4. Kết quả thực tập theo đề tà
2.2.4Cơ cấu thị trƣờng nhập khẩu
Bảng 2.5 Bảng cơ cấu thị trƣờng nhập khẩu năm 2011-2013
Đơn vị tính: USD
Năm 2011 2012 2013 2012/2011 2013/2012
Thị trƣờng
nhập khẩu Giá trị (%) Giá trị (%) Giá trị (%) Giá trị (%) Giá trị (%)
Trung Quốc 2.568.680,43 31,57 1.906.069,03 37,30 1.746.856,68 37,12 (662.611,40) 74.20 (159.212,35) 91,65 Malaysia 2.755.105,08 33,87 2.023.423,50 39,60 1.719.818,66 36,54 (731.681,58) 73.44 (303.604,84) 85,00 Hàn Quốc 1.264.769,00 15,55 286.836,00 5,61 252.606,44 5,37 (977.933,00) 22.68 (34.229,56) 88,07 Thái Lan 679.678,70 8,35 698.784,54 13,68 739.568,22 15,72 19.105,84 102.81 40.783,68 105,84 Nhật Bản 203.718,19 2,50 101.943,33 2,00 164.317,70 3,49 (101.774,86) 50.04 62.374,37 161,19 Các nƣớc khác 663.540,60 8,16 92.574,60 1,81 82.935,30 1,76 (570.966.00) 13.95 (9.639,30) 89,59 Tổng 8.135.492,00 100 5.109.631,00 100 4.706.103,00 100 (3.025.861,00) _ (403.528,00) _
Biểu đồ 2.3 Biểu đồ cơ cấu thị trƣờng nhập khẩu 2011 -2013
Qua các bảng biểu trên, ta thấy công ty đã tạo đƣợc mối quan hệ làm ăn buôn bán khá rộng rãi với nhiều thị trƣờng trong khu vực và trên thế giới. Nhìn chung, Malaysia và Trung Quốc là hai thị trƣờng nhập khẩu chính của công ty.
Thị trƣờng Trung Quốc:
Trung Quốc là một nƣớc đông dân đứng thứ 2 thế giới, tình hình chính trị khá ổn định và là một trong những quốc gia có tốc độ phát triển cao. Thị trƣờng Trung Quốc là một thị trƣờng nhập khẩu lớn của công ty. Các mặt hàng nhập khẩu từ thị trƣờng này khá đa dạng, chủ yếu là đồ gia dụng và nguyên vật liệu. Thị trƣờng Trung Quốc luôn chiếm tỷ trọng cao trong tổng cơ cấu các thị trƣờng nhập khẩu. Tuy nhiên, kim ngạch nhập khẩu của thị trƣờng này lại có xu hƣớng giảm qua các năm, năm 2012 kim ngạch NK giảm 662.611,40 USD (đạt 74,2%) so với năm 2011. Đến năm 2013, kim ngạch NK tiếp tục giảm 159.212,35 USD (đạt 91,65%) so với năm 2012.
Thị trƣờng Malaysia:
Đây là thị trƣờng nhập khẩu tƣơng đối lớn của công ty, Malaysia nằm trong khu vực các quốc gia Đông Nam Á nên việc nhập khẩu từ thị trƣờng này chiếm tỷ
trọng kim ngạch nhập khẩu khá cao. Các mặt hàng nhập khẩu chủ yếu là đồ gia dụng. Nhìn chung, Malaysia là thị trƣờng chiếm tỷ trọng nhiều nhất trong cơ cấu. Tuy nhiên, kim ngạch nhập khẩu cũng có xu hƣớng giảm dần. Năm 2012 giảm 26,56% so với năm 2011 (giảm tƣơng đƣơng 731.681,58 USD), năm 2013 giảm 15% so với năm 2012 (giảm tƣơng đƣơng 303.604,84 USD).
Thị trƣờng Thái Lan:
Thái Lan là thị trƣờng nhập nhẩu đầy tiềm năng của công ty, là một trong những quốc gia thuộc khu vực Đông Nam Á, lại có vị trí gần Việt Nam. Hàng hóa Thái Lan đang ngày càng đƣợc ƣa chuộng bởi chất lƣợng, mẫu mã. Tốc độ tăng trƣởng tỷ trọng của thị trƣờng Thái Lan đều qua các năm, đồng thời kim ngạch nhập khẩu ở thị trƣờng này cũng tăng dần. Kim ngạch NK năm 2012 đạt 102,81% so với năm 2011, tƣơng ứng với tăng 19.105,84 USD. Năm 2013, kim ngạch nhập khẩu tiếp tục tăng 40.783,68 USD (đạt 105,84%) so với năm 2012.
Thị trƣờng Hàn Quốc, Nhật Bản:
Hai thị trƣờng này đƣợc mệnh danh là những con rồng của khu vực châu Á, là những nƣớc phát triển và có nền kinh tế tăng trƣởng mạnh. Mặt hàng nhập khẩu chủ yếu từ Hàn Quốc là vật liệu xây dựng, trong khi Nhật Bản là mặt hàng nguyên vật liệu (chủ yếu là hóa chất).Tuy nhiên, những năm gần đây, tỷ trọng nhập khẩu từ Hàn Quốc lại có xu hƣớng giảm dần trong khi tỷ trọng từ thị trƣờng Nhật Bản lại tăng dần qua các năm. Bên cạnh đó, kim ngạch nhập khẩu từ thị trƣờng Hàn Quốc giảm đáng kể vào năm 2012 (chỉ đạt 22,68% so với năm 2011), và tiếp tục giảm vào năm 2013 (đạt 88,07% so với năm 2012). Ở thị trƣờng Nhật Bản, kim ngạch NK năm 2012 cũng giảm đáng kể nhƣng đến năm 2013 kim ngạch NK tăng khá cao (tăng đến 61,19% so với năm 2012). Tuy nhiên, tỷ trọng của thị trƣờng này vẫn còn khá thấp trong toàn bộ cơ cấu.
Thị trƣờng khác:
Các nƣớc khác nhƣ Úc, Bỉ, Anh, Singapore, Ấn Độ… luôn chiếm tỷ trọng nhỏ nhất trong cơ cấu thị trƣờng nhập khẩu và có xu hƣớng giảm dần. Năm 2013, tỷ trọng chỉ chiếm gần 2% trong tổng cơ cấu thị trƣờng nhập khẩu. Tốc độ tăng trƣởng kim ngạch nhập khẩu giảm dần, năm 2012 giảm 570.966 USD so với
năm 2011. Sang năm 2013, kim ngạch nhập khẩu giảm ít hơn và giảm 9639 USD so với năm 2012.
Nhìn chung, thị trƣờng nhập khẩu của công ty khá đa dạng nhƣng chủ yếu vẫn là nhập khẩu từ các nƣớc ở khu vực châu Á chứ chƣa thực sự mở rộng ra các châu lục khác nhƣ châu Âu, châu Mĩ.
2.2.5 Quy trình tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu
Sơ đồ 2.2 Quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu tại công ty
Quy trình tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu thực tế tại công ty thể hiện ở sơ đồ trên gồm các bƣớc cụ thể sau đây:
Bƣớc 1: Làm thủ tục ban đầu của thanh toán quốc tế
Hiện nay, hình thức thanh toán chủ yếu của công ty là thanh toán bằng T/T trả sau (chiếm tỷ trọng là 65%) do công ty đã tạo đƣợc uy tín với rất nhiều đối tác nƣớc ngoài, kế đến là L/C (chiếm 30% tỷ trọng). Hình thức thanh toán bằng T/T trả trƣớc hầu nhƣ rất ít đƣợc sử dụng (chỉ khoảng 5%).
Bƣớc 2: Đôn đốc ngƣời bán giao hàng Bƣớc 3: Mua bảo hiểm (nếu có)
Bƣớc 5: Nhận hàng hóa nhập khẩu Bƣớc 4: Làm thủ tục hải quan
Bƣớc 6: Kiểm tra hàng hóa nhập khẩu Bƣớc 7: Làm thủ tục thanh toán
Bƣớc 8: Khiếu nại và giải quyết khiếu nại (nếu có) Bƣớc 9: Thanh lí hợp đồng
- Nếu công ty thanh toán bằng T/T trả sau thì bƣớc này sẽ không thực hiện. - Nếu thanh toán bằng L/C thì sau khi xem xét nguồn vốn và căn cứ vào nội
dung hợp đồng đã kí kết, công ty sẽ đến ngân hàng nộp hồ sơ và lập đơn yêu cầu mở L/C (thƣờng là L/C không hủy ngang) theo mẫu in sẵn của ngân hàng theo tiêu chuẩn của ICC và của Tổ chức SWIFT quốc tế.
Công ty thƣờng mở L/C tại các ngân hàng uy tín tại Việt Nam nhƣ: ngân hàng Ngoại Thƣơng Việt Nam (Vietcombank), ngân hàng Á Châu (ACB)… Thông thƣờng công ty mở L/C trƣớc 2 ngày so với ngày qui định trong hợp đồng. Ví dụ: Hợp đồng nhập khẩu quy định ngƣời mua mở L/C trƣớc ngày 15/02 thì công ty mở L/C vào ngày 13/02.
Sau khi ngân hàng đồng ý mở L/C, công ty sẽ thực hiện kí quỹ theo tỉ lệ đã ghi trong đơn, đóng tiền phí. Công ty thƣờng có 2 mức kí quỹ là 10% và 100%. Sau khi ngân hàng Vietcombank phát hành L/C, công ty sẽ kiểm tra lại nội dung L/C, nếu phát hiện có sai sót, công ty sẽ báo ngay cho ngân hàng để tu chỉnh L/C.
Bƣớc 2: Đôn đốc ngƣời bán giao hàng
Để quá trình nhập khẩu theo đúng tiến độ đã quy định trong hợp đồng, công ty thƣờng xuyên theo dõi tiến trình giao hàng của bên bán và đôn đốc, nhắc nhở bên bán bằng các hình thức nhƣ thƣ điện tử, điện thoại, fax…
Việc chậm trễ giao hàng của bên bán sẽ ảnh hƣởng rất lớn đến tình hình kinh doanh nhập khẩu của công ty nên bƣớc này cũng không kém phần quan trọng.
Bƣớc 3: Mua bảo hiểm
Đối với hợp đồng theo điều kiện CIF thì công ty không cần phải mua bảo hiểm, việc mua bảo hiểm sẽ do bên bán đảm nhiệm.
Đối với hợp đồng theo điều kiện CFR, công ty sẽ mua bảo hiểm cho hàng hóa, nhất là những hàng hóa nhập khẩu từ châu Mĩ, châu Âu vì rủi ro vận chuyển cao. Công ty sẽ lập mẫu đơn xin bảo hiểm, gửi công ty bảo hiểm Bảo Việt tại số 22 Tôn Thất Đạm, quận 1, TP.HCM. Khi đã nộp đơn xin bảo hiểm và đóng phí
bảo hiểm, Bảo Việt sẽ cấp giấy chứng nhận bảo hiểm (insurance policy hay insurance certificate).
Công ty phải khai báo trƣớc những chi tiết liên quan đến đối tƣợng bảo hiểm nhƣ: trị giá bảo hiểm, hàng hóa bảo hiểm, cảng đi, cảng đến, tên tàu, ngày khởi hành, điều kiện bảo hiểm trong hợp đồng bảo hiểm…
Bƣớc 4: Làm thủ tục hải quan
Hiện nay, mọi lô hàng nhập khẩu công ty đều thực hiện thủ tục hải quan điện tử. Thời hạn khai báo làm thủ tục hải quan điện tử đối với hàng nhập khẩu là 30 ngày kể từ khi hàng hóa đến cửa khẩu đầu tiên (theo quy định tại khoản 1, khoản 2, điều 18, Luật hải quan). Đồng thời, xuất trình bộ chứng từ gồm:
- Hợp đồng nhập khẩu: 01 bản sao - Hóa đơn thƣơng mại: 01 bản chính
- Phiếu đóng gói: 01 bản chính và 01 bản sao - Vận đơn dƣờng biển: 01 bản sao
- Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa - Giấy chứng nhận chất lƣợng
- Lệnh giao hàng
- Các văn bản cho miễn thuế nhập khẩu, phụ thu, thuế GTGT (nếu có) và các văn bản cần thiết khác.
Bƣớc 5: Nhận hàng nhập khẩu
Hàng hóa nhập khẩu của công ty chủ yếu là hàng container luôn chiếm đa số với phƣơng thức giá CIF. Trƣớc khi nhận hàng hóa nhập khẩu, công ty phải nắm các thông tin từ hàng hóa và tàu, và nhận các giấy tờ nhƣ: thông báo sẵn sàng (Notice of Readiness), thông báo tàu đến (Notice of Arrival), vận đơn đƣờng biển (B/L) và các chứng từ khác về hàng hóa.
Các bƣớc nhận hàng nhập khẩu của công ty thƣờng đƣợc tiến hành nhƣ sau: - Khi nhận đƣợc “thông báo hàng đến” từ hãng tàu, nhân viên của công ty
mang B/L gốc và giấy giới thiệu của công ty đến hãng tàu để lấy lệnh giao hàng (D/O) và đóng lệ phí.
- Sau đó mang biên lai nộp phí, 3 bản D/O cùng bộ chứng từ nhận hàng đến văn phòng quản lí tại cảng để xác nhận D/O, đồng thời mang 1 bản D/O đến Hải quan giám sát cảng để đối chiếu với Manifest.
- Cán bộ giao nhận đến bãi tìm vị trí container.
- Cán bộ giao nhận của chủ hàng mang 2 bản D/O có xác nhận của hãng tàu, ghi rõ phƣơng thức nhận hàng đến kho vận làm phiếu xuất kho.
- Sau khi đóng các lệ phí, cán bộ giao nhận mang D/O đã xác nhận đến thƣơng vụ cảng lấy phiếu vận chuyển để chuận bị nhận hàng.
Bƣớc 6: Kiểm tra hàng hóa nhập khẩu
Sau khi nhận hàng, công ty phải tiến hành kiểm trả hàng hóa ngay để phát hiện sai sót, hƣ hỏng, mất mát, thiết hụt mà có biện pháp xử lí. Nếu có thì lập các chứng từ nhƣ biên bản giám định, biên bản kết toán nhận hàng… đƣợc xác nhận bởi các bên có liên quan gồm chủ hàng, chủ tàu, hải quan, cơ quan giám định… Đây là cơ sở để công ty tiến hành khiếu nại, bồi thƣờng.
Bƣớc 7: Làm thủ tục thanh toán
Tùy theo phƣơng thức thanh toán và thời hạn thanh toán đã đƣợc qui định trong hợp đồng, việc thanh toán sẽ tiến hành khác nhau.
- Đối với thanh toán bằng L/C
Nếu thanh toán bằng L/C trả ngay thì sau khi nhận đƣợc chứng từ do bên bán gửi tới, ngân hàng mở L/C (ngân hàng của công ty) sẽ kiểm tra bộ chứng từ thật cẩn thận, nếu chứng từ đủ điều kiện thanh toán thì ngân hàng sẽ thanh toán.
Nếu thanh toán bằng L/C trả chậm thì ngân hàng sẽ thực hiện việc chấp nhận hối phiếu. Sau đó, ngân hàng sẽ thông báo cho công ty biết để công ty đến nhận bộ chứng từ để đi nhận hàng đồng thời kết toán tiền hàng với công ty.
Ngoài ra, công ty còn phải thanh toán cho ngân hàng những khoản phí nhƣ phí mở L/C, tu chỉnh L/C, ký hậu vận đơn... theo mức phí của ngân hàng quy định tại thời điểm thanh toán.
- Đối với thanh toán bằng chuyển tiền T/T trả sau
Sau khi ngƣời bán chuyển bộ chứng từ về cho công ty, phòng Kế hoạch – Kinh doanh của công ty sẽ kiểm tra sự hợp lệ của chứng từ. Nếu chứng từ
hợp lệ, phòng Kế hoạch – Kinh doanh sẽ thông báo phòng Kế toán – Tài vụ lên lịch thanh toán cho hợp đồng. Đến hạn thanh toán, phòng Kế toán – Tài vụ sẽ cử nhân viên tới ngân hàng yêu cầu chuyển tiền trả cho nhà xuất khẩu, trong lệnh chuyển tiền nêu rõ tên, địa chỉ của nhà xuất khẩu, số tài khoản của công ty tại ngân hàng, yêu cầu và lí do chuyển tiền, ngoài ra còn kèm theo tờ khai hải quan. Đồng thời, công ty sẽ phải trả một khoản lệ phí cho ngân hàng nhận chuyển tiền. Khoản lệ phí này thay đổi tuỳ từng ngân hàng khác nhau.
Ngân hàng kiểm tra số tiền còn lại trong tài khoản của công ty. Nếu đủ số tiền thì thực hiện thao tác chuyển tiền. Sau đó, ngân hàng ghi giấy báo nợ số tiền đã chuyển và gửi tới công ty.
Bƣớc 8: Khiếu nại và giải quyết khiếu nại (nếu có)
Công ty có quyền khiếu nại nếu nhà xuất khẩu không giao hàng hoặc giao hàng chậm, giao thiếu hay phẩm chất hàng không phù hợp quy định trong hợp đồng… hay khiếu nại ngƣời chuyên chở khi họ vi phạm hợp đồng vận tải nhƣ tàu không đến, chậm đến, hàng hóa tổn thất, mất mát hay giảm sút chất lƣợng… do lỗi của ngƣời chuyên chở. Hồ sơ khiếu nại phải kèm theo những giấy tờ của cơ quan chức năng xác nhận việc tổn thất hàng hóa kèm theo vận đơn, chứng từ hải quan và các chứng từ khác có liên quan.
Thông thƣờng, công ty và bạn hàng nƣớc ngoài sẽ thƣơng lƣợng trực tiếp để giải quyết vấn đề. Nếu thƣơng lƣợng thành công thì đối với hàng bị thiếu hụt, sai qui cách, hai bên sẽ thỏa thuận rằng ngƣời bán phải thay thế, bổ sung những hàng hóa không đúng nhƣ qui định trong hợp đồng bằng những hàng hóa mới đạt đúng tiêu chuẩn chất lƣợng.
Nếu việc khiếu nại không giải quyết thỏa đáng, hai bên có thể kiện lên hội đồng trọng tài (nếu có thỏa thuận trọng tài) hoặc tòa án.
Bƣớc 9: Thanh lí hợp đồng
Sau khi ngƣời xuất khẩu giao hàng và nhận đƣợc tiền thanh toán từ công ty, đồng thời công ty đã nhận đƣợc hàng thì hai bên tiến hành thanh lí hợp đồng, hợp đồng mua bán hết hiệu lực, chấm dứt nghĩa vụ của các bên.
Thực trạng qui trình tổ chức hợp đồng nhập khẩu tại công ty có một chút khác biệt so với qui trình ở phần cơ sở lý luận. Ngoài bƣớc đôn đốc ngƣời bán giao hàng đƣợc bổ sung vào qui trình, các bƣớc xin giấy phép nhập khẩu và thuê phƣơng tiện vận tải hiện nay công ty không thực hiện vì những lý do sau:
- Bƣớc Xin giấy phép nhập khẩu
Công ty đƣợc phép nhập khẩu hàng hóa theo những ngành nghề đã đăng kí theo giấy chứng nhận kinh doanh và chỉ cần đăng kí mã số nhập khẩu với hải quan địa bàn mà mình có trụ sở chính. Vì vậy, khi nhập khẩu những mặt hàng mà công ty đã đăng kí trong giấy phép kinh doanh nhƣ: nguyên vật liệu, vật liệu xây dựng, thiết bị, phụ tùng, máy móc… thì công ty không phải qua bƣớc xin giấy phép nhập khẩu. Đây là một thuận lợi rất lớn của công ty khi tiến hành kinh doanh nhập khẩu hàng hóa.
- Bƣớc Thuê phƣơng tiện vận tải
Hiện nay, hầu hết các doanh nghiệp Việt Nam cũng nhƣ công ty Cổ phần Vật tƣ Tổng hợp còn gặp nhiều hạn chế về nghiệp vụ thuê tàu do chƣa có nhiều kinh nghiệm và thông tin về các hãng tàu quốc tế... Do vậy, hầu hết các hợp đồng nhập khẩu đƣợc thực hiện tại công ty đều nhập theo giá CIF hoặc CFR nên việc thuê phƣơng tiện vận tải công ty không thực hiện mà ngƣời bán sẽ đảm nhiệm.