1. Thủ tục phân tích.
2.2. Vận dụng quy trìnhkiểm toán vào kiểmtoán chu trình tiền lương và nhân viên trong Kiểm toán Báo cáo tài chính tại công ty DEF do Công ty PNT
thực hiện
Chu trình tiền lương và nhân viên là một bộ phận cấu thành nên các khoản mục trên báo cáo tài chính, do vậy khi tiến hành kiểm toán chu trình này cũng được PNT thực hiện theo chương trình kiểm toán do công ty xây dựng. Theo đó kiểm toán chu trình tiền lương và nhân viên được thực hiện thông qua việc kiểm toán chi phí lương và các khoản liên quan đến lương. Các khoản này được thực hiện kiểm toán trong mối quan hệ mật thiết thể hiện qua tham chiếu trên giấy tờ làm việc của kiểm toán viên. Trong cuộc kiểm toán, sau khi đánh giá chung về tính trọng yếu của khoản mục phải trả công nhân viên, nhóm trưởng nhóm kiểm toán sẽ xác định kiểm toán viên sẽ tiến hành kiểm toán khoản mục phải trả công nhân viên và khoản mục phải trả khác (BHXH, BHYT…). Chương trình kiểm toán tiền lương và các khoản trích theo lương được thực hiện qua ba buớc: Lập kế hoạch kiểm toán, thực hiện kế hoạch kiểm toán, kết thúc kiểm toán.
2.2.1. Giai đoạn lập kế hoạch kiểm toán
Trước khi tiến hành bất kỳ một cuộc kiểm toán nào, kiểm toán viên cũng phải có được những hiểu biết sơ bộ về khách hàng mà mình sẽ thực hiện kiểm toán. Đây là việc làm hết sức cần thiết trong cuộc kiểm toán, giúp cho kiểm toán viên xác định được những sự kiện, nghiệp vụ và cách thức thực hiện để trên cơ sở xét đoán của mình có thể xác định những ảnh hưởng trọng yếu tới cuộc kiểm toán Báo cáo tài chính. Những hiểu biết về hoạt động kinh doanh của khách hàng giúp cho kiểm toán viên xem xét tính hợp lý của rủi ro được đánh giá ban đầu và đưa ra một kế hoạch kiểm toán cụ thể đối với việc kiểm toán tiền lương và các khoản trích theo lương. Những thông tin này sẽ giúp ích cho việc thu thập các bằng chứng kiểm toán. Khách hàng của PNT là công ty DEF, đây là công ty liên doanh giữa Nhật Bản và Việt Nam. Năm 2014 là năm đầu tiên PNT tiến hành kiểm toán cho công ty này. Do đó PNT phải xem xét khả năng chấp
nhận kiểm toán. Qua một số tìm hiểu sơ bộ về công ty khách hàng PNT quyết định chấp nhận kiểm toán.
* Khái quát về công ty DEF:
Trên cơ sở chính sách mở cửa và khuyến khích của nhà nước cùng với sự đánh giá nhu cầu của việc tiêu thụ hàng trang sức đá quý của thị trường trong nước và thế giới đang có xu hướng tăng mạnh do đời sống ngày càng tăng, nhu cầu của con người cũng tăng theo dẫn đến việc ra đời của công ty DEF. Là một công ty liên doanh giữa Việt Nam và Nhật Bản được thành lập theo giấy phép đầu tư số 697/GP ngày 20/10/1993 của uỷ ban nhà nước về hợp tác và đầu tư (nay là bộ kế hoạch và đầu tư), giấy phép điều chỉnh số 697/GP_HNĐC1 ngày 4/8/1999 và giấy phép đầu tư điều chỉnh số 697/GP_HNĐC2 ngày 16/6/2000 của uỷ ban nhân dân thành phố Hà Nội với thời gian hoạt động là 30 năm.
Công ty có tư cách pháp nhân, có con dấu riêng. Tổng số vốn pháp định của công ty là: 3.000.000 đô la Mỹ, trong đó:
Bên Việt Nam: Tổng công ty A góp 1.200.000 USD chiếm 40% tổng vốn. Bên Nhật Bản: Công ty K.H. L.t.d góp 1.800.000 USD chiếm 60% tổng vốn. Là một công ty liên doanh đá quý nên hoạt động chính của công ty là gia công, chế tác đá quý, bán đá quý, đồ trang sức có gắn đá quý, nhẫn vàng, dây chuyền, ... Đồng thời kinh doanh xuất khẩu các sản phẩm đó là chủ yếu. Tỷ lệ sản phẩm xuất khẩu của công ty chiếm ít nhất 80% tổng sản phẩm xuất ra.
Công ty chủ yếu sản xuất theo đơn đặt hàng của khách. Tuy nhiên cũng có tự sản xuất để tiêu thụ nhằm tăng doanh thu. Các đơn đặt hàng của công ty chủ yếu là từ Nhật, Úc,... ngoài ra còn có đơn đặt hàng từ một số cửa hàng trong nước. Trong đó thị trường tại Nhật và Úc là những thị trường thường xuyên và chiếm tỷ trọng lớn trong
Bộ phận kế toán Bộ phận kinh doanhBộ phận văn phòng Bộ phận kỹ thuật Bộ phận xưởng Hội đồng quản trị
Ban giám đốc Các bộ phận chức năng
tổng doanh thu bán hàng của công ty. Các thị trường trong nước chưa đuợc đầu tư phát triển nên cần chú trọng hơn nữa.
Công ty DEF có tổ chức quản lý theo kiểu tham mưu trực tuyến có nghĩa là các phòng ban tham mưu cho giám đốc theo từng chức năng, nhiệm vụ của mình giúp cho ban giám đốc có những quyết định kịp thời đúng đắn, có lợi cho công ty.
Sơ đồ 2.1: Tổ chức hoạt động của công ty DEF.
Trên cơ sở những hiểu biết sơ bộ về khách hàng của mình PNT tiến hành lựa chọn đội ngũ kiểm toán viên trực tiếp kiểm toán công ty DEF: Nhóm kiểm toán bao gồm 4 thành viên, trong đó có 2 kiểm toán viên và 2 trợ lý kiểm toán là những người có kinh nghiệm trong lĩnh vực kiểm toán các doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài.
* Hiểu biết về hệ thống kế toán và hệ thống kiểm soát nội bộ.
Ở giai đoạn này, kiểm toán viên thu thập thông tin về môi trường kiểm soát và hệ thống kế toán bằng cách:
- Nếu là khách hàng thường xuyên, kiểm toán viên có thể thu thập thông tin thông qua hồ sơ kiểm toán năm trước.
- Phỏng vấn Giám đốc và Kế toán trưởng về sự thay đổi nhân sự trong Ban giám đốc và Phòng kế toán.
- Phỏng vấn Giám đốc và Kế toán trưởng về chế độ kế toán, các chính sách về lao động và tiền lương áp dụng tại công ty đó.
Là khách hàng mới do đó kiểm toán viên cần có sự xem xét, thu thập thông tin một cách đầy đủ đối với công ty DEF.
Về môi trường kiểm soát:
Nhìn chung môi trường kiểm soát của công ty là tương đối mạnh và hệ thống kiểm soát nội bộ đáng tin cậy. Giám đốc là người Nhật Bản có trình độ chuyên môn và kinh nghiệm quản lý cao, đặc biệt là rất coi trọng chữ tín, có ý thức chấp hành pháp luật cao. Kế toán trưởng là người am hiểu về nghiệp vụ và thường tư vấn cho giám đốc về tình hình tài chính - kế toán tại đơn vị.
Chế độ kế toán:
Đơn vị áp dụng chế độ kế toán doanh nghiệp kèm theo Quyết định số 1141 TC/QĐ/CQ kế toán ngày 01/11/1995 của Bộ trưởng Bộ Tài chính và các thông tư sửa đổi kèm theo.
Các BCTC của công ty được lập trên cơ sở giá gốc bằng VNĐ, phù hợp với các quy định hiện hành của chế độ kế toán Việt Nam.
Nhân sự phòng kế toán: Phòng kế toán có 4 nhân viên và một thủ qũy. Niên độ kế toán được áp dụng từ ngày 01/01 và kết thúc vào 31/12
Hình thức kế toán áp dụng tại công ty là Nhật ký chứng từ, và sử dụng kế toán máy
Chế độ lao động và tiền lương: Việc ký kết hợp đồng lao động tại công ty được thực hiện theo luật lao động của nước Việt Nam. Công ty có trách nhiệm đóng góp các quỹ BHXH, BHYT, thuế TNCN cho người lao động theo quy định hiện hành của Bộ tài chính.
Sau khi đã nắm được tình hình chung về đặc điểm ngành nghề kinh doanh của
khách hàng, kiểm toán viên đánh giá tổng quan về chu trình kế toán. Theo các thông
tin đã thu thập được, kiểm toán viên đưa ra kết luận sơ bộ về độ tin cậy của quá trình
xử lý các thông tin tài chính trong hệ thống kế toán tại công ty và làm cơ sở để kiểm
toán viên thiết lập kế hoạch kiểm toán tổng quát. Sau đó, trưởng nhóm sẽ lên chương
trình kiểm toán đối với các phần hành nói chung và chương trình kiểm toán tiền lương
nói riêng và tiến hành thực hiện kiểm toán.
2.2.2. Giai đoạn thực hiện kiếm toán
2.2.2.1. Kiểm toán số dư đầu năm tài chính.
Công ty DEF là khách hàng năm đầu tiên của PNT. Theo Chuẩn mực Kiểm toán Việt Nam số 510 “Khi thực hiện kiểm toán báo cáo tài chính năm đầu tiên, kiểm toán viên phải thu thập đầy đủ bằng chứng kiểm toán thích hợp nhằm đảm bảo:
Số dư năm không sai sót làm ảnh hưởng trọng yếu tới báo cáo tài chính năm nay. Số dư cuối năm tài chính được kết chuyển chính xác, hoặc được phân loại lại một cách hợp lý trong trường hợp cần thiết.
Chế độ kế toán đã được áp dụng nhất quán hoặc các thay đổi về chế độ kế toán đã được điều chỉnh trong báo cáo tài chính và trình bày đầy đủ trong phần thuyết minh báo cáo tài chính”.
Đối với công ty DEF kiểm toán viên xem xét Báo cáo tài chính năm trước của công ty và bản giải trình của Ban giám đốc. BCTC năm 2013 được chấp nhận toàn bộ và theo giải trình của Ban giám đốc thì chính sách kế toán năm nay không có gì thay đổi so với năm trước. Kiểm toán viên kết luận: Chấp nhận số dư đầu năm của công ty DEF.
2.2.2.2. Thử nghiệm kiểm soát.
Để đảm bảo việc thiết kế các thủ tục kiểm soát thích hợp nhằm phát hiện những sai phạm tiềm tàng của doanh nghiệp trong chu trình tiền lương và nhân viên, kiểm toán viên phải tiến hành phỏng vấn, điều tra và thu thập các văn bản về chế độ chính sách tiền lương làm cơ sở cho việc ghi chú về hệ thống kiểm soát tại đơn vị.
Các tài liệu được kiểm toán viên thu thập bao gồm:
- Quy chế tuyển dụng lao động và ký kết hợp đồng lao động. - Quy chế chấm công và ghi nhận kết quả sản xuất.
- Quyết định của công ty về việc giao đơn giá tiền lương năm 2014.
- Quy chế về phân phối tiền lương, thưởng, các khoản phụ cấp của công ty. - Bảng chấm công, bảng tổng hợp tiền lương.
- Và các văn bản, sổ sách khác có liên quan.
Kiểm toán viên cũng tiến hành phỏng vấn:
- Phỏng vấn nhân viên kế toán về phương pháp tổ chức hạch toán kế toán, cách tính lương và trả lương.
- Phỏng vấn quản đốc phân xưởng về chế độ chấm công.
- Phỏng vấn nhân viên phòng Tổ chức tình hình lao động trong Công ty. - Phỏng vấn Ban giám đốc về chính sách phê duyệt tiền lương, tiền thưởng.
- Phỏng vấn nhân viên về chế độ tiền lương được hưởng.
Hệ thống kiểm soát nội bộ trong chu trình tiền lương và nhân viên của công ty DEF được kiểm toán viên đánh giá là khá chặt chẽ. Hệ thống tuyển chọn của đơn vị tương đối tốt trong khâu tuyển chọn. Việc chấm công, tính và thanh toán lương có sự tách bạch giữa bộ phận chấm công và bộ phân thanh toán lương do bộ máy kế toán của công ty được tổ chức theo phần hành trong đó nguyên tắc bất kiêm nhiệm luôn được đặt lên hàng đầu. Công ty cũng sử dụng kế toán máy để thực hiện công việc kế toán và hàng năm công ty có thuê các công ty tin học nhằm nâng cấp và bổ sung các chức năng cũng như những thay đổi của chính sách kế toán. Việc hạch toán tiền lương tại công ty tuân thủ theo chế độ kế toán Việt Nam hiện hành
Bảng 2.19: Những nét chính trong qui chế lương tại Công ty DEF
CÔNG TY TNHH KIỂM TOÁN QUỐC TẾ PNT
(W. P. Ref. No) (Clients Name) Công ty DEF ( File No)
Tìm hiểu về hệ thống kiểm soát nội bộ tại Công ty DEF (Year End) 31/12/2014
REVIEWED BY PREPARED BY
INITIALS DATE INITIALS DATE
1. Đối tượng lao động: Người lao động Việt Nam và các chuyên gia nước ngoài. 2. Tuyển dụng và quản lý tiền lương: Công ty không có sự hạn chế về quỹ lương, mức lương. Việc tuyển dụng lao động căn cứ vào kết quả và năng lực làm việc của người lao động.
3. Tính và thanh toán lương: Việc tính và thanh toán lương cho người lao động dựa trên hợp đồng lao động (đối với người Việt Nam) và Quyết định của Giám đốc (đối với chuyên gia nước ngoài).
Tiền lương hàng tháng trả cho người lao động Việt Nam chia làm 2 lần: Lần 1 từ ngày 20 đến 25 của tháng đó và lần 2 từ ngày 07 đến 10 của tháng kế tiếp.
Tiền lương thanh toán cho chuyên gia nước ngoài được thực hiện vào cuối tháng. 4. Hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương:
Công ty thực hiện trích BHXH, BHYT theo quy định của Nhà nước. Là công ty
liên doanh nên công ty không bắt buộc phải trích KPCĐ do đó công ty không thực hiện
trích khoản này. KPCĐ do cán bộ công nhân viên tự đóng góp để hoạt động.
Thuế TNCN: Khoản thuế này là khoản chi phí được trích trên mức thu nhập của người có thu nhập cao trong công ty và hàng tháng công ty phải thực hiện trích theo quy định để nộp cho cơ quan thuế.
Quy định về ngày làm việc:
- Trên các hợp đồng lao động công ty sẽ quy định mức lương người lao động được hưởng theo định mức lao động là 25 ngày/ tháng.
- Đối với người lao động làm thêm giờ, tiền lương được tính bằng 150% mức lương trên hợp đồng.
- Ngày chủ nhật được tính bằng 200% mức lương trên hợp đồng. - Ngày lễ tết được hưởng 300% mức lương bình quân trên hợp đồng.
Cuối tháng việc theo dõi được tập hợp và nộp về phòng kế toán công ty. Phòng kế toán căn cứ vào Bảng chấm công và hợp đồng lao động để tính và lập bảng lương. Bảng lương sau khi có phê duyệt của Giám đốc sẽ tiến hành thanh toán và ghi sổ.
Toàn bộ chi phí tiền lương, thưởng của công nhân trực tiếp sản xuất được tập hợp vào TK3341, cuối tháng kết chuyển sang TK622.
Toàn bộ chi phí tiền lương, thưởng của nhân viên bán hàng được tập hợp vào TK3342, cuối tháng kết chuyển sang TK6411. Chi phí tiền lương, thưởng của khối văn phòng, bảo vệ, các chuyên gia đào tạo được tập hợp vào TK3343, cuối tháng kết chuyển sang TK6421.
Thông qua xem xét về quy chế lương đồng thời đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ tại công ty DEF, kiểm toán viên cho rằng hệ thống kiểm soát của đơn vị có môi
trường tương đối tốt. Do vậy, kiểm toán viên có thể dựa vào hệ thống kiểm soát nội bộ tại đơn vị để giảm bớt các thử nghiệm cơ bản trên tài khoản 334 và các tài khoản trích theo lương. Kiểm toán viên sẽ tập trung vào thực hiện các thủ tục khảo sát trên tài khoản tiền lương và các khoản trích trên lương, nếu phát hiện sai phạm sẽ mở rộng kiểm tra chi tiết, nếu không kiểm toán viên có thể tin tưởng vào tính trung thực, hợp lý của khoản mục kiểm tra.Tuy nhiên kiểm toán viên cũng nhận thấy quy chế về phê duyệt các khoản thưởng cho công nhân viên ngoài quy chế làm thêm giờ chưa cụ thể. Do đó kiểm toán viên nhận thấy cần phải tìm hiểu kỹ hươn về vấn đề này nhằm tránh khả năng sai phạm.
2.2.2.3. Thực hiện thủ tục phân tích.
Sau khi có những thông tin ban đầu về hệ thống kiểm soát nội bộ đối với chu trình tiền lương và nhân viên của khách hàng, kiểm toán viên tiến hành các thủ tục phân tích nhằm phát hiện những biến động bất thường đối với tiền lương và các khoản trích trên lương. Việc phân tích lương tại công ty được thực hiện theo từng quý.
Kiểm toán viên cũng thực hiện phân tích chi phí lương/ Giá vốn do có sự tăng thêm chi phí nhân viên phải gắn liền với sự tăng thêm giá trị sản xuất trong kỳ.
Bảng 2.20: Phân tích chi phí tiền lương theo từng quý tại công ty.
CÔNG TY TNHH KIỂM TOÁN QUỐC TẾ PNT
(W. P. Ref. No) (Clients Name) Công ty DEF ( File No)
Phân tích chi phí tiền lương/ Giá vốn. (Year End) 31/12/2014
Quý Chi phí lương
Tỷ lệ chi phí lương/ Giá vốn
I 1.608.530.490 16.22% II 1.580.000.790 16.03% III 1.700.377.520 16.45% IV 1.942.266.301 17.25% Σ 6.831.175.101 16.50% REVIEWED BY PREPARED BY
Nhận xét: Tỷ lệ chi phí lương/giá vốn trong năm tăng vào quý IV, cần phải kiểm tra chi tiết chi phí lương vào các tháng cuối năm để xem xét những biến động bất thường.
Trên cơ sở phân tích chi phí lương/ giá vốn, kiểm toán viên tiếp tục phân tích sự biến động của các chi phí tiền lương qua từng quý nhằm xem xét xem sự biến động
