III. THIẾT KẾ CƠ SỞ DỮ LIỆU CỦA HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ BÁN
3.4. Thiết kế giao diện của chương trình
Khi bắt đầu một chương trình, một màn hình chính của hệ thống được hiện ra để cho phép người sử dụng đăng nhập vào hệ thống.
H ình19: “Giao diện chính của chương trình quản lý bán hàng”
Hệ thống bao gồm nhiều chức năng cho phép người sử dụng quản lý khách hàng, hàng hoá… một cách tốt nhất, thông tin được cập nhật nhanh chóng nhất, giúp các nhà ra quyết định đưa ra quyết định chớnh xác kịp thời.
Hình20: Giao diện đăng nhập hệ thống của chương trình
Ở cửa sổ đăng nhập hệ thống cho phép người sử dụng nhập tên và mật khẩu của mình vào hệ thống. Khi nhập người sử dụng phải chú ý bỏ caps lock trước khi nhập mật khẩu.
Khi Truy cập vào hệ thống thì chương trình sẽ cho phép thêm người sử dụng mới bằng cách:
Hệ thống→ Thêm người sử dụng
Để thêm người sử dụng phải nhập đầy đủ thông tin đã ghi trên giao diện của chương trình như: + Mật khẩu admin:
+ Tên người sử dụng + Mật khẩu
+ Mật khẩu nhập lại
Hình 21: “Giao diện thêm người sử dụng mới của chương trỡnh”
Ngoài ra hệ thống cũn cho phép người sử dụng thay đổi mật khẩu khi thấy cần thiết. Để vào được thì vào hệ thống→ Thay đổi mật khẩu
Khi giao diện của chương trình hiện ra thì cần phải điền đầy đủ các
thông tin được ghi trên màn hình nếu thông tin không được điền đầy đủ thi hệ thống không cho phép thay đổi mật khẩu.
Hình 22 :“Giao diện thay đổi mật khẩu người sử dụng”
Khi muốn xoá thông tin của người sử dụng hiện tại thì vào
hệ thống→ Thay đổi người sử dụng
Trong chức năng cập nhật danh mục của hệ thống cũn có cập nhật danh mục của nhõn viên trong trung tõm nhằm giúp cho việc quản lý nhõn viên giao dịch với khách hàng.
Khi có một khách hàng đến giao dịch với trung tõm thì nhõn viên trong trung tõm có thể đăng nhập vào hệ thống để có thể thêm mới khách hàng, hoặc sửa xoá nội dung đã sẵn có trong hệ thống tuỳ vào phát sinh trong quá trình giao dịch, khách hàng ở đõy có thể là một khách hàng mới đến giao dịch với trung tõm lần đầu, thì ta vào chức năng thêm mới bằng cách:
Vào đăng nhập hệ thống → Cập nhật danh mục → Danh mục khách hàng→ Thêm, để thêm thông tin của một khách hàng mới,hoặc vào sửa để sửa thông tin vào khách hàng, vào xoá để xoá một khách hàng khi khách hàng đã chấm dứt hẳn giao dịch với trung tõm sau đó thì bấm nút thoát để thoát khỏi danh mục khách hàng
Để quản lý nhà cung cấp của trung tõm:
Vào đăng nhập hệ thống → Cập nhật danh mục →Danh mục nhà cung cấp →thêm, sửa, xoá…
Hình 26 : Giao diện cập nhật danh mục nhà cung cấp
Tương tự như quản lý khách hàng và quản lý nhà cung cấp, Trong chương trình cũn cho phép người sử dụng cũn quản lý hàng hoá trong trung tõm, quản lý hàng tồn kho: Để tiện cho quá trình giao dịch với khách hàng và lập báo cáo hằng kỳ.
Hàng hoá trong kho và những hàng hoá mà Trung tõm nhập về là rất lớn và bao gồm nhiều chủng loại để có thể quản lý dễ dàng và khi xuất hàng được nhanh chóng và tiết kiệm được thời gian của nhõn viên trong Trung tõm cần phõn nhúm các hàng hoá để dễ quản lý. Để phõn nhúm hàng hoá thì người sử dụng truy cập vào hệ thống→ cập nhật danh mục→ danh mục nhóm hàng hoá
Trong danh mục nhúm hàng hoá bao gồm có:+ Mã nhúm
+ Tên nhúm hàng Trong danh mục này cũng có các chức năng thêm, sửa, xoá, tỡm kiếm nhúm hàng .
Trong hệ thống cũn có chức năng quản lý Hàng hóa, để truy cập được hàng hoá người sử dụng cần vào hệ thống→ cập nhật danh mục→ Danh mục khách hàng.
Khi muốn thêm hàng hoá vào trong danh sách cần điền đầy đủ các thông tin của một mặt hàng mà ta muốn thêm, hoặc khi sửa xoá một mặt hàng nào đó cũng cần phải lựa chọn hàng hoá cần xoá, sửa, khi muốn xoá, sửa hệ thống hiện ra thông báo rằng bạn có muốn xoá hết thông tin về hàng hoá mà bạn muốn xoá. Ngoài ra hệ thống cũn cho phép ta tỡm kiếm hàng hoá ngay trong danh mục hàng hoá.
Hình 28: Giao diện danh mục hàng hoá
Khi nhà cung cấp đến giới thiệu hàng thì phòng kế hoạch bán hàng tại Trung tõm sẽ đưa ra quyết định mua hàng sau khi đã xem báo cáo xuất, nhập, tồn hàng hóa ở trong kho của Trung Tõm. Sau khi đã có quyết định mua hàng được trình lên ban giám đốc phê duyệt, thì phòng kế hoạch sẽ lập một hoá đơn mua hàng để mua hàng hoá. Để lập được hoá đơn trên hệ thống người sử dụng thực hiện các bước sau:
Đăng nhập hệ thống → Quản lý bán hàng → Hoá đơn mua hàng.
Trong “hoỏ đơn mua hàng” ta có thể thêm mới hoặc sửa hoá đơn cho hợp lý, sau khi hoá đơn đã hoàn tất các thông tin trên hoá đơn ta có thể lưu trữ các hoá đơn này trên hệ thống, để người sử dụng có thể quản lý một cách tốt nhất. Khi muốn thêm một hoá đơn bán hàng nào đó khi có phát sinh giao dịch Ta nhấn vào chức năng thêm hoá đơn, khi đó hệ thóng sẽ cho phép ta nhập các thông tin về hoá đơn ở phớa trên, cũn muốn nhập thông tin về hàng hóa trong giao dịch cần nhấn vào nút thêm ở phớa dưới hệ thống sẽ cho phép người sử dụng cập nhật thông tin về hàng hóa.
Hình 30: “Giao diện hóa đơn bán hàng”
Cũng tương tự như hoá đơn mua hàng ta có hoá đơn bán hàng. Để truy nhập tới hoá đơn bán hàng ta vào: Hệ thống → Quản lý bán hàng →Hoá đơn bán hàng
Ngoài ra hệ thống cũn có chức năng cập nhật số dư tồn kho đầu ky, chức năng này cũng tương tự như các chức năng khác của hệ thống
Ngoài ra hệ thống cũn có chức năng quản lý báo cáo hằng ngày, hằng kỳ, hàng quý và hàng năm. Trong hệ thống báo cáo gồm có: Báo cáo xuất nhập hàng, báo cáo doanh thu, báo cáo tồn kho đầu kỳ…
Hình 32 : Giao diện báo cáo xuất nhập hàng
Một số giao diện báo cáo như sau:
Ngoài ra trong hệ thống cũn có chức năng trợ giúp người sử dụng trong khi người sử dụng làm việc trên hệ thống.
KẾT LUẬN
Trong xu thế cạnh tranh như hiện nay, doanh nghiệp nào có chiến lược quản lý tốt thì doanh nghiệp đó sẽ chiếm ưu thế hơn. Và do đó, Hệ thống thông tin quản lý bán hàng là một công cụ đắc lực và không thể thiếu trong quá trình kinh doanh, giúp nhõn viên trong doanh nghiệp có thể tiếp cận với khoa học kỹ thuật tiên tiến trên thế giới đồng thời nó cũng là công cụ giúp các nhõn viên xử lý công việc một cách nhanh chóng và hiệu quả hơn rất nhiều so với xử lý công việc một cách thủ công. Hệ thống thông tin quản lý bán hàng không chỉ là công cụ phục vụ, cung cấp thông tin cho những người quản lý và các đối tượng khác quan tâm tới tình hình hoạt động bán hàng tại doanh nghiệp, mà cũn là hình thức quản lý cấp cao giúp Trung tõm quản lý các hoạt động của mình một cách an toàn nhất, bám sát được thực tế, nhanh chóng nhất.
Trong thời gian thực tập tại Trung tõm Kinh doanh Di động Viettel, em đã có điều kiện tìm hiểu về hoạt động bán hàng tại Trung tõm, em đã lựa chọn đề tài “ Xây dựng hệ thống thông tin quản lý bán hàng tại Trung tâm Kinh
doanh Di động Viettel ”. Cùng với những kiến thức lý luận đã học tại trường
và sau thời gian thực tập, em đã cố gắng trình bày, phân tích thực trạng, yêu cầu của việc xõy dựng hệ thống thông tin quản lý bán hàng tại Trung tõm Kinh doanh Di động Viettel. Mặc dự đó cố gắng nhưng dưới góc nhìn của một sinh viên thỡ khụng thể tránh khỏi những thiếu sót. Em mong nhận được những ý kiến đóng góp để chuyên đề thực tập tốt nghiệp được hoàn thiện hơn. Em xin chân thành cảm ơn sự hướng dẫn chỉ bảo tận tình của thầy giáo PGS.TS Hàn Viết Thuận cùng các anh chị trong Ban Kế hoạch bán hàng của Trung tõm Kinh doanh Di động Viettel đó giúp em hoàn thành chuyên đề thực tập tốt nghiệp này.
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO
1. Giáo trình Hệ thống thông tin quản lý. TS Trương Văn Tú – TS Trần Thị Song Minh. Hà nội – 2000. Nhà xuất bản Thống Kê.
2. Phõn tích và thiết kế hệ thống thông tin hiện đại hướng cấu trúc - hướng đối tượng. Nguyễn Văn Vy. Nhà xuất bản Thống Kê.
3. Luận văn của các khoá K43, K44.
4. Giáo trình cơ sở dữ liệu 1, 2. Trần Công Uẩn. Nhà xuất bản Thống Kê, Hà nội – 2003.
5.Tự học Lập Trình cơ sở dữ liệu Visual Basic 6.0 trong 21 ngày 1, 2. Nguyễn Đình Tê, Nhà xuất bản Lao Động - Xã hội. 11 – 2004.
PHỤ LỤC
MỘT SỐ MODULES CHÍNH CỦA CHƯƠNG TRÌNH
Modules form danh mục mặt hàng Option Explicit
Dim xThem, recnum
Private Sub CmdCuoi_Click() On Error GoTo Err_Cuoi_Click
If AdodcMatHang.Recordset.EOF Then
MsgBox "You are at the end of record", vbOKOnly, "Information" Else AdodcMatHang.Recordset.MoveLast End If Exit_Cuoi_Click: Exit Sub Err_Cuoi_Click: MsgBox Err.Description Resume Exit_Cuoi_Click End Sub
Private Sub CmdDau_Click() On Error GoTo Err_Dau_Click
If AdodcMatHang.Recordset.BOF Then
MsgBox "You are at the beginning of record", vbOKOnly, "Information" Else
AdodcMatHang.Recordset.MoveFirst End If
Exit_Dau_Click: Exit Sub
MsgBox Err.Description Resume Exit_Dau_Click End Sub
Private Sub CmdGhi_Click() On Error GoTo Err_ghi_click
AdodcMatHang.Recordset.UpdateBatch adAffectAll lock_text CmdThem.SetFocus CmdSearch.Visible = True xThem = False Exit_ghi_click: DcboMaNhom.SetFocus Exit Sub Err_ghi_click:
MsgBox "Data is invalid" Resume Exit_ghi_click End Sub
Private Sub CmdKhong_Click() On Error GoTo Err_Khong_Click AdodcMatHang.Refresh AdodcMatHang.Recordset.Clone AdodcMatHang.Recordset.MoveLast lock_text xThem = False CmdSearch.Visible = True Exit_Khong_Click: DcboMaNhom.SetFocus
Err_Khong_Click:
MsgBox "Data is invalid" Resume Exit_Khong_Click End Sub
Private Sub CmdSau_Click()
If AdodcMatHang.Recordset.EOF Then
MsgBox "You are at the end of record!", vbOKOnly, "Information" Else
AdodcMatHang.Recordset.MoveNext End If
End Sub
Private Sub CmdSua_Click() On Error GoTo Err_Sua_click
recnum = AdodcMatHang.Recordset.Bookmark Unlock_text DcboMaNhom.SetFocus xThem = False Exit_Sua_click: Exit Sub Err_Sua_click: MsgBox Err.Description Resume Exit_Sua_click End Sub
Private Sub CmdThem_Click() On Error GoTo Err_Them_click Unlock_text
CmdSearch.Visible = False xThem = True Exit_Them_click: Exit Sub Err_Them_click: MsgBox Err.Description Resume Exit_Them_click End Sub
Private Sub CmdThoat_Click() Unload Me
End Sub
Private Sub CmdTruoc_Click()
If AdodcMatHang.Recordset.BOF Then
MsgBox "You are at the beginning of record!", vbOKOnly, "Information" Else
AdodcMatHang.Recordset.MovePrevious End If
End Sub
Private Sub CmdXoa_Click() On Error GoTo Err_Xoa_click Dim TraLoi
TraLoi = MsgBox("Ban muon xoa ma hang " & _
txtMaHH & "(cung voi cac thong tin lien quan)?", 48 + 4, "Thong bao") If TraLoi = 6 Then
AdodcMatHang.Recordset.Delete AdodcMatHang.Recordset.MoveNext AdodcMatHang.Recordset.Clone
AdodcMatHang.Recordset.MoveLast End If End If Exit_Xoa_click: Exit Sub Err_Xoa_click:
MsgBox "Can not delete this record!" Resume Exit_Xoa_click
End Sub
Private Sub Form_Load()
DcboMaNhom.locked = True txtMaHH.locked = True TxtTenHH.locked = True TxtDvt.locked = True TxtDGUsd.locked = True TxtSX.locked = True TxtBaoHanh.locked = True CmdGhi.Visible = False CmdKhong.Visible = False locked End Sub
Private Sub txtBaoHanh_GotFocus()
Me.TxtBaoHanh.BackColor = &HC0E0FF End Sub
Private Sub TxtBaoHanh_KeyPress(KeyAscii As Integer) If KeyAscii = 13 Then
End If End Sub
Private Sub TxtBaoHanh_LostFocus()
Me.TxtBaoHanh.BackColor = &HC0C0C0 End Sub
Private Sub TxtSX_KeyPress(KeyAscii As Integer) If KeyAscii = 13 Then
TxtBaoHanh.SetFocus End If
End Sub
Private Sub TxtSX_LostFocus()
Me.TxtSX.BackColor = &HC0C0C0 End Sub
Private Sub TxtSX_GotFocus()
Me.TxtSX.BackColor = &HC0E0FF End Sub
Private Sub TxtDGUsd_KeyPress(KeyAscii As Integer) If KeyAscii = 13 Then
TxtSX.SetFocus End If
End Sub
Private Sub TxtDGUsd_LostFocus()
Me.TxtDGUsd.BackColor = &HC0C0C0 End Sub
Private Sub TxtDGUsd_GotFocus()
Me.TxtDGUsd.BackColor = &HC0E0FF End Sub
Private Sub TxtDvt_KeyPress(KeyAscii As Integer) If KeyAscii = 13 Then
TxtDGUsd.SetFocus End If
End Sub
Private Sub TxtDvt_LostFocus()
Me.TxtDvt.BackColor = &HC0C0C0 End Sub
Private Sub TxtDvt_GotFocus()
Me.TxtDvt.BackColor = &HC0E0FF End Sub
Private Sub TxtTenHH_KeyPress(KeyAscii As Integer) If KeyAscii = 13 Then
TxtDvt.SetFocus End If
End Sub
Private Sub TxtTenHH_LostFocus()
Me.TxtTenHH.BackColor = &HC0C0C0 End Sub
Private Sub TxtTenHH_GotFocus()
Me.TxtTenHH.BackColor = &HC0E0FF End Sub
Private Sub TxtMaHH_KeyPress(KeyAscii As Integer) If KeyAscii = 13 Then
TxtTenHH.SetFocus End If
Me.txtMaHH.BackColor = &HC0C0C0 End Sub
Private Sub TxtMaHH_GotFocus()
Me.txtMaHH.BackColor = &HC0E0FF End Sub
Private Sub DcboMaNhom_LostFocus()
Me.DcboMaNhom.BackColor = &HC0C0C0 End Sub
Private Sub DcboMaNhom_GotFocus()
Me.DcboMaNhom.BackColor = &HC0E0FF End Sub
Private Sub lock_text()
DcboMaNhom.locked = True txtMaHH.locked = True TxtTenHH.locked = True TxtDvt.locked = True TxtDGUsd.locked = True TxtSX.locked = True TxtBaoHanh.locked = True CmdGhi.Visible = False CmdKhong.Visible = True DGridMatHang.Visible = True DGridMatHang.AllowDelete = True DGridMatHang.AllowUpdate = False CmdDau.Visible = True CmdSau.Visible = True CmdTruoc.Visible = True
CmdThoat.Visible = True CmdSua.Visible = True CmdKhong.Visible = False CmdGhi.Visible = False CmdXoa.Visible = True CmdThem.Visible = True End Sub
Private Sub Unlock_text() DcboMaNhom.locked = False txtMaHH.locked = False TxtTenHH.locked = False TxtDvt.locked = False TxtDGUsd.locked = False TxtSX.locked = False TxtBaoHanh.locked = False DGridMatHang.Visible = False DGridMatHang.AllowDelete = True DGridMatHang.AllowUpdate = True CmdDau.Visible = False CmdSau.Visible = False CmdTruoc.Visible = False CmdCuoi.Visible = False CmdThoat.Visible = False CmdSua.Visible = False CmdKhong.Visible = True CmdGhi.Visible = True
CmdThem.Visible = False End Sub
Private Sub txtFind_Change()
If CmbField.Text = "" Or txtFind = "" Then AdodcMatHang.Recordset.Filter = "" AdodcMatHang.Refresh
Exit Sub End If
AdodcMatHang.Recordset.Filter = CmbField & " LIKE '*" & txtFind & "*'"
End Sub
Private Sub AdodcMatHang_MoveComplete(ByVal adReason As ADODB.EventReasonEnum, ByVal pError As ADODB.Error, adStatus As ADODB.EventStatusEnum, ByVal pRecordset As ADODB.Recordset)
lblResult.Caption = "Mặt hàng hien tại có " & AdodcMatHang.Recordset.RecordCount
txtSoMatHang.Text = "Mặt hàng " & AdodcMatHang.Recordset.AbsolutePosition & _
" trong " & AdodcMatHang.Recordset.RecordCount End Sub
Private Sub CmdSearch_Click() AddItem
Unlocked
CmbField.SetFocus End Sub
CmbField.AddItem ("MaHH") CmbField.AddItem ("TenHH") CmbField.AddItem ("SanXuat") CmbField.AddItem ("BaoHanh") End Sub
Private Sub CmdStop_Click() CmbField.Clear
txtFind.Text = "" locked
End Sub
Private Sub locked()
CmdSearch.Visible = True CmdThem.Enabled = True CmdSua.Enabled = True CmdXoa.Enabled = True lblTruong.Enabled = False lblTimKiem.Enabled = False CmbField.Enabled = False txtFind.Enabled = False CmdStop.Visible = False End Sub
Private Sub Unlocked()
CmdSearch.Visible = False CmdThem.Enabled = False CmdSua.Enabled = False
lblTruong.Enabled = True lblTimKiem.Enabled = True CmbField.Enabled = True txtFind.Enabled = True CmdStop.Visible = True End Sub
DANH MỤC SƠ ĐỒ BẢNG BIỂU
Stt Tên Trang
1 Sơ đồ tổ chức của Công ty di động Viettel 16
2 Mô hình tổ chức của Trung tâm Kinh Doanh di động Viettel
19 3 Sơ đồ chức năng nghiệp vụ của httt quản lý bán hàng 43 4 Sơ đồ luồng thông tin trong quản lý bán hàng 44 5 Sơ đồ luồng thông tin trong quản lý mua hàng 46
6 Sơ đồ luồng thông tin trong quản lý kho 49
7 Sơ đồ luồng thông tin trong kế toán thu 52
8 Sơ đồ luồng thông tin của kế toán chi 55
9 Sơ đồ luồng dữ liệu của HT ở mức ngữ cảnh 58
10 Sơ đồ luồng dữ liệu ở mức 0 của hoạt động bán hàng 59 11 Sơ đồ luồng dữ liệu ở mức 1 của Hoạt động bán hàng 60 12 Sơ đồ luồng dữ liệu ở mức 1 của hoạt động kế toán thu 61 13 Sơ đồ luồng dữ liệu ở mức 1 của hoạt động xử lý kho hàng 62 14 Sơ đồ luồng dữ liệu ở mức 1 của hoạt động Lập báo cáo
tồn kho
63
15 Sơ đồ thuật toán thay đổi người sử dụng 76
16 Sơ đồ thuật toán cập nhật danh mục 77
17 Sơ đồ thuật toán tìm kiếm bản ghi 78
18 Sơ đồ thuật toán sửa bản ghi 79
19 Giao diện chính của chương trình quản lý bán hàng 80 20 Giao diện đăng nhập hệ thống của chương trình 81 21 Giao diện thêm người sử dụng mới của chương trình 82 22 Giao diện thay đổi mật khẩu người sử dụng 83 23 Giao diện xoá thông tin cho người sử dụng 83 24 Giao diện cập nhật danh mục nhân viên của chương trình 84
25 Giao diện cập nhật danh mục khách hàng 85
26 Giao diện cập nhật danh mục nhà cung cấp 86
27 Giao diện danh mục nhóm hàng 87
28 Giao diện danh mục hàng hoá 88
29 Giao diện hoá đơn mua hàng 89
30 Giao diện hóa đơn bán hàng 90
31 Giao diện cập nhật tồn kho đầu kỳ 91
32 Giao diện báo cáo xuất nhập hàng 92
33 Giao diện báo cáo doanh thu 92