2.1.4.1. Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán.
SVTH: BẠCH TUYẾT NỮ 52 NĂM 2014
2.1.4.2. Chức năng, nhiệm vụ của mỗi kế toán viên:
Kế toán trưởng.
- Là người chịu trách nhiệm trước mọi vấn đề liên quan đến công tác kế toán tại công ty.
- Điều hành nhân viên thực hiện mọi nhiệm vụ được giao, phổ biến hướng dẫn thi hành các quy định của nhà nước và cấp trên chỉ đạo xuống.
- Xem xét và ký duyệt các chứng từ, tài liệu liên quan đến thanh toán, các báo cáo kế toán.
- Theo công việc của từng nhân viên trong phòng kế toán, tổ chức các hệ thống tài khoản và phương pháp hạch toán sao cho hợp lý với tình hình tài chính của công ty, lập báo cáo tình hình kinh doanh định kỳ cho Giám đốc.
- Kế toán trưởng có vai trò như một kế toán quản trị, một nhà tư vấn kinh tế cho Giám đốc về kế hoạch đầu tư, lập dự toán ngân sách, các định mức chi phí.
Phó phòng kế toán phụ trách phòng kế toán.
- Kiểm tra, theo dõi, nắm bắt các hợp đồng kinh tế công ty ký kết.
- Liên hệ, đề xuất với Kế toán trưởng, Giám đốc những vấn đề liên quan đến vay tín dụng, hạn mức tín dụng.
- Giải quyết các công việc khi kế toán trường vắng mặt. - Phó phòng kế toán phụ trách bộ phận kiểm soát nội bộ.
- Đối chiếu sổ sách hàng tháng, điều chỉnh sai sót, quản lý hồ sơ chứng từ, lưu giữ các báo cáo tài chính.
- Theo dõi các khoản thu chi xảy ra trong ngày.
- Giải quyết các công việc khi kế toán trưởng vắng mặt.
Thủ quỹ
- Bảo quản tiền mặt tại công ty, căn cứ các chứng từ thu chi để thi hành.
- Có nhiệm vụ kiểm tra nội dung trên phiếu thu, phiếu chi, giấy đề nghị tạm ứng, phiếu hoàn tạm ứng, … chính xác về thông tin.
- Lập sổ quỹ ghi chép, báo cáo tình hình tồn quỹ, đối chiếu số dư tiền mặt hàng tháng.
- Thủ quỹ phải chịu hoàn toàn trách nhiệm trong việc quản lý tiền mặt ngoại tệ, séc và các giấy tờ có giá trị khác.
SVTH: BẠCH TUYẾT NỮ 53 NĂM 2014
Kế toán ngân hàng
- Theo dõi, giám sát và phản ánh các giao dịch của công ty tại các ngân hàng, tiến hành kiểm tra đối chiếu giấy báo có, giấy báo nợ của ngân hàng với chứng từ gốc kèm theo như: Ủy nhiệm chi, séc, chuyển khoản đã được Tổng giám đốc và kế toán trưởng phê duyệt.
- Lập báo cáo thu, chi qua ngân hàng hàng tháng.
Kế toán công nợ
- Theo dõi hợp đồng, lập biên bản thanh lý hợp đồng của những hợp đồng đã ký kết. - Theo dõi tình hình phát sinh công nợ đối với từng đối tượng khách hàng, phát hiện những khoản nợ không hợp lý, mất cân đối, các hiện tượng nợ đọng, không có khả năng thu hồi, báo cáo kế toán trưởng và ban Giám đốc để có biện pháp xử lý. - Báo cáo tình hình công nợ định kỳ hoặc thời điểm theo chế độ báo cáo hiện hành
hay theo yêu cầu của Ban Giám đốc.
- Lập biên bản đối chiếu công nợ khi có yêu cầu của kế toán trưởng hoặc Ban Giám đốc vào cuối mỗi niên kỳ kế toán.
Kế toán thuế và hàng hóa
- Kiểm tra, giám sát chặt chẽ tình hình thực hiện các chỉ tiêu kế hoạch về quá trình mua bán hàng hóa. Đồng thời xác định đúng đắn kết quả kinh doanh hàng hóa, chấp hành đúng các chế độ tài chính về chứng từ sổ sách nhập, xuất kho, tính thuế. Cung cấp thông tin tổng hợp và chi tiết cần thiết về hàng hóa kịp thời phục vụ cho hoạt động kinh doanh của công ty.
- Là thủ tục liên quan đến khai báo thuế, tính toán thuế đầu ra, đầu vào hàng tháng, thực hiện các thủ tục xin miễn thuế, hoàn thuế, …
- Theo dõi, kiểm tra, cập nhật hàng hóa tồn kho, phản ánh chính xác giá vốn của hàng hóa. Thực hiện kiểm kê, đánh giá chất lượng hàng, đối chiếu số liệu với thủ kho. Lập báo cáo xuất nhập hàng hóa.
Kế toán vốn bằng tiền.
- Hàng ngày theo dõi các khoản thu chi tiền mặt, lập phiếu thu, phiếu chi và kiểm soát thu chi tiền mặt trên các chứng từ, giấy đề nghị tạm ứng, giấy đề nghị thanh toán. Nhập các số liệu trên máy tính, cuối ngày đối chiếu số liệu với thủ quỹ.
SVTH: BẠCH TUYẾT NỮ 54 NĂM 2014 - Thường xuyên kiểm tra tình hình thực hiện chế độ sử dụng và quản lý vốn bằng tiền. Phát hiện và ngăn ngừa các hiện tượng tham ô và lợi dụng tiền mặt trong công ty.
- Hướng dẫn và kiểm tra việc ghi chép của thủ quỹ. Kiểm tra thường xuyên, đối chiếu số liệu của thủ quỹ với kế toán tiền mặt để đảm bảo tính cân đối thống nhất.
Kế toán tài sản cố định và công cụ dụng cụ.
Lập các chứng từ kế toán về tài sản cố định và công cụ dụng cụ, thay đổi giá trị nguyên giá tăng giảm tài sản cố định và thay đổi hao mòn lũy kế.
Theo dõi tình hình tăng tài sản cố định và các khoản trích khấu hao tài sản cố định, công cụ dụng cụ hàng tháng, theo dõi bảng kê nhập, xuất, tồn.
2.1.4.3. Hình thức tổ chức kế toán.
Mô hình tổ chức bộ máy kế toán tại CTy là mô hình hỗn hợp, vừa tập trung, vừa phân tán. Hình thức phân tán thể hiện ở các đơn vị trực thuộcthực hiện toàn bộ nội dung kinh tế phát sinh tại đơn vị mình. Định kỳ các đơn vị phải báo cáo lên phòng kế toán của CTy. CTy tiến hành tổ hợp số liệu, hợp nhất báo cáo cho toàn CTy.
Báo cáo của các đơn vị gửi lên gồm: Bảng Cân đối kế toán hàng quý. Bảng Cân đối phát sinh hàng quý.
Bảng khấu hao tài sản cố định hàng quý. Báo cáo tổng hợp chi phí hàng quý. Kết quả hoạt động kinh doanh. Báo cáo công nợ.
Báo cáo xuất- nhập- tồn hàng hóa.
2.1.4.4. Chính sách, chế độ kế toán áp dụng.
Chế độ kế toán: Bắt đầu từ ngày 01/01 và kết thúc ngày 31/12 hằng năm. CTy áp dụng chế độ kế toán Việt Nam được ban hành theo quyết định 15/2006/QĐ-BTC ngày 26/03/2006.
Hạch toán hàng tồn kho: CTy áp dụng theo phương pháp kê khai thường xuyên, tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ, giá trị hàng xuất theo phương pháp thực tế đích danh.
SVTH: BẠCH TUYẾT NỮ 55 NĂM 2014
Khấu hao tài sản: Áp dụng nguyên tắc đánh giá lại theo quy định. TSCĐ được ghi nhận theo giá gốc, phương pháp tính khấu hao theo đường thẳng dựa trên thời gian sử dụng hữu ích.
Đơn vị tiền tệ: CTy sử dụng tiền đồng Việt Nam làm đơn vị tiền tệ hạch toán trong nước, nguyên tắc chuyển đổi các đồng tiền khác theo tỉ giá bình quân liên ngân hàng.
2.1.4.5. Hình thức kế toán tại công ty.
Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán Nhật ký chung: Tất cả các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh đều phải được ghi vào sổ Nhật ký, mà trọng tâm là sổ Nhật ký chung, theo trình tự thời gian phát sinh và theo nội dung kinh tế của nghiệp vụ đó. Sau đó lấy số liệu trên các sổ Nhật ký để ghi Sổ Cái theo từng nghiệp vụ phát sinh.
Hình thức kế toán Nhật ký chung gồm các loại sổ chủ yếu sau: Sổ Nhật ký chung, Sổ Nhật ký đặc biệt;
Sổ Cái;
Các sổ, thẻ kế toán chi tiết.
2.1.4.6. Sơ đồ, trình tự ghi sổ kế toán tại công ty.
Sơ đồ 2.4: TRÌNH TỰ GHI SỔ KẾ TOÁN THEO HÌNH THỨC KẾ TOÁN NHẬT KÍ CHUNG
SVTH: BẠCH TUYẾT NỮ 56 NĂM 2014
2.1.4.7. Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán trên máy vi tính. sơ đồ 2.5: Hình thức kế toán trên máy vi tính
Nguồn: Phòng Tài chính -Kế toán
Hằng ngày, kế toán căn cứ vào chứng từ kế toán hoặc bảng tổng hợp chứng từ cùng loại đã được kiểm tra, được dùng làm căn cứ ghi sổ, xác định tài khoản ghi Nợ, tài khoản ghi Có để nhập dự liệu vào máy vi tính theo các bảng biểu đã được thiết kế sẵn trên phần mềm kế toán.
Cuối tháng (hoặc bất kì thời điểm cần thiết nào), kế toán thực hiện các thao tác khóa sổ (cộng sổ) và lập báo cáo tài chính. Việc đối chiếu giữa số liệu tổng hợp với số liệu chi tiết được thực hiện tự động và luôn đảm bảo chính xác, trung thực theo các thông tin đã cập nhật trong kỳ.
Thực hiện các thao tác để in Báo cáo tài chính theo quy định.
Cuối quý, cuối năm sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết được in ra giấy, đóng thành quyển và thực hiện các thủ tục pháp lý theo quy định về sổ kế toán bằng tay.
Hiện tại CTy đang sử dụng phần mềm kế toán BRAVO, tất cả công tác kế toán đều được phần mềm sử lý.
SVTH: BẠCH TUYẾT NỮ 57 NĂM 2014