Công ty Cổ phần Dịch vụ Trợ giúp Thƣơng mại Khang An:
2.9.1 Nhiệm vụ của kế toán tiền lƣơng:
Đảm bảo tiền lương là đòn bẩy thúc đẩy việc hoàn thành kế hoạch kinh doanh, nâng cao năng suất lao động, vì vậy kế toán tiền lương cần phải thực hiện những nhiệm vụ sau:
- Tổ chức ghi chép một cách thường xuyên, phản ánh tổng hợp và trung thực, kịp thời tình hình sử dụng thời gian lao động và kết quả lao động.
- Thực hiện công tác tính toán chính xác, hợp lý các khoản tiền lương, tiền thưởng và các khoản phụ cấp phải trả cho người lao động.
- Thanh toán kịp thời các khoản phải trả người lao động.
- Kiểm tra thường xuyên việc sử dụng lao động, việc áp dụng các chế độ kế toán về lao động tiền lượng, kinh phí công đoàn, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp.
- Giám sát tình hình thực hiện quỹ lương, cung cấp tài liệu cho các phòng quản lý, chức năng, lập kế toạch quỹ lương các kỳ sau.
- Lập báo cáo tiền lương và các khoản trích theo lương đúng với chế độ kế toán hiện hành và phương pháp kế toán theo quy định.
2.9.2 Phƣơng pháp xây dựng và quản lý quỹ lƣơng:
Tiền lương là khoản tiền doanh nghiệp phải trả cho người lao động theo số lượng và chất lượng lao động mà họ đóng góp cho doanh nghiệp, nhằm đảm bảo đời sống và tái sản xuất sức lao động cho người lao động. Nhận thức được tầm quan trọng của công tác tiền lương, ngay từ khi đi vào hoạt động, công ty đã xây dựng được hệ thống tiền lương đảm bảo thu nhập hợp lý cho người lao động, đồng thời phù hợp với quy định của Nhà nước.
Quỹ tiền lương của công ty bao gồm:
- Tiền lương theo năng suất làm việc của người lao động.
- Tiền lương trả cho người lao động làm việc theo hợp đồng.
- Tiền lương trả cho người lao động do điều động công tác, nghỉ phép đi học, thời gian theo quy định của Nhà nước như nghỉ lễ, nghỉ phép…
- Các phụ cấp ca đêm, làm thêm giờ, thêm ca: các phụ cấp này tùy thuộc vào quy định của Công ty.
- Phụ cấp trách nhiệm, phụ cấp thâm niên, và các loại phụ cấp khác được ghi trong quỹ lương.
- Các khoản tiền thưởng có tính chất thường xuyên, vào những dịp lễ, tết trong năm hoặc ngày kỉ niệm thành lập công ty:
Tiền Tết dương lịch (ngày 1/1 hàng năm). Giỗ tổ Hùng Vương (ngày 10/3 âm lịch).
Tiền ngày Quốc tế Phụ nữ 8/3 cho các nhân viên nữ.
Tiền lễ kỉ niệm giải phóng Miền Nam và Quốc tế lao động 30/4 – 1/5. Tiền lễ Quốc tế thiếu nhi 1/6 cho con em các nhân viên.
Tiền lễ Quốc khánh 2/9.
Các khoản tiền thưởng cho nhân viên và nhóm nhân viên xuất sắc trong công ty nhằm động viên tinh thần làm việc của nhân viên công ty. Hoạt động này mang tính chất thường xuyên, từng tháng, theo quý hoặc 06 tháng 1 lần. Cách thức chi trả sẽ phù thuộc vào tình hình tài chính của công ty, năng suất và chất lượng làm việc, sự gắn bó lâu dài của nhân viên với công ty.
2.9.3 Hình thức trả lƣơng cho ngƣời lao động: 2.9.3.1 Hình thức trả lƣơng theo thời gian:
Công ty áp dụng hình thức trả lương theo thời gian căn cứ thời gian làm việc từng tháng của nhân viên và đúng quy định Nhà nước: ngày làm 8 giờ, ngày công chuẩn một tháng là 26 ngày. Hình thức trả lương này chủ yếu được áp dụng cho các nhân viên thuộc khối quản lý như phòng hành chính nhân sự, kế toán, kinh doanh, kĩ thuật, trung tâm chăm sóc khách hàng.
Nguyên tắc tính lương như sau:
- Nghỉ phép hoặc nghỉ lễ: người lao động không được nghỉ quá 12 ngày phép trong một năm, và không được ứng trước phép.
Lương ngày nghỉ phép hoặc ngày nghỉ lễ = Số ngày nghỉ phép * 100% lương ngày làm việc bình thường.
- Đi làm ngày lễ:
Lương đi làm ngày lễ = Số ngày công đi làm ngày lễ * 300% lương ngày làm việc bình thường.
- Lương làm thêm giờ = Số ngày công làm thêm giờ * 150% lương ngày làm việc bình thường. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
- Lương làm ngày nghỉ cuối tuần = Số ngày công * 200% lương ngày làm việc bình thường.
- Các khoản BHXH chi trả:
- Nghỉ do ốm đau: người lao động không được nghỉ quá 30 ngày trong 1 năm. Lương nghỉ ốm = số ngày nghỉ * 75% * lương căn bản của tháng liền kề trước
khi nghỉ ốm.
- Nghỉ hưởng trợ cấp thai sản: người lao động được nghỉ tối đa 6 tháng.
Lương nghỉ hưởng trợ cấp thai sản = 100% mức lương căn bản bình quân của 6 tháng trước khi nghỉ sinh + 2 tháng lương tối thiểu chung.
Trong đó:
Lương căn bản được công ty thỏa thuận với người lao động khi ký kết hợp đồng lao động chính thức. Năm 2013, mức lương tối thiểu vùng là 2.350.000 (đồng). Lao động của công ty đa phần đã qua đào tạo bài bản, như vậy mức lương căn bản sẽ là: Mức lương tối thiểu vùng * 7% = 2.350.000 * 1.07 = 2.515.000 (đồng).
Các khoản phụ cấp của người lao động được hưởng tùy thuộc vào quy định của Nhà nước và chế độ của công ty.
Các khoản trợ cấp nghỉ do ốm đau và thai sản sẽ được BHXH chi trả thay.
2.9.3.2 Hình thức trả lƣơng theo sản phẩm:
Hình thức trả lương này áp dụng cho đối tượng lao động làm việc và hưởng lương theo năng suất đạt được trong tháng. Do đặc thù là công ty chuyên cung cấp dịch vụ nhân
một cách hợp lý dựa trên doanh thu dự án mà công ty đạt được từ hợp đồng đã ký kết với các đối tác.
Nguyên tắc tính lương như sau:
Tổng thu nhập = (Đơn giá tiền lƣơng * Năng suất) + Các khoản phụ cấp khác
2.9.4 Các khoản khấu trừ vào lƣơng cho ngƣời lao động:
Do số liệu thực tế vào năm 2013 nên tỷ lệ trích các khoản trích theo lương của người lao động sẽ theo quy định hiện hành của Nhà nước năm 2013. Những khoản khấu trừ vào lương của người lao động bao gồm các khoản sau:
- Bảo hiểm xã hội: năm 2013 là 7% trên lương căn bản.
- Bảo hiểm y tế: năm 2013 là 1.5% trên lương căn bản.
- Bảo hiểm thất nghiệp: năm 2013 là 1% trên lương căn bản.
- Công đoàn phí: năm 2013 là 1% trên lương căn bản.
- Thuế Thu nhập cá nhân: theo quy định hiện hành năm 2013. Như vậy tiền lương thực lãnh của người lao động được tính:
Tiền lương thực nhận = Tổng thu nhập – Tổng các khoản khấu trừ.
2.9.5 Minh họa về cách tính lƣơng cho ngƣời lao động: Minh họa 1:
Tính lương cho chị Trần Thụy Hoàng Thy:
- Đặc điểm công việc: chị Trần Thụy Hoàng Thy là nhân viên kinh doanh thuộc bộ phận Văn phòng của công ty, chịu trách nhiệm theo dõi các dự án quản lý nhân sự. Chị Trần Thụy Hoàng Thy được thanh toán lương dựa trên số ngày công làm việc trong một tháng.
- Công thực tế tháng 08/2013: 21 (ngày)
- Nghỉ phép: 1 (ngày)
- Công hưởng tiền ăn giữa ca: 21 (ngày)
- Lương căn bản đóng BHXH: 2.690.000 (đồng) (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
- Tiền ăn giữa ca: 15.000 (đồng)/công
- Thu nhập theo thỏa thuận hợp đồng: 6.690.000 (đồng)
- Tổng thu nhập bao gồm:
- Tiền ăn giữa ca: 15.000 * 21 = 315.000 (đồng)
- Tổng thu nhập = 6.385.910 + 315.000 + 304.090 = 7.005.000 (đồng)
- Các khoản khấu trừ:
o Bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp theo quy định. o Tổng tiền bảo hiểm phải thu = 9.5% * 2.690.000 = 255.550 (đồng). o Công đoàn phí (1%) = 1% * 2.690.000 = 26.900 (đồng).
o Thuế TNCN không có do thu nhập tính thuế dưới 9.000.000 (đồng).
Tạm ứng lƣơng: 2.000.000 (đồng).
Tổng các khoản khấu trừ = 255.550 + 26.900 + 2.000.000 = 2.282.450 (đồng) Tổng thực nhận = Tổng thu nhập – Tổng các khoản khấu trừ
= 7.005.000 – 2.282.450 = 4.722.550 (đồng) Minh họa 2:
Tính lương cho chị Hoàng Thị Thanh Nhàn:
- Đặc điểm công việc: Chị Hoàng Thị Thanh Nhàn là điện thoại viên Bộ phận Chăm sóc khách hàng Song Ngư. Cung ứng điện thoại viên tổng đài chăm sóc khách hàng mạng điện thoại di động Vinaphone là một trong số các loại hình dịch vụ kinh doanh của công ty. Chị Hoàng Thị Thanh Nhàn sẽ được thanh toán lương bằng hình thức lương sản phẩm. Sản phẩm ở đây là năng suất làm việc hay tổng thời gian mà chị Hoàng Thị Thanh Nhàn tiếp nhận và trả lời thắc mắc của khách hàng gọi đến tổng đài chăm sóc khách hàng Vinaphone, được quy đổi theo block, một block tương đương với 60s.
- Chức vụ: Điện thoại viên Bộ phận Song Ngư.
- Năng suất thực tế trong tháng 08/2013: 23.947 block (1 block = 60s).
- Công ca đêm: 2 công.
- Công sản phẩm: 27 công.
- Nghỉ phép: 1 ngày.
- Lương căn bản: 2.515.000 (đồng)
- Trong đó: Đơn giá tiền lương: 400đ/block.
- Phụ cấp ca đêm: 40.000 (đồng)/công.
- Tổng thu nhập bao gồm:
o Lương thực tế = (23.947 * 400) + [(2*40.000)+(27*2.000)] + (2.515.000/26*1) o = 9.809.668 (đồng)
o Năng suất thưởng theo chế độ của công ty = 23.947 * 50 = 478.946 (đồng) o Tổng thu nhập = Lương thực tế + Lương thưởng = 10.288.614 (đồng)
- Các khoản khấu trừ:
o Bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp theo quy định. o Tổng tiền bảo hiểm phải thu = 9.5% * 2.515.000 = 238.925 (đồng). o Công đoàn phí (1%) = 1% * 2.515.000 = 25.150 (đồng)
o Thuế TNCN:
o Thu nhập tính thuế = 10.288.614 – 238.925 – 9.000.000 = 1.049.689 (đồng) o Thuế TNCN = 1.049.689 * 5% = 52.484 (đồng)
Tổng các khoản khấu trừ = 238.925 + 52.484 + 25.150 = 316.559 (đồng). Tiền lƣơng tạm ứng trong tháng = 500.000 (đồng).
Tổng thực nhận = Tổng thu nhập – Tiền lƣơng tạm ứng - Tổng các khoản khấu trừ theo lƣơng = 10.288.614 – 500.000 – 316.559 = 9.472.055 (đồng). (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
2.9.6 Thực tế hạch toán chi tiết tiền lƣơng và các khoản trích theo lƣơng tại Công ty Cổ phần Dịch vụ Trợ giúp Thƣơng mại Khang An:
2.9.6.1 Tài khoản sử dụng và sổ sách kế toán:
Bao gồm những tài khoản sau:- Tài khoản 3341: Phải trả công nhân viên. - Tài khoản 3335: Thuế thu nhập cá nhân - Tài khoản 3382: Kinh phí công đoàn - Tài khoản 3383: Bảo hiểm xã hội - Tài khoản 3384: Bảo hiểm y tế
- Tài khoản 3389: Bảo hiểm thất nghiệp Các sổ kế toán sử dụng: - Nhật ký chung
- Sổ chi tiết tài khoản 3335, 3382, 3383, 3384, 3389 - Sổ cái tổng hợp
2.9.6.2 Chứng từ kế toán:
- Bảng chi tiền phụ cấp.
- Bảng tạm ứng lương chuyển khoản/tiền mặt.
- Bảng thanh toán lương.
- Lệnh chuyển tiền ngân hàng và ủy nhiệm chi ngân hàng .
- Bảng chi tiền mặt (nếu có).
2.9.6.3 Quy trình luân chuyển chứng từ chung:
Hàng tháng người phụ trách chấm công từng bộ phận nộp bảng chấm công và bảng năng suất (nếu có) cho phòng Tổ chức Hành chính xác nhận. Sau khi phòng TCHC xác nhận bằng chữ ký sẽ chuyển các chứng từ này cho Kế toán Tiền lương tổng hợp và lập bảng thanh toán lương của tháng.
Kế toán căn cứ bảng chấm công để tính lương theo công việc, sau đó lập bảng thanh toán lương và lệnh chuyển tiền hoặc bảng chi tiền mặt (nếu có) chi tiết cho từng bộ phận. Bên cạnh đó, hàng tháng , kế toán lập bảng thanh toán tiền ốm đau, thai sản dựa trên bảng duyệt chi thanh toán của Cơ quan Bảo hiểm xã hội.
Các chứng từ trên phải có đầy đủ chữ ký của kế toán tiền lương, trưởng phòng tổ chức hành chính, kế toán trưởng và giám đốc phê duyệt. Kế toán tiền lương sẽ chuyển chứng từ sang kế toán tổng hợp, kế toán tổng hợp đối chiếu với lượng tiền còn trong tài khoản ngân hàng công ty và sổ quỹ tiền mặt của thủ quỹ (nếu cần thiết). Sau đó kế toán tiền lương sẽ phối hợp với kế toán tổng hợp để đi lương chuyển khoản cũng như thanh toán chế độ bảo hiểm cho người lao động.
Những chứng từ liên quan sẽ được kế toán tổng hợp lưu trữ và từ đó đối chiếu để ghi sổ và nhập dữ liệu vào phần mềm kế toán, dưới sự theo dõi của kế toán trưởng.
Hình 2.1: Lƣu đồ chứng từ tiền lƣơng tại Công ty Cổ phần Dịch vụ Trợ giúp Thƣơng mại Khang An
Phòng Tổ chức Hành chính Kế toán – Tiền lƣơng Kế toán tổng hợp
Đối chiếu, ghi sổ chi tiết Phiếu chi tiền mặt
2
Phiếu chi tiền mặt
Bảng thanh toán lương đã ký xác nhận 1 2 SCT 3341 SNK C Nhập liệu Lệnh chuyển tiền 2 Lệnh chuyển tiền đã ký xác nhận 1
Phiếu chi tiền mặt
2
Phiếu chi tiền mặt 1 Bảng thanh toán lương đã ký xác nhận Lệnh chuyển tiền 2 Lệnh chuyển tiền đã ký xác nhận 1
Tính lương dựa trên nguyên tắc tính lương
Ký xác nhận, thực hiện lệnh chuyển tiền và phiếu chi tiền mặt
Lệnh chuyển tiền 2 Lệnh chuyển tiền đã ký xác nhận 1 Bảng thanh toán lương Bảng thanh toán lương Bảng năng suất đã ký xác nhận Bảng chấm công đã ký xác nhận Bảng thanh toán lương đã ký xác nhận
Phiếu chi tiền mặt
2 (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Phiếu chi tiền mặt 1 Bảng thanh toán lương đã ký xác nhận 2 Lệnh chuyển tiền Lệnh chuyển tiền, phiếu chi tiền mặt Bảng năng suất đã ký xác nhận Bảng chấm công đã ký xác nhận 3 BP Chăm sóc khách hàng Kiểm tra và ký xác nhận 1 Bảng năng suất đã ký xác nhận Bảng chấm công đã ký xác nhận Bảng năng suất đã ký xác nhận Bảng chấm công đã ký xác nhận Bảng chấm công 2 2 Bảng chấm công 1 Bảng năng suất 2 Bảng năng suất 3 Bảng thanh toán lương đã ký xác nhận
Hình 2.2: Lƣu đồ chứng từ các khoản trích theo lƣơng tại Công ty Cổ phần Dịch vụ Trợ giúp Thƣơng mại Khang An
Kế toán – Tiền lƣơng Kế toán tổng hợp
Đối chiếu bảng thanh toán lương và hồ sơ BHXH Ký xác nhận 2 Bảng phân bổ BHXH, BHYT, BHTN Bắt đầu Bảng phân bổ BHXH, BHYT, BHTN Phòng TCHC Danh sách nhận tiền ốm
đau thai sản nhận tiền ốm Danh sách đau thai sản Bảng phân bổ BHXH, BHYT, BHTN đã ký xác nhận 2 Danh sách nhận tiền ốm đau thai sản đã ký xác nhận Bảng phân bổ BHXH, BHYT, BHTN đã ký xác nhận Danh sách nhận tiền ốm đau thai sản đã ký xác nhận
Đối chiếu, ghi sổ chi tiết 2 SCT 338 SNK C Nhập liệu Bảng phân bổ BHXH, BHYT, BHTN đã ký xác nhận tiền ốm đau thai Danh sách nhận
sản đã ký xác nhận
Bảng phân bổ BHXH, BHYT, BHTN đã ký xác nhận Danh sách nhận tiền ốm đau thai
2.9.6.4 Hạch toán phải trả công nhân viên và các khoản trích theo lƣơng của công nhân viên:
2.9.6.4.1 Hạch toán lƣơng phải trả và các khoản trích theo lƣơng của công nhân viên bộ phận CSKH Song Ngƣ tháng 08/2013:
Chứng từ kế toán gồm có:
Bảng chấm công và tổng hợp năng suất tháng 08/2013 bộ phận Song Ngư. Bảng lương tháng 08/2013 bộ phận Song Ngư.
Bảng thanh toán lương chuyển khoản tháng 08/2013 bộ phận Song Ngư kèm Ủy nhiệm chi ngân hàng VIB ngày 16/09/2013.
Bảng chi tiền mặt tháng 08/2013 bộ phận Song Ngư kèm phiếu chi số PC- 1309/019 ngày 16/09/2013.
Tài khoản kế toán sử dụng: Tài khoản 334 - Tiền lương phải trả công nhân viên Tài khoản 338 - Các khoản trích theo lương
Thời gian tạm ứng lương của bộ phận này là vào ngày cuối cùng trong tháng và thanh