: Khớp đúng với số tiền trên hóa đơn
f) Kiểm tra các khoản phải trả có gốc bằng ngoại tệ
Theo quy định của Công ty thủ tục này bắt buộc phải đợc thực hiện khi tiến hành kiểm tra chi tiết ở các đơn vị có mật độ giao dịch thanh toán chủ yếu bằng ngoại tệ nh doanh nghiệp 100% vốn nớc ngoài tại Việt Nam hoặc những doanh nghiệp có hoạt động mua hàng và thanh toán liên quan đến ngoại tệ. Tại công ty TNHH B do các hoạt động mua hàng và thanh toán ít liên quan đến ngoại tệ nên khi thực hiện kiểm tra chi tiết chu trình, KTV không phải thực hiện thủ tục này.
Công ty A doanh nghiệp hoạt động kinh doanh chủ yếu là xuất nhập khẩu, các hoạt động giao dịch thanh toán chủ yếu bằng ngoại tệ. Vì vậy, đây là thủ tục mà KTV không thể bỏ qua. Mục đích của thủ tục này là kiểm tra việc áp dụng tỷ giá, cách tính toán và hạch toán chênh lệch tỷ giá tại đơn vị có tuân thủ các quy định hiện hành không. Công ty A hạch toán các nghiệp kinh tế phát sinh theo tỷ giá hạch toán. Do đó, trong quá trình kiểm toán, KTV thực hiện xác định tỷ giá đợc chuyển đổi, đối chiếu tỷ giá này và tỷ giá hạch toán xem việc hạch toán các khoản phải trả có gốc ngoại tệ của doanh nghiệp có sử dụng tỷ giá hạch toán mà doanh nghiệp đã xác định không và việc áp dụng này có nhất quán trong kỳ kế toán không. Cuối kỳ, doanh nghiệp có hạch toán chênh lệch tỷ giá giữa tỷ giá hạch toán và tỷ giá bình quân liên ngân hàng tại thời điểm cuối kỳ hay không. Đồng thời, KTV tiến hành xem xét các bằng chứng có liên quan đến các khoản phải trả có gốc ngoại tệ. Sau đó, kiểm tra các nghiệp vụ và đối chiếu với các chứng từ để xác định rằng các nghiệp vụ có liên quan đến ngoại tệ đều có chứng từ hợp lệ và đợc hạch toán đúng. Cuối cùng, KTV xác định lại các khoản chênh lệch và kiểm tra việc hạch toán các khoản chênh lệch trên TK 413.
Qua kiểm tra chứng từ sổ sách KTV của Công ty A KTV nhận thấy việc hạch toán các khoản phải trả ngời bán có gốc ngoại tệ của Công ty A sử dụng tỷ giá bình quân liên ngân hàng tháng trớc đợc sử dụng làm tỷ giá hạch toán của tháng
28
sau, cuối tháng Công ty tiến hành đánh giá chênh lệch tỷ giá. Tuy nhiên, khi thực hiện kiểm tra việc đánh giá chênh lệch tỷ giá của các khoản phải trả có gốc ngoại tệ cuối năm, tỷ giá mà Công ty sử dụng có chênh lệch so với tỷ giá bình quân liên ngân hàng tại thời điểm 31/12/01 do KTV thu thập đợc vì vậy KTV đã đa ra bút toán điều chỉnh:
Nợ TK 331: 53.781.169 Có TK : 53.781.169
Một trong những đặc điểm của chu trình mua hàng - thanh toán là số lợng lớn các TK có liên quan. Sau khi thực hiện xong các thủ tục kiểm tra chi tiết đối với các khoản phải trả ngời bán, KTV tiếp tục thực hiện kiểm tra chi tiết đối với các tài khác có liên quan đến chu trình đó là tài khoản thuế GTGT đầu vào đợc khấu trừ và TK hàng tồn kho. Phần tiếp theo của chuyên đề sẽ lần lợt trình bày các vấn đề này.
2.3.2. Kiểm tra chi tiết TK hàng tồn kho
Theo quy trình kiểm toán chung của AASC, trớc khi thực hiện kiểm tra chi tiết hàng tồn kho, KTV sẽ thu thập các thông tin tổng quát về hàng tồn kho tại đơn vị khách hàng và thực hiện thủ tục phân tích. Những thông tin này sẽ rất hữu ích cho KTV trong quá trình kiểm tra tính toán, đối chiếu số liệu để phát hiện ra các sai phạm.
Các thông tin tổng quátvề hàng tồn kho của Công ty B đợc KTV thu thập nh sau:
+ Từ tháng 4/2001 đơn vị mới đi vào sản xuất sản phẩm mới phát sinh việc theo dõi và hạch toán hàng tồn kho.
+ Đơn vị hạch toán hàng tồn kho theo phơng pháp KKTX. + Giá xuất kho đợc tính theo giá bình quân tháng.
+ Đơn vị không in bảng kê nhập xuất, tồn từng loại vật t, thành phẩm không có thẻ kho cho từng loại vật t.
+ Đơn vị đã có phiếu nhập xuất vật t hàng hóa nhng lại không sử dụng trong hạch toán kế toán. Liên 2 của phiếu nhập kho, xuất kho không đợc xé ra khỏi cuống, không đợc chuyển cho kế toán làm căn cứ tính toán hàng tồn kho. Việc hạch toán tăng hàng tồn kho dựa trên chứng từ mua vào.
29
Đối với Công ty A, KTV nhận thấy, hoạt động chính của Công ty là nhận ủy thác nhập khẩu, tất cả hàng mua về sẽ đợc theo dõi trên TK 151 - hàng mua đang đi đờng (hàng đã nhập về cảng), sau khi chờ làm xong thủ tục hải quan sẽ xuất thẳng cho khách hàng không qua kho của doanh nghiệp. Vì vậy, phơng pháp hạch toán luân chuyển hàng tồn kho không ảnh hởng đến việc theo dõi trên TK 151.
Các thủ tục phân tích đợc thực hiện trớc khi tiến hành kiểm tra chi tiết hàng tồn kho bao gồm:
+ So sánh giá trị hàng tồn kho với niên độ kế toán trớc và kế hoạch hoặc định mức dự trữ (nếu có).
+ So sánh tỷ lệ dự phòng giảm giá hàng tồn kho với niên độ kế toán trớc và kế hoạch (nếu có).
+ Xem xét sự biến động của hàng mua, hàng xuất qua các tháng và tìm hiểu nguyên nhân nếu có đột biến.
+ So sánh vòng quay hàng tồn kho qua các năm, tìm ra những biến động bất thờng, và giải thích nguyên nhân.
Khi tiến hành thủ tục kiểm tra chi tiết tại khách hàng A KTV đã bỏ qua thủ tục này. Đối với Công ty B, hầu hết các thủ tục này cũng không đợc thực hiện do đơn vị mới hoạt động không có số liệu kế toán của các năm trớc để tiến hành phân tích. Dựa vào tài liệu hiện có trong niên độ kế toán đợc kiểm toán, KTV chỉ có thể xem xét sự biến động hàng mua qua các tháng.
Sau khi thực hiện thủ tục phân tích, KTV sẽ tiến hành các thủ tục kiểm tra chi tiết. Kiểm tra việc cộng sổ chuyển sổ là công việc đầu tiên KTV tiến hành khi thực hiện kiểm tra chi tiết hàng tồn kho. Mục đích của thủ tục này là nhằm kiểm tra sự khớp đúng số liệu giữa các sổ sách kế toán, BCĐKT, sổ tổng hợp sổ chi tiết, biên bản kiểm kê.
Qua kiểm tra việc cộng sổ chuyển sổ của Công ty B, KTV nhận thấy có số liệu trên bảng cân đối phát sinh khớp đúng với số liệu trên bảng cân đối kế toán nhng thấp hơn số liệu ghi trên sổ cái số tiền là 964 VND. Nguyên nhân của chênh lệch này là do số tiền phát sinh có trên bảng cân đối phát sinh tháng 7 và tháng 8 chênh lệch so với số tiền phát sinh có trên sổ cái TK lần lợt là 1050 VND và -86 VND. Do vậy tổng hợp hai sai phạm này là 964 VND. Tuy nhiên
30
chênh lệch này đợc xác định là sai sót quy mô nhỏ không trọng yếu nên có thể bỏ qua.
Tiến hành kiểm kê vật chất hàng tồn kho là một công việc quan trọng khi tiến hành kiểm tra chi tiết đối với “Hàng tồn kho”. Quá trình tham dự kiểm kê và ghi chép kết quả kiểm kê cẩn thận sẽ giúp cho KTV đánh giá đợc dễ dàng hơn các mục tiêu về tính đầy đủ, tính chính xác, tính hiện hữu, sự đánh giá và tính sở hữu, trình bày và khai báo trong quá trình thực hiện các thủ tục kiểm tra chi tiết sau này.
Trong trờng hợp KTV không thể tham gia kiểm kê hàng tồn kho tại thời điểm kết thúc niên độ kế toán thì KTV sẽ thực hiện thủ tục kiểm toán thay thế là thu thập các tài liệu liên quan đến cuộc kiểm kê mà khách hàng đã thực hiện, phỏng vấn khách hàng về các thủ tục kiểm kê, thông qua đó đánh giá mức độ tin cậy của tài liệu kiểm kê nhận đợc. Nếu có thể, KTV sẽ thực hiện kiểm kê mẫu một số khoản mục quan trọng tại thời điểm kiểm toán.
Các KTV tiến hành kiểm toán tại Công ty B không thể tham gia cuộc kiểm kê hàng tồn kho cuối năm 2001 do tại thời điểm đó, họ cha đợc mời thực hiện kiểm toán. Tuy nhiên với những tài liệu mà khách hàng cung cấp KTV cũng không thể xác định đợc số d của hàng tồn kho tại thời điểm cuối năm. Đối với Công ty A do hàng không đợc lu tại kho của doanh nghiệp nên thủ tục này cũng không đợc tiến hành. Tuy nhiên để xác định số d TK hàng tồn kho của doanh nghiệp tại thời điểm cuối năm, KTV thu thập các chứng từ đối với hàng mua nh hóa đơn nhập khẩu, tờ khai hải quan, thông báo nộp thuế, các hóa đơn tài chính và các chứng từ liên quan khác. Sau khi kiểm tra KTV đi đến kết luận số d TK 151 là hoàn toàn đúng đắn.
Tiếp theo KTV thu thập danh mục hàng tồn kho tại thời điểm khóa sổ kế toán (sổ kế toán chi tiết, sổ kế toán tổng hợp, bảng kê nhập xuất tồn và biên bản kiểm kê) và thực hiện các công việc đối chiếu số d của từng loại mặt hàng trên sổ kế toán chi tiết đối chiếu với sổ kế toán tổng hợp, BCTC. Cách thức tiến hành đợc trình bày trên giấy tờ làm việc F1/1 ( Bảng số 11)
Bảng 11: Trích giấy tờ làm việc của kiểm toán viên
AASC
Tên khách hàng: Công ty A
31
Niên độ kế toán : 1/1 - 31/12/2002 Tham chiếu: F1/1 Khoản mục: TK 151 Ngời thực hiện: HKV Bớc công việc: Ngày thực hiện: 10/4/2003
Stt Diễn giải D đầu kỳ Phát sinh nợ Phát sinh có D cuối kỳ
12 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 Giấy Kraft Gạch chịu lửa Phụ tùng Hoàng Thạch Phụ tùng Bỉm Sơn Phụ tùng Hà Tiên II Phụ tùng Hải Phòng Clinke Thạch cao Phụ tùng Bút Sơn Phụ tùng Nghi Sơn Hạt Nhựa Tổng 0 5.127.668.958 4.458.973.529 0 6.125.775.723 0 0 0 2.961.320.481 0 0 18.673.738.69 ∧ ly 15.677.853.914 77.581.048.079 44.690.517.768 8.233.172.590 22.679.449.504 2.563.639.820 146.167.577.852 22.492.461.538 5.105.908.574 64.758.000 2.853.149.127 348.028.596.766 ∧ 12.447.991.010 76.768.910.843 36.520.648.927 7.348.485.244 26.111.054.939 2.563.639.820 142.227.614.372 22.223.906.662 6.618.335.834 64.758.000 2.853.149.127 335.748.494.778 ∧ 3.229.862.904 5.939.806.194 12.547.902.370 884.687.346 2.694.170.288 0 3.939.963.480 268.554.876 1.448.498.221 0 0 30.953.445.679 Ag ∧ : Đã cộng dồn đúng