2.1.3.2.1. Quá trình bán hàng, ghi nhận doanh thu:
Căn cứ vào đơn đặt hàng của khách hàng, giám sát kinh doanh của từng kênh sẽ ghi lên bảng kế hoạch xuất kho bán hàng trong ngày được đặt tại kho thành phẩm.
Căn cứ vào kế hoạch xuất kho bán hàng, bộ phận giao nhận lên kế hoạch giao hàng đến khách hàng. Nhân viên giao nhận sẽ kiểm nhận hàng thực xuất bán với nhân viên kho thành phẩm, lập phiếu giao hàng có chữ ký của nhân viên giao nhận, nhân viên kho và giám sát kho thành phẩm, và chuyển phiếu này đến kế toán bán hàng.
Kế toán bán hàng từng kênh sẽ căn cứ vào phiếu giao hàng do nhân viên giao nhận lập có đầy đủ chữ ký để tiến hành xuất hoá đơn và phiếu xuất kho bằng hệ thống phần mềm Star Advanced, khi đó phần mềm sẽ tự động trừ kho thành phẩm và ghi nhận giá vốn hàng bán, ghi nhận doanh thu, thuế giá trị gia tăng đầu ra, và công nợ phải thu khách hàng.
32
Định khoản nghiệp vụ bán hàng, ghi nhận doanh thu trong phần mềm được thực hiện như sau:
Kế toán bán hàng lập phiếu xuất kho hàng bán đã ghi nhận chi tiết các mặt hàng xuất bán (như trình bày ở phụ lục 3 và 4), phần mềm sẽ tự động ghi nhận:
- Trị giá hàng xuất kho, và giá vốn hàng bán. BP. Giao nhận Phiếu giao hàng Nhập liệu Ghi nhận bán hàng, in hoá đơn,
phiếu xuất kho - Dữ liệu
khách hàng - Dữ liệu thành phẩm
- Dữ liệu
đơn đặt hàng - Dữ liệu giao hàng Thông tin nhập liệu Phiếu xuất kho Dữ liệu bán hàng Chi tiết thành phẩm Chi tiết khách hàng Hoá đơn N Khách hàng
33
- Doanh thu bán hàng, thuế giá trị gia tăng đầu ra, và công nợ phải thu khách hàng theo mã khách hàng đã được thiết lập để phát hành hoá đơn giá trị gia tăng theo từng khách hàng.
Căn cứ vào phiếu xuất kho, bộ phận giám sát và bảo vệ sẽ kiểm tra hàng thực xuất và xác nhận cho lô hàng đã xuất khỏi kho công ty.
Sau đó, các liên của hoá đơn là liên 1 (liên lưu) được chuyển đến Thủ quỹ lưu giữ và kiểm tra phục vụ cho công tác báo cáo thuế giá trị gia tăng hàng tháng, báo cáo tình hình sử dụng hoá đơn hàng quý, và liên 3 (liên nội bộ) được chuyển đến kế toán công nợ phải thu lưu giữ, và theo dõi tình hình thu hồi công nợ khách hàng.
Kế toán công nợ phải thu lên kế hoạch thu hồi công nợ khách hàng và giao liên 3 hoá đơn cho nhân viên thu hồi công nợ đi thu tiền khách hàng.
Hàng tuần, kế toán công nợ phải thu sẽ lập báo cáo công nợ theo chi tiết từng hoá đơn của từng khách hàng cho các giám sát của từng kênh theo dõi và nhắc nhở khách hàng về tình hình thanh toán công nợ. Cuối tháng, kế toán công nợ phải thu phát hành biên bản đối chiếu công nợ cho nhân viên thu hồi công nợ giao cho khách hàng để đối chiếu.
Khi nhân viên thu hồi công nợ nộp tiền mặt tại quỹ, kế toán thanh toán lập phiếu thu để giảm trừ công nợ khách hàng theo từng mã khách hàng và chi tiết theo từng hoá đơn. Trường hợp khách hàng thanh toán qua ngân hàng, kế toán ngân hàng sẽ đối chiếu sổ phụ ngân hàng và liên 3 hoá đơn để lập phiếu thu ngân hàng và giảm trừ công nợ khách hàng theo từng mã khách hàng và chi tiết theo từng hoá đơn.
34
Báo cáo doanh thu:
Dựa vào các mã đã được thiết lập thông số cho từng khách hàng, hệ thống phần mềm Star Advanced sẽ cung cấp dữ liệu báo cáo doanh thu thực tế phát sinh theo chi tiết từng khách hàng, từng số phiếu bán hàng, từng hoá đơn bán hàng.
Trong báo cáo doanh thu theo từng mã khách hàng, hệ thống phần mềm Star Advanced sẽ cung cấp báo cáo doanh thu chi tiết theo từng hoá đơn, mặt hàng, hoá đơn + mặt hàng, mặt hàng + hoá đơn, loại hàng, nhóm hàng, MH + KH, và chức năng kiểm tra doanh thu nhằm đáp ứng theo nhiều yêu cầu khác nhau cho công tác kế toán quản trị (như minh hoạ ở phụ lục 5).
Báo cáo hàng đổi, hàng trả lại:
Căn cứ vào bảng kê doanh thu chi tiết theo từng ngày, từng phiếu bán hàng, từng hoá đơn,… kế toán bán hàng sẽ kết xuất dữ liệu hàng đổi, hàng trả lại từ hệ thống phần mềm Star Advanced để lên bảng tổng hợp các khoản giảm trừ để làm căn cứ tính chi phí, doanh thu thuần theo từng khách hàng (như minh hoạ khách hàng Siêu thị BigC Miền Đông ở phụ lục 6).
Báo cáo giá vốn hàng bán:
Việt Sin ứng dụng hệ thống phần mềm Star Advanced tự động tính giá trị xuất kho nguyên liệu, phụ liệu, bao bì vào sản xuất theo phương pháp xuất kho bình quân gia quyền, và tính giá thành thành phẩm hoàn thành theo phương pháp kết chuyển tuần tự, tính giá thành bán thành phẩm trước theo chi tiết của từng mặt hàng, sau đó tính giá thành thành phẩm của từng mặt hàng chạy tự động theo định mức, hao hụt sản phẩm của công ty. Các phiếu tự động được phần mềm thực hiện như phiếu xuất kho nguyên liệu, phụ liệu vào sản xuất, phiếu phân bổ chi phí nhân công trực tiếp & chi phí sản xuất chung vào bán thành phẩm, phiếu nhập kho bán thành phẩm, phiếu xuất kho bán thành phẩm, phiếu xuất kho bao bì, phiếu phân bổ
35
chi phí nhân công trực tiếp & chi phí sản xuất chung vào thành phẩm, phiếu nhập kho thành phẩm. Do đó, hệ thống phần mềm Star Advanced hỗ trợ rất hiệu quả cho kế toán kho kiểm soát quá trình Nhập - Xuất - Tồn kho nguyên liệu, phụ liệu, bao bì, bán thành phẩm, và thành phẩm sản xuất.
Giá vốn hàng bán sẽ được phần mềm hạch toán tự động khi thực hiện việc tạo phiếu xuất kho (như minh hoạ ở phụ lục 7), trong đó hạch toán doanh thu, thuế giá trị gia tăng đầu ra, công nợ phải thu khách hàng, ghi nhận chi tiết bán hàng, và phát hành hoá đơn giá trị gia tăng cho khách hàng.
Giá thành sản xuất được hệ thống phần mềm Star Advanced thực hiện chạy tự động theo bảng đăng ký định mức, hao hụt từ năm 2010 của Việt Sin (như minh hoạ ở phụ lục 8):
2.1.3.2.2. Quá trình mua hàng, ghi nhận chi phí:
Mọi khoản chi tiền đều được lên kế hoạch trước để kế toán thanh toán lên kế hoạch dự chi, ngoại trừ các khoản chi phát sinh gấp được giám đốc điều hành duyệt chi. Mọi chi phí phát sinh hàng ngày trước khi tiến hành thanh toán, các bộ phận phải lập phiếu đề nghị thanh toán có chữ ký duyệt của trưởng bộ phận và giám đốc điều hành cùng với các chứng từ gốc kèm theo gửi cho kế toán thanh toán/kế toán ngân hàng. Kế toán thanh toán/kế toán ngân hàng sẽ tiến hành kiểm tra, đối chiếu từng chứng từ và ký xác nhận (nếu có), và tiến hành lập phiếu chi tiền mặt/uỷ nhiệm chi trình kế toán trưởng duyệt chi. Sau khi được duyệt chi, kế toán thanh toán sẽ chuyển phiếu chi cho thủ quỹ tiến hành thanh toán, kế toán ngân hàng chuyển uỷ nhiệm chi cho nhân viên thu hồi công nợ đi ngân hàng để chuyển khoản thanh toán.
Hầu hết các khoản chi phí đều được ghi nhận thông qua các nghiệp vụ như: nhập hàng hóa, nhập mua nguyên liệu, phụ liệu, bao bì, nhập khác, và kết chuyển,
36
phân bổ. Nghiệp vụ chi tiền mặt, ngân hàng chủ yếu là thanh toán công nợ phải trả cho nhà cung cấp.
Cuối tháng, kế toán tổng hợp sẽ tiến hành cập nhật số liệu, giá thành sản phẩm hoàn thành, đơn giá hàng xuất, kết chuyển số dư sang tháng sau, sau đó, thực hiện kiểm tra, đối chiếu sổ kế toán tổng hợp với sổ kế toán chi tiết trước khi lập báo cáo quản trị, và báo cáo tài chính.
Báo cáo chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp:
Hàng ngày, các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp được kế toán chi tiết hạch toán, cập nhật vào hệ thống phần mềm Star Advanced.
Cuối tháng, kế toán tổng hợp sẽ tiến hành các bút toán khấu hao tài sản cố định, phân bổ chi phí công cụ dụng cụ, chi phí lương,... Hệ thống phần mềm Star Advanced sẽ hỗ trợ kết chuyển tự động các chi phí khấu hao tài sản cố định, phân bổ chi phí công cụ dụng cụ, trích chi phí bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp, kinh phí công đoàn, khấu trừ lương bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp theo tỷ lệ quy định hiện hành,… và cho ra các loại báo cáo chi phí bán hàng (minh hoạ ở phụ lục 9) và chi phí quản lý doanh nghiệp (minh hoạ ở phụ lục 10) theo nhiều dạng khác nhau phục vụ các mục đích kế toán quản trị khác nhau như: báo cáo tổng hợp, báo cáo chi tiết, bảng kê doanh thu - chi phí theo đối tượng, bảng kê doanh thu - chi phí theo bộ phận, bảng kê doanh thu - chi phí - lãi lỗ (minh hoạ ở phụ lục 11),… đồng thời, cho phép kết xuất báo cáo ra dạng biểu đồ (starpivotchart) phục vụ cho việc phân tích theo các yêu cầu của kế toán quản trị.
Hệ thống phần mềm Star Advanced có nhiều chức năng để có thể xem báo cáo theo nhiều dạng khác nhau tuỳ vào mục đích sử dụng, trong đó, kế toán có thể
37
in sổ cái, và có thể chuyển sang dạng biểu đồ của chi phí bán hàng bằng cách nhấn vào nút Chart.
Hệ thống phần mềm Star Advanced có nhiều chức năng để có thể xem báo cáo theo nhiều dạng khác nhau tuỳ vào mục đích sử dụng, trong đó, kế toán có thể in sổ cái, và có thể chuyển sang dạng biểu đồ của chi phí quản lý doanh nghiệp bằng cách nhấn vào nút Chart.
Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh:
Từ các báo cáo được tập hợp ở trên, kết hợp với các khoản khác như chi phí tài chính, doanh thu tài chính, chi phí khác, và thu nhập khác vào cuối tháng, kế toán tổng hợp sẽ kết xuất từ hệ thống phần mềm Star Advanced ra báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh trong tháng (minh hoạ ở phụ lục 12).
Ngoài ra, hệ thống phần mềm Star Advanced còn hỗ trợ phân tích lãi lỗ (minh hoạ ở phụ lục 13) phục vụ cho công tác phân tích kết quả hoạt động kinh doanh, lập kế hoạch kinh doanh, kế hoạch sản xuất, cũng như công tác hoạch định chiến lược kinh doanh.
Quản trị hoạt động sản xuất - kinh doanh:
Hệ thống phần mềm Star Advanced hỗ trợ chức năng quản lý sản xuất. Căn cứ vào hợp đồng, đơn đặt hàng, dữ liệu doanh thu trong tháng, tình hình bên trong và bên ngoài, cùng kỹ thuật dự báo, P. Kinh doanh tiến hành lập kế hoạch kinh doanh cho tháng tiếp theo.
Căn cứ vào kế hoạch kinh doanh (như minh hoạ ở phụ lục 14), bảng định mức, hao hụt nguyên vật liệu, và định mức tồn kho tối thiểu và tồn kho tối đa, bộ phận kế hoạch - sản xuất sẽ lập kế hoạch sản xuất trong tháng.
38
Căn cứ vào kế hoạch sản xuất - kinh doanh, kế toán sẽ kiểm soát mức độ hao hụt (hư hỏng, mất mát), tồn kho nguyên liệu, phụ liệu, bao bì, bán thành phẩm, thành phẩm, và đưa ra giải pháp tối ưu giúp ban giám đốc quản trị tốt hoạt động sản xuất - kinh doanh.
Căn cứ vào kế hoạch kinh doanh, Quản đốc sản xuất sẽ lập lệnh sản xuất cho các phân xưởng thực hiện sản xuất theo yêu cầu (như minh hoạ ở phụ lục 15), và yêu cầu nguyên vật liệu để phục vụ sản xuất theo đơn đặt hàng của từng khách hàng (như minh hoạ ở phụ lục 16).
2.2. Đánh giá thực trạng công tác phân tích khả năng sinh lợi theo khách hàng tại Công ty TNHH Dịch Vụ Thương Mại - Sản Xuất Việt Sin.
Qua tìm hiểu thực trạng công tác phân tích khả năng sinh lợi theo khách hàng tại Công ty TNHH Dịch Vụ Thương Mại - Sản Xuất Việt Sin, ta thấy có những đặc điểm như sau:
2.2.1. Ưu điểm:
- Cơ cấu tổ chức bộ máy công ty rõ ràng, không chồng chéo, cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán chuyên nghiệp, đồng thời được sự ủng hộ mạnh mẽ, cũng như quyết tâm của Ban giám đốc công ty đã tạo thuận lợi lớn cho công tác tổ chức phân tích khả năng sinh lợi theo khách hàng.
- Mỗi khách hàng được tạo một mã riêng, và có nhân viên kinh doanh chịu trách nhiệm quản lý doanh số. Kế toán bán hàng thực hiện ghi nhận doanh thu, giá vốn hàng bán cho từng khách hàng là thuận lợi, rất cần thiết cho việc ứng dụng kế toán quản trị trong việc tổ chức công tác phân tích khả năng sinh lợi theo khách hàng tại Việt Sin.
39
- Hệ thống tài khoản được tổ chức rất chi tiết, mỗi loại chi phí phát sinh đều có một số hiệu tài khoản riêng biệt được tập hợp chi tiết theo đối tượng phát sinh, và có khả năng ghi nhận chi phí cho từng khách hàng, cũng như có thể tổ chức để quản lý dòng tiền cho Việt Sin là một thuận lợi thiết thực khác cho việc ứng dụng kế toán quản trị trong việc tổ chức công tác phân tích khả năng sinh lợi theo khách hàng tại Việt Sin.
- Hệ thống phần mềm Star Advanced được viết theo hướng tổ chức thiết lập hệ thống chương trình kế toán quản trị đáp ứng yêu cầu phân tích doanh thu - chi phí - lãi lỗ theo từng đối tượng, có khả năng lập dự toán tổng thể (Master Budget), và phân tích theo nhiều dạng biểu đồ khác nhau (StarPivotChart) để ban giám đốc công ty có thể quản trị hoạt động sản xuất - kinh doanh một cách hiệu quả.
2.2.2. Khuyết điểm:
2.2.2.1. Chưa có sự định hướng CPA, trước hết là thực hiện công tác lập dự toán tổng thể: tổng thể:
Khái niệm phân tích khả năng sinh lợi theo khách hàng tại Việt Sin còn khá mới mẻ nên người quản trị công ty chưa có sự định hướng tập trung phân tích khả năng sinh lợi theo từng khách hàng để có thể xác định đúng đắn thị phần mục tiêu chính yếu nhằm tập trung đầu tư phục vụ đáp ứng nhu cầu thị trường mục tiêu, thực hiện thành công chiến lược cạnh tranh, và trước hết vẫn chưa thực hiện công tác lập dự toán tổng thể để có thể quản trị và đánh giá hiệu quả hoạt động sản xuất - kinh doanh thực hiện so với kế hoạch.
Vì vậy, Việt Sin có nhiều khả năng bị thua thiệt so với các đối thủ cạnh tranh, Ban giám đốc công ty không có đủ những thông tin cần thiết để có thể ra quyết định tối ưu trong hoạt động sản xuất kinh doanh, không có đủ cơ sở để xác
40
định những khách hàng/phân khúc khách hàng có khả năng sinh lợi lớn để có những biện pháp, chính sách,… phục vụ họ nhằm tối đa hoá lợi nhuận, …
2.2.2.2. Chưa tổ chức ghi nhận được chi phí theo từng khách hàng nên chưa có dữ liệu để phân tích khả năng sinh lợi theo khách hàng: liệu để phân tích khả năng sinh lợi theo khách hàng:
Tuy có hệ thống tài khoản rất chi tiết để theo dõi từng loại chi phí phát sinh nhưng chi phí chưa được tổ chức theo dõi theo từng khách hàng, mà chủ yếu chi phí được ghi nhận theo kiểu truyền thống: các chi phí chung đều được phân bổ đều, như chi phí sản xuất chung được phân bổ đều vào giá thành sản phẩm hoàn thành, còn các chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp được ghi nhận chung chung không theo đối tượng hay bộ phận. Điều này làm ảnh hưởng rất lớn đến việc phân tích khả năng sinh lợi theo từng khách hàng, cũng như đánh giá được trách nhiệm của người quản lý khách hàng.
2.2.2.3. Khối lượng nghiệp vụ kinh tế phát sinh rất lớn gây nhiều khó khăn cho công tác CPA: công tác CPA:
Khối lượng nghiệp vụ kinh tế phát sinh tại Việt Sin rất lớn nên ảnh hưởng rất