c. Các đơn vị trực thuộ
2.2.6.1. Kế toán tổng hợp tiền lương
a. Chứng từ sử dụng.
Chứng từ kế toán tiền lương các doanh nghiệp thông thường sử dụng các chứng từ bắt buộc sau:
Bảng chấm công (01-LĐTL)
Bảng thanh toán tiền lương (02-LĐTL) Bảng thanh toán tiền thưởng (05-LĐTL) Bảng lương
Ngoài ra có thể sử dụng các chứng từ hướng dẫn khi doanh nghiệp phát sinh các nghiệp vụ liên quan đến các thong tin bổ sung cho việc tính lương, phụ cấp bảo hiểm xã hội.
Phiếu xác nhận sản phẩm hoặc công việc hoàn thành (06-LĐTL) Phiếu báo làm thêm giờ (07-LĐTL)
Hợp đồng giao khoán (08-LĐTL) Biên bảo điều tra tai nạn lao động (09-LĐTL)
b. Tài khoản sử dụng: TK 334 – “Phải trả công nhân viên”
Tài khoản này dùng để phản ánh các khoản phải trả và tình hình thanh toán các khoản phải trả cho công nhân viên của doanh nghiệp về tiền lương, tiền công, tiền thưởng, BHXH và các khoản phải trả khác thuộc về thu nhập của công nhân viên.
Nợ TK 334 Có
- Các khoản tiền lương, tiền công, tiền thưởng, BHXH, và các khoản khác đã trả, đã ứng cho công nhân viên.
- Các khoản khấu trừ vào tiền lương, tiền công của công nhân viên.
- Các khoản tiền công đã ứng trước hoặc đã trả với lao động thuê ngoài.
SDĐK: Số tiền còn phải trả người lao động.
- Các khoản tiền lương, tiền công, tiền thưởng có tính chất lương và các khoản khác phải trả cho công nhân viên và BHXH.
- Các khoản tiền công phải trả cho lao động thuê ngoài.
SDCK: Các khoản tiền lương, tiền công, tiền thưởng có tính chất lương và các khoản khác còn phải trả cho công nhân viên
Chú ý: TK 334 có thể có số dư bên Nợ, số dư bên Nợ TK 334 rất cá biệt – nếu
có phản ánh số tiền đã trả lớn hơn số phải trả về tiền lương, tiền công, tiền thưởng và các khoản khác cho người lao động.
Tài khoản 334 - Phải trả người lao động, có 2 tài khoản cấp 2:
- Tài khoản 3341 - Phải trả công nhân viên: Phản ánh các khoản phải trả và tình hình thanh toán các khoản phải trả cho công nhân viên của doanh nghiệp về tiền lương, tiền thưởng có tính chất lương, bảo hiểm xã hội và các khoản phải trả khác thuộc về thu nhập của công nhân viên.
- Tài khoản 3342 - Phải trả người lao động khác: Phản ánh các khoản phải trả và tình hình thanh toán các khoản phải trả cho người lao động khác ngoài công nhân viên của doanh nghiệp về tiền công, tiền thưởng (nếu có) có tính chất về tiền công và các khoản phải trả khác thuộc về thu nhập của người lao động.
c. Sổ kế toán sử dụng. - Sổ chứng từ ghi sổ
- Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ - Sổ cái
e. Ví dụ minh họa.
Nghiệp vụ 1: Ngày 25 tháng 12 năm 2014, công ty tính tiền lương cho nhân viên ở bộ phận bán hàng 70.000.000 đ, nhân viên ở bộ phận quản lý 90.000.000đ
Nợ TK 6421: 70.000.000
Nợ TK 6422: 90.000.000
Có TK 334: 160.000.000 Chứng từ sử dụng : Bảng chấm công
Nghiệp vụ 2: Ngày 25 tháng 12 năm 2014 trích tiền ăn ca và tiền thưởng cấp bậc phải trả cho công nhân viên bán hàng là 15.000.000, nhân viên quản lý doanh nghiệp 20.000.000
Nợ TK 6421: 15.000.000
Nợ TK 6422: 20.000.000
Có TK 334: 35.000.000 Chứng từ sử dụng : Bảng chấm công
Nghiệp vụ 3: Ngày 25 tháng 12 năm 2014 công ty trích BHXH, BHYT, KPCĐ, BHTN cho công nhân theo tỷ lệ quy định
Nợ TK 6421: 70.000.000 x 24% = 16.800.000 Nợ TK 6422: 90.000.000 x 24% = 21.600.000 Nợ TK 334: 160.000.000 x 10,5% = 16.800.000
Có TK 338: 55.200.000
Chứng từ: Bảng tính BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ, Giấy xin nghỉ ốm, Giấy tạm ứng lương
Nghiệp vụ 4: : Dùng tiền mặt thanh toán lương cho công nhân viên
- Thanh toán 100% lương phải trả cho công nhân viên trong tháng 12 của từng bộ phận Chứng từ gốc Chứng từ ghi sổ Sổ cái TK 334 Đăng ký chứng từ
- BHXH trả thay lương thanh toán 100% - Tiền ăn và tiền thưởng thanh toán 100% Định khoản:
- Thanh toán 100% lương phải trả trong tháng ở từng bộ phận Nợ TK 334: 160.000.000
Có TK 111: 160.000.000 - Thanh toán 100% BHXH trả thay lương
Nợ TK 338: 55.200.000
Có TK 111: 55.200.000 - Thanh toán 100% Tiền ăn và tiền thưởng Nợ TK 334: 35.000.000
Có TK 111: 35.000.000
Đơn vị: Công ty TNHH Thương Mại Tuấn Hiền
Địa chỉ: 317 – 321 P.Đông Cương TP.Thanh Hóa
Mẫu số: S02a- DNN
(Ban hành theo QĐ số: 48/2006 QĐ-BTC Ngày 14/09/2006 của Bộ Trưởng BTC
CHỨNG TỪ GHI SỔ
Số 301
Ngày 30 tháng 12 năm 2014
ĐVT: VNĐ
Trích yếu Số hiệu TK Số tiền
Nợ Có
Công ty tính tiền lương cho nhân viên ở bộ phận bán hàng, nhân viên ở bộ phận quản lý
6421 6422 334 160.000.000 Tổng cộng X X 160.000.000 Kèm theo: 05 chứng từ gốc Ngày 30 tháng 12 năm 2014
Người lập Kế toán trưởng
Đơn vị: Công ty TNHH Thương MạiTuấn Hiền Địa chỉ: 317 – 321 P.Đông Cương TP.Thanh Hóa
Mẫu số: S02a- DNN
(Ban hành theo QĐ số: 48/2006 QĐ-BTC Ngày 14/09/2006 của Bộ Trưởng BTC
CHỨNG TỪ GHI SỔ
Số 302
Ngày 30 tháng 12 năm 2014
ĐVT: VNĐ
Trích yếu Số hiệu TK Số tiền
Nợ Có
Trích tiền ăn ca và tiền thưởng cấp bậc phải trả cho công nhân viên bán hàng nhân viên quản lý doanh nghiệp 6421 6422 334 35.000.000 Tổng cộng X X 35.000.000 Kèm theo: 05 chứng từ gốc Ngày 30 tháng 12 năm 2014
Người lập Kế toán trưởng
Đơn vị: Công ty TNHH Thương MạiTuấn Hiền Địa chỉ: 317 – 321 P.Đông Cương TP.Thanh Hóa
Mẫu số: S02a- DNN
(Ban hành theo QĐ số: 48/2006 QĐ-BTC Ngày 14/09/2006 của Bộ Trưởng BTC
CHỨNG TỪ GHI SỔ
Số 303
Ngày 30 tháng 12 năm 2014
ĐVT: VNĐ
Trích yếu Số hiệu TK Số tiền
Nợ Có
Ngày 25 tháng 12 công ty trích BHXH, BHYT, KPCĐ, BHTN cho công nhân theo tỷ lệ quy định 6421 6422 334 338 55.200.000 Tổng cộng X X 55.200.000 Kèm theo: 05 chứng từ gốc Ngày 30 tháng 12 năm 2014
Người lập Kế toán trưởng
Đơn vị: Công ty TNHH Thương MạiTuấn Hiền Địa chỉ: 317 – 321 P.Đông Cương TP.Thanh Hóa
Mẫu số: S02a- DNN
(Ban hành theo QĐ số: 48/2006 QĐ-BTC Ngày 14/09/2006 của Bộ Trưởng BTC
CHỨNG TỪ GHI SỔ
Số 304
Ngày 30 tháng 12 năm 2014
ĐVT: VNĐ
Trích yếu Số hiệu TK Số tiền
Nợ Có
Dùng tiền mặt thanh toán lương cho công nhân viên
- Thanh toán 100% lương phải trả cho công nhân viên trong tháng 12 của từng bộ phận
- BHXH trả thay lương thanh toán 100% - Tiền ăn và tiền thưởng thanh toán 100%
334 338 334 111 160.000.000 55.200.000 35.000.000 Tổng cộng X X 250.200.000 Kèm theo: 05 chứng từ gốc Ngày 30 tháng 12 năm 2014
Người lập Kế toán trưởng
Đơn vị: Công ty TNHH Thương Mại Tuấn Hiền
Địa chỉ: 317 – 321 P.Đông Cương TP.Thanh Hóa
Mẫu số: S02b- DNN
(Ban hành theo QĐ số: 48/2006 QĐ-BTC Ngày 14/09/2006 của Bộ Trưởng BTC
SỔ ĐĂNG KÝ CHỨNG TỪ GHI SỔ Tháng 12 năm 2014 ĐVT: VNĐ Chứng từ ghi sổ Số tiền Số Ngày tháng 301 30/12 160.000.000 302 30/12 35.000.000 303 30/12 55.200.000 304 30/12 250.200.000 Cộng 500.400.000 Kèm theo: … chứng từ gốc
Người lập Kế toán trưởng
Từ sổ đăng ký chứng từ ghi sổ kế toán sẽ ghi vào sổ Cái và các sổ, thẻ kế toán chi tiết liên quan.
Sổ Cái: Là sổ kế toán tổng hợp dùng để ghi các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo trình tự thời gian và theo tài khoản kế toán được quy định trong chế độ tài khoản kế toán áp dụng cho doanh nghiệp. Số liệu ghi trên sổ Cái dùng để kiểm tra, đối chiếu với số liệu ghi trên sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, các sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết, dùng để lập báo cáo tài chính. Sổ Cái của hình thức chứng từ ghi sổ được mở riêng cho từng tài khoản. Mỗi tài khoản được mở một trang hoặc một số trang tùy theo số lượng ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh nhiều hay ít của từng tài khoản.
Đơn vị : Công ty TNHH Thương Mại Tuấn Hiền Địa chỉ: 317 – 321 P.Đông Cương TP.Thanh Hóa
SỔ CÁI
Năm 2014
Tên tài khoản: Phải trả người lao động Số hiệu: 334
Mẫu số: S02c1 – DNN
(Ban hành theo QĐ số: 48/2006/QĐ- BTC. Ngày 14/9/2006 của Bộ trưởng BTC)
Ngày tháng ghi sổ Chứng từ ghi sổ DIỄN GIẢI Số hiệu TK ĐƯ Số tiền Ghi chú Số hiệu Ngày tháng Nợ Có A B C D E 1 2 G Số dư đầu kỳ 3.012.000 … … … … … …. …. …
30/12 303 25/12 Công ty trích lương cho nhân viên bán hàng và nhân viên quản lý doanh nghiệp 64216422 160.000.000 30/12 304 25/12 Công ty trích tiền ăn ca, tiền thưởng cho nhân viên bán hàng và nhân viên quản lý
doanh nghiệp
6421
6422 35.000.000
30/12 305 30/12 - Công ty thanh toán 100% lương cho nhân viên bán hàng và quản lý- Công ty thanh toán tiền ăn và tiền thưởng cho nhân viên 111 160.000.000 35.000.000
160.000.000
.. … .. … … .. … …
- Cộng số phát sinh: X 57.718.488 82.025.466
- Số dư cuối năm: X 37.072.023
- Sổ này có .... trang, đánh số từ trang sô 01 đến trang .... - Ngày mở sổ: ... Ngày ..30..tháng .12...năm ..2014 Người ghi sổ (ký, họ tên) Kế toán trưởng (ký, họ tên) Giám đốc (ký, họ tên, đóng dấu)