II. Thực trạng vận dụng BSC tại Vĩnh Tường
4. Ứng dụng BSC để xây dựng bản KPI cánhân( phòng kinh doanh ) tại công ty Vĩnh Tường
công ty Vĩnh Tường .
KPI là gì?
KPI theo tiếng anh là Key Performance Indicator có nghĩa là chỉ số đánh giá thực hiện công việc, là công cụ đo lường, đánh giá hiệu quả công việc được thể hiện
qua số liệu, tỉ lệ, chỉ tiêu định lượng, nhằm phản ảnh hiệu quả hoạt động của các tổ chức hoặc bộ phận chức năng hay cá nhân.
KPI là một công cụ hiện đại giúp cho các nhà quản lý triển khai chiến lược lãnh đạo thành các mục tiêu quản lý và chương trình hành động cụ thể cho từng bộ phận, từng lĩnh vực (về nhân sự: về tuyển dụng, về đào tạo, về năng suất của nguồn nhân lực, về an toàn lao động, về giờ làm việc, về lương, về đánh giá công việc, về hoạt động cải tiến, về lòng trung thành…; về tài chính, về sản xuất chất lượng, về quảng cáo…) và từng cá nhân, do đó, KPI áp dụng cho nhiều mục đích: quản lý hệ thống công việc của một tổ chức, tự quản lý công việc của nhóm, của cá nhân. Hay nói cách khác, KPI chính là mục tiêu công việc mà tổ chức, phòng ban, tổ nhóm hay cá nhân cần đạt được để đáp ứng yêu cầu chung. Thông thường mỗi chức danh sẽ có bản mô tả công việc hoặc kế hoạch làm việc hàng tháng. Nhà quản lý sẽ áp dụng các chỉ số để đánh giá hiệu quả thực hiện công việc của vị trí công tác, chức danh đó. Dựa trên việc hoàn thành KPI, tổ chức (công ty, cơ quan, phòng ban) sẽ có các chế độ thưởng phạt cho từng cá nhân. KPI là cơ sở để nhà quản lý đánh giá thành tích của phòng ban, của nhân viên và đưa ra những khuyến khích phù hợp cho từng phòng ban, từng nhân viên.
Mục đích của việc sử dụng chỉ số KPI trong đánh giá thực hiện công việc là nhằm đảm bảo cho người lao động thực hiện đúng các trách nhiệm trong bảng mô tả công việc của từng vị trí chức danh cụ thể, điều này góp phần cho việc đánh giá thực hiện công việc trở nên minh bạch, rõ ràng, cụ thể, công bằng và hiệu quả hơn, nâng cao hiệu quả của đánh giá thực hiện công việc bởi vì các chỉ số KPI mang tính định lượng cao, có thể đo lường cụ thể.
Thế nào là một KPI?
Điều đó do bạn định ra các chỉ số cho từng chức danh, nhưng một KPI phải đảm bảo được 5 tiêu chí SMART, cũng là điều kiện của KPI:
S - Specific – cụ thể.
M - Measurable – đo lường được.
A - Achievable – có thể đạt được (khả thi).
SV: Nguyễn Trung Đức CQ503253
Lớp: Quản lý kinh tế 50A Khoa: Khoa học quản lý Đại học Kinh tế quốc dân
R - Realistics – thực tế.
T - Timebound – có thời hạn cụ thể.
Để thực hiện KPI, công ty cần xây dựng một hệ thống các mục tiêu từ cao xuống thấp theo phương pháp BSC, Balance Scorecard , quản lý theo mục tiêu, là một tiến trình hoạt động dựa trên mục tiêu, trong đó nhà quản trị và nhân viên đều thống nhất về những mục tiêu chung và hiểu rõ vai trò của từng mục tiêu đó. Để có thể thiết kế được KPI cho mỗi phòng ban chúng ta cần “ Phiến đổi chiến lược của công ty thành những thẻ ghi điểm với mục tiêu rõ ràng , đính kèm thước đo cho mỗi mục tiêu, triển khai thực hiện các thẻ ghi điểm, đánh giá lại chiến lược “ . Để rồi chúng ta có thể tạo ra các thước đo cho các mục tiêu đề ra . Những điều này công cụ BSC đã giúp chúng ta giải quyết tất cả .
Quy trình xây dựng KPIs cho một bộ phận, chức danh công việc
• Bước 1: Xác định bộ phận/người xây dựng KPIs
Các bộ phận, phòng, ban chức năng có thể trực tiếp tự xây dựng KPI cho các vị trí chức danh trong bộ phận, phòng, ban đó dựa trên sự hướng dẫn, trợ giúp về mặt phương pháp của những người có chuyên môn (bộ phận chuyên trách nguồn nhân lực, các nhà chuyên môn).
Người xây dựng KPI thường là Trưởng bộ phận, phòng, ban – người hiểu rõ và tổng quan nhất về các nhiệm vụ, yêu cầu của các vị trí chức danh trong bộ phận. Trong trường hợp bộ phận, phòng, ban quá lớn thì việc xây dựng KPI nên được đảm nhận bởi những quản lý cấp thấp hơn.
Ưu điểm của phương pháp này: các chỉ số KPI do các bộ phận, phòng, ban tự xây dựng cho bộ phận mình sẽ có tính khả thi cao và thể hiện được rõ nét chức năng, nhiệm vụ của bộ phận.
Nhược điểm của phương pháp này: có thể dẫn đến việc thiếu khách quan trong việc xây dựng KPI như đặt mục tiêu quá thấp, vì thế, cần có sự kiểm định, đánh giá của hội đồng những nhà chuyên môn, am hiểu về công việc của bộ phận, phòng, ban.
Đối với bộ phận chuyên trách nguồn nhân lực, các nhà chuyên môn, khác với phương pháp trên, phương pháp này đảm bảo được tính khách quan, khoa học về
phương pháp, tuy nhiên, các chỉ số KPI đưa ra có thể không thực tế, không thể hiện được đúng chức năng, nhiệm vụ của bộ phận, phòng, ban. Để khắc phục vấn đề này, hệ thống KPI sau khi được xây dựng cần có sự góp ý, thẩm định, đánh giá của bộ phận chức năng.
• Bước 2: Xác định các KRA (Keys Result Area) của bộ phận (các chức năng, nhiệm vụ của Phòng).
Mỗi bộ phận trong tổ chức có những chức năng, trách nhiệm cụ thể đặc trưng cho bộ phận, phòng, ban và hệ thống các KPI được xây dựng phải thể hiện, gắn liền với đặc trưng, chức năng, nhiệm vụ của bộ phận.
• Bước 3: Xác định vị trí chức danh và các trách nhiệm chính của vị trí chức danh.
Với mỗi vị trí chức danh thì người xây dựng KPI cần chỉ ra một số trách nhiệm chính mà người đảm nhận vị trí công việc này phải thực hiện (mô tả công việc). Các trách nhiệm chính này là cơ sở để xây dựng hệ thống chỉ số KPI, do đó, các trách nhiệm nêu ra phải rõ ràng, cụ thể và có thể thực hiện được.
• Bước 4: Xác định các chỉ số KPI (chỉ số đánh giá)
a. KPI của bộ phận: dựa trên cơ sở chức năng, nhiệm vụ của từng bộ phận, phòng, ban để xây dựng hệ thống KPI, xây dựng những chỉ số KPIs chung đặc trưng cho cả bộ phận. Những chỉ số KPI này là cơ sở để xây dựng KPI của từng vị trí chức danh.
b. KPI cho từng vị trí chức danh:
Xây dựng KPI để cho người lao động thực hiện đúng mô tả và yêu cầu công việc, vì thế, các chỉ số KPI được xây dựng trên cơ sở những trách nhiệm chính của vị trí chức danh nêu trên và các chỉ số KPI của từng bộ phận.
Các chỉ số KPI phải đảm bảo tiêu chí SMART và phải có nguồn thu thập thông tin mà cơ quan hay công ty đang áp dụng hoặc sẽ áp dụng trong tương lai gần.
Kỳ đánh giá: Kỳ đánh giá thường áp dụng là tháng, quý, năm.
SV: Nguyễn Trung Đức CQ503253
Lớp: Quản lý kinh tế 50A Khoa: Khoa học quản lý Đại học Kinh tế quốc dân
• Bước 5: Xác định mức độ điểm số cho các kết quả đạt được
Thông thường điểm số được chia ra thành 2 - 5 mức độ điểm số tương ứng với mức độ hoàn thành công việc theo kết quả.
Càng nhiều mức độ điểm số thì việc đánh giá càng khách quan. Tuy nhiên, nếu chia quá nhỏ các mức độ điểm số thì việc đánh giá cuối cùng và xác định tổng điểm cuối cùng sẽ gặp khó khăn trong việc xác định điểm số.
• Bước 6: Liên hệ giữa kết quả đánh giá KPI và lương, thưởng
Với mỗi khung điểm số cụ thể người xây dựng hệ thống KPI sẽ xác định mỗi liên hệ giữa kết quả đánh giá và các mức đãi ngộ cụ thể.
Tùy thuộc vào từng bộ phận chức danh, lĩnh vực hoạt động… mà các nhà quản lý thực hiện việc xây dựng KPI linh hoạt trong các bước và nên thuê các chuyên gia tư vấn có kinh nghiệm kết hợp với nhân viên trong cơ quan hay công ty để chỉ tiêu đưa ra phát huy hiệu quả cao và phù hợp với mục tiêu quản lý chung của cơ quan hay công ty, đặc biệt là mục tiêu trong quản lý nhân sự.
Những lợi ích khi sử dụng KPI trong đánh giá thực hiện công việc
• Nó có thể cho thấy thành quả hiện thời của một mục đích hoặc một mục tiêu chiến lược một cách rất nhanh.
• Các quyết định có thể được thực hiện nhanh hơn khi có những đo lường nhận thấy được và chính xác đi kèm theo.
• Có thể giúp khâu quản lý nhận biết thành quả của công ty hoặc phòng ban hoặc tại một bộ phận nào đó.
• Một đội nhóm có thể làm việc chung với nhau theo những mục đích đo lường được.
• Đưa ra các chỉ tiêu có thể đo lường được nên việc đánh giá thực hiện công việc sẽ cụ thể hơn và dễ thực hiện hơn mà ít có những kiến nghị, bất đồng.
Những nhược điểm khi sử dụng KPI
• Nếu các chỉ số KPI xây dựng không đạt được tiêu chí SMART thì nó không chỉ gây ảnh hưởng xấu cho hệ thống đánh giá thực hiện công việc (ĐGTHCV) mà
còn gây hậu quả xấu cho hệ thống quản trị của tổ chức nói chung.
• Nếu mục tiêu không đạt được tiêu chí Specific (cụ thể) thì người lao động không biết mình phải làm gì và làm như thế nào để đạt được hiệu quả công việc như mong muốn.
• Các chỉ số không đạt tiêu chí measuarable (đo lường được), như vậy, không còn ý nghĩa đo lường kết quả thực hiện công việc.
• Các chỉ số KPI không đạt được tiêu chí Achievable (có thể đạt được) và Realistics (thực tế), như vậy, xây dựng mục tiêu quá xa vời so với thực tế, nhân viên không thể đạt được mục tiêu dù đã cố gắng hết mình, điều này dẫn đến tâm lý thất vọng, chán nản và không muốn làm việc.
• Các chỉ số KPI không có hạn định cụ thể: người lao động không biết công việc này phải làm trong thời gian bao lâu hay khi nào phải hoàn thành. Điều này gây khó khăn rất lớn cho người lao động trong quá trình thực hiện công việc.
• Khi sử dụng các tiêu chí KPI làm mục tiêu thì phải thay đổi theo mục tiêu của tổ chức, nó không có hiệu quả cao nếu được sử dụng theo thời gian dài.
Ví dụ : dưới đây là một bản KPI cá nhân được xây dựng theo các mục tiêu và thước đo chiến lược BSC “ Balance Scorecard “ .