- Tổ chức: Xây dựng cơ cấu tổ chức, định hướng phát triển nguồn nhân lực phục vụ nhu cầu phát triển các hoạt động SXKD của Công ty; Tuyển dụng, phổ biến quy định của Công ty đến người lao động; Thực hiện công tác tổ chức nhân sự của Công ty; Xây dựng quy chế quy định về lương, thưởng và các chế độ phúc lợi cho người lao động; Theo dõi thực hiện việc ký kết hợp đồng lao động và các chế độ chính sách cho người lao động; Quản lý, giám sát việc thực hiện Nội quy lao động của CBCNV Công ty.
- Hành chính: Quản lý phòng ốc, công cụ tài sản, con dấu, hồ sơ tài liệu của Công ty; Tổ chức thực hiện công tác văn thư lưu trữ; Phục vụ mua sắm hành chính, chăm lo công tác đời sống sức khỏe của CBCNV; Tổ chức các cuộc hội họp và đón tiếp khách; Giao dịch với các đối tác khách hàng có quan hệ với Công ty. 2.4.2 Phòng Tài chính - Kế toán: Hội Đồng Quản Trị Giám Đốc Chi nhánh Hà Nội Phòng TCHC Phòng TCKT Phòng ĐT & QLCL Phòng Kinh Doanh Trung tâm CSKH Bộ phận
- Tổ chức hạch toán kế toán tài chính hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty; Tổng hợp kết quả và phân tích hiệu quả hoạt động kinh doanh. Theo dõi, quản lý doanh thu, chi phí, công nợ của Công ty; Tính lương thưởng cho người lao động; Giao dịch với đối tác và ngân hàng; Lập các báo cáo tài chính theo quy định.
2.4.3 Phòng Kinh doanh:
- Tư vấn định hướng chiến lược phát triển của Công ty; Thực hiện việc xây dựng và kiểm soát kế hoạch SXKD của Công ty hàng năm; Triển khai công tác tiếp thị và bán hàng; Tham gia đấu thầu; Thực hiện việc quảng bá các dịch vụ của Công ty trên các phương tiện thông tin đại chúng một cách có hiệu quả; Tìm kiếm khách hàng mới, mở rộng dịch vụ, mở rộng thị trường; Nghiên cứu thăm dò thị trường, nhu cầu khách hàng, đối tác, tìm hiểu thông tin về các đối thủ cạnh tranh và có những đề xuất để góp phần phát triển các hoạt động SXKD của Công ty; Lập các báo cáo bán hàng, doanh thu hàng tháng, quý. Giao dịch với các đối tác khách hàng để thực hiện nhiệm vụ được giao.
2.4.4 Phòng Đào tạo – Quản lý chất lƣợng:
- Đào tạo: Thực hiện công tác đào tạo và tái đào tạo về kỹ năng và nghiệp vụ chăm sóc khách hàng cho CBCNV thuộc Trung tâm Dịch vụ khách hàng của công ty; Thực hiện cung cấp các dịch vụ đào tạo theo yêu cầu khách hàng; Giao dịch với các bộ phận nghiệp vụ của đối tác khách hàng có liên quan đến công tác đào tạo của Công ty; Thường xuyên cập nhật thông tin, tài liệu và các phương tiện hỗ trợ đào tạo mới để nhằm ngày càng nâng cao chất lượng công tác đào tạo của Công ty.
- Quản lý chất lượng: Tổ chức giám sát, đánh giá chất lượng trả lời khách hàng của CBCNV các bộ phận chắm sóc khách hàng trong Công ty; Phân tích,đánh giá và tổng hợp số liệu về chất lượng hàng tháng làm căn cứ để thưởng chất lượng; Hướng dẫn truyền đạt những kinh nghiệm xử lý các cuộc gọi khó cho CBCNV các bộ phận chắm sóc khách hàng; Đề xuất và tổ chức thực hiện các biện pháp nhằm nâng cao chất lượng trả lời khách hàng của các bộ phận CSKH trong Công ty. Phối hợp với bộ phận có liên quan của đối tác để giải
quyết các vấn đề về chất lượng và phản ánh khiếu nại của khách hàng đối với Công ty.
2.4.5 Trung tâm Chăm sóc khách hàng:
- Tổ chức triển khai thực hiện dịch vụ chăm sóc khách hàng cho các đối tác theo các hợp đồng Công ty đã ký kết; Thắt chặt công tác quản lý, kiểm tra, đôn đốc CBCNV làm công tác CSKH nhằm đạt được năng suất cao nhất; Sắp xếp phân bổ ca trực hợp lý tạo điều kiện cho người lao động có thể gắn bó được với công việc; Quan tâm chia sẻ những kinh nghiệm và hỗ trợ kịp thời những khó khăn về nghiệp vụ cho CBCNV làm công tác CSKH nhằm phục vụ và đáp ứng nhu cầu khách hàng một cách tốt nhất; Thống kê, tổng hợp và phân tích số liệu về lưu lượng cuộc gọi, tỷ lệ phục vụ và năng suất hàng tháng nhằm có những biện pháp kịp thời để nâng cao năng suất cho Công ty. Giao dịch với các bộ phận nghiệp vụ của đối tác khách hàng có liên quan đến công tác nghiệp vụ chăm sóc khách hàng của Công ty; Nghiên cứu, tìm hiểu các mô hình Call center của các nước tiên tiến trên thế giới để học hỏi và áp dụng vào Call center của Công ty.
- Thực hiện công tác lắp đặt, bảo trì sửa chữa máy móc thiết bị văn phòng của Công ty; Quản trị hệ thống tổng đài Call center, mạng nội bộ; Nghiên cứu, cập nhật và ứng dụng các thông tin kỹ thuật tiên tiến phục vụ việc nâng cao năng suất của máy móc thiết bị và hiệu quả làm việc của CBCNV; Phối hợp với các nhà cung cấp thiết bị, dịch vụ đường truyền thực hiện các công việc liên quan đến lĩnh vực kỹ thuật đã được giao; Khắc phục lỗi và các sự cố kỹ thuật về máy tính, điện, mạng, đường truyền và các thiết bị văn phòng khác của Công ty; Thực hiện công tác hướng dẫn đào tạo sử dụng máy móc thiết bị cho CBCNV Công ty.
2.5 Tình hình nhân sự đối với hoạt động kinh doanh của Công ty hiện nay: Bảng 2.1 Tình hình nhân sự tại công ty Bảng 2.1 Tình hình nhân sự tại công ty
NHÂN SỰ 2012 2013
Nhân viên công ty 669 ngƣời 579 ngƣời
Tổng số lao động của Công ty trong năm 2013 giảm so với năm 2012. Việc giảm số lượng lao động phụ thuộc vào số hợp đồng kinh tế mà công ty ký kết trong năm, và số lượng nhân sự cần thiết để đáp ứng các dự án. Trong hai năm 2012 và 2013, số lượng nhân sự của công ty đã giảm đi 13.5 % so với năm ngoái do tình hình kinh tế ngày càng khó khăn và nhu cầu đối tác đòi hỏi người lao động phải có trình độ chuyên môn cao.
Công ty Cổ phần Dịch vụ Trợ giúp Thương mại Khang An chuyên cung cấp dịch vụ nhân sự, đặc biệt là điện thoại viên chăm sóc khách hàng lĩnh vực điện tử viễn thông, tính đến tháng 12/2013, tổng số lao động ở công ty là 579, cụ thể như sau:
Bảng 2.3: Số lƣợng nhân sự Khoản mục 12/12 Trung cấp Cao đẳng Đại học Tổng số Số lượng 111 191 143 134 579 Nguồn: Phòng Tổ chức – Hành chính 2.6 Doanh số: Bảng 2.2: Doanh số Đơn vị: VNĐ Năm 2012 2013 Doanh thu 55.682.446.995 55.440.177.910
Nguồn: Phòng Kế toán – Tài Chính
Biến động kinh tế những năm gần đây đã khiến doanh thu của công ty giảm đi khoảng 0.4% , sự giảm sút này là không đáng kể.
2.7 Tổ chức công tác kế toán của Công ty:
2.7.1 Cơ cấu bộ máy kế toán:
Tổ chức bộ máy kế toán của công ty được tổ chức theo hình thức chuyên sâu và tổng hợp. Mỗi người được phân công phụ trách một mảng công việc nhất định, do vậy công tác kế toán không bị chồng chéo lên nhau.
Sơ đồ 2.2: Bộ máy kế toán
Kế toán trưởng Kế toán tổng
2.7.2 Tổ chức hoạt động:
Phòng Kế toán của Công ty Cổ phần Dịch vụ Trợ giúp Thương mại Khang An gồm có 5 người: 1 Kế toán trưởng, 1 Kế toán tổng hợp, 2 Kế toán tiền lương và 1 Thủ quỹ.
2.7.3 Chức năng và nhiệm vụ:
Chức năng của phòng kế toán: giúp ban giám đốc chỉ đạo thực hiện toàn bộ chính sách của Nhà nước về quản lý tài chính.
Nhiệm vụ của phòng kế toán: thực hiện ghi chép phản ánh toàn bộ nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào các tài khoản có liên quan. Lập báo cáo cung cấp số liệu, tài liệu của công ty theo yêu cầu của giám đốc và cơ quan quản lý Nhà nước. Lập kế hoạch, kế toán tài chính, tham mưu cho giám đốc về các quyết định trong việc quản lý công ty.
2.7.4 Công tác tổ chức kế toán: Kế toán trƣởng: Kế toán trƣởng: (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
- Chịu trách nhiệm trước ban giám đốc và các cơ quan pháp luật về toàn bộ công việc kế toán của mình tại công ty.
- Có nhiệm vụ theo dõi chung và hướng dẫn tổ chức phân công kiểm tra các công việc của nhân viên kế toán.
Kế toán tổng hợp:
- Tổ chức ghi chép tổng hợp số liệu về tình hình tài chính, thực hiện việc thanh toán với nội bộ công ty, bảo quản lưu giữ hồ sơ, tài liệu, số liệu kế toán, thông tin ké toán và cung cấp tài liệu cho các bộ phận có liên quan kể cả bên ngoài.
- Tập hợp số liệu từ thủ quỹ để lập báo cáo tài chính cho công ty và các chi phí có liên quan để tính giá thành sản phẩm và xác định kết quả hoạt động kinh doanh, đồng thời theo dõi tài khoản tiền gửi ngân hàng, thu, chi tại tại ngân hàng và báo cáo thường xuyên lên kế toán trưởng.
- Lên bảng cân đối tháng, quý và bảng quyết toán năm dưới sự hướng dẫn của kế toán truởng. Báo cáo thuế thu nhập cá nhân, thuế thu nhập doanh nghiệp và cuối năm kết sổ kế toán và in các báo cáo tài chính.
Kế toán tiền lƣơng:
- Tổ chức ghi chép, phản ánh kịp thời, đầy đủ tình hình hiện có và sự biến động về số lượng, chất lượng lao động, tình hình dùng thời gian lao động và kết quả
- Tính toán chính xác, kịp thời, đúng chính sách chế độ về các khoản tiền lương, tiền thưởng và các khoản trợ cấp phải trả cho người lao động. Tính toán và phân bổ chính xác các khoản tiền lương, khoản trích BHXH, BHYT, KPCĐ vào chi phí.
- Lập báo cáo về lao động, tiền lương và các khoản trích theo lương thuộc phạm vi trách nhiệm của kế toán.
Thủ quỹ:
- Theo dõi ghi chép và hạch toán các chứng từ ban đầu dưới sự chỉ đạo của kế toán truởng. Căn cứ phiếu thu, phiếu chi để thực hiện công việc hạch toán thu chi hàng ngày.
- Thường xuyên đối chiếu số liệu kế toán với số tiền trong quỹ để tránh tình trạng thất thoát.
2.8 Chế độ kế toán và hệ thống thông tin kế toán:
- Kỳ kế toán: bắt đầu từ ngày 01 - 01 kết thúc vào ngày 31 – 12.
- Đơn vị tiền tệ sử dụng trong kế toán: Tiền đồng Việt Nam.
- Chế độ kế toán áp dụng: Chế độ kế toán doanh nghiệp ban hành theo Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20 tháng 03 năm 2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính và các Thông tư hướng dẫn sửa đổi bổ sung chế độ kế toán của Bộ Tài chính.
- Tuyên bố về tuân thủ Chuẩn mực kế toán và chế độ kế toán: Báo cáo tài chính được lập và trình bày phù hợp với các Chuẩn mực và Chế độ kế toán Việt Nam.
- Hình thức kế toán nhật ký chung. Kế toán máy vi tính theo hình thức sổ kế toán Nhật kí chung trên chương trình phần mềm kế toán: Misa SME.NET 2010.
Sơ đồ 2.3: Hình thức kế toán của công ty
Ghi chú:
Ghi hàng ngày Ghi định kỳ Đối chiếu
Sơ đồ 2.4: Trình tự ghi sổ kế toán trên máy vi tính tại công ty Các chứng từ gốc:
- Bảng thanh toán tiền lương - Bảng thanh toán BHXH - Phiếu chi SỔ NHẬT KÝ CHUNG SỔ NHẬT KÝ ĐẶC BIỆT SỔ CHI TIẾT TK 334, 338 BẢNG TỔNG HỢP CHI TIẾT
SỔ CÁI TÀI KHOẢN 334, 338
BÁO CÁO TÀI CHÍNH
BẢNG CÂN ĐỐI SỐ PHÁT SINH MÁY VI TÍNH Chứng từ kế toán Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại Phần mềm kế toán máy MISA SME.NET2010 - Sổ kế toán - Sổ tổng hợp - Sổ chi tiết BÁO CÁO TÀI CHÍNH
Ghi chú:
Ghi hàng ngày Ghi định kỳ Đối chiếu
2.9 Thực tế công tác hạch toán tiền lƣơng và các khoản phải trích theo lƣơng tại Công ty Cổ phần Dịch vụ Trợ giúp Thƣơng mại Khang An: Công ty Cổ phần Dịch vụ Trợ giúp Thƣơng mại Khang An: (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
2.9.1 Nhiệm vụ của kế toán tiền lƣơng:
Đảm bảo tiền lương là đòn bẩy thúc đẩy việc hoàn thành kế hoạch kinh doanh, nâng cao năng suất lao động, vì vậy kế toán tiền lương cần phải thực hiện những nhiệm vụ sau:
- Tổ chức ghi chép một cách thường xuyên, phản ánh tổng hợp và trung thực, kịp thời tình hình sử dụng thời gian lao động và kết quả lao động.
- Thực hiện công tác tính toán chính xác, hợp lý các khoản tiền lương, tiền thưởng và các khoản phụ cấp phải trả cho người lao động.
- Thanh toán kịp thời các khoản phải trả người lao động.
- Kiểm tra thường xuyên việc sử dụng lao động, việc áp dụng các chế độ kế toán về lao động tiền lượng, kinh phí công đoàn, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp.
- Giám sát tình hình thực hiện quỹ lương, cung cấp tài liệu cho các phòng quản lý, chức năng, lập kế toạch quỹ lương các kỳ sau.
- Lập báo cáo tiền lương và các khoản trích theo lương đúng với chế độ kế toán hiện hành và phương pháp kế toán theo quy định.
2.9.2 Phƣơng pháp xây dựng và quản lý quỹ lƣơng:
Tiền lương là khoản tiền doanh nghiệp phải trả cho người lao động theo số lượng và chất lượng lao động mà họ đóng góp cho doanh nghiệp, nhằm đảm bảo đời sống và tái sản xuất sức lao động cho người lao động. Nhận thức được tầm quan trọng của công tác tiền lương, ngay từ khi đi vào hoạt động, công ty đã xây dựng được hệ thống tiền lương đảm bảo thu nhập hợp lý cho người lao động, đồng thời phù hợp với quy định của Nhà nước.
Quỹ tiền lương của công ty bao gồm:
- Tiền lương theo năng suất làm việc của người lao động.
- Tiền lương trả cho người lao động làm việc theo hợp đồng.
- Tiền lương trả cho người lao động do điều động công tác, nghỉ phép đi học, thời gian theo quy định của Nhà nước như nghỉ lễ, nghỉ phép…
- Các phụ cấp ca đêm, làm thêm giờ, thêm ca: các phụ cấp này tùy thuộc vào quy định của Công ty.
- Phụ cấp trách nhiệm, phụ cấp thâm niên, và các loại phụ cấp khác được ghi trong quỹ lương.
- Các khoản tiền thưởng có tính chất thường xuyên, vào những dịp lễ, tết trong năm hoặc ngày kỉ niệm thành lập công ty:
Tiền Tết dương lịch (ngày 1/1 hàng năm). Giỗ tổ Hùng Vương (ngày 10/3 âm lịch).
Tiền ngày Quốc tế Phụ nữ 8/3 cho các nhân viên nữ.
Tiền lễ kỉ niệm giải phóng Miền Nam và Quốc tế lao động 30/4 – 1/5. Tiền lễ Quốc tế thiếu nhi 1/6 cho con em các nhân viên.
Tiền lễ Quốc khánh 2/9.
Các khoản tiền thưởng cho nhân viên và nhóm nhân viên xuất sắc trong công ty nhằm động viên tinh thần làm việc của nhân viên công ty. Hoạt động này mang tính chất thường xuyên, từng tháng, theo quý hoặc 06 tháng 1 lần. Cách thức chi trả sẽ phù thuộc vào tình hình tài chính của công ty, năng suất và chất lượng làm việc, sự gắn bó lâu dài của nhân viên với công ty.
2.9.3 Hình thức trả lƣơng cho ngƣời lao động: 2.9.3.1 Hình thức trả lƣơng theo thời gian:
Công ty áp dụng hình thức trả lương theo thời gian căn cứ thời gian làm việc từng tháng của nhân viên và đúng quy định Nhà nước: ngày làm 8 giờ, ngày công chuẩn một