6. Kết cấu của luận văn
3.2.1. Về phía công ty
3.2.1.1. Xác định chính xác nhu cầu vốn lưu động và xây dựng kế hoạch định mức vốn lưu động
79 Qua phân tích tình hình sử dụng vốn lưu động của Công ty trong những năm qua ta thấy: nhu cầu về vốn lưu động của công ty tăng lên qua các năm. Vốn lưu động sử dụng bình quân của công ty năm 2010 là 81,78 tỷ đồng, năm 2011 tăng lên 95,79 tỷ đồng (tăng 14,01 tỷ đồng tương ứng 17,13% so với năm 2010), năm 2012 tăng lên với số vốn là 101,79 tỷ đồng (tăng 6 tỷ đồng tương ứng với 6,62% so với năm 2011). Mặc dù số vốn lưu động sử dụng bình quân tăng lên nhưng nguồn vốn lưu động thường xuyên lại không đáp ứng đủ nhu cầu. Do vậy, mà dẫn tới Công ty phải huy động các nguồn vốn bên ngoài để trang trải cho nhu cầu về vốn lưu động. Mức vốn lưu động thiếu hụt gây nên tình trạng công nợ lớn.
Hơn nữa, trên cơ sở phân tích cơ cấu tài sản lưu động ta thấy vốn về hàng tồn kho chiếm tỷ trọng khá lớn trong cơ cấu tài sản lưu động, năm 2010 vốn về hàng tồn kho chiếm 33,7%, năm 2011 chiếm 43,7%, năm 2012 chiếm 44%. Trong đó vốn về nguyên vật liệu dự trữ lại chiếm tỷ trọng cao nhất (năm 2010 vốn nguyên vật liệu chiếm 71%, năm 2011 chiếm 71,4%, năm 2012 chiếm 66% trong tổng hàng tồn kho). Điều này cho thấy một thực tế Công ty thiếu vốn nhưng lại để tình trạng ứ đọng, lãng phí vốn trong quá trình sử dụng. Để tránh tình trạng này, Công ty cần phải xác định nhu cầu vốn một cách chính xác và xây dựng định mức vốn lưu động. Khi xác định nhu cầu vốn và xây dựng định mức vốn lưu động, Công ty nên căn cứ vào tình hình cụ thể năm trước, bảng định mức tiêu hao đã được ban hành, kế hoạch mua sắm, cung cấp vật tư, hợp đồng ký kết và nhu cầu thị trường để xác định nhu cầu vốn và xây dựng một định mức vốn lưu động phù hợp với thực trạng tài chính của Công ty không gây ra tình trạng thừa, thiếu vốn lưu động. Đồng thời phải xây dựng định mức vốn lưu động cho từng quý, từng tháng để có kế hoạch sản xuất phù hợp không gây lãng phí trong kỳ.
Nhu cầu vốn lưu động của doanh nghiệp là một đại lượng không cố định và phụ thuộc vào nhiều yếu tố. Để xác định chính xác nhu cầu vốn doanh nghiệp cần chú ý một số yếu tố sau:
80 - Những yếu tố về đặc điểm, tính chất của ngành nghề kinh doanh như: chu kỳ kinh doanh, quy mô kinh doanh, những thay đổi về kỹ thuật công nghệ sản xuất…
- Những yếu tố về mua sắm vật tư và tiêu thụ sản phẩm:
+ Khoảng cách giữa doanh nghiệp với các nhà cung cấp vật tư hàng hóa. + Sự biến động về giá cả của các loại vật tư, hàng hóa mà doanh nghiệp sử dụng trong hoạt động sản xuất kinh doanh.
+ Khoảng cách giữa doanh nghiệp với thị trường bán hàng. + Điều kiện và phương tiện vận tải…
- Chính sách của doanh nghiệp trong tiêu thụ sản phẩm, tín dụng và tổ chức thanh toán. Sau đây tôi xin đề xuất một phương pháp (phương pháp gián tiếp) xác định nhu cầu vốn lưu động của Công ty để từ đó có thể xác định vốn lưu động.
Công thức tính như sau:
Vnc = *(1 t%) M M * VLÐ o 1 O + Trong đó:
`Vnc: Nhu cầu vốn lưu động thường xuyên cần thiết kỳ kế hoạch. O
VLÐ : số dư bình quân vốn lưu động năm báo cáo.
`M1: tổng mức luân chuyển vốn lưu động năm kế hoạch (doanh thu thuần năm kế hoạch).
`M0: tổng mức luân chuyển vốn lưu động năm báo cáo (doanh thu thuần năm báo cáo).
`t%: tỷ lệ tăng (giảm) số ngày luân chuyển vốn lưu động năm kế hoạch so năm báo cáo.
81 Theo số liệu thực tế năm 2012 (doanh thu thuần đạt 359.138 triệu đồng và vốn lưu động bình quân là 101.792 triệu đồng) và dự kiến doanh thu năm 2013 (căn cứ vào kế hoạch doanh thu đã được lập): 361.142 triệu đồng.
Tỷ lệ rút ngắn số ngày luân chuyển vốn lưu động năm 2013 so với năm 2012 là 12,5%. Ta có thể xác định nhu cầu vốn lưu động cần thiết cho Công ty là:
Vnc = x (1 12,5%) trđ 359.138 trđ 361.142 x 101.792trđ − = 89.565 triệu đồng.
Tương tự như vậy, ở năm 2014 và các năm tiếp theo ta cũng dựa vào tổng mức luân chuyển vốn lưu động (doanh thu thuần) năm 2013, dự kiến doanh thu thuần 2014, số vốn lưu động sử dụng bình quân năm 2013 và tỷ lệ tăng (giảm số ngày luân chuyển vốn dự kiến năm 2014 so với năm 2013 để xác định nhu cầu vốn cho năm 2014.
Tuy nhiên, muốn việc xác định nhu cầu vốn lưu động chính xác, Công ty cần phải xây dựng các kế hoạch khác sát với thực tế ví dụ như: kế hoạch sản xuất, kế hoạch doanh thu…
3.2.1.2. Tổ chức đảm bảo nguồn vốn lưu động đảm bảo cho sản xuất kinh doanh
Như phân tích ở trên, ta thấy việc tổ chức đảm bảo nguồn vốn lưu động lưu động thường xuyên của công ty qua các năm chủ yếu là nguồn vốn nợ ngắn hạn (nguồn vốn tạm thời). Trong đó tỷ trọng vay nợ ngắn hạn chiếm tỷ trọng lớn (năm 2010 vay ngắn hạn 121,3 tỷ đồng, chiếm 72% nợ ngắn hạn); năm 2011 vay ngắn hạn tăng lên 126,3 tỷ, chiếm 66,7% nợ ngắn hạn; năm 2012 vay ngắn hạn là 116,1 tỷ đồng, chiếm 60% nợ ngắn hạn).
Nguyên nhân là nguồn vốn thường xuyên (nợ dài hạn và vốn chủ sở hữu) của công ty không đủ ngay cả việc tài trợ cho tài sản dài hạn (năm 2010 nguồn vốn thường xuyên chỉ đảm bảo đủ 70,96% giá trị tài sản dài hạn, 29,04% giá trị tài sản dài hạn còn lại của công ty được đảm bảo bằng nợ ngắn hạn; Năm 2011 nguồn vốn
82 thường xuyên chỉ đảm bảo đủ 82,16% giá trị tài sản dài hạn, 17.84% giá trị tài sản dài hạn còn lại được đảm bảo bằng nợ ngắn hạn; Năm 2012 nguồn vốn thường xuyên chỉ đảm bảo đủ 67,16% giá trị tài sản dài hạn, 32,84% giá trị tài sản dài hạn còn lại được đảm bảo bằng nợ ngắn hạn).
Với cách tổ chức đảm bảo nguồn vốn lưu động như vậy không đảm bảo an toàn cho sản xuất kinh doanh, không đảm bảo về khả năng thanh toán, công ty phải chịu một khoản chi phí lãi vay khá lớn. Do đó, để nâng cao hiệu quả sử dụng vốn Công ty cần phải thay đổi mô hình tổ chức đảm bảo nguồn vốn lưu động theo hướng an toàn và tiết kiệm chi phí hơn. Để tổ chức đảm bảo nguồn vốn có hiệu quả, trên cơ sở xác định nhu cầu vốn đầu tư cho tài sản cố định và tài sản lưu động, Công ty phải tính đến chiến lược tổ chức nguồn vốn kinh doanh một cách hợp lý và có lợi nhất cho công ty.
Thứ nhất, Công ty có thể thay đổi cách thức tổ chức nguồn vốn theo một trong 3 mô hình sau:
- Mô hình 1: Toàn bộ tài sản cố định, tài sản lưu động thường xuyên và một phần tài sản lưu động tạm thời được hình thành bởi nguồn vốn thường xuyên (nguồn vốn chủ sở hữu và nợ dài hạn), phần còn lại của tài sản lưu động tạm thời được đảm bảo bởi nguồn vốn tạm thời.
Việc tổ chức nguồn vốn theo mô hình này đưa lại cho Công ty khả năng thanh toán và độ an toàn ở mức cao. Nguồn vốn thường xuyên đảm bảo phần lớn nhu cầu vốn, tạo sự ổn định cho doanh nghiệp trong hoạt động kinh doanh, tạo điều kiện cho doanh nghiệp thực hiện tốt nguyên tắc giữ chữ tín trong các quan hệ thanh toán.
Nhưng lại có nhược điểm là ngoài nguồn vốn chủ sở hữu, Công ty phải huy động thêm nhiều vốn vay dài hạn ngay cả khi không có nhu cầu về tài sản lưu động tạm thời cũng phải huy động một lượng nguồn vốn thường xuyên nên chi phí sử dụng vốn cao.
83
- Mô hình 2: Toàn bộ tài sản cố định và tài sản lưu động thường xuyên được
đảm bảo bởi nguồn vốn thường xuyên, toàn bộ tài sản lưu động tạm thời được đảm bảo bởi nguồn vốn tạm thời.
Ưu điểm của phương pháp này là giảm bớt được chi phí sử dụng vốn và hạn chế được rủi ro trong thanh toán.
Nhược điểm của việc sử dụng mô hình này là không tạo ra sự linh hoạt trong việc tổ chức cơ cấu nguồn vốn. Trong thực tế kinh doanh, doanh thu của doanh nghiệp thường xuyên biến động, khi gặp những khó khăn nhất định doanh nghiệp tạm thời phải giảm bớt qui mô kinh doanh, trong khi đó vẫn phải duy trì một lượng vốn thường xuyên khá lớn, do vậy mô hình này ít được sử dụng. Mô hình này chỉ nên áp dụng khi doanh nghiệp có qui mô kinh doanh tương đối ổn định.
- Mô hình 3: Toàn bộ tài sản cố định và một phần tài sản lưu động thường xuyên được đảm bảo bởi nguồn vốn thường xuyên, phần còn lại của tài sản lưu động thường xuyên và toàn bộ tài sản lưu động tạm thời được đảm bảo bằng nguồn vốn tạm thời.
Ưu điểm là chi phí sử dụng vốn thấp hơn cả so với hai mô hình trên và việc tổ chức cơ cấu nguồn vốn cũng khá linh hoạt. Song doanh nghiệp dễ gặp rủi ro hơn so với hai mô hình trên.
Với điều kiện thực tế của Công ty hiện nay, do mô hình đảm bảo vốn của Công ty đang tiềm ẩn khá nhiều rủi ro nhưng do điều kiện thực tế không thể chuyển ngay sang mô hình 1 và 2 vì tình hình tài chính của doanh nghiệp hiện tại đang rất khó khăn. Nhưng để bảo đảm an toàn khi tổ chức đảm bảo vốn trong thời gian tới công ty nên chuyển sang tổ chức đảm bảo vốn theo mô hình 3. Để chuyển sang mô hình này, trước hết công ty cần nghiên cứu kỹ thị trường, nhu cầu vốn thực tế công ty, sau đó chuyển một số khoản vay ngắn hạn sang vay dài hạn. Việc chuyển đổi mô hình như vậy sẽ tạo cho Công ty sự chủ động hơn trong việc tổ chức nguồn cho sản xuất kinh doanh, không phải chịu những rủi ro do thay đổi lãi suất, và đảm bảo khả năng thanh toán của Công ty.
84
* Thứ 2,tổ chức đảm bảo nhu cầu vốn lưu động thường xuyên cần thiết trong năm.
- Xác định nhu cầu vốn lưu động thừa (+) thiếu (-): (Vtt)
Vtt = Vtc - Vnc
Trong đó:
Vtc: Số vốn lưu động thực có của doanh nghiệp đầu kỳ kế hoạch.
Bao gồm các khoản nguồn vốn lưu động nằm trong nguồn vốn chủ sở hữu, nguồn nợ trung hạn và dài hạn.
Vnc: Nhu cầu vốn lưu động thường xuyên cần thiết của doanh nghiệp năm kế hoạch
- Xử lý khi thừa hoặc thiếu vốn lưu động
+ Trường hợp thừa: cần có biện pháp thích hợp để tránh tình trạng vốn bị ứ đọng, lãng phí vốn: góp vốn liên doanh, mua cổ phiếu, trái phiếu, dự tính mở rộng qui mô kinh doanh...
+ Trường hợp thiếu: Doanh nghiệp phải tìm nguồn tài trợ để bù đắp số thiếu đó. Về nguyên tắc phải khai thác triệt để nguồn bên trong (lấy một phần từ lợi nhuận hàng năm để tăng vốn kinh doanh dưới hính thức trích một phần từ quĩ đầu tư phát triển hay quĩ dự trữ, lợi nhuận, sử dụng các khoản vốn có thể chiếm dụng trong nội bộ doanh nghiệp…), nếu thiếu mới khai thác nguồn bên ngoài. Tuy nhiên cần cân nhắc giữa các nguồn bên ngoài, tính toán hiệu quả kinh tế để lựa chọn phát hành cổ phiếu, hay nhận vốn góp liên doanh, hay sử dụng tín dụng thương mại, hay đi vay ngân hàng thương mại…
* Thứ 3: Tổ chức đảm bảo vốn lưu động cho sản xuất - kinh doanh trong kỳ
hạn ngắn (tháng, quí)
Ngoài số vốn lưu động thường xuyên cần thiết tương ứng với qui mô kinh doanh nhất định thì trong hoạt động sản xuất kinh doanh của mình, Công ty còn phát sinh những nhu cầu thời vụ và tạm thời trong các tháng, quí thì doanh nghiệp phải sử dụng nguồn vốn ngắn hạn (tháng, quí). Để đảm bảo vốn cho sản xuất kinh
85 doanh trong kỳ hạn ngắn Công ty phải xác định được số vốn thừa, thiếu để có biện pháp giải quyết thỏa đáng và kịp thời.
Số vốn lưu động thừa hoặc thiếu so với nhu cầu vốn lưu động trong
tháng, trong quí
=
Số vốn lưu động hiện có và số có thể bổ sung
thêm hoặc giảm bớt trong tháng, trong quí
-
Tổng nhu cầu vốn lưu động trong tháng, trong quí Nếu thừa: doanh nghiệp có thể tổ chức kinh doanh ngắn hạn hoặc đầu tư mua tín phiếu ngắn hạn.
Nếu thiếu: tìm nguồn bù đắp, có thể vay, sử dụng tín dụng ngắn hạn (tín dụng ngân hàng, tín dụng thương mại…).
3.2.1.3. Giải pháp cho vấn đề quản lý hàng tồn kho
Như đã phân tích ở trên, vốn lưu động nằm trong hàng tồn kho khá lớn (năm 2010 hàng tồn kho chiếm 33,7% tổng tài sản lưu động, năm 2011 chiếm 43,7%, năm 2012 chiếm 44%), trong đó chủ yếu là tồn kho nguyên vật liệu (năm 2010 vốn hàng tồn kho nguyên vật liệu chiếm 71%, năm 2011 chiếm 71,4%, năm 2012 chiếm 66%). Điều này cho thấy công tác quản lý dự trữ hàng tồn kho chưa tốt và là nguyên nhân dẫn tới hiệu quả sử dụng vốn lưu động của công ty giảm. Vì vậy việc sử dụng tiết kiệm, tránh lãng phí vốn và có kế hoạch dự trữ linh hoạt hợp lý sẽ có ảnh hưởng rất lớn đến việc hạ giá thành sản phẩm, nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lưu động của Công ty.
- Đối với tồn kho dự trữ nguyên vật liệu, nhiên liệu thường phụ thuộc vào:
+ Quy mô sản xuất và nhu cầu dự trữ thường xuyên nguyên vật liệu. + Khả năng cung ứng nguyên vật liệu của thị trường.
+ Chu kỳ giao hàng quy định trong hợp đồng giữa Công ty với người cung cấp nguyên vật liệu.
86 + Giá cả các loại nguyên vật liệu được cung ứng.
Để đảm bảo cho nguyên vật liệu của Công ty được sử dụng tiết kiệm hợp lý trước hết Công ty cần xây dựng được mức tiêu hao nguyên vật liệu và giảm được định mức này mà không làm thay đổi chất lượng sản phẩm. Đồng thời khi xây dựng kế hoạch cần nghiên cứu nhu cầu thực tế của thị trường để dự trữ nguyên vật liệu sao cho vừa đảm bảo cho quá trình sản xuất kinh doanh vừa không gây ứ đọng vốn do dự trữ quá nhiều.
Để xác định được mức dự trữ nguyên vật liệu cho công ty, ta sẽ tính vốn nguyên vật liệu cần thiết trong kỳ cho từng loại vật liệu (ví dụ trong sản xuất xi măng ta sẽ tính vốn nguyên vật liệu cho clinker, thạch cao, phụ gia sau đó cộng lại sẽ ra vốn nguyên vật liệu cho Công ty). Để xác định ta áp dụng công thức sau:
Dn = Nd ×××× Fn
- Dn: Dự trữ nguyên vật liệu chính cần thiết trong kỳ - Nd: Số ngày dự trữ về nguyên vật liệu cần thiết
- Fn: Chi phí nguyên vật liệu bình quân mỗi ngày trong kỳ. Lưu ý:
+ Dn: Số ngày cần thiết để duy trì một lượng dự trữ vật tư để đảm bảo cho
quá trình kinh doanh diễn ra bình thường và liên tục. Có thể lấy là số ngày cách nhau giữa hai lần nhập kho nguyên vật liệu. Số ngày bảo hiểm là số ngày cần thiết để duy trì một lượng tồn kho an toàn đề phòng những trường hợp bất thường trong việc mua sắm, vận chuyển nguyên vật liệu, hàng hóa đảm bảo cho quá trình kinh doanh không bị gián đoạn.
+ Chi phí nguyên vật liệu chính bình quân mỗi ngày được xác định bằng cách lấy tổng chi phí nguyên vật liệu chính của Công ty trong kỳ chia cho số ngày ở trong kỳ (1 năm tính chẵn 360 ngày). Tổng chi phí nguyên liệu chính (F) tính bằng công thức sau:
87 F = Số lượng sản phẩm dự kiến sản xuất trong kỳ x
Định mức tiêu hao nguyên vật liệu chính cho một đơn vị
sản phẩm
x Đơn giá kế hoạch Ví dụ: Theo kế hoạch năm 2013, Công ty Cổ phần Xi măng và Khoáng sản