Bảng 2.1 Tình hình nhân sự tại công ty
NHÂN SỰ 2012 2013
Nhân viên công ty 669 ngƣời 579 ngƣời
Tổng số lao động của Công ty trong năm 2013 giảm so với năm 2012. Việc giảm số lượng lao động phụ thuộc vào số hợp đồng kinh tế mà công ty ký kết trong năm, và số lượng nhân sự cần thiết để đáp ứng các dự án. Trong hai năm 2012 và 2013, số lượng nhân sự của công ty đã giảm đi 13.5 % so với năm ngoái do tình hình kinh tế ngày càng khó khăn và nhu cầu đối tác đòi hỏi người lao động phải có trình độ chuyên môn cao.
Công ty Cổ phần Dịch vụ Trợ giúp Thương mại Khang An chuyên cung cấp dịch vụ nhân sự, đặc biệt là điện thoại viên chăm sóc khách hàng lĩnh vực điện tử viễn thông, tính đến tháng 12/2013, tổng số lao động ở công ty là 579, cụ thể như sau:
Bảng 2.3: Số lƣợng nhân sự Khoản mục 12/12 Trung cấp Cao đẳng Đại học Tổng số Số lượng 111 191 143 134 579 Nguồn: Phòng Tổ chức – Hành chính 2.6 Doanh số: Bảng 2.2: Doanh số Đơn vị: VNĐ Năm 2012 2013 Doanh thu 55.682.446.995 55.440.177.910
Nguồn: Phòng Kế toán – Tài Chính
Biến động kinh tế những năm gần đây đã khiến doanh thu của công ty giảm đi khoảng 0.4% , sự giảm sút này là không đáng kể.
2.7 Tổ chức công tác kế toán của Công ty:
2.7.1 Cơ cấu bộ máy kế toán:
Tổ chức bộ máy kế toán của công ty được tổ chức theo hình thức chuyên sâu và tổng hợp. Mỗi người được phân công phụ trách một mảng công việc nhất định, do vậy công tác kế toán không bị chồng chéo lên nhau.
Sơ đồ 2.2: Bộ máy kế toán
Kế toán trưởng Kế toán tổng
2.7.2 Tổ chức hoạt động:
Phòng Kế toán của Công ty Cổ phần Dịch vụ Trợ giúp Thương mại Khang An gồm có 5 người: 1 Kế toán trưởng, 1 Kế toán tổng hợp, 2 Kế toán tiền lương và 1 Thủ quỹ.
2.7.3 Chức năng và nhiệm vụ:
Chức năng của phòng kế toán: giúp ban giám đốc chỉ đạo thực hiện toàn bộ chính sách của Nhà nước về quản lý tài chính.
Nhiệm vụ của phòng kế toán: thực hiện ghi chép phản ánh toàn bộ nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào các tài khoản có liên quan. Lập báo cáo cung cấp số liệu, tài liệu của công ty theo yêu cầu của giám đốc và cơ quan quản lý Nhà nước. Lập kế hoạch, kế toán tài chính, tham mưu cho giám đốc về các quyết định trong việc quản lý công ty.
2.7.4 Công tác tổ chức kế toán: Kế toán trƣởng: Kế toán trƣởng:
- Chịu trách nhiệm trước ban giám đốc và các cơ quan pháp luật về toàn bộ công việc kế toán của mình tại công ty.
- Có nhiệm vụ theo dõi chung và hướng dẫn tổ chức phân công kiểm tra các công việc của nhân viên kế toán.
Kế toán tổng hợp:
- Tổ chức ghi chép tổng hợp số liệu về tình hình tài chính, thực hiện việc thanh toán với nội bộ công ty, bảo quản lưu giữ hồ sơ, tài liệu, số liệu kế toán, thông tin ké toán và cung cấp tài liệu cho các bộ phận có liên quan kể cả bên ngoài.
- Tập hợp số liệu từ thủ quỹ để lập báo cáo tài chính cho công ty và các chi phí có liên quan để tính giá thành sản phẩm và xác định kết quả hoạt động kinh doanh, đồng thời theo dõi tài khoản tiền gửi ngân hàng, thu, chi tại tại ngân hàng và báo cáo thường xuyên lên kế toán trưởng.
- Lên bảng cân đối tháng, quý và bảng quyết toán năm dưới sự hướng dẫn của kế toán truởng. Báo cáo thuế thu nhập cá nhân, thuế thu nhập doanh nghiệp và cuối năm kết sổ kế toán và in các báo cáo tài chính.
Kế toán tiền lƣơng:
- Tổ chức ghi chép, phản ánh kịp thời, đầy đủ tình hình hiện có và sự biến động về số lượng, chất lượng lao động, tình hình dùng thời gian lao động và kết quả
- Tính toán chính xác, kịp thời, đúng chính sách chế độ về các khoản tiền lương, tiền thưởng và các khoản trợ cấp phải trả cho người lao động. Tính toán và phân bổ chính xác các khoản tiền lương, khoản trích BHXH, BHYT, KPCĐ vào chi phí.
- Lập báo cáo về lao động, tiền lương và các khoản trích theo lương thuộc phạm vi trách nhiệm của kế toán.
Thủ quỹ:
- Theo dõi ghi chép và hạch toán các chứng từ ban đầu dưới sự chỉ đạo của kế toán truởng. Căn cứ phiếu thu, phiếu chi để thực hiện công việc hạch toán thu chi hàng ngày. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
- Thường xuyên đối chiếu số liệu kế toán với số tiền trong quỹ để tránh tình trạng thất thoát.
2.8 Chế độ kế toán và hệ thống thông tin kế toán:
- Kỳ kế toán: bắt đầu từ ngày 01 - 01 kết thúc vào ngày 31 – 12.
- Đơn vị tiền tệ sử dụng trong kế toán: Tiền đồng Việt Nam.
- Chế độ kế toán áp dụng: Chế độ kế toán doanh nghiệp ban hành theo Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20 tháng 03 năm 2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính và các Thông tư hướng dẫn sửa đổi bổ sung chế độ kế toán của Bộ Tài chính.
- Tuyên bố về tuân thủ Chuẩn mực kế toán và chế độ kế toán: Báo cáo tài chính được lập và trình bày phù hợp với các Chuẩn mực và Chế độ kế toán Việt Nam.
- Hình thức kế toán nhật ký chung. Kế toán máy vi tính theo hình thức sổ kế toán Nhật kí chung trên chương trình phần mềm kế toán: Misa SME.NET 2010.
Sơ đồ 2.3: Hình thức kế toán của công ty
Ghi chú:
Ghi hàng ngày Ghi định kỳ Đối chiếu
Sơ đồ 2.4: Trình tự ghi sổ kế toán trên máy vi tính tại công ty Các chứng từ gốc:
- Bảng thanh toán tiền lương - Bảng thanh toán BHXH - Phiếu chi SỔ NHẬT KÝ CHUNG SỔ NHẬT KÝ ĐẶC BIỆT SỔ CHI TIẾT TK 334, 338 BẢNG TỔNG HỢP CHI TIẾT
SỔ CÁI TÀI KHOẢN 334, 338
BÁO CÁO TÀI CHÍNH
BẢNG CÂN ĐỐI SỐ PHÁT SINH MÁY VI TÍNH Chứng từ kế toán Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại Phần mềm kế toán máy MISA SME.NET2010 - Sổ kế toán - Sổ tổng hợp - Sổ chi tiết BÁO CÁO TÀI CHÍNH
Ghi chú:
Ghi hàng ngày Ghi định kỳ Đối chiếu
2.9 Thực tế công tác hạch toán tiền lƣơng và các khoản phải trích theo lƣơng tại Công ty Cổ phần Dịch vụ Trợ giúp Thƣơng mại Khang An: Công ty Cổ phần Dịch vụ Trợ giúp Thƣơng mại Khang An:
2.9.1 Nhiệm vụ của kế toán tiền lƣơng:
Đảm bảo tiền lương là đòn bẩy thúc đẩy việc hoàn thành kế hoạch kinh doanh, nâng cao năng suất lao động, vì vậy kế toán tiền lương cần phải thực hiện những nhiệm vụ sau:
- Tổ chức ghi chép một cách thường xuyên, phản ánh tổng hợp và trung thực, kịp thời tình hình sử dụng thời gian lao động và kết quả lao động.
- Thực hiện công tác tính toán chính xác, hợp lý các khoản tiền lương, tiền thưởng và các khoản phụ cấp phải trả cho người lao động.
- Thanh toán kịp thời các khoản phải trả người lao động.
- Kiểm tra thường xuyên việc sử dụng lao động, việc áp dụng các chế độ kế toán về lao động tiền lượng, kinh phí công đoàn, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp.
- Giám sát tình hình thực hiện quỹ lương, cung cấp tài liệu cho các phòng quản lý, chức năng, lập kế toạch quỹ lương các kỳ sau.
- Lập báo cáo tiền lương và các khoản trích theo lương đúng với chế độ kế toán hiện hành và phương pháp kế toán theo quy định.
2.9.2 Phƣơng pháp xây dựng và quản lý quỹ lƣơng:
Tiền lương là khoản tiền doanh nghiệp phải trả cho người lao động theo số lượng và chất lượng lao động mà họ đóng góp cho doanh nghiệp, nhằm đảm bảo đời sống và tái sản xuất sức lao động cho người lao động. Nhận thức được tầm quan trọng của công tác tiền lương, ngay từ khi đi vào hoạt động, công ty đã xây dựng được hệ thống tiền lương đảm bảo thu nhập hợp lý cho người lao động, đồng thời phù hợp với quy định của Nhà nước.
Quỹ tiền lương của công ty bao gồm:
- Tiền lương theo năng suất làm việc của người lao động. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
- Tiền lương trả cho người lao động làm việc theo hợp đồng.
- Tiền lương trả cho người lao động do điều động công tác, nghỉ phép đi học, thời gian theo quy định của Nhà nước như nghỉ lễ, nghỉ phép…
- Các phụ cấp ca đêm, làm thêm giờ, thêm ca: các phụ cấp này tùy thuộc vào quy định của Công ty.
- Phụ cấp trách nhiệm, phụ cấp thâm niên, và các loại phụ cấp khác được ghi trong quỹ lương.
- Các khoản tiền thưởng có tính chất thường xuyên, vào những dịp lễ, tết trong năm hoặc ngày kỉ niệm thành lập công ty:
Tiền Tết dương lịch (ngày 1/1 hàng năm). Giỗ tổ Hùng Vương (ngày 10/3 âm lịch).
Tiền ngày Quốc tế Phụ nữ 8/3 cho các nhân viên nữ.
Tiền lễ kỉ niệm giải phóng Miền Nam và Quốc tế lao động 30/4 – 1/5. Tiền lễ Quốc tế thiếu nhi 1/6 cho con em các nhân viên.
Tiền lễ Quốc khánh 2/9.
Các khoản tiền thưởng cho nhân viên và nhóm nhân viên xuất sắc trong công ty nhằm động viên tinh thần làm việc của nhân viên công ty. Hoạt động này mang tính chất thường xuyên, từng tháng, theo quý hoặc 06 tháng 1 lần. Cách thức chi trả sẽ phù thuộc vào tình hình tài chính của công ty, năng suất và chất lượng làm việc, sự gắn bó lâu dài của nhân viên với công ty.
2.9.3 Hình thức trả lƣơng cho ngƣời lao động: 2.9.3.1 Hình thức trả lƣơng theo thời gian:
Công ty áp dụng hình thức trả lương theo thời gian căn cứ thời gian làm việc từng tháng của nhân viên và đúng quy định Nhà nước: ngày làm 8 giờ, ngày công chuẩn một tháng là 26 ngày. Hình thức trả lương này chủ yếu được áp dụng cho các nhân viên thuộc khối quản lý như phòng hành chính nhân sự, kế toán, kinh doanh, kĩ thuật, trung tâm chăm sóc khách hàng.
Nguyên tắc tính lương như sau:
- Nghỉ phép hoặc nghỉ lễ: người lao động không được nghỉ quá 12 ngày phép trong một năm, và không được ứng trước phép.
Lương ngày nghỉ phép hoặc ngày nghỉ lễ = Số ngày nghỉ phép * 100% lương ngày làm việc bình thường.
- Đi làm ngày lễ:
Lương đi làm ngày lễ = Số ngày công đi làm ngày lễ * 300% lương ngày làm việc bình thường.
- Lương làm thêm giờ = Số ngày công làm thêm giờ * 150% lương ngày làm việc bình thường.
- Lương làm ngày nghỉ cuối tuần = Số ngày công * 200% lương ngày làm việc bình thường.
- Các khoản BHXH chi trả:
- Nghỉ do ốm đau: người lao động không được nghỉ quá 30 ngày trong 1 năm. Lương nghỉ ốm = số ngày nghỉ * 75% * lương căn bản của tháng liền kề trước
khi nghỉ ốm.
- Nghỉ hưởng trợ cấp thai sản: người lao động được nghỉ tối đa 6 tháng.
Lương nghỉ hưởng trợ cấp thai sản = 100% mức lương căn bản bình quân của 6 tháng trước khi nghỉ sinh + 2 tháng lương tối thiểu chung.
Trong đó:
Lương căn bản được công ty thỏa thuận với người lao động khi ký kết hợp đồng lao động chính thức. Năm 2013, mức lương tối thiểu vùng là 2.350.000 (đồng). Lao động của công ty đa phần đã qua đào tạo bài bản, như vậy mức lương căn bản sẽ là: Mức lương tối thiểu vùng * 7% = 2.350.000 * 1.07 = 2.515.000 (đồng).
Các khoản phụ cấp của người lao động được hưởng tùy thuộc vào quy định của Nhà nước và chế độ của công ty.
Các khoản trợ cấp nghỉ do ốm đau và thai sản sẽ được BHXH chi trả thay.
2.9.3.2 Hình thức trả lƣơng theo sản phẩm:
Hình thức trả lương này áp dụng cho đối tượng lao động làm việc và hưởng lương theo năng suất đạt được trong tháng. Do đặc thù là công ty chuyên cung cấp dịch vụ nhân (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
một cách hợp lý dựa trên doanh thu dự án mà công ty đạt được từ hợp đồng đã ký kết với các đối tác.
Nguyên tắc tính lương như sau:
Tổng thu nhập = (Đơn giá tiền lƣơng * Năng suất) + Các khoản phụ cấp khác
2.9.4 Các khoản khấu trừ vào lƣơng cho ngƣời lao động:
Do số liệu thực tế vào năm 2013 nên tỷ lệ trích các khoản trích theo lương của người lao động sẽ theo quy định hiện hành của Nhà nước năm 2013. Những khoản khấu trừ vào lương của người lao động bao gồm các khoản sau:
- Bảo hiểm xã hội: năm 2013 là 7% trên lương căn bản.
- Bảo hiểm y tế: năm 2013 là 1.5% trên lương căn bản.
- Bảo hiểm thất nghiệp: năm 2013 là 1% trên lương căn bản.
- Công đoàn phí: năm 2013 là 1% trên lương căn bản.
- Thuế Thu nhập cá nhân: theo quy định hiện hành năm 2013. Như vậy tiền lương thực lãnh của người lao động được tính:
Tiền lương thực nhận = Tổng thu nhập – Tổng các khoản khấu trừ.
2.9.5 Minh họa về cách tính lƣơng cho ngƣời lao động: Minh họa 1:
Tính lương cho chị Trần Thụy Hoàng Thy:
- Đặc điểm công việc: chị Trần Thụy Hoàng Thy là nhân viên kinh doanh thuộc bộ phận Văn phòng của công ty, chịu trách nhiệm theo dõi các dự án quản lý nhân sự. Chị Trần Thụy Hoàng Thy được thanh toán lương dựa trên số ngày công làm việc trong một tháng.
- Công thực tế tháng 08/2013: 21 (ngày)
- Nghỉ phép: 1 (ngày)
- Công hưởng tiền ăn giữa ca: 21 (ngày)
- Lương căn bản đóng BHXH: 2.690.000 (đồng)
- Tiền ăn giữa ca: 15.000 (đồng)/công
- Thu nhập theo thỏa thuận hợp đồng: 6.690.000 (đồng)
- Tổng thu nhập bao gồm:
- Tiền ăn giữa ca: 15.000 * 21 = 315.000 (đồng)
- Tổng thu nhập = 6.385.910 + 315.000 + 304.090 = 7.005.000 (đồng)
- Các khoản khấu trừ:
o Bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp theo quy định. o Tổng tiền bảo hiểm phải thu = 9.5% * 2.690.000 = 255.550 (đồng). o Công đoàn phí (1%) = 1% * 2.690.000 = 26.900 (đồng).
o Thuế TNCN không có do thu nhập tính thuế dưới 9.000.000 (đồng).
Tạm ứng lƣơng: 2.000.000 (đồng).
Tổng các khoản khấu trừ = 255.550 + 26.900 + 2.000.000 = 2.282.450 (đồng) Tổng thực nhận = Tổng thu nhập – Tổng các khoản khấu trừ
= 7.005.000 – 2.282.450 = 4.722.550 (đồng) Minh họa 2:
Tính lương cho chị Hoàng Thị Thanh Nhàn: (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
- Đặc điểm công việc: Chị Hoàng Thị Thanh Nhàn là điện thoại viên Bộ phận Chăm sóc khách hàng Song Ngư. Cung ứng điện thoại viên tổng đài chăm sóc khách hàng mạng điện thoại di động Vinaphone là một trong số các loại hình dịch vụ kinh doanh của công ty. Chị Hoàng Thị Thanh Nhàn sẽ được thanh toán lương bằng hình thức lương sản phẩm. Sản phẩm ở đây là năng suất làm việc hay tổng thời gian mà chị Hoàng Thị Thanh Nhàn tiếp nhận và trả lời thắc mắc của khách hàng gọi đến tổng đài chăm sóc khách hàng Vinaphone, được quy đổi theo block, một block tương đương với 60s.
- Chức vụ: Điện thoại viên Bộ phận Song Ngư.
- Năng suất thực tế trong tháng 08/2013: 23.947 block (1 block = 60s).
- Công ca đêm: 2 công.
- Công sản phẩm: 27 công.
- Nghỉ phép: 1 ngày.
- Lương căn bản: 2.515.000 (đồng)
- Trong đó: Đơn giá tiền lương: 400đ/block.