Hệ thống phân phối Việt Sin đang thực hiện theo chiến lược “đại dương xanh” bằng cách tạo ra nhiều giá trị mới cho khách hàng thông qua các hệ thống phân phối trải dài khắp cả nước, và đang điều nghiên thị trường nước ngoài để phục vụ cho mục tiêu xuất khẩu trong thời gian tới.
Sơ đồ 2.2: Sơ đồ hệ thống phân phối của công ty:
Các mã hệ thống phân phối được thiết lập như trình bày ở phụ lục 1. 2.1.1.4. Tổ chức công tác kế toán của công ty:
Chế độ kế toán áp dụng:
Công ty áp dụng chế độ kế toán Doanh nghiệp ban hành theo quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng Bộ tài chính.
KÊNH HIỆN ĐẠI (KÊNH MT) VIỆT SIN
KHU VỰC MIỀN BẮC KHU VỰC MIỀN TRUNG KHU VỰC MIỀN NAM
ĐẠI LÝ, HỘI CHỢ NHÀ SÁCH KÊNH TRUYỀN THỐNG (KÊNH GT) KHÁCH LẺ TRƯỜNG HỌC
21
Tuyên bố về việc tuân thủ Chuẩn mực kế toán và Chế độ kế toán:
Công ty đã áp dụng các Chuẩn mực kế toán Việt Nam và các văn bản hướng dẫn Chuẩn mực do Nhà nước ban hành. Các báo cáo tài chính được lập và trình bày theo đúng mọi quy định của từng chuẩn mực, thông tư hướng dẫn thực hiện chuẩn mực, và chế độ kế toán hiện hành đang áp dụng.
Biểu mẫu và chứng từ kế toán:
Công ty áp dụng các biểu mẫu và chứng từ kế toán theo quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 do Bộ tài chính ban hành, và các biểu mẫu, chứng từ kế toán nội bộ được thiết kế theo tiêu chuẩn đăng ký ISO 9001:2000.
Hệ thống sổ sách kế toán:
Công ty áp dụng hình thức kế toán nhật ký chung. Số liệu kế toán được xử lý theo hình thức kế toán máy với ứng dụng hệ thống phần mềm Star Advanced được viết theo yêu cầu quản trị hoạt động sản xuất - kinh doanh. Hệ thống này tích hợp hệ thống sổ sách kế toán tổng hợp, và kế toán chi tiết theo quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006, và hệ thống báo cáo kế toán quản trị theo yêu cầu quản trị nội bộ công ty.
2.1.1.5. Tổ chức bộ máy kế toán của công ty:
Phòng tài chính - kế toán được tổ chức theo mô hình kế toán tập trung: toàn bộ công việc hạch toán trong công ty từ hạch toán ban đầu, xử lý thông tin, lên báo cáo tổng hợp - chi tiết, đến lập báo cáo tài chính, báo cáo quản trị đều tiến hành tập trung tại phòng tài chính - kế toán.
22
Kế toán trưởng
Tổ chức công tác tài chính - kế toán, và bộ máy tài chính - kế toán phù hợp với tình hình tổ chức hoạt động sản xuất - kinh doanh của công ty.
Chịu trách nhiệm trực tiếp trước Giám đốc điều hành công ty về các công việc thuộc phạm vi trách nhiệm và quyền hạn của Kế toán trưởng.
Thực hiện các quy định của pháp luật về kế toán, tài chính trong đơn vị tài chính - kế toán công ty.
KẾ TOÁN THUẾ KẾ TOÁN TRƯỞNG TP. TC - KT KẾ TOÁN TỔNG HỢP KẾ TOÁN THANH TOÁN KẾ TOÁN CÔNG NỢ KẾ TOÁN TSCĐ, CCDC KẾ TOÁN KHO KẾ TOÁN BÁN HÀNG KẾ TOÁN GIÁ THÀNH THỦ QUỸ NV THU HỒI CÔNG NỢ
23
Tổ chức điều hành bộ máy tài chính - kế toán theo quy định của Luật Kế toán, và phù hợp với hoạt động sản xuất - kinh doanh của công ty.
Lập Báo cáo tài chính, và báo cáo quản trị công ty.
Thực hiện các nhiệm vụ khác do Ban giám đốc phân công.
Trưởng phòng tài chính - kế toán
Tổ chức công tác hạch toán kế toán trong toàn công ty.
Tổ chức công tác tài chính của công ty.
Tổ chức công tác kế toán thuế.
Tổ chức công tác quản lý kho, quản lý tài sản của công ty.
Lãnh đạo, quản lý các nhân viên dưới quyền thực hiện tốt các công việc được giao.
Phối kết hợp với các phòng hữu quan giải quyết công việc.
Làm các công việc khác theo yêu cầu của Kế toán trưởng.
Kế toán tổng hợp
Kiểm tra nội dung, số liệu, định khoản các nghiệp vụ kinh tế phát sinh hằng ngày của các kế toán phần hành thực hiện trên máy, để phát hiện và hiệu chỉnh kịp thời các sai sót (nếu có) về nghiệp vụ hạch toán, đảm bảo số liệu chính xác, kịp thời.
Lập, in các báo cáo tổng hợp, báo cáo chi tiết các tài khoản, bảng cân đối tài khoản, báo cáo cân đối tiền hàng kỳ theo đúng quy định.
Phối hợp kiểm tra các khoản chi phí sử dụng theo kế hoạch được duyệt, tổng hợp phân tích chỉ tiêu sử dụng chi phí, doanh thu của công ty bảo đảm tính hiệu qủa trong việc sử dụng vốn.
Hướng dẫn nghiệp vụ cho các phần hành kế toán của công ty trong công tác xử lý số liệu, hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh để thực hiện tốt phần hành kế toán được phân công.
24
Cung cấp các số liệu kế toán, thống kê cho Kế toán trưởng và Ban Giám Đốc khi được yêu cầu.
Thay mặt Trưởng phòng tài chính - kế toán khi trưởng phòng vắng mặt để giải quyết, điều hành hoạt động của Phòng TC – KT, sau đó báo cáo lại cho trưởng phòng các công việc đã giải quyết hoặc được ủy quyền giải quyết.
Thực hiện công tác lưu trữ số liệu, sổ sách, báo cáo liên quan đến phần hành phụ trách đảm bảo an toàn, bảo mật.
Thực hiện các nhiệm vụ khác do trưởng phòng phân công.
Kế toán giá thành
Tổ chức phản ánh đầy đủ, kịp thời toàn bộ chi phí sản xuất thực tế phát sinh.
Kiểm tra tình hình thực hiện các định mức chi phí nguyên liệu, phụ liệu, bao bì, chi phí nhân công, chi phí sản xuất chung và các chi phí dự toán khác, phát hiện kịp thời các khoản chênh lệch so với định mức, các chi phí khác ngoài kế hoạch, các khoản thiệt hại, mất mát, hư hỏng,…trong sản xuất để đề xuất những biện pháp ngăn chặn kịp thời.
Tính toán hợp lý giá thành bán thành phẩm, thành phẩm hoàn thành của doanh nghiệp.
Kiểm tra việc thực hiện kế hoạch giá thành của doanh nghiệp theo từng loại bán thành phẩm, thành phẩm, vạch ra khả năng và các biện pháp hạ giá thành một cách hợp lý và có hiệu quả.
Đánh giá đúng đắn kết quả hoạt động sản xuất - kinh doanh ở từng mã sản phẩm trong từng thời kỳ nhất định, kịp thời lập báo cáo về chi phí sản xuất, giá thành sản phẩm, cung cấp chính xác kịp thời các thông tin hữu dụng về chi phí sản xuất và giá thành phục vụ cho yêu cầu quản lý của Ban giám đốc doanh nghiệp.
Thực hiện các công tác kế toán quản trị theo yêu cầu của Kế toán trưởng công ty.
25
Kế toán thuế
Tổ chức thực hiện việc kê khai thuế theo quy định.
Làm các báo cáo tài chính, quyết toán thuế theo quy định.
Kiểm tra, đối chiếu và chịu trách nhiệm về tính hợp lý, hợp pháp của tờ khai, chứng từ, các số liệu, chỉ tiêu trên các tờ khai và báo cáo quyết toán.
Kế toán thanh toán
Lên kế hoạch dự chi. Lập chứng từ thu - chi cho các khoản thanh toán giữa công ty và khách hàng, nhà cung cấp, và các khoản thanh toán nội bộ. Phản ánh, ghi nhận vào phần mềm các phần hành kế toán hàng ngày và đối chiếu với sổ quỹ.
Kiểm tra tồn quỹ tiền mặt, tiền gửi ngân hàng của công ty hàng ngày và cuối tháng.Theo dõi các khoản tạm ứng.
Tiếp nhận các chứng từ thanh toán và kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ của các hoá đơn, chứng từ.
Cập nhật các quy định nội bộ về tiền đang chuyển, tiền gửi ngân hàng.
Kiểm tra, tổng hợp quyết toán toàn công ty về tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, tiền đang chuyển, các khoản tạm ứng, lương, lãi vay, thuế, BHXH, BHYT, chênh lệch tỷ giá.
Thực hiện lưu trữ chứng từ, sổ sách, các công văn, quy định có liên quan vào hồ sơ nghiệp vụ.
Thực hiện các nhiệm vụ khác do trưởng phòng phân công.
Kế toán công nợ
Có nhiệm vụ theo dõi các khoản công nợ phải trả, phải thu của khách hàng. Lập danh sách khoản nợ của các công ty, đơn vị khách hàng để sắp xếp lịch thu, chi trả đúng hạn, đúng hợp đồng, đúng thời hạn, đôn đốc, theo dõi và đòi các khoản nợ chưa thanh toán.
26
Lên kế hoạch thu hồi công nợ và giao hoá đơn, chứng từ cho nhân viên thu hồi công nợ thực hiện nhiệm vụ hàng ngày.
Kiểm tra công nợ phải thu, phải trả của công ty.
Thực hiện lưu trữ các chứng từ, sổ sách, các công văn quy định có liên quan vào hồ sơ nghiệp vụ.
Thực hiện các nhiệm vụ khác do trưởng phòng phân công.
Nhân viên thu hồi công nợ
Chuẩn bị hồ sơ, và thực hiện thu hồi công nợ theo kế hoạch thu nợ của kế toán công nợ.
Giao nhận các chứng từ, hồ sơ, biên bản đối chiếu công nợ với khách hàng.
Thực hiện các nhiệm vụ khác do trưởng phòng phân công.
Kế toán tài sản cố định, công cụ, dụng cụ
Nhận xét sơ bộ, và kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ của các chứng từ mua sắm tài sản cố định (TSCĐ), công cụ, dụng cụ. Ghi nhận quá trình nhập - xuất - tồn TSCĐ, công cụ, dụng cụ vào hệ thống phần mềm.
Tiếp nhận, kiểm tra, tổng hợp các báo cáo kiểm kê định kỳ TSCĐ, công cụ, dụng cụ, và các báo cáo các biến động TSCĐ hàng tháng.
Tính, trích khấu hao TSCĐ và phân bổ giá trị công cụ, dụng cụ định kỳ hàng tháng.
Quản lý về mặt giá trị, số lượng, theo dõi biến động tăng, giảm thực tế TSCĐ, công cụ, dụng cụ tại các bộ phận, phòng ban trực thuộc công ty.
Thực hiện các nhiệm vụ khác do trưởng phòng phân công.
Kế toán kho
Tổ chức theo dõi tình hình nhập - xuất - tồn kho nguyên liệu, phụ liệu, bao bì, bán thành phẩm, thành phẩm về mặt số lượng và giá trị tại các kho của công ty.
27
Lập bảng tổng hợp nhập - xuất - tồn kho nguyên liệu, phụ liệu, bao bì, bán thành phẩm, thành phẩm, và thực hiện công tác kiểm kê các kho vào cuối tháng.
Thực hiện các nhiệm vụ khác do trưởng phòng phân công.
Kế toán bán hàng
Lập phiếu xuất kho, phát hành hoá đơn. Theo dõi số lượng thành phẩm đã được xác định tiêu thụ.
Doanh thu phải được theo dõi chi tiết theo từng mã khách hàng, kể cả doanh thu bán hàng nội bộ. Trong từng loại doanh thu phải chi tiết cho từng loại thành phẩm nhằm phục vụ cho việc xác định đầy đủ, chính xác kết qủa kinh doanh theo yêu cầu quản lý tài chính và lập báo cáo kết qủa hoạt động kinh doanh của công ty.
Tổ chức theo dõi hàng đổi trả, hàng huỷ, và phản ánh, ghi nhận vào hệ thống phần mềm.
Thực hiện lưu trữ các chứng từ, sổ sách, các công văn quy định có liên quan vào hồ sơ nghiệp vụ.
Thực hiện các nhiệm vụ khác do trưởng phòng phân công.
Thủ quỹ
Hàng ngày, căn cứ vào kế hoạch dự chi, phiếu thu, phiếu chi, thủ quỹ tiến hành thực thu, thực chi và cập nhật vào sổ quỹ tiền mặt số tiền thu, chi trong ngày.
Cuối ngày chuyển sổ quỹ qua kế toán thanh toán để đối chiếu và lập báo cáo tồn quỹ tiền mặt trình trưởng phòng.
Thực hiện lưu trữ các chứng từ, sổ sách, các công văn quy định có liên quan vào hồ sơ nghiệp vụ.
28
2.1.2. Công tác tổ chức phân tích CPA
2.1.2.1. Đặc điểm của sản xuất thực phẩm ảnh hưởng đến kế toán doanh thu, chi phí tại Việt Sin: tại Việt Sin:
Thực phẩm là loại sản phẩm được sản xuất theo dây chuyền dựa vào quyết định của Giám đốc điều hành sau khi được tổ hàng mẫu lựa chọn, thiết kế, sản xuất mẫu thử, và cho kiểm tra cảm quan.
Thực phẩm do Việt Sin sản xuất được phân thành hai loại là hàng mát và hàng đông, loại hàng mát phải được bảo quản ở nhiệt độ từ 1oC đến 4oC, và loại hàng đông phải được bảo quản ở nhiệt độ từ trên -17oC, điều này làm cho chi phí khấu hao kho, điện, nước đá chiếm tỉ trọng khá lớn.
Nhiều sản phẩm được sản xuất ra có sự giống nhau về thành phần nguyên vật liệu, chỉ khác nhau về tỉ lệ nguyên vật liệu tham gia cấu thành sản phẩm, còn chi phí nhân công trực tiếp là tương đồng.
Nguyên vật liệu (nguyên liệu, phụ liệu, bao bì) được nhập mua từ nhiều nhà cung cấp với rất nhiều mức giá khác nhau. Việc này đòi hỏi phải tổ chức tốt công tác theo dõi giá theo nhà cung cấp sao cho đảm bảo nhập đúng giá cho nguyên vật liệu mua vào, và theo dõi chính xác công nợ phải trả cho các nhà cung cấp.
Mỗi mẫu của sản phẩm có những định mức nguyên vật liệu khác nhau. Nguyên vật liệu có chủng loại đa dạng được đưa vào sản xuất ra bán thành phẩm, bán thành phẩm theo dây chuyền đi vào kho, sau đó được vận chuyển đến tổ đóng gói để cho ra thành phẩm. Chính vì vậy, việc tổ chức quản lý tốt từ khâu nguyên vật liệu đến khâu thành phẩm, trong đó có tỉ lệ hao hụt là rất phức tạp.
29
Khi xuất kho để bán, thành phẩm cần phải được kiểm dịch, và phải được bảo quản tốt theo đúng yêu cầu kỹ thuật đến kho khách hàng, phải bảo đảm theo yêu cầu quản lý nội bộ của các siêu thị, và các siêu thị thường xảy ra tình trạng không nhận hàng với nhiều lý do khác nhau, điển hình nhất là siêu thị Big C Huế, dẫn đến tốn kém chi phí vận chuyển, và kế toán phải tiến hành các thủ tục huỷ hoá đơn. Điều này gây ra rất nhiều khó khăn cho kế toán trong hoạt động nghiệp vụ lẫn hoạt động nội bộ.
Các khách hàng khác nhau được áp dụng các mức giá bán khác nhau, gồm cả các chương trình ưu đãi cho khác hàng như khuyến mãi, chiết khấu, … Việc này đòi hỏi phải tổ chức tốt công tác theo dõi giá theo khách hàng để đảm bảo bán đúng giá các sản phẩm cho khách hàng, và theo dõi chính xác công nợ phải thu theo các khách hàng.
Việc đổi trả hàng cũng là việc thường xuyên phát sinh tại các công ty thương mại - sản xuất thực phẩm. Việc theo dõi chính xác hàng đổi trả là rất khó khăn và phức tạp do hàng trả về được chất đống dồn chung lại với nhau và tính theo đơn vị Kg, và không thể phân biệt được của đơn vị nào trả về, trong khi hàng xuất bán được tính theo đơn vị Gói, và thời điểm giữa biên bản giao trả hàng với hàng thực trả là có sự khác nhau. Do đó, số lượng hàng đổi trả giữa kế toán và KCS thường có sự khác biệt.
2.1.2.2. Công tác tổ chức CPA
Việt Sin ứng dụng hệ thống phần mềm Star Advanced (Chương trình phần mềm kế toán viết theo yêu cầu thực tiễn hoạt động sản xuất kinh doanh tại Việt Sin gồm hai phân hệ kế toán quản trị và kế toán tài chính) cho công tác phân tích CPA. Chương trình hầu như ứng dụng cho toàn công ty phục vụ công tác các phòng/ban: Phòng kinh doanh, Phòng thu mua, Phòng Tài chính - Kế toán, Bộ phận sản xuất, Ban giám đốc,…
30
Lợi nhuận theo khách hàng được tính cho từng đối tượng khách hàng (Mã DL-HC: Đại lý, hội chợ, KLE: Khách lẻ, NSH: Nhà sách, STI: Siêu thị, THC: