Công ty vận dụng hệ thống chứng từ kế toán do Bộ tài chính ban hành theo quyết định số 48/2006/QĐ-BTC. Tổ chức hệ thống chứng từ được quy định hướng dẫn cách ghi chép vào các chứng từ. tổ chức luân chuyển, bảo quản chứng từ của công ty theo quy định hiện hành, bao gồm các chứng từ sau:
Phiếu xuất kho(phụ lục số 09): làm căn cứ cho thủ kho xuất hàng và lập hóa đơn cho khách hàng,trên phiếu xuất kho ghi số lượng hàng bán, không ghi số tiền thực bán. Số lượng trên phiếu xuất kho và trên hóa đơn phải trùng nhau để thuận lợi cho việc đối chiếu so sánh.
Hóa đơn GTGT(phụ lục 10).
Phiếu thu: khi khách hàng thanh toán những món tiền nhỏ hơn 20 triệu bằng tiền mặt, kế toán sẽ lập phiếu thu(phụ lục 11)
Phiếu chi( Phụ lục 08).
Biên bản thu hồi hóa đơn giá trị gia tăng: là chứng từ được lập khi khách hàng phát hiện sai sót khi công ty lập hóa đơn, đây là chứng từ để thu hồi hóa đơn sai(phụ lục số 07)
Giấy báo có: là chứng từ được ngân hàng gửi tới để xác nhận khoản tiền thanh toán của khách hàng đã chuyển vào tài khoản công ty(phụ lục 14)
Trình tự luân chuyển chứng từ.
Khi phát sinh nghiệp vụ bán hàng chứng từ đươc lập để phản ánh nội dung kinh tế của các nghiệp vụ tại thời điểm phát sinh. Các chứng từ sẽ được kiểm tra về mặt nội dung , quy cách theo quy định của công ty. Nếu chứng từ hợp lý sẽ được chuyển đến phòng kế toán và các bộ phận lien quan khác. Kế toán có trách nhiệm ghi sổ kế toán theo hình thức nhật ký chung và chứng từ đó được lưu lại công ty.
Kế hoạch luân chuyển chứng từ được thiết lập sẵn cho quá trình vận động của chứng từ nhằm phát huy đầy đủ chức năng thông tin và kiểm tra của chứng từ cụ thể trình tự luân chuyển của phiếu xuất kho và hóa đơn GTGT như sau:
Trình tự lưu chuyển chứng từ phiếu xuất kho.
Phiếu xuất kho được coi là chứng từ thực hiện, vì nó chứng minh cho nghiệp vụ về xuất kho một loại hàng tồn kho nào đó. Phiếu xuất kho này được bà Nguyễn Thị Nhung( kế toán bán hàng) viết khi có một nghiệp vụ mua hàng phát sinh. Và trình tự luân chuyển của phiếu xuất kho và hóa đơn GTGT như sau:
Bước 1: Khách hàng có nhu cầu mua hàng lập xin xuất hoặc ra lệnh xuất. Bước 2: Chuyển cho người phụ trách kế toán( kế toán trưởng) của công ty. Bước 3: Thủ kho căn cứ vào đề nghị xuất hoặc lệnh xuất để tiến hành lập phiếu xuất kho.
Bước 4: Chuyển phiếu xuất kho cho thủ kho tiến hành xuất hàng.
Bước 5: Khi nhận phiếu xuất kho chuyển cho phụ trách kế toán chính của công ty kí duyệt chứng từ rồi ghi sổ kế toán.
Bước 6: Trình phiếu xuất kho cho ông Nguyễn Bá Hưởng- Giám đốc kí duyệt chứng từ( vì chứng từ được kí duyệt ngay từ đầu nên giám đốc chỉ kiểm tra lại và ký duyệt).
Bước 7: Kế toán bán hàng sẽ bảo quản và lưu giữ chứng từ. Trình tự lưu chuyển hóa đơn giá trị gia tăng.
Kế toán bán hàng (bà Nguyễn Thúy Bình) tiến hành lập hóa đơn GTGT theo 3 liên liên 1 được lưu lại quyển, liên 2,3 chuyển cho khách hàng và kế toán bán hàng ký xác nhận và giữ, kế toán ghi sổ cuối kỳ kê khai thuế.