2.2.1.3.4- Quy trình ghi sổ tổng hợp chi phí sử dụng máy thi công
Cùng với quá trình ghi sổ chi tiết kế toán phải tiến hành ghi sổ tổng hợp. Đây là quá trình từ các chứng từ gốc kế toán vào sổ nhật ký chung và từ nhật ký chung vào sổ cái. Dưới đây là quy trình ghi sổ tổng hợp chi phí sử dụng máy thi công.
Hình 2.11: Quy trình ghi sổ tổng hợp
chi phí sử dụng máy thi công CTCP XD – DL Hà Hải
Chứng từ gốc là Hợp đồng thuê máy thi công, bảng phân bổ chi phí sử dụng máy thi công, bảng tính lương trực tiêp của nhân viên vận hành máy thi công...
Kế toán chỉ cần nhập số liệu vào phần mềm, máy tính sẽ tự cập nhật số liệu vào sổ nhật ký chung (biểu 2.10) và từ đó vào sổ cái tài khoản 623 (biểu 2.18). Sau khi đối chiếu số liệu, máy tính thực hiện việc kết chuyển tổng số chi phí sử dụng máy thi công đã tập hợp được trong tháng từ TK 623 sang TK 154.
Một số chú ý với chi phí sử dụng máy thi công:
Thực trạng sử dụng máy thi công của Công ty chủ yếu là thuê ngoài. Với việc thuê ngoài máy thi công Công ty không cần trích khấu hao với máy có giá trị lớn, đủ điều kiện ghi nhận tài sản cố định vì Công ty đi thuê ngoài máy thi công trong ngắn hạn. Nếu Công ty thuê dài hạn để sử dụng lâu dài thì kế toán sẽ phải có thay đổi và điều chình cho phù hợp.
Đơn giá cho việc thuê ngoài bao gồm cả việc thuê lao động lái máy thi công. Bởi vậy tất cả các lao động khác phục vụ cho máy thi công và những chi phí liên quan đến máy thi công ngoài lao đồng đều không được hạch toán vào chi phí sử dụng máy thi công đối với công trình.
Với những máy thi công của Công ty đầu tư mua sắm sẽ được phân bổ như phần hạch toán chi tiết đã trình bày và tính khấu hao nếu có đủ điều kiện ghi nhận là tài sản.
Sau đây là mẫu sổ cái tài khoản 623 chi phí sử dụng máy thi công:
Chứng từ gốc Sổ nhật ký chung Sổ cái tài khoản 623 Kết chuyển vào tài khoản 154
Biểu 2.18:
Công ty Cổ phần Xây dựng – Du lịch Hà Hải MST: 0101210363
SỔ CÁI TÀI KHOẢN
TK 623 – Chi phí sử dụng máy thi công – CT Hồng Ngọc Quý 1 năm 2011
NT ghi ghi sổ
Chứng
từ Diễn giải Nhật ký chung
Số hiệu TK đối ứng Số tiền Số hiệu Ngày tháng Trang dòng Nợ Có Dư đầu kỳ
1/1 TT máy đào, khoan – CT Quang Minh (HĐ41749) 141 2.400.000
2/1 TT máy tời vật liệu, buly treo (HĐ78727) CT H.Ngọc 141 1.570.000
30/1 Mua xăng, dầu nhớt cho máy vận thăng CT789BQP 111 1.459.000
28/2 Thuê máy đào, lu rung, máy cẩu thủy lực của CT Phú Quang 331 53.820.000
28/2 Thuê vận thăng lồng CT 789 BQP (HĐ 9259) 331 19.000.000
Kết chuyển chi phí sử dụng máy 636.597.073
Tổng cộng số phát sinh 636.597.073 636.597.073
2.2.1.4. Kế toán chi phí sản xuất chung 2.2.1.4.1- Nội dung
Chi phí sản xuất chung gồm: Chi phí nhân viên gồm lương chính, lương phụ, phụ cấp lương, phụ cấp lưu động phải trả cho nhân viên quản lý đội xây dựng, tiền ăn ca của nhân viên quản lý đội xây dựng và công nhân xây lắp, các khoản trích theo lương của nhân viên như: lương và khoản trích theo lương của tư vấn giám sát, tư vấn thiết kế, phí giám sát ...; chi phí vật liệu gồm: chi phí vật liệu cho đội xây dựng như: chi phí vận chuyển đất thải công trình, xăng xe, lưới, bạt, văn phòng phẩm cho công trình, lán trại tạm thời ...; chi phí công cụ dụng cụ gồm chi phí về công cụ dụng cụ dùng cho thi công như: cốp pha, giàn giáo, mái hiên di động của công trình, kìm, mặt nạ, thang tre, thước ...; chi phí mua ngoài gồm các chi phí phục vụ cho hoạt động thi công như tiền thuê xe cẩu, tiền điện thoại ở công trình, phí chuyển khoản khi trả tiền mua vật liệu sắt, thép, cốp pha ..., vật tư điện, nước, xăng xe phục vụ cho công trình, sửa xe, thí nghiệm vật liệu xây dựng, thay, sửa chữa ô tô đi công trình, phí in, photo, đóng quyển tài liệu ngoài công trình, đồ dùng cho cán bộ công trường như ủng, mũ bảo hiểm ...; chi phí khác bằng tiền gồm các chi phí bằng tiền khác ngoài các chi phí trên mà phục vụ cho hoạt động của công trình hay hạng mục công trình, tổ, đội thi công như chi phí tiếp khách, tiền mỳ tôm, bánh mỳ của nhân viên giám sát công trình ...
2.2.1.4.2- Tài khoản sử dụng
Theo đúng chuẩn mực kế toán và quy định hiện hành, doanh nghiệp sử dụng tài
khoản 627 để hạch toán chi phí sản xuất chung. Do có đặc thù riêng trong doanh
nghiệp và tình hình sản xuất, kinh doanh riêng của đơn vị nên Công ty cũng lập thêm
mã chi tiết cho từng công trình và hạng mục công trình. Công ty sử dụng tài khoản cấp
hai để hạch toán chi tiết từng khoản mục:
TK 6271: Chi phí nhân viên quản lý TK 6272: Chi phí vật liệu quản lý TK 6273: Chi phí công cụ
TK 6274: Chi phí khấu hao máy thi công TK 6275: Công tác phí
TK 6277: Chi phí dịch vụ mua ngoài TK 6278: Chi phí bằng tiền khác
Chi phí nhân viên quản lý bao gồm tiền lương, tiền công, các khoản phụ cấp, các khoản trích theo quy định (BHYT, BHXH, BHTN), các khoản phải trả khác cho nhân viên quản lý Công ty. Nhân viên quản lý của Công ty gồm nhân viên văn phòng Công ty, các chủ nhiệm công trình, cán bộ kỹ thuật, kế toán, bảo vệ, thủ kho.
Chi phí vật liệu quản lý gồm chi phí vật liệu hạch toán trong chi phí sản xuất chung bào gồm chi phí vật liệu, công cụ dụng cụ xuất dùng cho sửa chữa tài sản cố định, máy móc, thiết bị… tại công trình Công ty.
Chi phí công cụ dụng cụ gồm những chi phí như mua giàn giáo, ván khuôn và các công cụ khác phục vụ sản xuất, chi phí trang bị quần áo bảo hộ lao động… trên công trường. Công ty hạch toán các thiết bị như tủ sắt Công ty, chi phí sửa xe vào chi phí sản xuất chung (chi phí CCDC).
Đối với các CCDC có giá trị nhỏ, phân bổ hết một lần trong kỳ hạch toán. Thông thường các CCDC này do chủ nhiệm công trình mua sắm theo yêu cầu thi công, nhập thẳng về công trình, các CCDC này khác với CCDC đung trực tiếp cho máy thi công (buly treo hay dây cáp treo). Do vậy, kế toán không dùng tài khoản 153 để hạch toán, những chi phí này được nhập thẳng vào tài khoản 6273.
Với CCDC có giá trị lớn, phân bố nhiều lần khi phát sinh được theo dõi trên TK 142 – Chi phí trả trước. Chi phí CCDC phát sinh ở công trình nào thì tập hợp trực tiếp cho công trình đó. Căn cứ vào giá trị CCDC và thời gian sử dụng CCDC và thời gian thi công công trình kế toán tính ra số lần phân bổ hợp lý. Cuối kỳ kế toán lập bảng phân bổ và vào sổ.
Chi phí khấu hao máy thi công: Với những máy thi công đủ điều kiện ghi nhận tài sản cố định Công ty cần trích khấu hao. Tại Công ty tài sản chủ yếu là máy móc phục vụ các công trình. Cũng có một số ít tài sản cố định phục vụ cho công tác quản lý nhưng Công ty không tiến hành tính chi phí khấu hao vào chi phí quản lý mà đưa hết vào chi phí sản xuất chung và chi tiết là tài khoản 6274. Công ty tính khấu hao theo phương pháp đường thẳng.
Công tác phí là các khoản như phí, lệ phí phục vụ công tác quản lý như phí giao thông, phí đi công tác…
Chi phí dịch vụ mua ngoài: là các chi phí phục vụ cho những hoạt động của Công ty mua từ bên ngoài như tiền điện, nước, chi phí điện thoại, điện báo, fax…
Chi phí khác bằng tiền: gồm chi phí hội nghị, tiếp khách, quảng cáo, tiếp thị và những chi phí khác ngoài những chi phí trên phục vụ công tác xây dựng.
2.2.1.4.3- Quy trình ghi sổ kế toán chi tiết
Căn cứ vào chứng từ gốc kế toán vào sổ chi tiết tài khoản 627, từ sổ chi tiết tài khoản này kế toán vào sổ chi tiết các tài khoản có liên quan và vào bảng cân đối số phát sinh. Dưới đây là quy trình ghi sổ chi tiết chi phí sản xuất chung.
Hình 2.12: Quy trình ghi sổ chi tiết
chi phí sản xuất chung CTCP XD – DL Hà Hải
Chứng từ gốc gồm:
Bảng thanh toán lương gián tiếp (biểu 2.19), bảng tính BHXH, BHYT, BHTN bộ phận gián tiếp (biểu 2.20) (chi phí nhân viên quản lý sản xuất– TK 6271).
Bảng phân bổ chi phí trả trước (biểu 2.21) (chi phí công cụ- TK 6273).
Bảng tính khấu hao tài sản (biểu 2.22) (chi phí khấu hao máy thi công – TK 6274).
Hóa đơn giá trị gia tăng (chi phí dịch vụ ngoài - TK 6277, chi phí khác – TK 6278).
Từ các chứng từ gốc này kế toán vào sổ chi tiết tài khoản 627 (biểu 2.23) và vào sổ chi tiết tài khoản có liên quan từ đó vào bảng cân đối số phát sinh.
