- Kiểm soát các điều kiện chi theo chế độ quy định
1.2.2.3. Kiểm soát các điều kiện chi theo chế độ quy định đã được
trên hệ thống.
Thứ nhất, các khoản chi phải có trong dự toán NSNN được giao.
Dự toán chi NSNN của đơn vị sử dụng NSNN là quyết định giao dự toán chi NS của cơ quan Nhà nước có thẩm quyền (thường là cơ quan tài chính đồng cấp hoặc đơn vị chủ quản cấp trên trực tiếp) giao cho đơn vị sử dụng NS để đảm bảo thực hiện chức năng nhiệm vụ của đơn vị trong một năm NS (bắt đầu từ 01 tháng 01 và kết thúc vào ngày 31 tháng 12 năm dương lịch).
Hàng năm, căn cứ vào nghị quyết của quốc hội, HĐND về dự toán NS và phân bổ ngân sách, chính phủ quyết định các giải pháp tổ chức điều hành NSNN và NS trung ương, UBND quyết định các giải pháp tổ chức, điều hành NS địa phương và NS cấp mình.
Sau khi được Thủ tướng Chính phủ, UBND giao dự toán ngân sách, các cơ quan Nhà nuớc, Trung ương và địa phương, các đơn vị dự toán có trách nhiệm phân bổ và giao dự toán cho các đơn vị sử dụng NS trực thuộc, đảm
bảo đúng với dự toán ngân sách được giao cả về tổng mức, chi tiết theo từng lĩnh vực chi, đồng gửi cơ quan tài chính đồng cấp. Cơ quan tài chính có trách nhiệm kiểm tra, nếu không đúng dự toán NSNN được giao, không đúng chính sách, chế độ, tiêu chuẩn định mức thì yêu cầu điều chỉnh lại. Trong trường hợp cần thiết, các cơ quan, tổ chức, đơn vị được Thủ tướng Chính phủ, UBND giao dự toán NS có thể điều chỉnh dự toán NS cho đơn vị trực thuộc trong phạm vi tổng mức và chi tiết theo từng lĩnh vực được giao, sau khi thống nhất với cơ quan tài chính cùng cấp. Ngoài cơ quan có thẩm quyền giao dự toán ngân sách, không có tổ chức hoặc cá nhân nào được thay đổi nhiệm vụ NS đã được giao. Trường hợp vào đầu năm ngân sách, dự toán NS và phương án phân bổ NS chưa được cơ quan có thẩm quyền quyết định theo quy đinh, cơ quan tài chính các cấp được phép tạm cấp kinh phí cho các nhu cầu không thể trì hoãn được cho tới khi dự toán ngân sách và phương án phân bổ ngân sách được quyết định.
Căn cứ vào dự toán NSNN được giao và yêu cầu thực hiện nhiệm vụ, thủ trưởng đơn vị sử dụng NS ký quyết định chi gửi KBNN. KBNN căn cứ vào biên chế và danh sách lương để thực hiện việc chi trả qua tài khoản cho đối tượng thụ hưởng.
Theo quy định, các cơ quan có thẩm quyền phải giao dự toán thu chi NS năm đến từng đơn vị sử dụng NS trước trước ngày 31 tháng 12 năm trước, bắt đầu từ 01 tháng 01 năm ngân sách hiện hành, các đơn vị sử dụng NS phải gửi dự toán đến cơ quan KBNN nơi đơn vị mở tài khoản giao dịch. KBNN kiểm tra tính hợp lệ hợp pháp của dự toán và hạch toán vào tài khoản dự toán của đơn vị để theo dõi và thực hiện việc kiểm soát chi NSNN. Các đơn vị sử dụng NS chỉ được sử dụng kinh phí trong phạm vi dự toán NS được giao. Cơ quan tài chính, KBNN tổ chức điều hành ngân sách trong phạm vi dự toán được duyệt, thực hiện kiểm soát chi chặt chẽ đảm bảo đúng mục đích, tiêu chuẩn,
chế độ Nhà nước quy định. Trường hợp trong năm đơn vị có quyết định của cấp có thẩm quyền giao bổ sung hoặc điều chỉnh dự toán thì số tiền đơn vị được sử dụng chính là số tiền dự toán đầu năm cộng hoặc trừ đi số tiền bổ sung điều chỉnh trong năm. Khi có nhu cầu chi, đơn vị sử dụng NSNN gửi giấy rút dự toán cùng các tài liệu cần thiết có liên quan đến cơ quan KBNN, KBNN kiểm tra tính hợp pháp của các tài liệu cần thiết theo quy định của pháp luật và thực hiện chi ngân sách khi có đủ điều kiện quy định tại khoản 2 điều 5 của luật NS theo phương thức thanh toán trực tiếp. Như vậy, dự toán NSNN là căn cứ, là điều kiện tiên quyết để đơn vị thực hiện nhiệm vụ chi và cơ quan KBNN thực hiện kiểm soát thanh toán. Đơn vị sử dụng NS không được phép chi và cơ quan KBNN từ chối thanh toán khi dự toán hết số dư, hoặc có số dư dự toán nhưng khoản chi đó không nằm trong dự toán được cấp có thẩm quyền quyết định.
Thứ hai, các khoản chi hợp pháp, hợp lệ, đúng chế độ, tiêu chuẩn, định mức chi NSNN do cơ quan có thẩm quyền quy định. Các tiêu chuẩn, định mức này đã được thiết lập trên phần mềm nghiệp vụ của hệ thống KBNN.
Một là, đảm bảo các khoản chi có đủ hồ sơ chứng từ hợp pháp hợp lệ: Để thực hiện kiểm soát chi NSNN trực tuyến, cơ quan KBNN phải căn cứ vào hồ sơ chứng từ hợp pháp hợp lệ của đơn vị sử dụng NSNN gửi đến bao gồm lệnh chuẩn chi và các chứng từ có liên quan. Đối với các khoản chi do cơ quan tài chính cấp trực tiếp thì lệnh chuẩn chi là lệnh chi tiền của cơ quan tài chính. Đối với các khoản chi đã được cơ quan tài chính hoặc đơn vị chủ quản cấp trên trực tiếp giao dự toán ngân sách thì lệnh chuẩn chi là Giấy rút hạn mức kinh phí của đơn vị sử dụng kinh phí NSNN. Tuỳ theo tính chất từng khoản chi, các hồ sơ, chứng từ liên quan gửi KBNN để kiểm soát chi bao gồm:
Bảng đăng ký biên chế, quỹ lương được cơ quan có thẩm quyền phê duyệt, Danh sách những người hưởng lương và phụ cấp lương, Bảng tăng giảm biên chế và quỹ lương được cấp có thẩm quyền phê duyệt (nếu có)
Đối với học bổng sinh hoạt phí của học sinh sinh viên hồ sơ để kiểm soát chi là Bảng đăng ký học bổng sinh hoạt phí của học sinh sinh viên được cấp có thẩm quyền duyệt, bảng tăng giảm học bổng sinh hoạt phí của học sinh sinh viên được cấp có thẩm quyền phê duyệt (nếu có)
Đối với các khoản chi mua sắm đồ dùng, trang thiết bị, phương tiện làm việc, sửa chữa nhỏ hồ sơ để kiểm soát chi là Dự toán mua sắm, xây dựng, sửa chữa nhỏ hàng quý được cấp có thẩm quyền duyệt, Quyết định phê duyệt kết quả đấu thầu của cấp có thẩm quyền (đối với trường hợp mua sắm trang thiết bị, xây dựng sửa chữa cần phải thực hiện đấu thầu theo quy định). Hợp đồng mua bán hàng hoá dịch vụ, Phiếu báo giá của đơn vị cung cấp hàng hoá dịch vụ, hoá đơn bán hàng, vật tư, thiết bị, thông báo giá về xây dựng, sửa chữa của cơ quan có thẩm quyền ( đối với các trường hợp không thực hiện đấu thầu). Các hồ sơ chứng từ khác có liên quan như: Séc, Ủy nhiệm chi.
Đối với các khoản chi đầu tư xây dựng cơ bản các tài liệu chủ đầu tư gửi tới Kho bạc làm căn cứ kiểm soát thanh toán là:
- Tài liệu để mở tài khoản, bao gồm: Quyết định giao nhiệm vụ chủ đầu tư; quyết định thành lập Ban quản lý dự án; Quyết định bổ nhiệm chức vụ của chủ tài khoản; kế toán trưởng; Giấy đề nghị mở tài khoản; Bản đăng ký mẫu dấu, chữ ký.
- Tài liệu do chủ đầu tư gửi đến KBNN và chỉ gửi một lần cho cả quá trình thực hiện dự án trừ trường hợp có bổ sung, điều chỉnh:
Đối với vốn chuẩn bị đầu tư: Văn bản phê duyệt dự toán chi phí công tác chuẩn bị đầu tư kèm theo dự toán được duyệt; Văn bản lựa chọn nhà thầu; Hợp đồng giữa chủ đầu tư với đơn vị nhận thầu.
tế-kỹ thuật) kèm quyết định đầu tư của cấp có thẩm quyền; Văn bản lựa chọn nhà thầu; Hợp đồng giữa chủ đầu tư và nhà thầu. Dự toán và quyết định phê duyệt dự toán đối với trường hợp chỉ định thầu hoặc tự thực hiện và các công việc thực hiện không thông qua hợp đồng; Trường hợp dự án được thực hiện theo hình thức tự thực hiện thì tài liệu gửi đến KBNN gồm: Dự án đầu tư xây dựng (hoặc báo cáo kinh tế-kỹ thuật ) kèm quyết định đầu tư của cấp có thẩm quyền; Dự toán chi tiết được duyệt ; văn bản của cấp có thẩm quyền cho phép tự thực hiện dự án hoặc được ghi trong Quyết định đầu tư dự án; văn bản giao việc hoặc hợp đồng nội bộ.
- Tài liệu từng lần tạm ứng, thanh toán khối lượng hoàn thành.
Tài liệu tạm ứng vốn: Ngoài tài liệu lần đầu khi tạm ứng vốn, chủ đầu tư còn gửi đến KBNN các tài liệu sau: Giấy đề nghị thanh toán vốn đầu tư; Giấy rút vốn đầu tư ; Bảo lãnh tạm ứng (nếu trong hợp đồng có thoả thuận bảo lãnh tiền tạm ứng).
Tài liệu thanh toán khối lượng hoàn thành. Trường hợp thanh toán khối lượng hoàn thành theo hợp đồng thì đó là Bảng xác định giá trị khối lượng công việc hoàn thành theo hợp đồng; Giấy đề nghị thanh toán vốn đầu tư; Giấy đề nghị thanh toán tạm ứng vốn đầu tư (nếu có thanh toán tạm ứng); Giấy rút vốn đầu tư. Khi có khối lượng phát sinh ngoài hợp đồng, chủ đầu tư gửi Bảng xác định giá trị khối lượng phát sinh ngoài hợp đồng.
Trường hợp thanh toán khối lượng hoàn thành không theo hợp đồng. (các công việc do chủ đầu tư trực tiếp thực hiện, các chi phí thẩm tra, thẩm định do các cơ quan quản lý nhà nước thực hiện theo chức năng, nhiệm vụ được giao ...)
Giấy đề nghị thanh toán vốn đầu tư; Giấy đề nghị thanh toán tạm ứng vốn đầu tư (nếu có thanh toán tạm ứng); Giấy rút vốn đầu tư.
KBNN các tài liệu như đối với thanh toán khối lượng hoàn thành theo hợp đồng xây dựng.
Thanh toán khi quyết toán dự án, công trình được duyệt: Khi dự án, công trình được người có thẩm quyền duyệt quyết toán dự án, công trình hoàn thành, chủ đầu tư gửi đến KBNN quyết định phê duyệt quyết toán dự án, công trình hoàn thành. Giấy đề nghị thanh toán vốn đầu tư; Giấy đề nghị thanh toán tạm ứng vốn đầu tư (nếu có thanh toán tạm ứng); Giấy rút vốn đầu tư.
Hai là, các khoản chi NSNN đảm bảo đúng mục đích, đúng chế độ, tiêu
chuẩn, định mức quy định của Nhà nước: Khi xây dựng dự toán NSNN, căn cứ vào kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội của toàn bộ nền kinh tế quốc dân, nhiệm vụ và kế hoạch cụ thể của từng bộ, ngành, địa phương, từng đơn vị cơ sở; căn cứ vào hệ thống chế độ định mức chung của Nhà nước và khả năng cân đối nguồn vốn NSNN để phân bổ dự toán chi NSNN một cách hợp lý. Vì vậy việc cấp phát các khoản chi thường xuyên cũng như chi ĐT XDCB của NSNN phải tuân thủ đúng mục đích, đúng kế hoạch nhằm đảm bảo đúng nguyên tắc quản lý NSNN và đảm bảo tính kế hoạch, tính cân đối của toàn bộ nền kinh tế quốc dân, của từng nghành, từng lĩnh vực và từng địa phương. Trong mỗi đơn vị sử dụng NSNN có nhiều nguồn vốn, mục đích sử dụng khác nhau, mục đích sử dụng đã được ghi rõ trong quyết định giao dự toán được cấp có thẩm quyền phê duyệt. Không được sử dụng nguồn vốn này cho các mục đích khác ví dụ như lấy nguồn vốn đầu tư xây dựng cơ bản để trang trải các nhu cầu chi thường xuyên của đơn vị và ngược lại. Thực hiện kiểm soát chặt chẽ các loại kinh phí tuân thủ nghiêm chính sách, chế độ, tiêu chuẩn định mức quy định của Nhà nước hiện hành: Đối với các khoản chi thường xuyên, phải kiểm soát việc tuân thủ các định mức chi tiêu cho hoạt động của bộ máy như chế độ về sử dụng ô tô, chế độ hội nghị, công tác phí, tiếp khách, mua sắm trang thiết bị, nhà cửa.... Đối với vốn ĐTXDCB phải tuân theo đúng
kế hoạch vốn đã được duyệt cho từng công trình; tổng số vốn cấp phát thanh toán trong năm kế hoạch cho từng dự án đầu tư không được vượt kế hoạch vốn năm của dự án dược duyệt; không được điều chuyển vốn từ công trình này sang công trình khác nếu không có quyết định của của cấp có thẩm quyền, đặc biệt là việc điều chuyển vốn từ công trình trung ương sang công trình địa phương. Cấp phát phải theo đúng kế hoạch vốn Nhà nước đã bố trí. Trường hợp dự án thực hiện vượt tiến độ mà trong phạm vi tổng mức dự án hoặc báo cáo kinh tế - kỹ thuật được duyệt phải được bổ sung kế hoạch thì mới được cấp phát. Đồng thời kiểm soát đơn giá, định mức phải theo đúng quy định của Luật NSNN, Luật đầu tư, Luật xây dựng, Luật đấu thầu, các Nghị định của Chính phủ liên quan đầu tư phát triển, các văn bản quy phạm phát luật hiện hành của Nhà nước.
Sau khi sử dụng phần mềm kiểm soát chi để kiểm soát, nếu khoản chi đủ các điều kiện qui định, cán bộ kiểm soát chi KBNN thực hiện thanh toán theo lệnh chuẩn chi của chủ tài khoản thông qua phần mềm TABMIS (phần mềm quản lý Ngân sách và hoạt động nghiệp vụ KBNN). Trường hợp hồ sơ của đơn vị còn thiếu, sử dụng phần mềm kiểm soát chi yêu cầu đơn vị bổ sung qua mạng hoặc nếu hồ sơ vi phạm các qui định thì KBNN từ chối thanh toán và thông báo bằng văn bản điện tử cho đơn vị sử dụng NSNN, đơn vị chủ quản và cơ quan Tài chính cùng cấp biết.