Đứng đầu là quản lý showroom. Quản lý showroom do Giám Đốc điều hành chỉ định. Có nhiệm vụ quản lý và thúc đẩy hoạt động bán hàng ở mỗi showroom. Hàng quý (mỗi tháng chia ra ba quý, mỗi quý có 10 ngày), hàng tháng báo cáo tình hình hoạt động bán hàng, cũng như các vấn đề của showroom cho giám đốc điều hành. Mỗi showroom chỉ có tối đa một quản lý. Quản lý các showroom ngoài yêu cầu về kỹ năng quản lý, thì cũng cần có chuyên môn trong hoạt động bán hàng để hỗ trợ hoạt động bán hàng ở showroom.
Trưởng nhóm trong các showroom là người có kinh nghiệm bán hàng lâu năm, là người có uy tín đối với ban giám đốc cũng như đối với đội ngũ nhân viên. Cũng là người được đích thân giám đốc bổ nhiệm, bãi nhiệm hoặc miễn nhiệm. Trưởng nhóm có nhiệm vụ chính là hỗ trợ hoạt động bán hàng cho các nhân viên bán hàng. Đồng thời, phối hợp với quản lý showroom chịu trách nhiệm trước quản
Quản lý Showroom
Nhóm trưởng
lý showroom về tình hình doanh số của showroom, tình hình hoạt động của showroom, cũng như các vấn đề của đội ngũ nhân viên bán hàng.
Tùy thuộc vào quy mô điểm bán mà có cơ cấu về quản lý và trưởng nhóm khác nhau. Đối với những điểm bán lớn như TTTM Big C Thăng Long, TTTM VINCOM thì thường có hai trưởng nhóm và một quản lý nhằm hỗ trợ tối đa nhất cho hoạt động bán được hiệu quả nhất. Thống kê cho thấy, hầu hết các sản phẩm có giá bán cao đều được bán bởi các trưởng nhóm hoặc quản lý của showroom. Bởi vì ngoài kiến thức về sản phẩm tốt, thì các trưởng nhóm hoặc quản lý đều là những người có nhiều kinh nghiệm trong việc nắm bắt tâm lý khách hàng, mà đây là yếu tố then chốt quyết định xem khách hàng có quan tâm hoặc phản ứng với sản phẩm của mình như thế nào. Từ đó cho ta thấy tầm quan trọng của các trưởng nhóm và quản lý ở các showroom. Mặt khác, việc bố trí hai trưởng nhóm cùng hỗ trợ trong một showroom sẽ giúp cho việc luân chuyển ca làm được linh hoạt hơn, bảo đảm cho showroom ở thời điểm nào cũng có một người bán hàng giỏi cả về chuyên môn lẫn kinh nghiệm, hoặc tránh tình trạng để “tuột” những khách hàng tiềm năng.
Còn những điểm bán nhỏ công ty có thể chỉ bố trí duy nhất một trưởng nhóm và một quản lý; hoặc một trưởng nhóm kiêm luôn quản lý, nhằm giảm các khoản chi phí cho hoạt động quản lý.
Đội ngũ nhân viên bán hàng: đây là bộ phận chiếm tỷ trọng lớn nhất trong cơ cấu bộ máy tổ chức nhân sự của công ty CP Hoàng Kim Việt Nam. Họ đa phần là lao động phổ thông, sau khi được tuyển vào công ty và được đào tạo các kiến thức về sản phẩm cũng như các kỹ năng bán hàng. Thì lập tức được điều chuyển đến các điểm bán, các showroom. Tùy thuộc vào kỹ năng cũng như các yếu tố khác của họ mà bộ phận nhân sự của công ty sẽ điều chuyển đến những điểm bán phù hợp. Có thể nói đây là lực lượng tạo ra lợi doanh thu cũng như lợi nhuận chủ yếu của công ty. Hiện nay, công ty đang có một đội ngũ bán hàng khá chuyên nghiệp, nhất là những điểm bán lớn. Họ ngoài việc là lực lượng tạo ra lợi nhuận chủ yếu cho công
ty; còn là bộ mặt của công ty. Do đó, công tác đào tạo về kỹ năng bán hàng cũng như các kỹ năng khác cho đội ngũ này luôn được công ty quan tâm và xem là nhiệm vụ quan trọng trong chiến lược phát triển của mình.
Như đã nói, hệ thống các showroom, các điểm bán của công ty trải dài từ Bắc vào Nam. Sau đây là bảng tổng hợp các điểm bán của công ty ở ba miền:
Bảng 2.4: Các điểm bán trên toàn quốc
Năm 2008 Năm 2009 Năm 2010 Năm 2011
Miền Bắc 9 9 10 13 41
Miền Trung 0 2 3 4 9
Miền Nam 6 8 9 12 35
Tổng 15 19 22 29 85
(Nguồn: Phòng Marketing)
Từ bảng số liệu trên ta thấy, hệ thống các điểm bán của công ty không ngừng tăng lên qua các năm. Cụ thể, năm 2008 công ty chỉ có
2.2.3 Hoạt động của các dòng vận động trong mạng lưới bán hàng của công ty CP Hoàng Kim Việt Nam
Khi một mạng lưới bán hàng đã được hình thành và phát triển, sẽ có nhiều vận động (dòng chảy) xuất hiện trong nó. Những dòng chảy này sẽ liên kết và ràng buộc các thành viên trong mạng lưới cũng như các tổ chức trong mạng lưới. Xuất phát từ quan điểm quản trị tổ chức mạng lưới bán hàng thì những dòng chảy quan trọng nhất là:
Dòng chảy sản phẩm Dòng chảy thông tin Dòng chảy đàm phán Dòng chảy quyền sở hữu Dòng chảy xúc tiến Dòng chảy tiền tệ
Nội dung của các dòng chảy trong mạng lưới cung cấp những cơ sở khác nhau để phân biệt giữa quản lý bán hàng quản lý mạng lưới bán hàng. Quản lý
mạng lưới liên quan đến việc quản lý tất cả cá dòng chảy, trong khi quản lý bán hàng chỉ liên quan đến hoạt động quản lý dòng chảy sản phẩm. Mặt khác, nội dung của dòng chảy trong một mạng lưới còn cung cấp các cơ sở để phân biệt các thành viên của mạng lưới khỏi các công ty không phải là thành viên. Chỉ có ai có liên quan đến chức năng đàm phán về mua, bán và chuyển quyền sở hữu mới được xác nhận là thành viên của mạng lưới bán hàng.
Một mạng lưới bán hàng muốn đạt hiệu quả nhất cần đảm bảo được sự hoạt động thường xuyên của các dòng chảy trong mạng lưới đó. Sau đây, ta sẽ nghiên cứu về hoạt động của các dòng chảy trong mạng lưới bán hàng của công ty CP Hoàng Kim Việt Nam
Hoạt động của dòng chảy sản phẩm trong mạng lưới bán hàng của công ty CP Hoàng Kim Việt Nam
Dòng chảy sản phẩm trong mạng lưới bán hàng của công ty CP Hoàng Kim Việt Nam là sự di chuyển về vật chất của sản phẩm về không gian và thời gian, qua tất cả các thành viên tham gia vào quá trình này, tính từ khi công ty nhập khẩu hàng hóa về cho đến khi sản phẩm đến được với tay người tiêu dùng. Để hình dung rõ hơn về khái niệm này, ta sẽ nghiên cứu sơ đồ lưu chuyển hàng hóa trong mạng lưới bán hàng của công ty CP Hoàng Kim Việt Nam.
(Nguồn: phòng Marketing công ty CP Hoàng Kim Việt Nam)
Hàng hóa sau khi được nhập khẩu về sẽ được vận chuyển về tổng kho của công ty. Sau đó được phân phối đến kho của các chi nhánh khắp ba miền bắc, trung, nam. Từ kho của các chi nhánh, hàng hóa sẽ được phân phối đến các showroom. Trong các showroom đều có kho hàng để chứa chất cũng như bảo quản các sản phẩm có kích thước và khối lượng nhỏ. Còn các sản phẩm có giá trị lớn như các dòng ghế massage, giường massage... thì ở showroom chỉ có hàng trưng bày cho khách hàng thử mà thôi. Khi khách hàng quyết định mua hàng thì sẽ có đội ngũ cán bộ kỹ thuật ở kho vận chuyển đến tận nhà khách hàng, thực hiện các công
Kho ở khu vực
phía bắc Kho ở khu vực miền trung
Kho ở các
showroom Kho ở các showroom
Kho ở khu vực miền nam Tổng kho Kho ở các showroom Người tiêu dùng cuối cùng Người tiêu dùng cuối cùng Người tiêu dùng cuối cùng
đoạn lắp ráp và hướng dẫn khách hàng cách sử dụng. Đó là quá trình của sự lưu chuyển hàng hóa từ công ty đến người tiêu dùng cuối cùng.
Để quá trình lưu thông hàng hóa được diễn ra một cách liên tục cũng như để đảm bảo được những yêu cầu trong quá trình kinh doanh. Công ty đã rất quan tâm đến công tác kho vận của mình. Nhằm hỗ trợ và tạo điều kiện cho lưu chuyển hàng hóa trong mạng lưới bán hàng được diễn ra ổn định, công ty đã đầu tư mua mới 5 ô tô tải hạng trung. Chuyên phục vụ công tác vận chuyển hàng hóa từ bến cảng về kho bãi; từ tổng kho đến kho của các chi nhánh hoặc các showroom; hoặc vận chuyển hàng hóa đến nhà khách hàng.
Hoạt động của dòng chảy thông tin trong mạng lưới bán hàng của công ty CP Hoàng Kim Việt Nam
Thông tin trong nền kinh tế thị trường là một yếu tố đóng vai trò rất quan trong, trong quá trình kinh doanh của công ty. Là một thứ vũ khí vô cùng cần thiết đối với cạnh tranh. Tuy nhiên, đôi khi nó lại là con dao hai lưỡi đối với bất kỳ doanh nghiệp nào.
Đối với thông tin trong mạng lưới bán hàng, vai trò của nó cũng quan trọng không kém. Thông tin chính xác sẽ giúp quá trình lưu thông hàng hóa được diễn ra nhanh chóng hơn, tiết kiệm chi phí hơn, đặc biệt giúp nâng cao tính hiệu quả mạng lưới bán hàng của công ty.
Tất cả thành viên trong mạng lưới bán hàng đều tham gia vào dòng chảy thông tin và những thông tin này sẽ được chuyển qua lại giữa các thành viên. Phần lớn những thông tin này chủ yếu liên quan đến các hoạt động mua, bán, xúc tiến, đến số lượng, chất lượng hàng hóa, thời gian, địa điểm giao nhận hàng hóa, thanh toán...
Dòng thông tin trong mạng lưới bán hàng của công ty CP Hoàng Kim Việt Nam chủ yếu được cung cấp bởi các thành viên như thông tin từ hệ thống các showroom, từ phòng Marketing, phòng kế toán. Trong đó thông tin do quản lý và
trưởng nhóm ở các showroom cung cấp là rất quan trọng. Đó là các thông tin về nhu cầu thị trường, thông tin về sản phẩm của công ty, phản ứng của khách hàng đối với các sản phẩm của công ty. Bởi vì họ là những người trực tiếp tiếp xúc với thị trường, với khách hàng. Do vậy thường cứ vào đầu mỗi kỳ kinh doanh (mỗ kỳ kinh doanh của công ty gồm 10 ngày) sẽ có một cuộc họp đối với tất cả các quản lý và trưởng nhóm nhằm tổng hợp lại tình hình kinh doanh của kỳ trước, đồng thời đặt ra chỉ tiêu kinh doanh cho kỳ kinh doanh tiếp. Nhưng quan trọng nhất là nhằm thu thập thông tin về khách hàng, phản ứng của khách hàng đối với sản phẩm của công ty. Từ đó phòng marketing của công ty sẽ có những biện pháp, chiến lược phù hợp với thị trường.
Ngoài ra, cơ sở vật chất kỹ thuật của công ty cũng được trang bị rất đầy đủ về máy điện thoại, máy vi tính, máy Fax...rất tiện lợi cho quá trình giao dịch. Mỗi showroom của công ty đều được trang bị hai điện thoại bàn và một máy vi tính.
Hoạt động của dòng chảy thanh toán trong mạng lưới bán hàng ở công ty CP Hoàng Kim Việt Nam
Do giá trị hàng hóa của công ty là lớn, cho nên công ty chấp nhận tất cả các hình thức thanh toán của khách hàng. Khi khách hàng mua hàng tại các showroom, họ có thể trả thanh toán bàng tiền mặt ngay tại showroom, hoặc thanh toán bằng chuyển khoản, bằng Sec... điều này tạo ra sự đa dạng trong thanh toán giúp cho việc thanh toán linh động hơn. Ngoài ra, công ty còn có chính sách cho khách hàng trả chậm tiền hàng trong vòng một tháng trở lại với điều kiện đã đặt cọc trước một khoản tiền nhất định. Nếu trong vòng một tháng, khách hàng thanh toán hết hết tiền hàng thì số tiền trả chậm đó công ty sẽ không tính lãi.
Còn đối với các showroom, sau khi kết thúc một kỳ kinh doanh thì các quản lý có trách nhiệm tổng hợp hóa đơn, đồng thời mang tiền hàng lên văn phòng công ty nộp cho phòng kế toán. Với chính sách này sẽ có một bất cập là dễ có sự ứ đọng
vốn kinh doanh (tiền hàng) tại các showroom, khi khách hàng thanh toán tiền hàng với số lượng lớn bằng tiền mặt tại showroom.
Hoạt động của dòng chảy quyền sở hữu trong mạng lưới bán hàng ở công ty CP Hoàng Kim Việt Nam
Đây là khái niệm dùng để chỉ sự dịch chuyển quyền sở hữu của sản phẩm hàng hóa trong một mạng lưới bán hàng. Tùy vào đặc điểm của mỗi doanh nghiệp (doanh nghiệp sản xuất, doanh nghiệp thương mại...) mà dòng chảy quyền sở hữu cũng có những đặc điểm khác nhau, đặc trưng cho mỗi loại hình doanh nghiệp.
Dòng chảy quyền sở hữu trong mạng lưới bán hàng của công ty CP Hoàng Kim Việt Nam có thể được chia làm hai giai đoạn chính:
- Giai đoạn thứ nhất: từ khi sản phẩm được nhập khẩu về đến công ty: giai đoạn này được tính từ khi hàng hóa đến cảng Hải Phòng đến khi được vận chuyển về tổng kho của công ty. Trong giai đoạn này, quyền sở hữu về sản phẩm sẽ được chuyển từ nhà xuất khẩu sang cho công ty, theo như trong hợp đồng hai bên đã ký. Thường là tại cảng đến. Sau khi quá trình tiếp nhận hàng hóa diễn ra thì hàng hóa sẽ được bộ phận kho vận của công ty vận chuyển về tổng kho. Tại đây, hàng hóa sẽ được làm các thủ tục nhập kho và lưu kho.
- Giai đoạn thứ hai: sản phẩm được phân phối cho người tiêu dùng cuối cùng. Sản phẩm sau khi nhập kho của tổng kho, một phần trong số đó sẽ được vận chuyển đến kho của các chi nhánh. Từ đây hàng hóa sẽ được phân phối đi đến tới các showroom để tiêu thụ. Sau khi khách hàng quyết định mua hàng, sẽ có hai phương thức chuyển quyền sở hữu. Đó là nếu khách hàng mua những sản phẩm nhỏ và thanh toán ngay tại showroom thì quyền sở hữu về sản phẩm sẽ được chuyển sang cho khách hàng. Còn nếu khách hàng mua những sản phẩm lớn, thì quyền sở hữu về sản phẩm được chuyển sang cho khách hàng tại nhà của họ. Trong trường hợp này, công ty sẽ có một đội ngũ nhân viên kỹ thuật cùng đại diện bán
hàng của công ty sẽ vận chuyển sản phẩm và lắp ráp cũng như hướng dẫn sử dụng sản phẩm tại nhà của khách hàng. Tại đây, đại diện bán hàng của công ty sẽ tiến hành làm các thủ tục cần thiết để bàn giao sản phẩm cho khách hàng, cũng tức là quyền sở hữu sản phẩm sẽ được chuyển cho khách hàng.
Dòng chảy đàm phán trong mạng lưới bán hàng của công ty CP Hoàng Kim Việt Nam cũng được chia làm hai giai đoạn, tương tự như dòng chảy quyền sở hữu. Đó là giai đoạn đàm phán để ký kết hợp đồng nhập khẩu hàng hóa với nhà xuất khẩu; và giai đoạn đàm phán, thương lượng với khách hàng(giai đoạn bán hàng)
Tham gia vào dòng chảy quyền sở hữu và dòng chảy đàm phán còn có sự tham gia của công ty vận tải. Nhưng nó không nằm trong hai dòng chảy đó. Bởi vì sự có mặt của các công ty vận tải chỉ giúp cho sự trao đổi được diễn ra thuận lợi hơn mà thôi. Không có sự sở hữu về sản phẩm của công ty vận tải ở đây.
Hoạt động của dòng chảy xúc tiến hỗn hợp ở công ty CP Hoàng Kim Việt Nam
Các showroom được cung cấp các tờ rơi quảng cáo. Các tờ rơi nay là kết quả của quá trình nghiên cứu của bộ phận Marketing của công ty trong thời gian dài, nhằm cung cấp cho khách hàng những thông tin cơ bản nhất về sản phẩm của công ty đang kinh doanh. Các tờ rơi này đã góp phần quan trọng vào quá trình bán hàng của các showroom nói riêng và của công ty nói chung.
Hàng năm, cứ vào tháng 9, những showroom nào hoạt động có hiệu quả sẽ được công ty cho đi tham gia hội chợ quốc tế về hàng hóa được tổ chức thường niên ở Lào Cai. Đây không những là cơ hội tốt cho các showroom tăng thêm doanh số bán cho mình, mà xa hơn là các sản phẩm của công ty sẽ được người tiêu dùng biết đến nhiều hơn. Từ đó góp phần làm tên tuổi của công ty trên thương trường được biết đến nhiều hơn.
Vì đặc thù kinh doanh các mặt hàng chăm sóc sức khỏe, những sản phẩm rất mới mẻ đối với thị trường trong nước, đặc biệt là trong những năm đầu khi công ty
mới kinh doanh mặt hàng này thì công tác quảng cáo rất được công ty quan tâm.