i. Khiếu nại và giải quyết khiếu nại (nếu có)
3.2.1.Đẩy mạnh công tác hoàn thiện Marketing
Marketing là khâu trung tâm trong quá trình kinh doanh, có ý nghĩa sống còn, quyết định sự tồn tại và phát triển của bất kỳ công ty nào. Đối với công ty cổ phấn xuất nhập khẩu Thủy Sản Miền Trung, một chiến lược Marketing đúng đắn, phù hợp với thực tế thị trường Việt Nam là điều kiện tiên quyết để đi đến thành công. Do đó, công ty cần phải nâng cao hiệu quả hoạt động của bộ phận này, có thể nêu lên một số biện pháp sau:
Đào tạo đội ngũ nhân viên Marketing năng động, có kiến thức và khả năng giao tiếp tốt.
Lãnh đạo bộ phận Marketing được giao quyền hạn tương ứng với nhiệm vụ. Phối hợp đồng bộ giữa các phòng, ban khác để có sự hỗ trợ hợp lý và tốt nhất nhằm cung cấp đầy đủ dịch vụ cho khách hàng với nhiều chủng loại mặt hàng, cũng như đi các vùng sâu, vùng xa khác nhau.
Đảm bảo nguồn thông tin phản hồi liên tục từ các thị trường trên để đáp ứng kịp thời các nhu cầu của khách hàng cũng như kịp thời sửa chữa, hoàn thiện cho hoạt động kinh doanh được tốt hơn.
Thường xuyên cập nhật các thông tin có liên quan phục vụ cho hoạt động của công ty như: các văn bản luật, tỷ giá của các đối thủ cạnh tranh, của các hãng tàu…
Tìm hiểu các ưu, nhược điểm của các đối thủ cạnh tranh để rút kinh nghiệm nhằm nâng cao hiệu quả công tác nhập khẩu.
Trong công tác nghiên cứu thị trường, công ty cần chú ý tìm hiểu, sử dụng các phương pháp nghiên cứu như: phỏng vấn trực tiếp, thư trưng cầu ý kiến, bảng câu hỏi… và phải biết kết hợp nhiều phương pháp một cách hợp lý để có thể đạt hiệu quả một cách cao nhất.
38 Công ty nên có bảng áp phích, logo ngay tại phòng tiếp khách. Việc này giúp công ty tự giới thiệu mình với khách hàng, đồng thời cũng thể hiện được tính chuyên nghiệp, tạo được lòng tin cho khách hàng.
3.2.2. Hoàn thiện chất lƣợng hoạt động nhập khẩu
Với sự cạnh tranh ngày càng gay gắt trên thị trường, một yếu tố không thể thiếu và song hành cùng với sự tồn tại và phát triển của công ty cố phần xuất nhập khẩu Thủy Sản Miền Trung là yếu tố chất lượng. Một công ty hoạt động chất lượng cao, chi phí thấp là một công ty luôn nhận được sự tín nhiệm nơi khách hàng, đảm bảo được mối quan hệ với khách hàng thường xuyên và ổn định. Để đảm bảo chất lượng hoạt động nhập khẩu, công ty nên có các biện pháp sau đây:
Tiến hành làm thủ tục hải quan nhanh chóng, kịp thời nhưng hiệu quả, an toàn. Kiểm soát kỹ toàn bộ quá trình thực hiện .
Thời gian hoàn thành thủ tục hải quan của lô hàng không quá 3 ngày từ lúc nhận hồ sơ chứng từ .
Theo dõi, kiểm soát chặt chẽ từng lô hàng bằng cách luôn cập nhật thông tin, đồng thời nên xử lý các nội dung công việc giữa các bộ phận quản lý, thủ tục hải quan và giao nhận.
Thống kê, quản lý đầy đủ các dự án, lô hàng của nhiều chủ hàng. Nên lưu trữ cẩn thận, đầy đủ tất cả các hồ sơ chứng từ, xây dựng biện pháp quản lý dữ liệu hợp lý nhất.
3.2.2.1. Hoàn thiện công tác nghiên cứu thị trường.
Nghiên cứu thị trường là một hoạt động quan trọng đóng vai trò tạo định hướng đúng đắn cho nhiều hoạt động khác của công ty. Trên thực tế, nghiên cứu thị trường sẽ giúp công ty xác định được đối thủ cạnh tranh: Những doanh nghiệp trong nước nào là đối thủ với công ty về chủng loại sản phẩm về giá cạnh tranh để đưa ra biện pháp về phân phối hay tiếp thị hữu hiệu.
Nghiên cứu thị trường sẽ cho phép công ty đánh giá khai thác thị trường dựa vào cơ cấu sản phẩm có sẵn, giá cả của sản phẩm và đối tác từ đó lựa chọn thị trường cho phù hợp với khả năng của mình.
a. Đối với thị trường trong nước:
+ Chủ động thâm nhập vào thực tế sản xuất của các đơn vị sản xuất có nhu cầu nhập khẩu hạt nhựa, những mối quan hệ mà công ty đã có trước đây để tìm hiểu về kế hoạch sản xuất kinh doanh các mặt hàng, tiêu chuẩn chất lượng từ đó xác định nhu cầu dùng hạt nhựa hiện nay.
+ Luôn tìm hiểu và nắm bắt thông tin về đối thủ cạnh tranh, điểm mạnh, điểm yếu của họ để rút ra cho mình một cách thức phù hợp hơn.
+ Nghiên cứu xu hướng đầu tư của nhà nước trong lĩnh vực này để kịp thời nắm bắt cơ hội kinh doanh.
+ Nghiên cứu về giá cả trong nước: Công ty luôn phải cử các cán bộ nghiệp vụ đi theo dõi tình hình biến động của giá cả các mặt hàng mà doanh nghiệp sẽ nhập khẩu. Để từ đó căn cứ vào giá nhập cùng với các chi phí có liên quan để hoạch định chính sách giá sao cho phù hợp.
39
b. Đối với thị trường nước ngoài :
+ Thu thập những thông tin về mặt hàng hạt nhựa mà công ty nhập khẩu tạo điều kiện cho bạn hàng trong nước hiểu rõ về mặt hàng kinh doanh của công ty trên thế giới hiện nay để từ đó có những quyết định mua đúng đắn góp phần nâng cao uy tín cho doanh nghiệp.
+ Tìm hiểu nghiên cứu các chính sách thương mại, chuyển giao công nghệ, điều kiện vận chuyển …trong lĩnh vực nhập hạt nhựa.
+Tích cực tìm kiếm thị trường nhập khẩu phục vụ mục tiêu đa dạng hoá các mặt hàng của công ty bằng phương pháp nghiên cứu thị trường trực tiếp.
3.2.2.2. Hoàn thiện các nghiệp vụ nhập khẩu.
a) Đối với khâu đàm phán, ký kết.
Trong khâu này công ty Thủy Sản Miền Trung cũng như nhiều doanh nghiệp khác của Việt Nam khi tham gia đàm phán thường yếu thế hơn so với đối tác do thông tin thu thập được từ thị trường nước ngoài thiếu mức độ chính xác trong khi nhu cầu nhập khẩu của công ty lại hết sức cần thiết. Để khắc phục khó khăn này công ty cần phải cập nhật thông tin để nắm bắt được tình hình sản xuất kinh doanh trên thế giới từ đó sẽ đề ra chiến lược chủ động trong đàm phán. tiến hành các công việc cụ thể sau :
* Chuẩn bị đàm phán công ty cần phải : (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
+Xác định cụ thể hoàn cảnh đàm phán cũng như thành phần tham gia đàm phán với đối tác nước ngoài.
+Thành phần tham gia đàm phán phải là những người có kinh nghiệm và kiến thức hoàn chỉnh về ngoại thương, ngoại ngữ, pháp luật. Ngoài ra họ phải có khả năng giao tiếp tốt, năng động và nhanh nhẹn trong xử lý tình huống Trước khi đàm phán tâm lý cần được thoải mái để đạt hiệu quả cao trong đàm phán.
+ Xác định rõ mục tiêu đàm phán là đem lợi ích cho công ty tuy nhiên không vì thế mà gây sức ép cho đối tác, cần có phương án lựa chọn thay thế nhau để khi đàm phán có thể linh động thay đổi phương án khi cần toạ thế chủ động trong đàm phán.
* Trong quá trình đàm phán cần sử dụng khéo léo các sách lược sau :
+ Tạo sự cạnh tranh : Cần cho đối phương biết rõ rằng họ không phải là bạn hàng cung cấp duy nhất.
+ Khi mục tiêu của công ty đặt ra nên thực hiện từng bước một không nóng vội.Đồng thời nêu mục tiêu cao hơn dự tính để có thể thoả hiệp.
+ Dù tình hình có diễn biến thế nào cũng không nên bộc lộ suy nghĩ của mình, nên quan sát thái độ của đối phương.
+ Không dùng ngôn ngữ tuỳ tiện phải có sự chuẩn bị trước để nắm quyền chủ động. + Tuỳ cơ ứng biến với mọi khả năng xảy ra.
+ Tránh việc thoả thuận xảy ra quá nhanh chóng khiến cho đối phương bất ổn và cảm thấy lo lắng.
+ Nên mềm dẻo trong các điều kiện để đối phương dù nhượng bộ nhưng vẫn không cảm thấy mất uy tín và thể diện.
40
b) Đối với khâu thực hiện hợp đồng.
Mặc dù quá trình chuẩn bị cho giao dịch đàm phán được chuẩn bị kỹ lưỡng thì trong khâu thực hiện hợp đồng cũng gặp phải nhiều vướng mắc, cần phải phân tích tìm hiểu nguyên nhân và có giải pháp khắc phục kịp thời.Vướng mắc ở khâu này chủ yếu trong một số công đoạn sau:
- Công tác hải quan: Do thủ tục hải quan tương đối phức tạp với nhiều loại chứng từ, giấy tờ khác nhau mà công ty phải tự kê khai và áp mã tính thuế nên nhầm lẫn, thiếu xót rất dễ xảy ra. Để khắc phục tình trạng này Công ty dược liệu TWI-Hà Nội cần cử những cán bộ am hiểu cả về nghiệp vụ ngoại thương cả về pháp luật, ngoại ngữ … Đặc biệt là am hiểu về các văn bản của tổng cục hải quan, cán bộ thực hiện công tác này nhất thiết phải có tinh thần trách nhiệm cao về sự chính xác của tờ khai hải quan. Sau khi đã hoàn tất thủ tục kiểm tra hàng hoá và tính thuế cán bộ kinh doanh cần sao một bản tờ khai hải quan cho phòng tài chính kế toán để phối hợp theo dõi kịp thời việc nộp thuế và phí hải quan. Công ty cũng cần nắm được các bước làm thủ tục và thời gian thực hiện để chủ động linh hoạt trong công việc tránh gây lãng phí về thời gian và tiền của không cần thiết của công ty. Ngay sau khi hợp đồng được ký kết công ty cũng nên có kế hoạch chuẩn bị trước để khi hàng về có thể làm thủ tục hải quan thuận lợi.
- Đối với công tác thanh toán : Trong quá trình nhập khẩu thường xuyên phải sử dụng ngoại tệ mà đôi lúc do ảnh hưởng của nền kinh tế nói chung nguồn ngoại tệ khá khan hiếm vì thế công ty cần có kế hoạch trước để dự trữ một lượng ngoại tệ cần thiết phục cho quá trình thanh toán. Muốn vậy công ty cần phải có kế hoạch cụ thể thu nội tệ, đôn đốc khách hàng thanh toán để kịp thời chuyển thành ngoại tệ khi cần. Công ty nên dùng phương thức thanh toán tín dụng để đảm bảo sự an toàn vì có ngân hàng tham gia bảo lãnh chỉ nên sử dụng hình thức thanh toán T/T trong một số trường hợp cần thiết thật tin tưởng.
3.2.3. Nâng cao chất lƣợng đội ngũ cán bộ nhân viên ngoại thƣơng
Hiện nay, đội ngũ cán bộ nhân viên của công ty phần lớn là những cán bộ có trình độ chuyên môn cao, giàu kinh nghiệm trong lĩnh vực kinh doanh xuất nhập khẩu nhưng đã nhiều năm hoạt động kinh doanh. Trong thời gian gần đây, số cán bộ nhân viên trẻ trong công ty ngày càng nhiều nhưng phòng xuất nhập khẩu lại chưa có ai có thể thực hiện các khâu trong quy trình với các nhân viên trẻ lại trẻ tuổi đời, tuổi nghề còn thiếu kinh nghiệm trong lĩnh vực kinh doanh xuất nhập khẩu. Vậy đặt ra vấn đề trong công ty là:
Phải có chiến lược đào tạo, bồi dưỡng về trình độ chuyên môn cho đội ngũ cán bộ của mình sao cho họ có kiến thức sâu rộng trên tất cả các lĩnh vực kỹ thuật, ngoại ngữ, ngoại thương, pháp luật. Bằng cách mời các chuyên gia về công ty, tổ chức những khóa bồi dưỡng ngắn hạn, ngoài giờ. Hoăc hỗ trợ một phần kinh phí cho cán bộ nhân viên học ở ngoài. Công ty cũng cần nghiên cứu để phối hợp với các bộ ngành, các đối tác nước ngoài đê xin học bổng giúp công ty gửi gắm cán bộ nhân viên mình ra nước ngoài đào tạo. Với những cán bộ trẻ có năng lực nhưng còn thiếu kinh nghiệm thì công ty cần tạo điều kiện để họ được tiếp cận với công việc nhiều hơn nữa, đây mới là cách đào tạo, bồi dưỡng bổ ích nhất.
Phải có các chế độ khuyến khích vật chất và tinh thần kịp thời, thỏa đáng để động viên các bộ năng động, tích cực tìm kiếm bạn hàng, thị trường cho công ty.
41 Ngoài ra công ty cũng nên tổ chức các buổi họp hội thảo mời các chuyên gia về công ty nói chuyện góp phần làm cho đội ngũ cán bộ của công ty hiểu hơn nữa về kinh tế thị trường và tư duy kinh doanh trong nền kinh tế thị trường và kiến thức Marketing.
Công ty cũng cần có một chính sách tuyển dụng hợp lý để sao cho đội ngũ cán bộ của mình luôn được trẻ hoá, bổ sung được những nhân tài, sàng lọc những cán bộ không thể thích nghi với môi trường cạnh tranh.
Công ty phải xây dựng và nghiêm khắc thực hiện hệ thống nội quy, quy chế một cách khoa học để có thể đưa hoạt động của công ty vào nề nếp, tiến tới xây dựng một môi trường văn hóa quản trị trong doanh nghiệp. Có như vậy thì hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp mới có hiệu quả.
Đối với công ty, hiện tại phòng nghiệp vụ có 4 nhân viên chuyên thực hiện quy trình nhập khẩu, vẫn còn thiếu xót về nguốn nhân lực của phòng xuất nhập khẩu. Một nhân viên thực hiện tất cả các khâu trong quy trình nhập khẩu hàng hóa. Cho nên, công ty cần có sự tổ chức chuyên môn hoá một cách hợp lý, luôn tạo điều kiện cho quá trình thực hiện khớp với nhau và có hiệu quả, tránh tình trạng một nhân viên mà giao quá nhiều công việc, không chuyên sâu làm mất nhiều thời gian và chi phí. Phòng cần phải phân công phối hợp một cách hợp lý giữa các nhân viên. Vì vậy, công ty cần phải tuyển dụng thêm và đào tạo lại bằng cách tổ chức các lớp bồi dưỡng nghiệp vụ cho nhân viên.
Tuyển dụng nhân viên mới, đây là một việc làm cần thiết hiện nay bởi sự hạn chế về nhân sự cũng như trình độ nghiệp vụ của cán bộ nhân viên. Cần tuyển dụng những nhân viên có trình độ và kinh nghiệm trong công tác thực hiện thủ tục hải quan, nhân viên này sẽ được phân công chuyên môn vào công tác giao hàng xuất khẩu. Công tác giao hàng sẽ bao gồm có công việc thiết lập chứng từ và làm thủ tục hải quan. Nếu tuyển nhân viên chưa có kinh nghiệm, cần phải cử đi học tập các lớp nâng cao nghiệp vụ và cho đi theo thực tế.
Cuối cùng, công ty cần phải có giải pháp để kết hợp hài hòa giữa đội ngũ cán bộ nhân viên lâu năm với cán bộ trẻ đồng thời có sự bố trí, phân công lao động hợp lý sao cho từng cán bộ có thể phát huy một cách tốt nhất năng lực của mình vào hiệu quả kinh doanh chung toàn công ty.
3.2.4. Mở rộng thị trƣờng kinh doanh
Để tạo tính ổn định trong hoạt động kinh doanh của mình, tránh các biến động của thị trường thì song song với việc giữ thị trường hiện có, công ty phải tim biện pháp thích hợp để mở rộng hoạt động của dịch vụ giao nhận hơn nữa ở thị trường nước ngoài.
Có hai hình thức mở rộng thị trường, đó là mở rộng thị trường của công ty theo chiều rộng và theo chiều sâu. Mở rộng thị trường theo chiều rộng chính là mở rộng thị trường theo phạm vi địa lý. Cho đến nay Công ty xuất nhập khẩu Miền Trung đã vươn ra khá nhiều thị trường trên hầu hết các châu lục trên thế giới. Tuy nhiên vẫn còn một số thị trường rất giàu tiềm năng mà công ty chưa có đủ khả năng khai thác như Mexico, Nam Mỹ, Trung Đông... Mở rộng thị trường theo chiều sâu là đa dạng hóa phạm vi dịch vụ của công ty để thu hút được nhiều khách hàng đạt doanh thu hoạt động cao hơn nhằm khai thác triệt để và giữ vững thị trường hiện có của công ty.
42 Công ty phải vạch ra những chiện lược cụ thể trong việc giữ vững , mở rộng thị trường kinh doanh của mình. Để làm được điều đó công ty xuất nhập khẩu Miền Trung cần phải:
Trước hết, công ty cần liên doanh liên kết với các công ty nước ngoài đã quen thuộc thị trường mà công ty chưa khai thác được đẻ chen chân vào thị trường đó. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Công ty cần cử các cán bộ đi tham quan, trao đổi kinh nghiệm ở các công ty