I: Identify the best Solution (Xác định lời Giải hay nhất)
T: Transform (Chuyển bước)
4.3.1 Những điểm nổi bật chung của MS
Tích hợp với các dịch vụ trực tuyến
Trong kỉ nguyên hiện nay, một người có thể sở hữu nhiều thiết bị thông minh, chẳng hạn như laptop, máy để bàn, điện thoại, máy tính bảng để dùng trong các điều kiện, hoàn cảnh khác nhau. Để công việc được xuyên suốt và liên tục, cần có một nền tảng đám mây tốt và phần mềm tốt để cung cấp dữ liệu một cách đồng bộ, mọi lúc, mọi nơi. Và đây là điểm mạnh của Office 2013. Mặc định, Office 2013 sẽ lưu tập tin văn phòng vào một thư mục SkyDrive trên máy tính của bạn, ngay cả khi bạn không cài đặt app SkyDrive trên máy tính. Ngay khi lưu xong, tập tin đó sẽ ngay lập tức được đồng bộ lên dịch vụ lưu trữ này. Và kết quả tất yếu là bạn có thể truy cập, chỉnh sửa tập tin này ở bất cứ thiết bị nào. Không chỉ như thế, các ứng dụng Office 2013 còn cho phép thêm nhiều tài khoản SkyDrive khác nhau chứ không phải chỉ giới hạn ở một ID duy nhất, đồng thời hỗ trợ thêm dịch vụ SharePoint nữa.
Một cải tiến rất lớn của Office 2013 đó là nó cho phép người dùng "truyền" ứng dụng Office từ nền tảng đám mây đến máy tính cá nhân với tất cả các thiết lập cấu hình y như khi bạn đang dùng trên máy tính của mình. Hãy thử tưởng tượng bạn đang ở chỗ làm và máy tính ở đây không có Office 2013, dễ thôi, chỉ cần tải về một gói cài nhỏ và chạy nó lên, đăng nhập vào Live ID, thế là xong. Toàn bộ app Office 2013 với đầy đủ các tính năng sẽ hiện ra trước
mắt, ta chỉ việc sử dụng nó mà thôi. Tất nhiên, việc này cần đến Internet và bạn cũng phải đăng kí các dịch vụ Office 365, bên cạnh đó một đường truyền tốc độ thấp có thể rất khó chịu vì ta phải chờ lâu. Nhưng dù sao đi nữa thì đây vẫn là một trong những tính năng đắt giá của Office 15 vì người dùng không phải hi sinh bớt tính năng như Google Docs hay Office Web Apps.
Nhận xét:
• SCAMPER:
o C: kết hợp dịch vụ lưu trữ trực tuyến.
o A: thích nghi với người dùng máy tính bảng, với xu hướng công nghệ mới. o R: đảo ngược sản phẩm chính mà Microsoft bán ra: dịch vụ chứ không phải
phần mềm.
• Các thủ thuật của TRIZ:
o Kết hợp: kết hợp Office với dịch vụ lưu trữ Skydrive, giúp lưu dữ liệu an toàn và tiện lợi.
o Dự phòng: lưu dữ liệu lên Skydrive phòng trường hợp hư ổ cứng.
o Đảo ngược: sản phẩm chính không phải là phần mềm cài đặt trên máy tính cá nhân nữa mà là dịch vụ được cung cấp qua internet: dịch vụ lưu trữ đám mây, dịch vụ phần mềm Office 365. Nhờ đó dịch vụ mà Microsoft cung cấp có thể sử dụng trên máy tính bảng cấu hình không cao lắm một cách dễ dàng, đây chính là xu hướng công nghệ.
Giao diện mới mang phong cách Metro
Không lạ gì khi Microsoft quyết định đem Metro, ngôn ngữ thiết kế chủ đạo trên hệ điều hành mới của hãng (Windows 8, Windows Phone) lên Microsoft Office 2013. Thanh ribbon từ thời Office 2007 vẫn còn xuất hiện ở đây, chỉ khác là nó không còn bóng bẩy như bản 2007 hay 2010 nữa. Gần như nó chỉ mang một tông màu trắng duy nhất cho tất cả các ribbon, các biểu tượng được thiết kế phẳng hơn, không có sự chuyển màu từ đậm sang nhạt, những phần focus mang màu sắc đặc trưng của từng phần mềm. Tương tự, khi rê chuột lên phía trên chúng thì cũng chỉ thấy những phần màu cùng tông với ứng dụng (ví dụ: Word là xanh dương, Excel là xanh lá cây, PowerpPoint là màu cam,...). Microsoft cho phép chúng ta thay đổi nền của ứng dụng với các hình ảnh mờ có sẵn (vào Options > General > Office Background) và bạn sẽ dễ dàng nhận thấy nếu nhìn vào góc trên bên phải của cửa sổ Office 2013.
Có thể nói sự đơn giản hóa thể hiện cực kì rõ nét trên giao diện của Office 2013. Mặc dù vậy, nó không xấu, mà ngược lại tạo cảm giác thanh thoát khi sử dụng. Bạn sẽ hướng toàn bộ sự tập trung của mình vào nội dung của tài liệu và công việc, không bị phân tâm bởi các thành phần đồ họa. Đây là một trải nghiệm rất mới lạ và thú vị. Hiệu ứng chuyển cảnh giữa các menu, việc cuộn văn bản, hộp thoại và ngay cả các chữ xuất hiện khi gõ bàn phím cũng mượt mà nhưng không gây cảm giác mất thời gian, tốt hơn nhiều so với các phiên bản Office trước.
Ở góc trên bên phải của mỗi app, Microsoft cho phép người dùng đăng nhập vào tài khoản Windows Live ID của mình, cho phép liên kết tài khoản với những dịch vụ khác như Flickr, LinkedIn, YouTube và tất nhiên có cả SkyDrive.
Nhận xét:
• SCAMPER:
o S: thay thế thiết kế giao diện truyền thống bằng giao diện mới metro. o A: thích nghi với giao diện máy tính bảng hay máy tính chạy Windows 8. o M: cho phép người dùng chỉnh sửa màu nền theo sở thích.
o E: loại bỏ thiết kế màu mè, giảm tài nguyên sử dụng.
• Các thủ thuật của TRIZ:
o Tách khỏi: giao diện ứng dụng được đơn giản hóa, loại bỏ các phần không cần thiết.
o Thay đổi màu sắc: giao diện chỉ còn lại màu đơn, các công cụ màu trắng, biểu tượng thay đổi màu theo từng ứng dụng.
o Giảm chi phí: Việc đơn giản hóa màu làm giảm chi phí thiết kế và giảm tài nguyên khi chạy ứng dụng.
o Đồng nhất: màu sắc giao diện không cần thiết phải làm màu mè, mà chỉ đơn giản là cùng một màu.
o Linh động: người dùng được phép chọn màu nền theo sở thích.
Chế độ cảm ứng
Để có thể sử dụng trên các máy tính bảng, Microsoft tích hợp tính năng Touch Mode cho Office 2013. Khi chọn chế độ này ở biểu tượng hình mũi tên nằm ở góc trên bên trái của cửa sổ, khoảng cách giữa các nút cũng xa hơn khiến việc sử dụng với các ngón tay được dễ dàng hơn. Biểu tượng mũi tên giờ chuyển thành hình tròn nhỏ với vài dấu chấm xung quanh. Những menu trở nên phẳng hơn một tí nên bạn có thể xem nhiều công cụ và nút hơn.
Nhận xét:
• SCAMPER:
o C: kết hợp hai chế độ thường và cảm ứng.
o A: thích nghi với màn hình cảm ứng trên máy chạy Windows 8.
o M: chuyển qua lại chế độ thường và chế độ cảm ứng, tự động thay đổi giao diện cho phù hợp với từng chế độ.
• Các thủ thuật của TRIZ:
o Kết hợp: kết hợp chế độ cảm ứng để dùng được trên nhiều nền tảng hơn.
o Chuyển chiều: các nút được làm cho phẳng hơn, nhờ đó trông to hơn và dễ thao tác bằng ngón tay trên màn hình cảm ứng.
o Chuyển hại thành lợi: tuy phải làm cho các nút phẳng hơn, nhưng đây lại là điểm lợi khi tài nguyên sử dụng cho các nút phẳng này sẽ giảm bớt đi.
o Linh động: người dùng có thể chuyển qua lại chế độ thường và cảm ứng dễ dàng, khi chuyển chế độ thì giao diện cũng thay đổi tương ứng để phù hợp với từng chế độ.
4.3.2 Word
Microsoft rất chú trọng đến cách mà người dùng đọc văn bản trên ứng dụng phiên bản 2013 nên hãng đã trang bị một nút Read Mode (nằm ở cạnh dưới cửa sổ, gần với nút zoom). Khi chọn tính năng này, Word tự động sắp xếp lại chữ để vừa với kích thước cửa sổ hiển thị, nhờ vậy mà ta không phải liên tục kéo lên xuống khi cần xem văn bản. Các thanh công cụ, tùy biến cũng biến mất, giúp người đọc dễ dàng tập trung vào nội dung văn bản. Bạn cũng có thể cuộn theo chiều ngang để đọc văn bản, thích hợp hơn khi dùng trên các tablet. Thêm nữa, Read Mode hỗ trợ touchpad của laptop loại cảm ứng đa điểm, nên bạn có thể dùng hai ngón tay để phóng to, thu nhỏ nội dung, khá tiện lợi.
Nhận xét:
• SCAMPER:
o E: loại bỏ các biểu tượng công cụ khi không cần thiết. o A: thích nghi với nhu cầu đọc văn bản.
o M: chỉnh sửa lại giao diện cho phù hợp với chế độ đọc văn bản.
• Các thủ thuật của TRIZ:
o Chuyên biệt hóa: tạo ra chế độ chuyên biệt để đọc văn bản.
o Tách khỏi: khi vào chế độ đọc văn bản, các công cụ được ẩn đi để người đọc tập trung.
o Linh động: hỗ trợ chuyển đổi chế độ, hỗ trợ cảm ứng đa điểm của touchpad, hỗ trợ màn hình cảm ứng.
Việc hỗ trợ PDF cũng được cải tiến rất nhiều trong Office 2013, giúp người dùng có thể mở một tập tin PDF lên và chỉnh sửa bằng nó bằng Word. Thật ra, lúc mới vừa mở xong thì PDF được load ở chế độ Protected, không cho phép chỉnh gì cả, cho đến khi người dùng nhấn vào nút Edit thì mới có thể tin chỉnh lại nội dung của nó rồi lưu lại cũng bằng định dạng PDF. Trên các bản Office trước, PDF thật ra cũng đã dùng được với Microsoft Office nhưng nó không tốt như hiện nay.
Nhận xét:
• SCAMPER:
o C: kết hợp tính năng chỉnh sửa văn bản PDF.
• Các thủ thuật của TRIZ:
o Kết hợp, đa năng: kết hợp thêm tính năng xử lý văn bản PDF.
o Dự phòng: khi mới mở thì văn bản ở chế độ protected mode, tránh trường hợp người dùng vô ý chỉnh sửa nội dung văn bản mà không để ý.
Một trong những tính năng liên quan đến đám mây rất hay của Word 2013 đó là tùy chọn Resume Reading. Khi chọn vào mục này, Word sẽ đánh dấu vị trí mà bạn dừng lại khi đang đọc văn bản rồi đồng bộ thông tin này lên đám mây SkyDrive. Sau đó, khi mở đúng tập tin đó lên bằng một thiết bị khác (như một PC khác chẳng hạn), Word tự động tải đúng vị trí đó lên, ta chỉ cần đọc tiếp, không phải cuộn qua hàng chục trang như trước đây. Ngoài ra, Word
2013 còn có những đường kẻ chỉ dẫn để giúp chúng ta dễ dàng sắp lại biểu đồ, hình ảnh và các loại sơ đồ khác một cách ngay ngắn so với những văn bản bình thường.
Nhận xét:
• SCAMPER:
o A, M: lưu lại vị trí đọc văn bản của người dùng.
• Các thủ thuật của TRIZ:
o Tác động từ trước: văn bản đang đọc dở sẽ được đánh dấu vị trí đọc lại trước. Có vẻ như Microsoft rất chú ý đến việc hỗ trợ các dịch vụ trực tuyến, ở bên trên là SkyDrive, Sharepoint, Flickr, và bây giờ là cả những trang video trực tuyến như Bing Video, YouTube hoặc dùng mã nhúng. Nếu bạn chèn một video nào đó vào văn bản, miễn là có Internet thì người dùng đọc có thể xem được video.
Nhận xét:
• SCAMPER:
o C: kết hợp khả năng nhúng và xem video trực tuyến trên văn bản.
• Các thủ thuật của TRIZ:
o Kết hợp: tăng cường hỗ trợ ứng dụng trực tuyến. o Đa năng: văn bản hoạt động như một webplayer.
Ngoài ra, khi vào menu File > Share > Present Online, người dùng có thể tạo một văn bản trên nền web để những người khác không có Word cũng xem được. Nó gần giống với tính năng xem trực tuyến của PowerPoint 2010. Có một điểm cần lưu ý đó là người chia sẻ vẫn phải chạy Office 2013 (cụ thể là Word) để người khác có thể xem được nội dung của văn bản, chứ nếu bạn thoát ra thì hoàn toàn không thể xem tiếp được.
Nhận xét:
• SCAMPER:
o E: loại bỏ phần mềm, giữ lại văn bản và cho xem trực tuyến.
• Các thủ thuật của TRIZ:
o Tách khỏi: văn bản có thể được tách ra khỏi ứng dụng và xem trực tuyến. o Tác động từ trước: văn bản được tạo thành dạng phù hợp để xem trực tuyến. o Tự phục vụ: khi đã tách ra để xem trực tuyến, văn bản không cần đến phần
mềm Microsoft Office mà vẫn xem được.
4.3.3 Excel
Về phần giao diện, Excel 2013 mang phong cách Metro, cũng với màu nền trắng chủ đạo và biểu tượng được đơn giản hóa. Tính năng mới Flash Fill có lẽ là đáng chú ý hơn cả vì nó giúp việc sử dụng Excel của chúng ta nhanh hơn, thuận tiện hơn. Tùy chọn này sẽ tự động định dạng và sắp xếp lại dữ liệu trong bảng tính dựa trên những thay đổi mà bạn đã thực hiện với Excel 2013, gần giống với tính năng auto complete vậy. Nhờ có Flash Fill mà ta không phải dùng đến các công thức hay macro. Thêm một tính năng mới xuất hiện, đó là Quick Trend. Nó sẽ tự động cung cấp cho người dùng một biểu đồ để phân tích và biểu diễn số liệu.
Một Add-in mới sẽ quét qua toàn bảng tính để tìm lỗi trong công thức, các liên kết bị đứt và cả những sự thiếu đồng nhất của dữ liệu.
Nhận xét:
• SCAMPER:
o A: tính năng flash fill giống như tính năng auto complete hỗ trợ người dùng điền dữ liệu.
• Các thủ thuật của TRIZ:
o Dự phòng: quét toàn bộ bảng tính tìm các lỗi cú pháp hay ngữ nghĩa. o Tự phục vụ: Flash fill tự động điền dữ liệu.
Những cải tiến khác trong Excel 2013 đó là những cách mới để biểu diễn dữ liệu trong bảng tính. Tính năng Recommended Chart tự động đề nghị phương pháp tối ưu nhất trong việc chọn biểu đồ, sao cho bộc lộ được một cách đầy đủ nhất của số liệu. Bạn cũng có thể áp dụng các hiệu ứng chuyển động để xem dữ liệu sẽ thay đổi như thế nào nếu có sự chuyển đổi nào đó. Có vài nút mới như Chart Element, Chart Style và Chart Filter xuất hiện cạnh biểu đồ để bạn thiết lập, tùy chỉnh nó nhanh hơn, không phải nhấn phím phải chuột rồi qua vài thao tác nữa. Phần format biểu đồ (và format shape nói chung) giờ đây xuất hiện thành một bảng bên tay phải chứ không phải là hộp thoại riêng nữa.
Nhận xét:
• SCAMPER:
o M: các nút thông dụng được đặt ở vị trí thuận tiện. o C: kết hợp các hộp thoại vào chương trình chính.
• Các thủ thuật của TRIZ:
o Tác động từ trước: Tính năng recommended chart hỗ trợ chọn biểu đồ phù hợp nhất.
o Linh động: các hiệu ứng chuyển động của biểu đồ.
o Đồng nhất: hộp thoại được đưa vào trong cửa sổ chương trình luôn, nhờ đó mà có thể thao tác thuận tiện hơn, không bị che khuất.
o Chuyên biệt, dự phòng: các nút thông dụng được đặt ngay vị trí thuận tiện. Một tính năng mới khác cũng liên quan đến việc biểu diễn số liệu đó là Trend, hay là Sparkline. Nó sẽ tạo ra các đường đồ thị nhỏ biểu diễn xu hướng của một đối tượng nào đó, rất tiện lợi. Đáng chú ý là những đồ thị này nằm gọn trong ô (cell) chứ không bị tách thành đồ thị lớn.
Nhận xét:
• SCAMPER:
o P: thêm tính năng hỗ trợ theo dõi xu hướng dữ liệu.
• Các thủ thuật của TRIZ:
4.3.4 PowerPoint
Ứng dụng thuyết trình chắc hẳn rất quen thuộc với học sinh, sinh viên và cả những ai thường phải đứng trước đám đông và nói về một điều gì đó. Giờ đây, ứng dụng này đã trở nên dễ dàng sử dụng hơn, nhất là nếu bạn cầm trong tay một chiếc máy tính bảng. Nếu muốn, người dùng có thể chèn trực tiếp ảnh từ Facebook, Flickr cũng như những dịch vụ khác vào bài thuyết trình, tất cả được thực hiện ngay trong PowerPoint 2013. Lúc mới khởi động, bạn sẽ được hỏi về việc liên kết Live ID của mình với các web khác (nếu bạn chưa bao giờ link chúng với nhau). Bạn cũng có thể lấy ảnh từ SkyDrive, SharePoint hoặc clip art từ Office.com, thậm chí là ảnh từ Bing nữa. Tuy nhiên, không có cách nào để chèn trực tiếp một ảnh từ một liên kết web (URL).
Nhận xét:
• SCAMPER:
o A: thích nghi với nền tảng ứng dụng trên mạng. o P: nhiều tài khoản khác nhau.
• Các thủ thuật của TRIZ:
o Kết hợp: tính năng chèn ảnh từ nhiều nguồn.
o Chuyển hại thành lợi: không thể chèn trực tiếp ảnh từ url vì lý do bản quyền, người dùng phải tự tải ảnh về rồi tải ảnh lên các trang cá nhân. Microsoft lợi