4. Kết quả thực tập theo đề tà
3.2 Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh nhập khẩu
3.2.1 Giải pháp 1: Nâng cao hiệu quả sử dụng nguồn vốn kinh doanh
3.2.1.1 Cơ sở của giải pháp
Để đạt đƣợc kết quả cao nhất trong hoạt động kinh doanh, các doanh nghiệp cần phải đƣa ra phƣơng hƣớng, mục tiêu trong đầu tƣ, biện pháp sử dụng các điều kiện có sẵn về các nguồn nhƣ: vốn, nguồn nhân tài, vật lực... Muốn vậy, các doanh nghiệp cần nắm đƣợc các nhân tố ảnh hƣởng, mức độ và xu hƣớng tác động của từng nhân tố đến kết quả kinh doanh. Đặc biệt là phải chú trọng phân tích và sử dụng hiệu quả các nguồn vốn. Bởi vì vốn kinh doanh là mối quan tâm hàng đầu của các doanh nghiệp kinh doanh trong lĩnh vực nhập khẩu, nhất là các doanh nghiệp nhập khẩu theo hình thức trực tiếp vì nó đòi hỏi một lƣợng tiền mặt và ngoại tệ lớn để thanh toán cho các đối tác. Đây chính là nhân tố quan trọng đảm bảo cho việc phát triển và tồn tại của công ty.
Nếu xác định không đúng nhu cầu về vốn sẽ dẫn đến tình trạng thiếu vốn kinh doanh và từ đó làm cho quá trình kinh doanh bị ngƣng trệ, ảnh hƣởng lớn tới kết quả của hoạt động kinh nhập khẩu. Đối với công ty, thiếu vốn sẽ dẫn đến tình trạng không đủ khả năng để thanh toán cho ngƣời xuất khẩu. Điều này sẽ ảnh hƣởng rất nhiều đến uy tín của công ty với các đối tác, bạn hàng.
Không những thế, sự cạnh tranh giữa các doanh nghiệp trong nền kinh tế thị trƣờng ngày càng gay gắt. Công ty nào tận dụng tối đa và nâng cao hiệu quả sử dụng vốn sẽ có điều kiện tốt để đứng vững trên thị trƣờng và tăng sức cạnh tranh với các công ty đối thủ, đồng thời đây cũng là một trong số các biện pháp để tiết kiệm chi phí, tăng thu lợi nhuận.
Tóm lại, việc nâng cao hiệu quả sử dụng vốn là một việc tất yếu trong cơ chế thị trƣờng cạnh tranh gay gắt. Nó góp phần nâng cao khả năng hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, mở rộng quy mô hoạt động sản xuất, tăng nhanh tốc độ hoạt động của doanh nghiệp nhằm đem lại lợi nhuận ngày càng cao cho doanh nghiệp, góp phần tăng trƣởng kinh tế xã hội.
Mục tiêu của giải pháp này là để cải thiện và sử dụng nguồn vốn sao cho có hiệu quả, đảm bảo cho việc kinh doanh nhập khẩu hàng hóa của công ty.
3.2.1.2 Điều kiện thực hiện
Doanh nghiệp muốn hoạt động và sử dụng các nguồn vốn thì phải đảm bảo một số các điều kiện sau:
- Phải khai thác các nguồn vốn một cách triệt để (tức là đồng vốn phải luân chuyển trong suốt quá trình hoạt động kinh doanh).
- Phải sử dụng hợp lý và tiết kiệm.
- Phải có phƣơng pháp quản lý vốn một cách có hiệu quả (không để nguồn vốn bị chiếm dụng, sử dụng sai mục đích...).
Doanh nghiệp phải thƣờng xuyên phân tích, đánh giá hiệu quả sử dụng vốn để nhanh chóng có biện pháp khắc phục những hạn chế và phát huy những ƣu điểm của doanh nghiệp trong quản lý, sử dụng và huy động vốn. Công ty phải xác định chính xác nhu cầu vốn kinh doanh một cách đầy đủ và kịp thời để đƣa ra kế hoạch huy động và sử dụng vốn phù hợp để tránh tình trạng thiếu vốn gây ứ đọng vốn, làm giảm khả năng sinh lời của đồng vốn.
Để đạt đƣợc mục tiêu này đòi hỏi công ty phải tìm các biện pháp nhằm khai thác và sử dụng một cách triệt để những nguồn lực bên trong và bên ngoài. Phải khai thác nguồn lực vốn một cách triệt để, không để vốn nhàn rỗi, lãng phí, sử dụng vốn đúng mục đích, tiết kiệm, nghĩa là doanh nghiệp phải xác định đƣợc thời điểm bỏ vốn, quy mô bỏ vốn sao cho đem lại hiệu quả cao nhất với chi phí thấp nhất.
Công ty nên xác định đƣợc chính xác nguồn vốn lƣu động cần thiết. Vì vậy, để tăng tốc độ quay vòng của vốn lƣu động, công ty nên chú trọng hơn nữa trong công tác nghiên cứu nhu cầu thị trƣờng và nên dự đoán sự biến động của thị trƣờng để khi thị trƣờng có nhu cầu ta cần đáp ứng ngay. Có nhƣ vậy, công ty có thể thu hồi vốn nhanh để thực hiện các thƣơng vụ khác, đồng thời góp phần làm tăng nhanh vòng quay vốn lƣu động.
Bên cạnh đó, công ty cũng cần áp dụng thực hiện các biện pháp phòng tránh rủi ro bằng cách mua bảo hiểm cho tài sản và trích lập các quỹ dự phòng để đảm bảo nguồn tài chính bù đắp những rủi ro có thể xảy ra và bảo toàn đƣợc vốn kinh doanh cho công ty. Công ty có thể trích một phần lợi nhuận thu đƣợc từ hoạt động kinh doanh bổ sung vào nguồn vốn kinh doanh.
Ngoài ra, công ty cũng nên sử dụng triệt để nguồn ngân sách Nhà nƣớc, đặt mối quan hệ tốt với các ngân hàng để họ sẵn sàng cung cấp và hỗ trợ vốn cho công ty khi cần thiết. Công ty nên xây dựng tốt mối quan hệ với các khách hàng nhằm xây dựng và củng cố uy tín trên thƣơng trƣờng. Trong quan hệ thanh toán cần hạn chế các khoản nợ đến hạn hoặc quá hạn chƣa đòi đƣợc, hạn chế tình trạng công nợ dây dƣa, không có khả năng thanh toán.
Đối với một số tài sản cố định không sử dụng đến hoặc hƣ hỏng, công ty nên xử lí dứt điểm bằng cách thanh lý nhằm thu hồi lƣợng vốn cố định để bổ sung vào nguồn vốn kinh doanh.
3.2.1.3 Kết quả đạt đƣợc
- Huy động hợp lí các nguồn vốn bổ sung.
- Đảm bảo đƣợc nguồn cung khi cần huy động vốn. - Giảm đƣợc tình trạng ứ đọng vốn.
- Đảm bảo cho việc thanh toán cũng nhƣ kinh doanh nhập khẩu hàng hóa. - Nguồn vốn kinh doanh đƣợc cải thiện và sử dụng có hiệu quả.
3.2.2 Giải pháp 2: Mở rộng thị trƣờng nhập khẩu 3.2.2.1 Cơ sở của giải pháp 3.2.2.1 Cơ sở của giải pháp
Qua câu nói “Biết ngƣời biết ta, trăm trận trăm thắng”, chúng ta mới hiểu đƣợc tầm quan trọng của việc tìm kiếm thông tin về đối tác và thị trƣờng là nhƣ thế nào. Thông qua nghiên cứu thị trƣờng nƣớc ngoài, doanh nghiệp có thể đánh giá ngƣời cung ứng trên các mặt:
- Năng lực kĩ thuật và sản xuất - Tình hình tài chính
- Độ tin cậy của sản phẩm. - Độ tin cậy của việc giao hàng
- Năng lực đảm bảo các dịch vụ kèm theo
Ngoài ra, doanh nghiệp còn có thể nắm đƣợc những thông tin cần thiết về các rủi ro có thể phát sinh và ảnh hƣởng đến hoạt động nhập khẩu nhƣ: lừa đảo thƣơng mại, bạo động, chiến tranh, đình công, thảm họa… ở nƣớc sở tại.
Ở công tác này, hiện công ty vẫn chƣa chú trọng nên nếu có xảy ra rủi ro thì sẽ tác động rất lớn đến tình hình kinh doanh của công ty, đồng thời ảnh hƣởng đến khách
hàng nếu công ty không thể giao hàng vì những lí do trên, kéo theo uy tín trên thƣơng trƣờng cũng giảm sút.
Chính vì vậy, để tránh những rủi ro không đáng có khi công ty muốn hợp tác làm ăn lâu dài với đối tác mới hoặc mở rộng thị trƣờng nhập khẩu, việc thu nhập thông tin hết sức cần thiết, dù tốn chi phí nhƣng sẽ hạn chế đƣợc những tổn thất lớn, nhất là những hợp đồng có giá trị cao.
Ngoài ra với sự phát triển của công nghệ thông tin, bên cạnh việc xúc tiến thƣơng mại qua các kênh truyền thống nhƣ tham dự hội chợ, triển lãm, đƣa hàng vào các showroom… thì một doanh nghiệp, một khách hàng bất kỳ trên thế giới khi muốn tìm một doanh nghiệp đối tác, một sản phẩm nào đó thì công cụ thƣờng sử dụng đầu tiên đó là internet và các công cụ tìm kiếm. Do đó, thƣơng mại điện tử phải là một phần không thể thiếu trong kế hoạch kinh doanh của doanh nghiệp. Chính vì vậy, việc doanh nghiệp tạo lập cho mình một website riêng là một việc làm rất cần thiết. Mục tiêu của giải pháp này là hoàn thiện hệ thống tìm kiếm thông tin về đối tác, thị trƣờng và ứng dụng tiện ích của thƣơng mại điện tử trong việc hỗ trợ công tác tìm kiếm các nguồn cung ứng mới và mở rộng thị trƣờng nhập khẩu.
3.2.2.2 Điều kiện thực hiện
Để thực hiện giải pháp mở rộng thị trƣờng nhập khẩu, công ty nên thực hiện theo hai cách thức sau đây:
- Hoàn thiện hệ thống tìm kiếm thông tin về đối tác, thị trƣờng nƣớc ngoài
Công ty cần bố trí nhân sự chuyên đảm nhiệm công việc thu thập, tìm kiếm thông tin về đối tác. Điều động những ngƣời có khả năng và kinh nghiệm để tìm hiểu và nắm bắt thông tin thị trƣờng nƣớc ngoài. Việc am hiểu các tập quán mua bán, các điều luật, chính sách thƣơng mại ở nƣớc bạn sẽ giúp ta tận dụng đƣợc những cơ hội và lợi thế có sẵn.
Ngoài ra, công ty cũng có thể thu thập thông tin theo nhiều phƣơng pháp nhƣ thu thập thông tin tại bàn hoặc thu thập qua các kênh thông tin nhƣ báo chí, internet, tham gia các hội trợ, triển lãm thƣơng mại…
Công ty cũng nên lập một tủ sách thƣơng mại để nhân viên tiện việc nghiên cứu, tra khảo thông tin, đồng thời thiết lập mối quan hệ chặt chẽ với các nhà
phân phối, qui định quyền lợi và nghĩa vụ của hai bên để nhà phân phối cung cấp thông tin nhanh và chính xác.
Một điều đáng lƣu ý là công ty cần xác nhận tính chính xác của thông tin thu thập đƣợc bằng cách kiểm tra chéo qua các nguồn độc lập khác nhau, thông tin về đối tác có thể khai thác kiểm tra qua các cơ quan dịch vụ đầu tƣ hoặc cơ quan kiểm toán có uy tín nhƣ Trung tâm Thông tin Tín dụng thuộc Ngân hàng Nhà nƣớc Việt Nam.
- Ứng dụng thƣơng mại điện tử nhằm hỗ trợ việc mở rộng thị trƣờng NK
Để sớm tham gia thƣơng mại điện tử nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh NK, công ty nên chuẩn bị những tiền đề về công nghệ thông tin nhƣ: Bồi dƣỡng các kỹ năng về mạng, tra cứu thông tin cho cán bộ nhân viên. Trang bị hạ tầng cơ sở công nghệ hiện đại về trang thiết bị, xây dựng hệ
thống mạng thông tin hiện đại, có độ an toàn và bảo mật cao.
Đối với đội ngũ nhân viên kinh doanh cần phải đƣợc phổ cập kiến thức về loại hình kinh doanh điện tử này để có thể đáp ứng đƣợc nhu cầu của khách hàng trong phạm vi thị trƣờng mà mình quản lí, giảm chi phí đi lại và tăng hiệu quả làm việc của các nhân viên.
Lựa chọn, tuyển dụng và đào tạo các cán bộ kỹ thuật trong lĩnh vực công nghệ thông tin, đồng thời am hiểu về lĩnh vực hoạt động của công ty để giúp công ty trong việc áp dụng thƣơng mại điện tử vào kinh doanh.
Sau khi chuẩn bị đầy đủ các yếu tố cần thiết, công ty nên thành lập website cho riêng mình, đồng thời nghiên cứu, tìm hiểu ứng dụng công nghệ thông tin trong chiến lƣợc kinh doanh của mình.
Công ty cần phải có kế hoạch, chiến lƣợc áp dụng thƣơng mại điện tử riêng và phù hợp với tình hình thực tế. Ngoài ra, công ty có thể phát triển hình thức B2B (Business to Business: Doanh nghiệp với Doanh nghiệp) để hoạt động gần gũi hơn với nhà cung cấp và đối tác.
3.2.2.3 Kết quả đạt đƣợc
- Nguồn thông tin đa dạng, đáng tin cậy và luôn đƣợc cập nhật. - Hạn chế đƣợc các rủi ro trong kinh doanh.
- Hệ thống thông tin về đối tác nƣớc ngoài và thị trƣờng nhập khẩu chính xác và hoàn thiện hơn.
- Tìm kiếm đƣợc các nhà cung cấp uy tín, nguồn hàng hợp lí và ổn định. - Xây dựng và quảng bá hình ảnh công ty đến các khách hàng và đối tác.
- Giảm rất nhiều chi phí kinh doanh và chi phí cho việc thu thập thông tin về thị trƣờng đối tác.
- Mở rộng thị trƣờng nhập khẩu sang các nƣớc có khoảng cách địa lí xa mà không phải tốn nhiều thời gian và chi phí giao dịch.
3.2.3 Giải pháp 3: Hoàn thiện và nâng cao qui trình tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu để giảm thiểu chi phí đồng nhập khẩu để giảm thiểu chi phí
3.2.3.1 Cơ sở của giải pháp
Chi phí kinh doanh nhập khẩu hàng hóa là nhân tố cấu thành nên giá thành của hàng hóa. Ngoài ra, nó còn quyết định đến giá bán của hàng hóa, doanh thu, lợi nhuận thu đƣợc. Vì vậy, chi phí ảnh hƣởng rất nhiều đến hiệu quả kinh doanh nhập khẩu, chi phí càng giảm thì lợi nhuận thu đƣợc càng tăng. Do đó, giảm chi phí kinh doanh nhập khẩu là một yếu tố tất yếu để tăng lợi nhuận và hiệu quả kinh doanh nhập khẩu hàng hóa tại công ty.
Tuy nhiên, do các khâu trong quá trình thực hiện hợp đồng chƣa hoàn thiện và công ty còn mắc phải một số sai sót gây ra những lãng phí không cần thiết làm chi phí kinh doanh tăng.
Bên cạnh đó, rủi ro hối đoái trong khâu thanh toán cũng gây nên những chi phí không cần thiết do sự chênh lệch của tỷ giá ngoại tệ. Trong hoạt động nhập khẩu, rủi ro hối đoái xảy ra khi ngoại tệ mà nhà nhập khẩu sẽ thanh toán trong tƣơng lai tăng giá so với đồng bản tệ. Nói cách khác, sự thay đổi tỷ giá làm thay đổi giá trị kỳ vọng của các khoản chi ngoại tệ trong tƣơng lai làm kết quả hoạt động kinh doanh bị ảnh hƣởng đáng kể và nghiêm trọng hơn có thể làm đảo lộn kết quả kinh doanh. Công ty lại thƣờng xuyên đối mặt với rủi ro hối đoái vì biến động của tỉ giá. Do vậy, công tác quản trị rủi ro hối đoái là một việc làm rất cần thiết.
Mục đích của giải pháp này là để hoàn thiện hơn nữa các khâu của qui trình tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu nhằm giảm chi phí kinh doanh và giảm thiểu tối đa những tổn thất có thể có với chi phí thấp nhất do biến động của tỉ giá hối đoái.
3.2.3.2 Điều kiện thực hiện
- Khâu mở L/C: Khi thanh toán bằng phƣơng thức L/C, công ty cần phải có một
ngƣời hiểu biết, thông thạo về việc mở L/C để tránh khỏi những lỗi không đáng có. Để cho cẩn thận và an toàn thì trƣớc khi mở L/C công ty nên mở trƣớc một L/C mẫu để Fax cho bên đối tác nƣớc ngoài (ngƣời xuất khẩu) đối chiếu L/C với hợp đồng. Nếu đồng ý các điều khoản trong L/C thì công ty tiến hành mở L/C. Nếu nhà cung ứng cảm thấy chƣa phù hợp thì cần báo ngay cho công ty biết và cán bộ của công ty sẽ khắc phục những chỗ chƣa phù hợp đó rồi mới mở L/C làm đƣợc nhƣ vậy công ty mới đỡ tốn kém về chi phí sửa đổi.
Trong quá trình thực hiện hợp đồng, công ty cần có sự liên hệ chặt chẽ với nhà xuất khẩu về thời gian mở L/C, nắm vững lịch trình hàng đến cảng, sắp xếp thời gian cho ngƣời ra đón hàng kịp thời, đúng thời hạn qui định, giảm chi phí lƣu kho, lƣu bãi do nhận hàng chậm, đồng thời tận dụng đƣợc các điều khoản thƣởng phạt về thời gian dỡ hàng khỏi tàu.
- Khâu mua bảo hiểm: Nếu trong hợp đồng qui định nghĩa vụ mua bảo hiểm
thuộc về công ty, công ty nên nghiên cứu kỹ lịch trình di chuyển của hàng nhập khẩu, nắm bắt và lƣờng trƣớc đƣợc những rủi ro có thể gặp phải sẽ giúp công ty quyết định mức bảo hiểm phù hợp, tránh lãng phí do mua mức bảo hiểm quá cao hoặc quá thấp.
- Khâu làm thủ tục hải quan: Đôi khi việc sai sót trong khai báo có thể phát
sinh những chi phí “cửa sau” không đáng có với công chức hải quan phụ trách