1. Quá trình hình thành và phát triển
2.2 Chức năng, nhiệm vụ của từng bộ phận 1 Giám đốc Trung tâm lữ hành
2.2.1 Giám đốc Trung tâm lữ hành
Chức trách chung:
Giám đốc là viên chức đứng đầu bộ máy của TTLH, chịu trách nhiệm trước Giám đốc công ty về việc lãnh đạo và quản lý toàn bộ hoạt động sản xuất kinh doanh và an toàn trong TTLH.
Nhiệm vụ và trách nhiệm:
+ Tổ chức và chỉ đạo các hoạt động của TTLH đảm bảo hoàn thành các kế hoạch đề ra đã được Giám đốc công ty phê duyệt.
+ Tổ chức thực hiện phổ biến quán triệt điều lệ, quy chế TTLH tới từng thành viên TTLH. Giám Đốc Tài chính – Kế toán Ban điều hành Ban thị trường Thủ quỹ Tài chính Lái xe Hướng dẫn viên Trợ lý thị trường 2 Trợ lý thị trường 1
+ Tổ chức xây dựng các chiến dịch thị trường cho TTLH theo từng tháng, quý và 6 tháng đầu- cuối năm.
+ Phân công nhiệm vụ cho từng thành viên TTLH, theo dõi và đánh giá tính hiệu quả việc thực hiện theo từng vị trí công việc của từng nhân viên TTLH.
+ Đảm bảo thực hiện đúng các chế độ, quyền lợi của từng thành viên TTLH.
+ Đảm bảo minh bạch về tài chính: có tổng kết báo cáo doanh thu hàng tháng và kết quả hoạt động của từng thành viên trong tháng.
+ Tổ chức bồi dưỡng nghiệp vụ chuyên môn cho cán bộ công nhân viên TTLH.
+ Thực hiện nhiệm vụ của điều hành theo điều 5. Quyền hạn:
+ Quyền quyết định hoặc đề nghị cấp trên khen thưởng, kỷ luật, điều động, tuyển dụng hoặc buộc thôi việc đối với cán bộ công nhân viên trong TTLH.
+ Quyền quyết định thay đổi các dịch vụ tour trong quá trình thực hiện nếu xét thấy hợp lý, nhằm nâng cao chất lượng dịch vụ của chương trình tuor.
+ Quyền điều động cán bộ nhân viên thực hiện các nhiệm vụ của TTLH. + Quyền quyết định tất cả các vấn đề trong phạm vi quyền hạn của mình và xác định trách nhiệm quyền hạn cho các thành viên TTLH, quyết định việc thu- chi trong các hoạt động của Trung tâm và các chương trình Tour. + Quyền nhận các chế độ : phụ cấp chức danh, phụ cấp xăng xe và điện thoại theo khoản… điều…
2.2.2 P. Giám đốc trung tâm lữ hành Chức trách chung:
Phó giám đốc là viên chức chỉ huy ban lãnh đạo của TTLH, chịu trách nhiệm trước Giám đốc TTLH về chỉ đạo và quản lý toàn bộ hoạt động sản xuất- kinh doanh đã được Giám đốc phân công.
Nhiệm vụ & trách nhiệm:
+ Phụ trách về các chương trình Tour trong nước và Tour đi Lào- Xây dựng chương trình và lên chi phí Tour.
+ Trình duyệt Giám đốc TTLH các chương trình Tour trong nước và Tour đi Lào trước khi công bố giá bán trên thị trường.
+ Chịu trách nhiệm về hiệu quả của Tour nội địa và Tour đi Lào trước Giám đốc TTLH.
+ Chịu trách nhiệm về các quyết định của mình trước Giám đốc TTLH trong thời gian Giám đốc TT đi công tác ( có báo cáo chi tiết bằng văn bản ). Duy trì hoạt động chung của TT ( Họp giao ban).
+ Tổ chức xây dựng các chiến dịch thị trường cho TTLH theo từng tháng, quý và 6 tháng đầu- cuối năm đối với thị trường khách đi Lào và khách trong nước.
+ Thực hiện nhiệm vụ của Điều hành theo Điều 5. Quyền hạn:
+ Quyền đề xuất khen thưởng, kỷ luật, điều động, tuyển dụng với các cán bộ nhân viên trong TTLH lên Giám đốc TTLH.
+ Quyền thay Giám đốc Trung tâm quyết định công việc của TTLH trong thời gian Giám đốc đi công tác nước ngoài.
+ Quyền nhận các chế độ: Phụ cấp chức danh, phụ cấp xăng xe và điện thoại theo khoản…điều…
2.3 Điều hành
Là người thực hiện những quy trình quản lý và tổ chức một chương trình Tour. Chịu trách nhiệm trước Giám đốc TTLH về công việc được giao. Nhiệm vụ & trách nhiệm:
+ Chủ động đề xuất các chiến dịch thị trường chung, lên dự trù chi phí thị trường và kế hoạch thị trường.
+ Thực hiện chương trình tour, công tác thị trường theo lệnh điều động của Giám đốc.
+ Trực văn phòng theo lịch phân công của Giám đốc (tại VP C.ty), của Trưởng chi nhánh tại VP Hà Tĩnh. Theo dõi hoạt động của Trung tâm, ghi chép đầy đủ các thông tin trong ngày và đề xuất cách xử lý thông tin vào sổ trực điều hành.
+ Chịu trách nhiệm về điện thoại. Fax trong ngày trực. Các cuộc gọi không trình giải được sẽ trình vào lương.
+ Nhận báo cáo của văn phòng Hà Tĩnh vào 16h00 ngày trực- lưu báo cáo đầy đủ vào sổ trực điều hành. Công việc của từng cá nhân và hoạt động trong ngày của VPHT.
Quyền hạn:
+ Quyền nhận các chế độ: Phụ cấp xăng xe và điện thoại theo khoản… điều…
+ Người trực điều hành được quyền thay Giám đốc, P.GĐ Trung tâm quyết định công việc của Trung tâm trong ngày trực nếu GĐ &P.GĐ đi công tác ( Không liên lạc được)
2.2.4 Nhân viên văn phòng công ty Chức trách chung:
Là cán bộ làm công việc tại VP công ty chịu trách nhiệm nhận và đặt các dịch vụ Tour theo đúng chương trình và chi phí Tour đã được Giám đốc TTLH phê duyệt, tham mưu cho giám đốc về lĩnh vực tài chính và chịu trách
nhiệm trước giám đốc TTLH về việc quản lý văn phòng và công việc văn phòng được phân công.
Nhiệm vụ & trách nhiệm:
+ Chấm công nhân viên tại VP công ty và lái xe C.ty ( trong thời gian đi Tour).
+ Thanh lý các hợp đồng Tour trên địa bàn Nghệ An sau khi kết thúc chương trình Tour.
+ Ghi chép nội dung các cuộc họp giao ban của TTLH hàng tháng và họp giao ban của VP C.ty hàng tuần.
+ Ghi chép đầy đủ thông tin khách hàng vào sổ " Danh sách khách hàng" sau khi nhận được báo cáo của nhân viên thị trường và lưu thông tin chi tiết về các đơn vị đã đi Tour với TTLH.
+ Tổ chức bảo quản và lưu trữ tài liệu theo đúng quy định. Thực hịên đầy đủ công việc quản lý hồ sơ Tour, sổ sách theo dõi mọi hoạt động của TTLH. + Chủ động đề xuất mua sắm các thiết bị đi Tour, các vật dụng văn phòng thiết yếu. Chịu trách nhiệm về các công cụ đi Tour, vật dụng văn phòng TTLH- việc mất mát các dụng cụ đi Tour mà không giải trình được nguyên nhân sẽ trừ vào chế độ lương.
+ Theo dõi việc thu- chi của TTLH. Tổng kết các khoản thu- chi báo cáo Giám đốc Trung tâm vào ngày 30 hàng tháng. Báo cáo các khoản thu- chi với kế toán công ty ( thủ tục thanh quyết toán phải có đầy đủ các hoá đơn chứng từ hợp lệ có sự phê duyệt của Giám đốc TTLH ).
+ Đặt dịch vụ theo chương trình và chi phí Tour đã được Giám đốc TTLH phê duyệt.
+ Thay đổi dịch vụ Tour khi có sự chỉ đạo của Giám đốc.
+ Chăm lo đời sống tinh thần cho cán bộ công nhân viên TTLH. Quyền hạn:
+ Quyền hưởng các chế độ phụ cấp xăng xe, điện thoại theo điều… 2.2.5 Điều hành là HDV
Chức trách chung:
Là người tổ chức hướng dẫn chương trình Tour. Chịu trách nhiệm trước giám đốc TTLH về công việc được giao.
Nhiệm vụ và trách nhiệm:
+ Báo cáo chi tiết lộ trình tour, dự trù chi phí tour và dự trù cấp ứng trước ngày khởi hành lên Giám đốc.
+ Thực hiện chính xác theo thời gian và lộ trình tour đã được phê duyệt. Mọi thay đổi trong chương trình tour về lộ trình, thời gian phải thông qua Giám đốc.
+ Phải sử dụng đầy đủ hiệu quả các công cụ đi tour nhằm xây dựng và phát triển thương hiệu. Chịu trách nhiệm chi trả nếu mất mát các công cụ trong quá trình đi tour. Bàn giao công cụ cho Văn phòng khi thực hiện xong chuyến đi.
+ Chịu trách nhiệm thanh toán các khoản phát sinh ngoài chương trình ( Không có trong dự trù chi phí) nếu không có sự chấp thuận của giám đốc TTLH .
+ Bàn giao hồ sơ tour cho văn phòng làm thủ tục thanh lý hợp đồng.
+ Báo cáo về lộ trình tour đã thực hiện (về dịch vụ nhà hàng, khách sạn, phương tiện…). Chủ động đóng góp chỉnh sửa, bổ sung để nâng cao chất lượng dịch vụ tour.
2.2.6 Điều hành là Nhân viên thị trường Nhiệm vụ và trách nhiệm:
+ Lên kế hoạch về thời gian, địa bàn và chi phí thực hiện chuyến đi thị trường dự kiến, trình Giám đốc phê duyệt.
+ Báo cáo tổng kết chuyến đi thị trường lên Giám đốc và lưu Văn phòng. Báo cáo phải đầy đủ thông tin về khách hàng ( Địa chỉ, điện thoại, người liên hệ…).
Quyền hạn:
+ Quyền thanh toán các khoản chi phí theo dự kiến đã được Giám đốc phê duyệt.
3. Tình hình nhân lực của TTLH năm 2008
Bảng số 1: Tình hình nhân lực của TTLH năm 2008 ( đơn vị: Người ). ( Nguồn: Trung tâm lữ hành Trường Sơn)
Các tiêu thức Các chức danh Số lượng
Giới tính Tuổi Trình độ nghiệp vụ
Trình độ ngoại ngữ Nữ Na m 31 30 22 Trên ĐH Đại học Cao đẳng - TC
1.Giám đốc 2.P.Giám đốc 3. Điều hành hướng dẫn viên 4.Văn phòng 5.Thị trường Tổng 1 1 4 1 2 9 X X X X X X X X X X X X X X X X X Anh – Thái – Lào Lào – Thái – Anh Thái – Lào Trung – Anh – Lào
Qua bảng cơ cấu lao động của Trung tâm ta thấy: Số lượng nhân viên có 9 người trong đó đội ngũ lao động nữ rất ít chỉ có 2 người, còn lại lao động nam. Đội ngũ lao động của Trung tâm do mới thành lập được 3 năm nên còn non trẻ hoá ( cao nhất là 31 tuổi, thấp nhất 23tuổi), nhưng họ là những người có tác phong làm việc nhiệt tình, năng động, sáng tạo, vui tính…Hầu hết, đã được đào tạo ở bậc Đại học chuyên ngành du lịch, có trình độ ngoại ngữ như tiếng Lào, Thái, Tiếng Trung, Tiếng Anh và Trung tâm cũng thường xuyên tổ chức các khoá đào tạo, tập huấn nhằm nâng cao trình độ chuyên môn đáp ứng nhu cầu, đặc biệt là khả năng giao tiếp với khách
hàng bằng ngoại ngữ, có thêm kinh nghiệm trong công việc, nghiệp vụ của mình. Tuy nhiên, vẫn còn nhiều hạn chế là thiếu kinh nghiệm làm việc do thời gian làm việc chưa nhiều, ít được cọ xát.
Nhìn chung, cơ cấu lao động của Trung tâm rất phù hợp với cơ cấu tổ chức cũng như hướng kinh doanh lữ hành của mình.
4. Cơ sở vật chất kỹ thuật tại Trung tâm
Để xây dựng và thành lập Trung tâm, công ty phải đầu tư vào đó một lượng vốn không nhỏ để trang bị về Cơ sở vật chất- kỹ thuật, phương tiện làm việc và trả lương cho công nhân viên. Tiếp đó là mở chi nhánh ở Hà Tĩnh, nhằm tăng cường hoạt động kinh doanh lữ hành đạt hiệu quả, thu hút được nhiều khách du lịch đến với Trung tâm hơn.
Hệ thống nhà cửa, văn phòng, hệ thống máy móc trang thiết bị: Để đáp ứng cho công việc kinh doanh của mình đạt hiệu quả cao, Trung tâm đã đầu tư rất nhiều vào việc mua sắm máy vi tính, điện thoại, bàn ghế, máy fax, máy in…và rất nhiều trang thiết bị cần thiết khác. Hàng năm, Trung tâm cũng đã bỏ ra một khoản tiền để sửa chữa, trang bị mới các trang thiết bị nhằm đáp ứng công việc đề ra, đảm bảo cho các công nhân viên làm việc năng suất đạt chất lượng cao, đúng thời gian quy định cũng như phục vụ khách hàng nhiệt tình, chu đáo nhất.
Bên cạnh đó, Văn phòng Trung tâm cũng được trang trí, sắp xếp các thiết bị, đồ dùng rất gọn gàng, phù hợp, thoáng, sạch sẽ tạo cảm giác thoải mái, thuận tiện nhất cho nhân viên trong quá trình làm việc.
4. Đặc điểm hệ thống sản phẩm dịch vụ của TTLH.