- Phỏng vấn việc sử dụng danh mục, kiểm tra dấu vết của việc kiểm tra nội bộ.
2.2.1. Quy trình kiểm toán chu trình hàng tồn kho trong kiểm toán Báo cáo tài chính do Công ty TNHH Kiểm toán Phương Đông ICA thực hiện
cáo tài chính do Công ty TNHH Kiểm toán Phương Đông ICA thực hiện
2.2.1. Quy trình kiểm toán chu trình hàng tồn kho trong kiểm toán Báo cáo tài chính do Công ty TNHH Kiểm toán Phương Đông ICA thực hiện tài chính do Công ty TNHH Kiểm toán Phương Đông ICA thực hiện
Trong chu trình HTK, PCA quan tâm tới hệ thống kiểm soát nội bộ đối với HTK, nghiệp vụ và số dư HTK . Mục tiêu của phần hành này là KTV phải đưa ra ý kiến về tính trung thực và hợp lý của ghi nhận HTK của đơn vị thông qua việc thu thập các bằng chứng kiểm toán nhằm khẳng định cơ sở dẫn liệu liên quan đảm bảo tính đầy đủ, tính chính xác, đánh giá và trình bày.
Kiểm toán chu trình HTK cũng đảm bảo tuân theo quy trình chung của PCA, bao gồm ba giai đoạn, được khái quát ngắn gọn như sau:
Giai đoạn lập kế hoạch kiểm toán
Bước 1: Chuẩn bị kế hoạch kiểm toán
Quy trình kiểm toán bắt đầu khi PCA thu nhận một khách hàng. Việc xác định được đối tượng khách hàng sẽ phục vụ cho phép PCA tiến hành các công việc cần thiết để lập kế hoạch kiểm toán, cụ thể:
Đánh giá khả năng chấp nhận kiểm toán
Đánh giá khả năng chấp nhận kiểm toán nhằm đưa ra quyết định chấp nhận hay duy trì một khách hàng.Việc đánh giá đòi hỏi phải xem xét tính độc lập, khả năng phục vụ tốt khách hàng và tính liêm chính của Ban quản trị doanh nghiệp khách hàng.
Nhận diện các lý do kiểm toán của khách hàng
Nhận diện các lý do kiểm toán của khách hàng cho phép KTV có được sự đánh giá ban đầu về quy mô và độ phức tạp của cuộc kiểm toán nói chung và
đối với chu trình HTK nói riêng, từ đó lựa chọn đội ngũ nhân sự kiểm toán và thiết kế các phương pháp kiểm toán phù hợp.
Lựa chọn đội ngũ nhân viên kiểm toán
Lựa chọn đội ngũ nhân viên kiểm toán là công việc có ảnh hưởng trực tiếp tới chất lượng và hiệu quả của cuộc kiểm toán. Chu trình HTK là một chu trình phức tạp, vì vậy nhóm kiểm toán phải có thành viên có đủ năng lực kinh nghiệm để đảm nhiệm chu trình này, thông thường chính trưởng nhóm kiểm toán sẽ thực hiện.
Hợp đồng kiểm toán
Đây là sự thoả thuận chính thức của PCA và khách hàng về việc cung cấp và thực hiện dịch vụ. Sau khi hợp đồng kiểm toán được ký kết, Công ty kiểm toán trở thành chủ thể kiểm toán chính thức của doanh nghiệp khách hàng.
Bước 2: Thu thập thông tin
Trên cơ sở trao đổi với các KTV tiền nhiệm hoặc trao đổi trực tiếp với nhân viên, Ban giám đốc của khách hàng kết hợp với những thông tin mà KTV thu thập được qua sách báo, tạp chí chuyên ngành hay tham khảo số liệu từ Niên giám thống kê do Tổng cục thống kê phát hành hàng năm, KTV có được sự hiểu biết về ngành nghề, lĩnh vực hoạt động của doanh nghiệp khách hàng, dây chuyền sản xuất, các loại HTK cũng như điều kiện bảo quản cất trữ HTK …
Thông qua việc thu thập các tài liệu mang tính pháp lý của khách hàng như: giấy phép thành lập và điều lệ công ty; các BCTC, BCKT của năm hiện hành và các năm trước; biên bản các cuộc họp cổ đông, Hội đồng quản trị và Ban giám đốc; các hợp đồng và cam kết quan trọng, KTV nắm bắt được các thông tin trong kế toán HTK, các chính sách liên quan đến HTK, những thay đổi quan trọng liên quan tới HTK …
Trên cơ sở những hiểu biết này, KTV dự đoán nhu cầu sử dụng chuyên gia trong cuộc kiểm toán.
Bước 3: Thực hiện thủ tục phân tích
Thủ tục phân tích trong giai đoạn lập kế hoạch kiểm toán được thực hiện nhằm thu thập hiểu biết về các nội dung HTK, những biến đổi về nội dung và giá trị của các chỉ tiêu HTK, qua đó giúp KTV xác định các vấn đề nghi vấn, những biến đổi bất thường trong chu trình HTK. Các thủ tục phân tích được KTV sử dụng gồm phân tích ngang và phân tích dọc
Phân tích ngang: KTV so sánh số liệu kỳ này với kỳ trước của cùng 1 chỉ tiêu có liên quan tới chu trình HTK (doanh thu thuần, giá vốn hàng bán, lợi nhuận gộp, tổng giá trị HTK cuối kỳ…); so sánh số liệu của doanh nghiệp khách hàng với số liệu bình quân của ngành … để đánh giá được tính hợp lý của xu hướng biến động của các chỉ tiêu đó.
Phân tích dọc: Là việc phân tích dựa trên cơ sở so sánh các tỷ lệ tương quan của các chỉ tiêu và khoản mục khác nhau trên BCTC. Đối với chu trình HTK, các tỷ suất quan trọng thường được KTV tính toán và sử dụng bao gồm tỷ lệ vòng quay HTK, thời gian 1 vòng luân chuyển HTK, tỷ lệ lãi gộp.
Tỷ lệ vòng quay HTK = å Giá vốn hàng bán HTK bình quân Thời gian 1 vòng luân chuyển HTK = 365
Tỷ lệ vòng quay HTK Tỷ lệ lãi gộp = å Lãi gộp
å Doanh thu
Bước 4: Đánh giá trọng yếu và rủi ro
Trong bước này, KTV đánh giá mức độ trọng yếu của toàn bộ BCTC và phân bổ mức đánh giá đó cho khoản mục HTK. Dựa trên mức ước lượng này, KTV lập kế hoạch thu thập bằng chứng kiểm toán thích hợp về phạm vi và quy mô.
Dựa trên mức trọng yếu được xác định cho toàn bộ BCTC và cho khoản mục HTK, KTV đánh giá khả năng xảy ra sai sót trọng yếu với khoản mục HTK để thiết kế các thủ tục kiểm toán và xây dựng chương trình kiểm toán cho
chu trình này. Rủi ro kiểm toán đối với chu trình HTK được xác định dựa trên ba loại rủi ro: rủi ro tiềm tàng, rủi ro kiểm soát và rủi ro phát hiện.
Rủi ro tiềm tàng: Chiếm tỷ trọng lớn trong tổng tài sản lưu động trên BCĐKT của doanh nghiệp, là nhân tố làm nên GVHB, quyết định tới lợi nhuận thuần của đơn vị, có thể thấy HTK là khoản mục có ảnh hưởng trọng yếu đến tình hình tài chính cũng như kết quả kinh doanh của doanh nghiệp. Trong khi đó, có rất nhiều các yếu tố có thể làm gia tăng khả năng xảy ra các sai phạm với khoản mục này. Chính vì vậy, khi lập kế hoạch kiểm toán chu trình HTK, KTV cần chú ý rằng rủi ro tiềm tàng thường xảy ra nhiều đối với cơ sở dẫn liệu về sự hiện hữu hoặc phát sinh và đo lường, tính giá.
Rủi ro kiểm soát: Vì rủi ro tiềm tàng đối với chu trình HTK là cao nên Ban giám đốc doanh nghiệp thường phản ứng lại bằng việc thiết lập hệ thống kế toán và HTKSNB để ngăn ngừa, phát hiện và sửa chữa các sai sót. Chính vì vậy, rủi ro kiểm soát đối với chu trình HTK thường được đánh giá là thấp. Ở đây, KTV cần quan tâm xem xét tính hiện hữu và hiệu lực của các thủ tục kiểm soát nội bộ đối với HTK.
Rủi ro phát hiện: KTV cần nhìn nhận các yếu tố tác động tới việc phát hiện các gian lận và sai sót đối với chu trình HTK như những thông tin và hiểu biết của KTV về chu trình HTK của khách hàng đã đủ để thiết lập các bước kiểm toán thích hợp hay chưa, có sự tác động của các yếu tố bên ngoài ảnh hưởng tới việc phát hiện ra gian lận và sai sót trong kiểm toán chu trình HTK không (ví dụ như sự thông đồng giữa các nhân viên, sự thiếu nhiệt tình của các nhân viên trong việc cung cấp các thông tin về HTK …).
Bước 5: Đánh giá sơ bộ HTKSNB của khách hàng đối với chu trình HTK
Việc nghiên cứu HTKSNB và đánh giá rủi ro kiểm soát đối với chu trình HTK không chỉ để xác minh tính hữu hiệu của các thủ tục kiểm soát nội bộ, mà còn là cơ sở cho việc xác định phạm vi thực hiện các thử nghiệm cơ bản trên số
dư và các nghiệp vụ HTK của đơn vị. Công việc này được KTV thực hiện thông qua hệ thống bảng hỏi kết hợp với bảng tường thuật hoặc hệ thống lưu đồ. Các câu hỏi thường được sử dụng trong việc đánh giá HTKSNB là:
- Hệ thống kế toán HTK có theo dõi chi tiết cho từng loại HTK hay không?
- Có thực hiện kiểm kê HTK đúng quy định không?
- Hệ thống sổ sách kế toán có được đối chiếu ít nhất 1 lần với kết quả kiểm kê HTK trong năm hay không?
- Sự chênh lệch giữa số liệu kiểm kê và số liệu ghi chép trên sổ sách có được lý giải và giải quyết dứt điểm không?
- Có sự phân tách giữa các phòng ban thực hiện các chức năng của chu trình HTK không?
- HTK có được đánh dấu theo một dãy số xây dựng trước hay không?
- Thủ kho có được đào tạo nghiệp vụ không?
- Phương pháp xác định giá trị HTK có nhất quán không? ...
Bước 6: Thiết kế chương trình kiểm toán
Đây là công việc cuối cùng trong giai đoạn lập kế hoạch kiểm toán. Trọng tâm của chương trình kiểm toán là những dự kiến chi tiết về các thủ tục kiểm toán tương ứng với các bước công việc cần thực hiện đối với chu trình HTK. Việc thiết kế chương trình kiểm toán có ý nghĩa rất quan trọng, đòi hỏi sự kết hợp linh hoạt của KTV giữa hướng dẫn chung của Công ty kiểm toán với kết quả mà KTV thu được trong các bước trên. Thông thường, chương trình kiểm toán chu trình HTK được thiết kế thành 3 phần: trắc nghiệm công việc, trắc nghiệm phân tích và trắc nghiệm trực tiếp số dư. Các trắc nghiệm này được cụ thể hoá trong giai đoạn thực hiện kiểm toán.
Giai đoạn thực hiện kiểm toán
Các thử nghiệm kiểm soát được thiết kế và thực hiện nhằm đánh giá tính hiệu lực của HTKSNB và nhằm khẳng định lại mức rủi ro kiểm soát ban đầu mà KTV đưa ra đối với các CSDL về HTK. Việc thiết kế các thử nghiệm kiểm soát gắn liền với các chức năng chính của chu trình HTK như nghiệp vụ mua hàng; nghiệp vụ xuất vật tư, hàng hoá; nghiệp vụ sản xuất và nghiệp vụ lưu kho vật tư, hàng hoá, cụ thể:
Với nghiệp vụ mua hàng
KTV cần xem xét sự tồn tại độc lập của phòng mua hàng, phòng nhận hàng với các phòng ban khác, sự tách biệt trách nhiệm của nhân viên thu mua với nhân viên kho và nhân viên kế toán; việc tồn tại, xử lý và phê chuẩn đối với phiếu yêu cầu mua hàng, đối với đơn đặt hàng có hay không, và có đúng thẩm quyền không; sự tồn tại của việc kiểm tra chất lượng hàng mua và lập phiếu nhận hàng.
Với nghiệp vụ xuất vật tư, hàng hoá
Tính có thật của các nghiệp vụ xuất vật tư, hàng hoá phải được thể hiện trên các phiếu yêu cầu sử dụng vật tư, hàng hoá, lệnh sản xuất, đơn đặt hàng. Vì vậy, KTV cần kiểm tra sự phê chuẩn; đối chiếu giữa sổ sách kế toán và các chứng từ có liên quan tới nghiệp vụ xuất vật tư, hàng hoá nhằm khẳng định độ tin cậy trong thông tin được ghi nhận; kiểm tra các dấu vết của công tác kiểm tra đối chiếu giữa các sổ sách của đơn vị.
Với nghiệp vụ sản xuất
Nghiệp vụ sản xuất được đánh giá là nghiệp vụ trọng tâm trong chu trình HTK. Việc đánh giá các hoạt động kiểm soát đối với nghiệp vụ này được KTV thực hiện trên cơ sở thiết kế và thực hiện nhiều thử nghiệm kiểm soát với nội dung và ý nghĩa khác nhau. Dưới đây là một số thử nghiệm thường được KTV sử dụng:
Điều tra và quan sát việc sử dụng các tài liệu có đánh số trước như: các phiếu xin lĩnh vật tư, đơn đặt hàng sản xuất, các bảng tập hợp chi phí và các
báo cáo kiểm định sản phẩm. Những tài liệu này có được đánh số thứ tự liên tục không, có dấu hiệu của sự phê chuẩn không.
Phỏng vấn về việc xây dựng, sử dụng hệ thống chi phí định mức, hệ thống dự báo doanh thu, trên cơ sở đó kiểm tra dấu hiệu của việc sử dụng và hiệu quả của việc xây dựng định mức và dự báo.
Phỏng vấn và quan sát các chính sách về việc thiết lập cũng như thực hiện các chuẩn mực kỹ thuật cùng chính sách kiểm tra chất lượng sản phẩm, thủ tục thực hiện, dấu vết công tác kiểm tra
Phỏng vấn và điều tra việc sử dụng các tài liệu đính kèm trong ghi chép sổ sách có quy định cụ thể không, có được thực hiện không.
Đánh giá hiệu quả và hiệu lực trong quản lý tại các bộ phận kế toán, kho bãi, phân xưởng.
Đánh giá quy trình thực hiện kiểm kê, đánh giá sản phẩm dở dang có tuân thủ đúng nguyên tắc và đảm bảo tính nhất quán giữa các kỳ với nhau không. Phỏng vấn, quan sát và kiểm tra việc sử dụng hệ thống tài khoản. Kiểm tra dấu vết và đánh giá hiệu quả của công tác kiểm tra nội bộ …
Với nghiệp vụ lưu kho hàng hoá, vật tư
Một số thử nghiệm kiểm soát thường được sử dụng trong việc đánh giá nghiệp vụ lưu kho trong chu trình HTK là:
Kiểm tra các phiếu nhập kho, các báo cáo giao nhận hàng hoá, biên bản kiểm kê hàng, biên bản kiểm tra chất lượng hàng hoá có được đánh số thứ tự trước không, có liên tục không;
Quan sát kiểm kê, thực hiện kiểm kê lại;
Đối chiếu giữa sổ cái, sổ chi tiết HTK, giữa sổ chi tiết với các chứng từ gốc có liên quan, giữa sổ sách kế toán với số liệu kiểm kê;
Quan sát và phỏng vấn về vấn đề phân li trách nhiệm giữa người ghi sổ HTK với người quản lý HTK;
Điều tra, phỏng vấn và so sánh chi phí HTK với chi phí định mức; Kiểm tra việc cập nhật sổ sách, kiểm tra dấu vết của việc tính toán lại; Kiểm tra dấu vết của việc kiểm tra nội bộ …
Việc thực hiện các thử nghiệm kiểm soát này sẽ giúp KTV có được những bằng chứng giúp đánh giá được HTKSNB đối với HTK của khách hàng, trên cơ sở đó đánh giá lại rủi ro kiểm soát đối với các CSDL về HTK, để nhằm đưa ra những điều chỉnh hợp lý đối với các thử nghiệm cơ bản trong kế hoạch kiểm toán cho phù hợp với mức rủi ro kiểm soát.
Bước 2: Thực hiện các thử nghiệm cơ bản
Thực hiện các thủ tục phân tích
Để kiểm tra tính hợp lý chung của các con số trong chu trình HTK, KTV thực hiện các thủ tục phân tích. Thông qua việc khảo sát sơ lược về ngành nghề kinh doanh của khách hàng, xu hướng phát triển của ngành, KTV sẽ sử dụng làm căn cứ phân tích. Nếu kết quả phân tích không như KTV dự kiến, KTV phải điều tra làm rõ nguyên nhân. Thủ tục phân tích trong chu trình HTK thường gồm:
Phân tích ngang: KTV thực hiện so sánh HTK, GVHB cuối kỳ và đầu kỳ để đánh giá các biến động, tìm nguyên nhân cho những biến động bất thường; So sánh chi phí NVL trực tiếp với định mức tiêu hao, đánh giá chênh lệch và tìm hiểu nguyên nhân với những khác biệt lớn, bất thường.
Phân tích dọc: Phân tích và đánh giá dựa trên việc tính toán các tỷ suất quan trọng trong chu trình HTK: tỷ trọng HTK trong tổng tài sản lưu động, tỷ trọng từng loại HTK với tổng giá trị HTK, tỷ lệ lãi gộp, vòng quay HTK, thời gian luân chuyển một vòng HTK; Kết hợp phân tích các thông tin phi tài chính. Thực hiện các thủ tục kiểm tra chi tiết
Nhằm khẳng định sự khớp đúng giữa các thẻ kho với sổ sách kế toán cũng như BCTC, KTV tiến hành thu thập danh mục HTK, thực hiện đối chiếu chúng với các sổ tổng hợp và sổ chi tiết HTK.
Quan sát kiểm kê vật chất HTK
Để xác minh sự hiện hữu của HTK của doanh nghiệp một cách khách