Mọi khoản chi tiền đều được lên kế hoạch trước để kế toán thanh toán lên kế hoạch dự chi, ngoại trừ các khoản chi phát sinh gấp được giám đốc điều hành duyệt chi. Mọi chi phí phát sinh hàng ngày trước khi tiến hành thanh toán, các bộ phận phải lập phiếu đề nghị thanh toán có chữ ký duyệt của trưởng bộ phận và giám đốc điều hành cùng với các chứng từ gốc kèm theo gửi cho kế toán thanh toán/kế toán ngân hàng. Kế toán thanh toán/kế toán ngân hàng sẽ tiến hành kiểm tra, đối chiếu từng chứng từ và ký xác nhận (nếu có), và tiến hành lập phiếu chi tiền mặt/uỷ nhiệm chi trình kế toán trưởng duyệt chi. Sau khi được duyệt chi, kế toán thanh toán sẽ chuyển phiếu chi cho thủ quỹ tiến hành thanh toán, kế toán ngân hàng chuyển uỷ nhiệm chi cho nhân viên thu hồi công nợ đi ngân hàng để chuyển khoản thanh toán.
Hầu hết các khoản chi phí đều được ghi nhận thông qua các nghiệp vụ như: nhập hàng hóa, nhập mua nguyên liệu, phụ liệu, bao bì, nhập khác, và kết chuyển,
36
phân bổ. Nghiệp vụ chi tiền mặt, ngân hàng chủ yếu là thanh toán công nợ phải trả cho nhà cung cấp.
Cuối tháng, kế toán tổng hợp sẽ tiến hành cập nhật số liệu, giá thành sản phẩm hoàn thành, đơn giá hàng xuất, kết chuyển số dư sang tháng sau, sau đó, thực hiện kiểm tra, đối chiếu sổ kế toán tổng hợp với sổ kế toán chi tiết trước khi lập báo cáo quản trị, và báo cáo tài chính.
Báo cáo chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp:
Hàng ngày, các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp được kế toán chi tiết hạch toán, cập nhật vào hệ thống phần mềm Star Advanced.
Cuối tháng, kế toán tổng hợp sẽ tiến hành các bút toán khấu hao tài sản cố định, phân bổ chi phí công cụ dụng cụ, chi phí lương,... Hệ thống phần mềm Star Advanced sẽ hỗ trợ kết chuyển tự động các chi phí khấu hao tài sản cố định, phân bổ chi phí công cụ dụng cụ, trích chi phí bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp, kinh phí công đoàn, khấu trừ lương bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp theo tỷ lệ quy định hiện hành,… và cho ra các loại báo cáo chi phí bán hàng (minh hoạ ở phụ lục 9) và chi phí quản lý doanh nghiệp (minh hoạ ở phụ lục 10) theo nhiều dạng khác nhau phục vụ các mục đích kế toán quản trị khác nhau như: báo cáo tổng hợp, báo cáo chi tiết, bảng kê doanh thu - chi phí theo đối tượng, bảng kê doanh thu - chi phí theo bộ phận, bảng kê doanh thu - chi phí - lãi lỗ (minh hoạ ở phụ lục 11),… đồng thời, cho phép kết xuất báo cáo ra dạng biểu đồ (starpivotchart) phục vụ cho việc phân tích theo các yêu cầu của kế toán quản trị.
Hệ thống phần mềm Star Advanced có nhiều chức năng để có thể xem báo cáo theo nhiều dạng khác nhau tuỳ vào mục đích sử dụng, trong đó, kế toán có thể
37
in sổ cái, và có thể chuyển sang dạng biểu đồ của chi phí bán hàng bằng cách nhấn vào nút Chart.
Hệ thống phần mềm Star Advanced có nhiều chức năng để có thể xem báo cáo theo nhiều dạng khác nhau tuỳ vào mục đích sử dụng, trong đó, kế toán có thể in sổ cái, và có thể chuyển sang dạng biểu đồ của chi phí quản lý doanh nghiệp bằng cách nhấn vào nút Chart.
Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh:
Từ các báo cáo được tập hợp ở trên, kết hợp với các khoản khác như chi phí tài chính, doanh thu tài chính, chi phí khác, và thu nhập khác vào cuối tháng, kế toán tổng hợp sẽ kết xuất từ hệ thống phần mềm Star Advanced ra báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh trong tháng (minh hoạ ở phụ lục 12).
Ngoài ra, hệ thống phần mềm Star Advanced còn hỗ trợ phân tích lãi lỗ (minh hoạ ở phụ lục 13) phục vụ cho công tác phân tích kết quả hoạt động kinh doanh, lập kế hoạch kinh doanh, kế hoạch sản xuất, cũng như công tác hoạch định chiến lược kinh doanh.
Quản trị hoạt động sản xuất - kinh doanh:
Hệ thống phần mềm Star Advanced hỗ trợ chức năng quản lý sản xuất. Căn cứ vào hợp đồng, đơn đặt hàng, dữ liệu doanh thu trong tháng, tình hình bên trong và bên ngoài, cùng kỹ thuật dự báo, P. Kinh doanh tiến hành lập kế hoạch kinh doanh cho tháng tiếp theo.
Căn cứ vào kế hoạch kinh doanh (như minh hoạ ở phụ lục 14), bảng định mức, hao hụt nguyên vật liệu, và định mức tồn kho tối thiểu và tồn kho tối đa, bộ phận kế hoạch - sản xuất sẽ lập kế hoạch sản xuất trong tháng.
38
Căn cứ vào kế hoạch sản xuất - kinh doanh, kế toán sẽ kiểm soát mức độ hao hụt (hư hỏng, mất mát), tồn kho nguyên liệu, phụ liệu, bao bì, bán thành phẩm, thành phẩm, và đưa ra giải pháp tối ưu giúp ban giám đốc quản trị tốt hoạt động sản xuất - kinh doanh.
Căn cứ vào kế hoạch kinh doanh, Quản đốc sản xuất sẽ lập lệnh sản xuất cho các phân xưởng thực hiện sản xuất theo yêu cầu (như minh hoạ ở phụ lục 15), và yêu cầu nguyên vật liệu để phục vụ sản xuất theo đơn đặt hàng của từng khách hàng (như minh hoạ ở phụ lục 16).
2.2. Đánh giá thực trạng công tác phân tích khả năng sinh lợi theo khách hàng tại Công ty TNHH Dịch Vụ Thương Mại - Sản Xuất Việt Sin.
Qua tìm hiểu thực trạng công tác phân tích khả năng sinh lợi theo khách hàng tại Công ty TNHH Dịch Vụ Thương Mại - Sản Xuất Việt Sin, ta thấy có những đặc điểm như sau:
2.2.1. Ưu điểm:
- Cơ cấu tổ chức bộ máy công ty rõ ràng, không chồng chéo, cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán chuyên nghiệp, đồng thời được sự ủng hộ mạnh mẽ, cũng như quyết tâm của Ban giám đốc công ty đã tạo thuận lợi lớn cho công tác tổ chức phân tích khả năng sinh lợi theo khách hàng.
- Mỗi khách hàng được tạo một mã riêng, và có nhân viên kinh doanh chịu trách nhiệm quản lý doanh số. Kế toán bán hàng thực hiện ghi nhận doanh thu, giá vốn hàng bán cho từng khách hàng là thuận lợi, rất cần thiết cho việc ứng dụng kế toán quản trị trong việc tổ chức công tác phân tích khả năng sinh lợi theo khách hàng tại Việt Sin.
39
- Hệ thống tài khoản được tổ chức rất chi tiết, mỗi loại chi phí phát sinh đều có một số hiệu tài khoản riêng biệt được tập hợp chi tiết theo đối tượng phát sinh, và có khả năng ghi nhận chi phí cho từng khách hàng, cũng như có thể tổ chức để quản lý dòng tiền cho Việt Sin là một thuận lợi thiết thực khác cho việc ứng dụng kế toán quản trị trong việc tổ chức công tác phân tích khả năng sinh lợi theo khách hàng tại Việt Sin.
- Hệ thống phần mềm Star Advanced được viết theo hướng tổ chức thiết lập hệ thống chương trình kế toán quản trị đáp ứng yêu cầu phân tích doanh thu - chi phí - lãi lỗ theo từng đối tượng, có khả năng lập dự toán tổng thể (Master Budget), và phân tích theo nhiều dạng biểu đồ khác nhau (StarPivotChart) để ban giám đốc công ty có thể quản trị hoạt động sản xuất - kinh doanh một cách hiệu quả.
2.2.2. Khuyết điểm:
2.2.2.1. Chưa có sự định hướng CPA, trước hết là thực hiện công tác lập dự toán tổng thể: tổng thể:
Khái niệm phân tích khả năng sinh lợi theo khách hàng tại Việt Sin còn khá mới mẻ nên người quản trị công ty chưa có sự định hướng tập trung phân tích khả năng sinh lợi theo từng khách hàng để có thể xác định đúng đắn thị phần mục tiêu chính yếu nhằm tập trung đầu tư phục vụ đáp ứng nhu cầu thị trường mục tiêu, thực hiện thành công chiến lược cạnh tranh, và trước hết vẫn chưa thực hiện công tác lập dự toán tổng thể để có thể quản trị và đánh giá hiệu quả hoạt động sản xuất - kinh doanh thực hiện so với kế hoạch.
Vì vậy, Việt Sin có nhiều khả năng bị thua thiệt so với các đối thủ cạnh tranh, Ban giám đốc công ty không có đủ những thông tin cần thiết để có thể ra quyết định tối ưu trong hoạt động sản xuất kinh doanh, không có đủ cơ sở để xác
40
định những khách hàng/phân khúc khách hàng có khả năng sinh lợi lớn để có những biện pháp, chính sách,… phục vụ họ nhằm tối đa hoá lợi nhuận, …
2.2.2.2. Chưa tổ chức ghi nhận được chi phí theo từng khách hàng nên chưa có dữ liệu để phân tích khả năng sinh lợi theo khách hàng: liệu để phân tích khả năng sinh lợi theo khách hàng:
Tuy có hệ thống tài khoản rất chi tiết để theo dõi từng loại chi phí phát sinh nhưng chi phí chưa được tổ chức theo dõi theo từng khách hàng, mà chủ yếu chi phí được ghi nhận theo kiểu truyền thống: các chi phí chung đều được phân bổ đều, như chi phí sản xuất chung được phân bổ đều vào giá thành sản phẩm hoàn thành, còn các chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp được ghi nhận chung chung không theo đối tượng hay bộ phận. Điều này làm ảnh hưởng rất lớn đến việc phân tích khả năng sinh lợi theo từng khách hàng, cũng như đánh giá được trách nhiệm của người quản lý khách hàng.
2.2.2.3. Khối lượng nghiệp vụ kinh tế phát sinh rất lớn gây nhiều khó khăn cho công tác CPA: công tác CPA:
Khối lượng nghiệp vụ kinh tế phát sinh tại Việt Sin rất lớn nên ảnh hưởng rất nhiều đến tính chính xác, tính đầy đủ trong việc ghi nhận doanh thu, chi phí hàng ngày, chỉ riêng việc tính giá thành sản phẩm hoàn thành đang được thực hiện theo cách thủ công tại Việt Sin đã làm tốn không biết bao nhiêu công sức của kế toán mà vẫn không ra được giá thành sản phẩm hoàn thành một cách đầy đủ và chính xác, điều này đã gây nhiều khó khăn cho công tác tổ chức phân tích khả năng sinh lợi theo khách hàng, và việc quản trị hoạt động sản xuất - kinh doanh của công ty.
41
Kết luận chương 2
Thông qua quá trình nghiên cứu thực tế công tác tổ chức hoạt động kế toán quản trị nói chung, và công tác tổ chức phân tích khả năng sinh lợi theo khách hàng nói riêng tại Công ty TNHH Dịch Vụ Thương Mại - Sản Xuất Việt Sin, tác giả có thể kết luận rằng: cho đến thời điểm hiện tại, Việt Sin chưa thực hiện việc phân tích khả năng sinh lợi theo khách hàng, điều này có nghĩa là việc mở rộng hay thu hẹp đầu tư, thoả thuận các điều khoản trong phụ lục hợp đồng, áp dụng các chương trình khuyến mãi cho một khách hàng nào đó là khá khó khăn do chưa có đủ cơ sở cần thiết để đánh giá và quyết định. Công tác phân tích, tổ chức kiểm soát doanh thu - chi phí - lãi lỗ, và việc quản trị hoạt động sản xuất - kinh doanh tại Việt Sin chưa được tổ chức một cách hiệu quả.
42
CHƯƠNG 3
GIẢI PHÁP NHẰM ỨNG DỤNG CPA
TẠI CÔNG TY TNHH DỊCH VỤ THƯƠNG MẠI - SẢN XUẤT VIỆT SIN
3.1. Mục tiêu xây dựng giải pháp ứng dụng CPA
Xác định hữu hiệu và hiệu quả tất cả các hoạt động chính được thực hiện trong doanh nghiệp.
Chỉ ra và đánh giá những hoạt động mới có thể cải thiện hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp trong tương lai.
Lập dự toán tổng thể theo kế hoạch kinh doanh phục vụ cho từng đối tượng khách hàng để có thể quản trị hiệu quả hoạt động sản xuất - kinh doanh.
Chỉ ra và loại trừ những chi phí không làm tăng thêm giá trị, những chi phí có thể loại trừ mà không làm giảm đi chất lượng, giá trị sử dụng của sản phẩm.
Giúp công ty đưa ra các giải pháp tối ưu trong công tác tổ chức hoạt động sản xuất - kinh doanh.
Phân tích khả năng sinh lợi theo khách hàng.
Thị phần mục tiêu là dấu hiệu tài chính cho thấy liệu doanh nghiệp có xác định sứ mệnh đúng đắn, xây dựng tầm nhìn hiệu quả, và thực hiện chiến lược cạnh tranh thành công hay không?!
43
3.2. Giải pháp ứng dụng CPA
Tổ chức thực hiện công tác lập dự toán tổng thể, định hướng tổ chức công tác CPA tại Việt Sin.
Vận dụng lý thuyết ABC vào công tác phân tích khả năng sinh lợi theo khách hàng tại Việt Sin.
Ứng dụng hệ thống phần mềm Star Advanced vào công tác phân tích khả năng sinh lợi theo khách hàng.
3.2.1. Tổ chức thực hiện công tác lập dự toán tổng thể, định hướng tổ chức công tác CPA tại Việt Sin: CPA tại Việt Sin:
Tổ chức công tác CPA là việc làm hết sức ý nghĩa và cần thiết để có thể xác định đúng đắn thị phần mục tiêu chính yếu nhằm tập trung đầu tư phục vụ đáp ứng nhu cầu thị trường mục tiêu, thực hiện thành công chiến lược cạnh tranh. Do đó, nhà quản trị cao nhất hiểu ý nghĩa và tầm quan trọng của CPA để có định hướng tổ chức công tác CPA tại Việt Sin là việc làm hết sức thiết thực.
Trước mắt, việc tổ chức thực hiện công tác lập dự toán tổng thể càng khoa học thì hiệu quả trong công tác quản trị hoạt động sản xuất - kinh doanh càng cao, việc phân tích so với kết quả thực hiện càng chính xác, và có giá trị.
Sở đồ 3.1: Sơ đồ dự toán tổng thể trong Công ty TNHH Dịch Vụ Thương Mại - Sản Xuất Việt Sin được thực hiện như sau:
44
Dự toán tiêu thụ
Dự toán tồn kho cuối kỳ
Dự toán sản xuất Dự toán CPBH & QLDN
Dự toán chi phí
NVL trực tiếp nhân công trực tiếp Dự toán chi phí Dự toán chi phí Sản xuất chung
Dự toán vốn bằng tiền
Dự toán Báo cáo KQHĐKD Dự toán Bảng
CĐKT
Dự toán Báo cáo LCTT
45
Dự toán tiêu thụ:
Công tác lập dự toán tổng thể thường được bắt đầu bằng dự toán tiêu thụ sản phẩm. Dự toán tiêu thụ là chìa khoá của toàn bộ quá trình lập dự toán tổng thể bởi vì tất cả các dự toán khác trong dự toán tổng thể đều phụ thuộc vào dự toán này. Do đó, các nhà quản lý thường phải mất nhiều thời gian và công sức cho công tác lập dự toán tiêu thụ được chính xác.
Dự toán tiêu thụ bao gồm những thông tin về chủng loại, số lượng hàng bán, giá bán và cơ cấu sản phẩm tiêu thụ. Trong dự toán tiêu thụ cần xem xét ảnh hưởng chi phí marketing đến hoạt động tiêu thụ tại doanh nghiệp.
Dự toán doanh thu = Dự toán sản phẩm tiêu thụ x Đơn giá bán theo dự toán. Dự toán tiêu thụ được lập chi tiết theo từng mã khách hàng. Như vậy, nó không những giúp Ban giám đốc trong việc tổ chức thực hiện mà còn cho phép đánh giá kết quả kinh doanh theo khách hàng. Khi tiến hành lập dự toán tiêu thụ cần căn cứ vào các cơ sở như sau:
- Hợp đồng kinh tế, phụ lục hợp đồng, đơn đặt hàng, các chính sách khuyến mãi, các chính sách giá cả sản phẩm, và các chính sách tín dụng đối với các khách hàng của doanh nghiệp.
- Tình hình tiêu thụ của kỳ trước, và tình hình tiêu thụ của cùng kỳ trong năm trước, cũng như tình hình biến động kinh doanh theo mùa vụ, theo tình hình kinh tế thị trường, xã hội, và chính trị.
- Xem xét, phân tích lợi thế cạnh tranh của đối thủ, và năng lực cạnh tranh của doanh nghiệp , cũng như xu hướng phát triển của ngành chế biến thực phẩm trong thời gian tới.
46
- Căn cứ vào chính sách kinh doanh và chính sách tín dụng dành cho từng đối tượng khách hàng để dự toán dòng tiền thu vào từ hoạt động kinh doanh