hàng tại Việt Sin:
Tác giả đã vận dụng lý thuyết ABC vào thực tiễn công tác phân tích khả năng sinh lợi theo khách hàng theo hướng đơn giản hoá nhưng có sự chọn lọc tiêu thức phân bổ phù hợp với tình hình thực tế hoạt động sản xuất - kinh doanh tại Việt Sin qua các giai đoạn sau đây:
Giai đoạn 1:
53
- Tác giả đã thực hiện phỏng vấn và thảo luận với tất cả các đơn vị/bộ phận trong doanh nghiệp Việt Sin để xác định rõ ràng các đối tượng nghiên cứu liên quan đến ABC, trong đó, điển hình là:
+ Hành chính cung ứng:
Phụ trách kế hoạch sản xuất: cung cấp chi tiết các số liệu về định mức, hao hụt sản phẩm hàng mát, và hàng đông.
Căn cứ vào định mức, hao hụt sản phẩm đã đăng ký, chúng ta có thể hiểu rõ được các bước tính giá thành sản phẩm, cũng như vận dụng để lên kế hoạch sản xuất, quản lý toàn bộ quá trình sản xuất sao cho hiệu quả nhất có thể. Hiện tại ở Việt Sin, những việc này đều chưa được tổ chức bài bản, và còn nhiều bất cập. Tác giả đã mạnh dạn đề ra giải pháp sao cho có thể quản lý được quá trình sản xuất một cách hiệu quả nhất thong qua hệ thống tính giá thành tự động.
+ Phòng thu mua: cung cấp các thông tin chi tiết các nguyên vật liệu như mặt hàng, giá cả, quy cách, chất lượng,… làm đầu vào của quá trình sản xuất sản phẩm, từ đó, chúng ta có thể hiểu được đặc điểm của từng chi tiết đầu vào cấu tạo trong từng thành phẩm.
+ Bộ phận sản xuất: hướng dẫn tham quan các phân xưởng sản xuất để có thể hiểu các công đoạn của quá trình sản xuất sản phẩm, từ đó, chúng ta có thể hiểu được thực tế chi tiết định mức, hao hụt, cũng như các công đoạn phải trải qua trong quá trình sản xuất trước khi tính được giá thành sản phẩm. + Phòng kinh doanh - kênh MT: thông tin về cách thức giao dịch với các siêu thị, từ đó có thể hiểu được quá trình từ khi nhận đơn đặt hàng, gửi yêu cầu sản xuất, cho đến khi giao hàng, thu tiền siêu thị, và cách thức tính hoa hồng cho kinh doanh kênh siêu thị.
54
+ Phòng kinh doanh - kênh GT: thông tin về cách thức giao dịch với các nhà phân phối, từ đó có thể hiểu được quá trình từ khi nhận đơn đặt hàng, gửi yêu cầu sản xuất, cho đến khi giao hàng, thu tiền nhà phân phối, và cách thức tính hoa hồng cho kinh doanh kênh GT.
+ Bộ phận Marketing: thông tin về các chương trình sampling thực hiện trong tháng, từ đó có thể hiểu được con đường để tiếp cận khách hàng mục tiêu, mở rộng thị phần tiêu dùng sản phẩm Việt Sin.
+ Tổ Hàng mẫu: thông tin về các chương trình thử nghiệm theo các mẫu mới và các mẫu được gửi về từ thị trường Mỹ, cảm quan hàng mẫu cho đến khi đạt được các tiêu chuẩn nhất định, sau đó Ban giám đốc quyết định về việc đưa vào dây chuyền sản xuất sau khi chào mẫu và được sự đồng ý của đối tác, đây là giai đoạn tiền sản xuất sản phẩm phục vụ khách hàng, mở rộng các danh mục sản phẩm mới tung ra thị trường.
+ Kế toán bán hàng: thông tin về quá trình từ khi nhận phiếu giao hàng, phát hành hoá đơn, và xuất hàng khỏi kho công ty với sự kiểm tra của đội bảo vệ cho đến khi hàng được giao nhập kho khách hàng, và quy trình, thủ tục nhận hàng đổi trả, ghi nhận công nợ phải thu khách hàng.
+ Tổ giao nhận: thông tin về quá trình điều phối hàng từ khi nhận kế hoạch giao hàng từ Phòng Kinh doanh, kiểm tra hàng nhận từ kho, lập phiếu giao hàng, kiểm tra thông tin hoá đơn, giấy kiểm dịch cho đến khi giao hàng đến kho khách hàng.
- Thiết lập các hoạt động chính đã nhận biết được gồm:
+ Xuất bán hàng: bao gồm việc kiểm tra, đóng thùng, bốc dỡ, giám sát, lập chứng từ xuất kho,… để bảo đảm đúng, đủ cho hàng xuất bán.
55
+ Lập chứng từ bán hàng: lập phiếu giao hàng, nhập liệu, kiểm tra, phát hành hoá đơn, in phiếu xuất kho,… cho hàng xuất bán.
+ Giao hàng cho khách hàng: sau khi chuẩn bị đầy đủ các thủ tục, chứng từ giao hàng, hàng đã được kiểm tra và đóng thùng theo quy định, tổ giao nhận sẽ thực hiện giao hàng đến các khách hàng theo kế hoạch.
Giai đoạn 2:
Xác định các chi phí liên quan đến khách hàng và lựa chọn tiêu thức phân bổ chi phí hoạt động
- Thu thập và xác định các chi phí liên quan đến khách hàng bao gồm: giá vốn hàng bán, chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp, chi phí tài chính, chi phí khác, …
- Để đơn giản hoá việc phân tích mà vẫn đảm bảo được độ tin cậy cao của CPA trong thực tiễn hoạt động sản xuất - kinh doanh tại Việt Sin, tác giả lựa chọn tiêu thức phân bổ chi phí nguồn lực, cũng là chi phí hoạt động để kết nối giữa chi phí của hoạt động với mức độ sử dụng hoạt động của từng khách hàng là số lượng hoá đơn phát hành cho từng khách hàng trong tháng, tương ứng với số lần giao hàng cho từng khách hàng trong tháng. Nhằm tránh sự phức tạp khi vận dụng ABC, tác giả tiến hành thiết lập trung tâm chi phí cho mỗi tài khoản chi phí.
Giai đoạn 3:
Xác định phương thức phân bổ chi phí
- Giá vốn hàng bán, chi phí chiết khấu, hoa hồng,… được tập hợp trực tiếp theo từng khách hàng (minh hoạ ở phụ lục 17).
56
Ví dụ: Xuất bán mặt hàng cá viên 500g (ST) cho Co.op Cần Thơ thì giá vốn hàng bán được tập hợp trực tiếp theo mã khách hàng Co.op Cần Thơ là COOP027.
Chi phí chiết khấu, hoa hồng,… của Maximark Công Hoà sẽ được tập hợp trực tiếp theo mã khách hàng Maximark Công Hoà là MAXICH.
- Những chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp không thể tập hợp trực tiếp theo từng khách hàng thì sẽ được phân bổ theo tiêu thức phân bổ là số lượng hoá đơn phát hành theo từng khách hàng.
Ví dụ: Chi phí Văn phòng phẩm tháng 07 năm 2012 không thể tập hợp trực tiếp theo từng khách hàng thì sẽ được phân bổ như sau:
Số lượng hoá đơn phát hành theo từng khách hàng x Chi phí Văn phòng Tổng số hoá đơn phát hành trong tháng 07 năm 2012 phẩm T07/2012 Các chi phí phân bổ gián tiếp sẽ kết hợp với các chi phí phân bổ trực tiếp theo từng khách hàng để ghi nhận chi phí phục vụ cho từng khách hàng.
Giai đoạn 4:
Triển khai mô hình thực hiện ABC
- Thông tin đầu vào được thu thập ở các giai đoạn trước.
- Sử dụng hệ thống phần mềm Star Advanced trên máy vi tính để triển khai mô hình thực hiện ABC: tập hợp chi phí trực tiếp vào từng khách hàng, và thực hiện hàng loạt việc phân bổ chi phí trên cơ sở đã được lập trình sẵn dựa trên khả năng kết hợp dữ liệu giữa các phần hành, tiết kiệm thời gian và chi
57
phí với độ chính xác tính toán cao, tạo ra các báo cáo quản trị đứng trên nhiều khía cạnh khác nhau.
Giai đoạn 5:
Phân tích các kết quả và phát hành báo cáo kế toán quản trị
- Phân tích các kết quả.
Khi chưa triển khai thực hiện CPA thì chúng ta chỉ có thông tin về lợi nhuận