i. Khiếu nại và giải quyết khiếu nại (nếu có)
3.1.1.Kết luận chung về quy trình nhập khẩu hạt nhựa tại công ty cổ phần xuất
nhập khẩu Thủy Sản Miền Trung
Tiến trình hội nhập quốc tế đặt ra những thách thức mới, môi trường cạnh tranh gay gắt hơn do xuất hiện nhiều công ty kinh doanh xuất nhập với nước ngoài, các hình thức bảo hộ đối với nhiều ngành dịch vụ sẽ giảm dần theo các nguyên tắc mở cửa thị trường và đối xử quốc gia của Hiệp định chung về thương mại dịch vụ. Vì vậy, mỗi ngành dịch vụ đều phải phấn đấu chuyên nghiệp hóa phương thức kinh doanh, nâng cao chất lượng dịch vụ theo tiêu chuẩn quốc tế.
Trong những năm gần đây, chính sách mở cửa của Đảng và Nhà nước đã tạo điều kiện thuận lợi cho hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu nước ta ngày càng được mở rộng và phát triển. Cảng Đà Nẵng ngày một trở thành đầu mối giao thông qua trọng. Những vấn đề liên quan đến quy trình nhập khẩu cũng như các hoạt động liên quan chính sách, thủ tục ngày càng được nâng cao. Hiện nay, công ty cổ phần xuất nhập khẩu Thủy Sản Miền Trung là m ột trong những công ty kinh doanh xuất nhập khẩu hàng đầu tại Đà Nẵng và Việt Nam.
Tại công ty cổ phần xuất nhập khẩu Thủy Sản Miền Trung quy trình nhập khẩu hạt nhựa cũng là một khâu quan trọng góp phần vào kinh doanh của công ty. Công ty có những thế mạnh vốn có cần được phát huy để củng cố và gia tăng vị thế của mình:
Một trong những công ty có uy tín lâu năm trên thị trường trong nước. Là một công ty năng động tồn tại trên thị trường đầy biến động. Đội ngũ nhân viên dày dặn kinh nghiệm trong nghiệp vụ giao nhận.
Có nhiều dịch vụ cung cấp cho khách hàng. Tạo được niềm tin cho khách hàng. Công ty tổ chức bộ máy quản lý gọn nhẹ, phù hợp. Các phòng ban hoạt động hiệu quả, cung cấp kịp thời và chính xác các thông tin cần thiết cho Giám đốc về việc giám sát hoạt động tiêu thụ, hoạt động quản lý kinh kế phù hợp với điều kiện hiện nay và phù hợp với đặc điểm tổ chức kinh doanh của công ty.
Trước hết ban lãnh đạo công ty đã có sự quan tâm đúng mức tới chế độ quản lý hàng hóa và chế độ hạch toán tiêu thụ hàng hóa. Bên cạnh đó công tác theo quy trình giao nhận hàng hóa với từng khách hàng cũng được tiến hành đều đặn ,với khối lượng hàng bán tương đổi lớn nhưng bộ phận giao nhận hàng hóa ở công ty cũng rất nỗ lực để hoàn thành một khối lượng lớn công việc như hiện nay.
Trong điều kiện cạnh tranh gay gắt công ty đã không ngừng nỗ lực phấn đấu để duy trì phát triển và ngày càng mở rộng sản xuất kinh doanh. Cơ cấu tổ chức bộ máy công ty theo kiểu trực tuyến chức năng được tổ chức khá chặt chẽ, có sự phân công chức năng và nhiệm vụ rõ ràng bằng các văn bản vì vậy công việc không bị chồng chéo ,các bộ phận làm việc nhanh chóng và hiệu quả đảm bảo tiến độ công việc thực hiện đúng thời gian.
36 Công ty có đội ngũ nhân viên trẻ, năng động, sáng tạo và nhiệt tình trong công việc, có tinh thần đoàn kết phấn đấu để đạt được những mục tiêu mà công ty đề ra.
Tuy nhiên, quá trình nhập khẩu vẫn còn khó khăn. Hạt nhựa vẫn là một mặt hàng chưa phải là thế mạnh của công ty. Nhập khẩu mặt hàng nhựa còn hạn chế: - Khâu tiếp nhận yêu cầu khách hàng còn hạn chế, đa số khách hàng là những nơi đã làm ăn lâu năm, khách hàng mới rất ít.
- Cán bộ đôi khi có nghiệp vụ thì thiếu tiếng anh, nếu có tiếng anh thì nghiệp vụ kém. Điều đó gây không ít khó khăn khi làm chứng từ, còn tồn tại sai sót dẫn đến chứng từ bị chậm, tăng chi phí không đáng có.
Khắc phục những khó khăn vướng mắc, hoàn thiện dần quy trình giao nhận là việc làm hết sức cần thiết với công ty. Với sự nỗ lực không ngừng, là một trong những công ty kinh doanh xuất nhập khẩu lớn nhất Miền Trung trong tương lai chắc chắn gặt hái được nhiều thành công và trở thành một công ty hàng đầu tại Việt Nam.
3.1.2. So sánh quy trình nhập khẩu hàng hóa tại công ty với cơ sở lí luận
Một quy trình nhập khẩu hàng hóa về lý thuyết là khá dài và phức tạp tuy nhiên so với thực tế quy trình này được chuyển hóa một cách đơn giản hơn. Thực tế thì cho em biết nhanh hơn là trên lý thuyết, lý thuyết chỉ là cơ sở để chúng ta thực hành hiệu quả. Qua thời gian thực tập tại công ty, em đã được các bác, các anh Phòng XNK hướng dẫn và cho phép cùng tham gia vào việc thực hiện quy trình nhập khẩu hàng hóa. Qua quá trình làm việc cùng các bác, các anh em nhận thấy quy trình của công ty khá giống với quy trình mà em đã được các thầy cô dạy ở trường. Quy trình thực tế của công ty đã cụ thể hóa các bước trong quy trình lý thuyết. Mặc khác, tùy từng đối tượng khách hàng hay hàng hóa khác nhau mà việc giao dịch cũng khác nhau. Ngoài nắm vững lý thuyết, với quy trình nhập khẩu còn đòi hỏi cán bộ ngoại thương phải là người có nghiệp vụ tốt, chuyên nghiệp và phải có kinh nghiệm để có thể làm việc nhanh chóng, hiệu quả. Vì vậy, công việc thực tế bao giờ cũng là một thách thức nó đòi hỏi phải linh động và nhanh nhẹn. Tuy nhiên có một số điểm khác và được công ty chú trọng hơn, đó là:
Quy trình thủ tục hải quan tốn rất nhiều thời gian, thời gian khai báo và đợi nhận lệnh thông quan hàng hóa. Thời gian thực hiện còn chưa tối ưu, quá trình thu thập chuẩn bị đôi khi còn chậm. Lý do vì có nhiều loại giấy tờ cần chuẩn bị mà thủ tục hành chính còn rườm rà, chưa thông thoáng.
Nhân viên chứng từ cần phải lưu ý khi lập các chứng từ đề nghị cấp C/O, vì tổ chức cấp C/O có thể từ chối cấp C/O nếu xảy ra các sai sót sau:
-Bộ hồ sơ xin cấp C/O không chính xác, không đầy đủ nhân viên chứng từ phải chú ý lập đầy đủ, nếu tổ chức cấp C/O yêu cầu cung cấp thêm chứng từ thì phải thông báo ngay cho người gửi hàng để nhanh chóng hoàn thành bộ chứng từ.
-Mẫu C/O khai bằng chữ viết tay, bị tẩy xóa nhiều, mờ, không đọc được hoặc in bằng nhiều màu mực nhân viên chứng từ cũng cần phải có trình độ vi tính giỏi để soạn thảo các chứng từ trên máy tính, tiện cho việc sửa chữa và lưu lại nếu cần thiết, đặc biệt cần nâng cao trình độ tiếng Anh vì các văn bản, chứng từ đều phải đòi hỏi khai bằng tiếng Anh.
Trách nhiệm của nhân viên xuất nhập khẩu rất cao, phải chịu trách nhiệm nếu hàng hóa bị mất trong quá trình làm thủ tục Hải Quan. Vì vậy khi đi nhận hàng cần
37 mang theo những dụng cụ đảm bảo hàng hóa như seal các loại, ổ khóa, máy ảnh, keo dán.
Thực tế muốn công việc làm thủ tục Hải Quan nhanh chóng, hiệu quả thì nhân viên xuất nhập khẩu cần phải có mối quan hệ tốt với nhân viên Hải Quan.
Đa số các công ty xuất nhập khẩu chứng từ tự làm hoặc được nhận từ mail, fax. Thực tế thì quy trình nhập khẩu hàng hóa đôi khi gặp rủi ro rất cao.
Học hỏi được từ thực tế:
Qua các công tác tiến hành quy trình nhập khẩu hạt nhựa tại công ty. Em đã học hỏi được nhiều điều từ thực tiễn. Biết cách chuẩn bị chứng từ khi bắt đầu đàm phán với đối tác và cách sắp xếp các chứng từ sao cho hợp lý. Khi còn học trên ghế nhà trường về quy trình nhập khẩu đối với em còn hơi khó khăn. Nhưng khi được tiếp xúc thực tế thì quy trình nhập khẩu hàng hóa đã thành thạo các khâu, các bước, biết cách khai báo hải quan điền tử từ xa ở công ty.
3.2. MỘT SỐ KIẾN NGHỊ NHẰM HOÀN THIỆN QUY TRÌNH NHẬP KHẨU TẠI CÔNG TY TẠI CÔNG TY
3.2.1. Đẩy mạnh công tác hoàn thiện Marketing
Marketing là khâu trung tâm trong quá trình kinh doanh, có ý nghĩa sống còn, quyết định sự tồn tại và phát triển của bất kỳ công ty nào. Đối với công ty cổ phấn xuất nhập khẩu Thủy Sản Miền Trung, một chiến lược Marketing đúng đắn, phù hợp với thực tế thị trường Việt Nam là điều kiện tiên quyết để đi đến thành công. Do đó, công ty cần phải nâng cao hiệu quả hoạt động của bộ phận này, có thể nêu lên một số biện pháp sau:
Đào tạo đội ngũ nhân viên Marketing năng động, có kiến thức và khả năng giao tiếp tốt.
Lãnh đạo bộ phận Marketing được giao quyền hạn tương ứng với nhiệm vụ. Phối hợp đồng bộ giữa các phòng, ban khác để có sự hỗ trợ hợp lý và tốt nhất nhằm cung cấp đầy đủ dịch vụ cho khách hàng với nhiều chủng loại mặt hàng, cũng như đi các vùng sâu, vùng xa khác nhau.
Đảm bảo nguồn thông tin phản hồi liên tục từ các thị trường trên để đáp ứng kịp thời các nhu cầu của khách hàng cũng như kịp thời sửa chữa, hoàn thiện cho hoạt động kinh doanh được tốt hơn.
Thường xuyên cập nhật các thông tin có liên quan phục vụ cho hoạt động của công ty như: các văn bản luật, tỷ giá của các đối thủ cạnh tranh, của các hãng tàu… (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Tìm hiểu các ưu, nhược điểm của các đối thủ cạnh tranh để rút kinh nghiệm nhằm nâng cao hiệu quả công tác nhập khẩu.
Trong công tác nghiên cứu thị trường, công ty cần chú ý tìm hiểu, sử dụng các phương pháp nghiên cứu như: phỏng vấn trực tiếp, thư trưng cầu ý kiến, bảng câu hỏi… và phải biết kết hợp nhiều phương pháp một cách hợp lý để có thể đạt hiệu quả một cách cao nhất.
38 Công ty nên có bảng áp phích, logo ngay tại phòng tiếp khách. Việc này giúp công ty tự giới thiệu mình với khách hàng, đồng thời cũng thể hiện được tính chuyên nghiệp, tạo được lòng tin cho khách hàng.
3.2.2. Hoàn thiện chất lƣợng hoạt động nhập khẩu
Với sự cạnh tranh ngày càng gay gắt trên thị trường, một yếu tố không thể thiếu và song hành cùng với sự tồn tại và phát triển của công ty cố phần xuất nhập khẩu Thủy Sản Miền Trung là yếu tố chất lượng. Một công ty hoạt động chất lượng cao, chi phí thấp là một công ty luôn nhận được sự tín nhiệm nơi khách hàng, đảm bảo được mối quan hệ với khách hàng thường xuyên và ổn định. Để đảm bảo chất lượng hoạt động nhập khẩu, công ty nên có các biện pháp sau đây:
Tiến hành làm thủ tục hải quan nhanh chóng, kịp thời nhưng hiệu quả, an toàn. Kiểm soát kỹ toàn bộ quá trình thực hiện .
Thời gian hoàn thành thủ tục hải quan của lô hàng không quá 3 ngày từ lúc nhận hồ sơ chứng từ .
Theo dõi, kiểm soát chặt chẽ từng lô hàng bằng cách luôn cập nhật thông tin, đồng thời nên xử lý các nội dung công việc giữa các bộ phận quản lý, thủ tục hải quan và giao nhận.
Thống kê, quản lý đầy đủ các dự án, lô hàng của nhiều chủ hàng. Nên lưu trữ cẩn thận, đầy đủ tất cả các hồ sơ chứng từ, xây dựng biện pháp quản lý dữ liệu hợp lý nhất.
3.2.2.1. Hoàn thiện công tác nghiên cứu thị trường.
Nghiên cứu thị trường là một hoạt động quan trọng đóng vai trò tạo định hướng đúng đắn cho nhiều hoạt động khác của công ty. Trên thực tế, nghiên cứu thị trường sẽ giúp công ty xác định được đối thủ cạnh tranh: Những doanh nghiệp trong nước nào là đối thủ với công ty về chủng loại sản phẩm về giá cạnh tranh để đưa ra biện pháp về phân phối hay tiếp thị hữu hiệu.
Nghiên cứu thị trường sẽ cho phép công ty đánh giá khai thác thị trường dựa vào cơ cấu sản phẩm có sẵn, giá cả của sản phẩm và đối tác từ đó lựa chọn thị trường cho phù hợp với khả năng của mình.
a. Đối với thị trường trong nước:
+ Chủ động thâm nhập vào thực tế sản xuất của các đơn vị sản xuất có nhu cầu nhập khẩu hạt nhựa, những mối quan hệ mà công ty đã có trước đây để tìm hiểu về kế hoạch sản xuất kinh doanh các mặt hàng, tiêu chuẩn chất lượng từ đó xác định nhu cầu dùng hạt nhựa hiện nay.
+ Luôn tìm hiểu và nắm bắt thông tin về đối thủ cạnh tranh, điểm mạnh, điểm yếu của họ để rút ra cho mình một cách thức phù hợp hơn.
+ Nghiên cứu xu hướng đầu tư của nhà nước trong lĩnh vực này để kịp thời nắm bắt cơ hội kinh doanh.
+ Nghiên cứu về giá cả trong nước: Công ty luôn phải cử các cán bộ nghiệp vụ đi theo dõi tình hình biến động của giá cả các mặt hàng mà doanh nghiệp sẽ nhập khẩu. Để từ đó căn cứ vào giá nhập cùng với các chi phí có liên quan để hoạch định chính sách giá sao cho phù hợp.
39
b. Đối với thị trường nước ngoài :
+ Thu thập những thông tin về mặt hàng hạt nhựa mà công ty nhập khẩu tạo điều kiện cho bạn hàng trong nước hiểu rõ về mặt hàng kinh doanh của công ty trên thế giới hiện nay để từ đó có những quyết định mua đúng đắn góp phần nâng cao uy tín cho doanh nghiệp.
+ Tìm hiểu nghiên cứu các chính sách thương mại, chuyển giao công nghệ, điều kiện vận chuyển …trong lĩnh vực nhập hạt nhựa.
+Tích cực tìm kiếm thị trường nhập khẩu phục vụ mục tiêu đa dạng hoá các mặt hàng của công ty bằng phương pháp nghiên cứu thị trường trực tiếp.
3.2.2.2. Hoàn thiện các nghiệp vụ nhập khẩu.
a) Đối với khâu đàm phán, ký kết.
Trong khâu này công ty Thủy Sản Miền Trung cũng như nhiều doanh nghiệp khác của Việt Nam khi tham gia đàm phán thường yếu thế hơn so với đối tác do thông tin thu thập được từ thị trường nước ngoài thiếu mức độ chính xác trong khi nhu cầu nhập khẩu của công ty lại hết sức cần thiết. Để khắc phục khó khăn này công ty cần phải cập nhật thông tin để nắm bắt được tình hình sản xuất kinh doanh trên thế giới từ đó sẽ đề ra chiến lược chủ động trong đàm phán. tiến hành các công việc cụ thể sau :
* Chuẩn bị đàm phán công ty cần phải :
+Xác định cụ thể hoàn cảnh đàm phán cũng như thành phần tham gia đàm phán với đối tác nước ngoài.
+Thành phần tham gia đàm phán phải là những người có kinh nghiệm và kiến thức hoàn chỉnh về ngoại thương, ngoại ngữ, pháp luật. Ngoài ra họ phải có khả năng giao tiếp tốt, năng động và nhanh nhẹn trong xử lý tình huống Trước khi đàm phán tâm lý cần được thoải mái để đạt hiệu quả cao trong đàm phán.
+ Xác định rõ mục tiêu đàm phán là đem lợi ích cho công ty tuy nhiên không vì thế mà gây sức ép cho đối tác, cần có phương án lựa chọn thay thế nhau để khi đàm phán có thể linh động thay đổi phương án khi cần toạ thế chủ động trong đàm phán.
* Trong quá trình đàm phán cần sử dụng khéo léo các sách lược sau : (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
+ Tạo sự cạnh tranh : Cần cho đối phương biết rõ rằng họ không phải là bạn hàng cung cấp duy nhất.
+ Khi mục tiêu của công ty đặt ra nên thực hiện từng bước một không nóng vội.Đồng thời nêu mục tiêu cao hơn dự tính để có thể thoả hiệp.
+ Dù tình hình có diễn biến thế nào cũng không nên bộc lộ suy nghĩ của mình, nên quan sát thái độ của đối phương.
+ Không dùng ngôn ngữ tuỳ tiện phải có sự chuẩn bị trước để nắm quyền chủ động. + Tuỳ cơ ứng biến với mọi khả năng xảy ra.
+ Tránh việc thoả thuận xảy ra quá nhanh chóng khiến cho đối phương bất ổn và cảm thấy lo lắng.
+ Nên mềm dẻo trong các điều kiện để đối phương dù nhượng bộ nhưng vẫn không