 Viết phiếu nhập kho (Mẫu 01 của BTC) theo mẫu quy định có đầy đủ chữ ký hợp lệ và kiểm tra xác nhận của phòng tài chính kế toán (kèm theo biên bản giao nhận (BM-KD-13), biên bản cân(BM-11/QT 01KHVT…)
1.3.2 Vào thẻ kho(BM-05/QT 01KHVT) :Yêu cầu ghi rõ ngày tháng, số phiếu nhập (xuất) ,tên vật tư , số lượng và có xác nhận của nhân viên quản lý kho sau đó lưu giữ tại kho vật tư và dán vào nơi quy định để loại vật tư đó.Việc vào thẻ kho phải được làm hàng ngày theo đúng chế độ kế toán và nguyên tắc quản lý kho ,đảm bảo số tồn trên thẻ kho phải đúng với số tồn thực tế của từng loại vật tư tại bất kỳ thời điểm nào….Phải thường xuyên kiểm soát vật tư trong kho đối chiếu với số lượng trên thẻ kho để phát hiện kịp thời vật tư thừa, ứ đọng, kém phẩm chất để có biện pháp sử lý kịp thời hạn chế tối đa thiệt hại.
1.3.3 Đối với chủng loại vật tư được nhập nhiều lần phải lập bảng theo dõi định kỳ nhập từng lần (BM-10/QT 01KHVT) ( có chữ ký của người giao hàng) để làm chứng cứ khi giao đủ vật tư mới làm phiếu nhập kho.
1.3.4 Lập bảng tổng hợp xuất ,nhập vật tư vào cuối tháng (BM-08/QT 01KHVT) để báo cáo cho lãnh đạo Nhà máy và lập bảng kê chi tiết đối chiếu với phòng TCKT Nhà máy ,phòng bán hàng nhà máy ,đối chiếu số liệu với các điều khoản tại hợp đồng , đơn hàng, P/A mua hàng…