* Sơđồ tổ chức của công ty:
2.2.
* Chức năng nhiệm vụ của các phòng ban:
Giám đốc: là người đứng đầu công ty, chịu trách nhiệm trước pháp luật về các hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Ngoài ra, Giám đốc là người có quyền quyết định cao nhất công ty.
Phó giám đốc: là người hỗ trợ và phụ giúp công việc cho Giám đốc, chịu trách nhiệm chỉđạo công tác sản xuất, kỹ thuật, phòng cháy chữa cháy, vệ sinh môi trường, an toàn lao động, công tác truyền thông trong doanh nghiệp.
Khối Văn Phòng
- Phòng hành chính tổng hợp: Trực tiếp thực hiện công tác nhân sự, tuyển dụng, thôi việc, bố trí điều chuyển - đề bạt nhân viên và nhận xét, đánh giá cán bộ.
Phân loại nhân viên:
1. Nhân viên thử việc: ứng viên trúng tuyển phải qua thời gian thử việc thường không quá 2 tháng làm việc liên tục.
2. Nhân viên chính thức: là nhân viên đã qua thời gian thử việc đáp ứng được nhu cầu của công ty đề ra đối với nhân viên, tiến hành kí hợp đồng lao động và
đuợc hưởng các chếđọ theo quy định cua công ty.
Giám Đốc Phó Giám Đốc Khối Hành Chính Bộ phận chăm sóc Phòng hành chính tổng hợp Phòng kế toán tài chính Phòng kinh doanh Khối Văn Phòng Bộ phận nhận hàng
Sinh viên: Trần Thị Mỹ Diệu Trang 22 3. Nhân viên tạm thời/thời vụ: là nhân viên được tuyển theo thời vụ hay tạm thời thay thế cho nhân viên chính thức đang nghỉ hoặc bổ sung nhân lực vào mùa cao điểm.
Điều động nhân lực:
Việc điều động nhân lực (thăng chức, đề bạt, thuyên chuyển) giúp công ty lựa chọn được những nhân viên có năng lực, có khả năng phù hợp nhất vào vị trí khác nhau và giúp cho mọi nhân viên có cơ hội phát triển nghề nghiệp bình đẳng trong công ty. Về nguyên tắc, công ty sẽ lựa chọn và tuyển dụng nội bộ cho các vị trí còn khuyết, khi không có ứng viên phù hợp, công ty sẽ tổ chức tuyển dụng từ bên ngoài. Cơ sở cho việc đề bạt là đánh giá cá nhân dựa trên kết quả làm việc, năng lực làm việc, khả năng đóng góp & tham gia làm viẹc của nhân viên.
Ngoài ra, trong quá trình làm việc tại công ty, nhân viên có thể được thuyên chuyển đảm nhận các công việc khác nhau ở các vị trí khác nhau trong thời gian do công ty xem xét dựa trên yêu cầu công việc. Mọi quyết định đề bạt, thuyên chuyển
đều phải được sự phê duyệt của Phó hoặc Tổng Giám Đốc.
- Phòng kế toán tài chính:
Tổ chức công tác kế toán, lập các báo cáo kế toán tài chính, kế toán quản trị
theo quy định. Xây dựng kế hoạch tài chính và tổng hợp kế hoạch sản xuất kinh doanh để báo cáo lên Giám đốc.
Kế toán: Là một trong những thành phần không thể thiếu trong công ty, là người chịu trách nhiệm và nắm rõ tài chính trong công ty. Các hoạt động thanh toán tiền mặt hay chuyển khoản, thu - chi, hóa đơn trong ngày điều được kế toán nắm rõ. Kế toán còn là người chịu trách nhiệm báo cáo thuế từng kỳ cho chi cục thế và báo cáo số liệu rõ ràng cho Giám đốc điều hành.
Chếđộ lương, thưởng:
Lương được xác định dựa trên tính chất, khối lượng công việc, trách nhiệm và năng lực cần thiết để thực hiện công việc đó. Lương được điều chỉnh khi công việc thay đổi hoặc khi xét điều chỉnh lương. Lương được chuyển trả một lần vào ngày làm việc cuối cùng của tháng qua tài khoản cá nhân tại ngân hàng do công ty chỉ
Sinh viên: Trần Thị Mỹ Diệu Trang 23
định. Ngoài ra, người lao động còn được nghỉ làm việc và hưởng quyền lương tương đương vào các ngày nghỉ lễđược phòng nhân sự thông báo vào đầu năm.
Các loại hình thưởng áp dụng:
- Thưởng vào dịp lễ: 1/1, 30/4, 1/5, 2/9. Mức thưởng thống nhất toàn Công ty.
- Thưởng hàng năm: tương đương 1 tháng lương, áp dụng khi hoạt động kinh doanh năm trước có lãi.
- Thưởng năng suất: khuyến khích tăng hiệu quả làm việc, áp dụng cho một số vị trí công việc.
Các quyền lợi:
Mức trích nộp Bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế trên cơ sở lương gộp, hiện tại theo luật định là: (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Loại Công ty Nhân viên
Bảo Hiểm Xã Hội 15% 5%
Bảo Hiểm Y Tế 2% 1%
Bảo hiểm tai nạn: khám sức khoẻđịnh kỳ cho mỗi nhân viên vào khoảng quý 3 hàng năm, riêng nhân viên mới được khám sức khoẻ trong tháng đầu tiên làm việc…
- Phòng kinh doanh:
Xây dựng chiến lược kinh doanh. Cập nhật, tổng hợp phân tích các thông tin về thị trường và sản phẩm của công ty, các đối thủ cạnh tranh. Từ đó, đưa ra giải pháp xử lí phù hợp.
Thực hiện công tác xúc tiến bán hàng. Phân tích định kỳ các hoạt động kinh doanh, đề xuất giải pháp kịp thời để nâng cao hiệu quả kinh doanh.
Khối Hành Chính
- Bộ phận chăm sóc khách hàng:
Tiếp xúc trực tiếp với khách hàng, trả lời điện thoại từ khách hàng.
Giải đáp các thắc mắc về dịch vụ, báo giá, trả lời thông tin từ khách hàng. Gửi thông báo lịch trình vận chuyển của hàng.
Sinh viên: Trần Thị Mỹ Diệu Trang 24 Giải quyết những thắc mắc và phàn nàn từ khách hàng.
Lưu lại địa chỉ, sốđiện thoại, thông tin của khách hàng thân thiết.
Chịu trách nhiệm chúc mừng, tặng quà cho khách hàng vào ngày lễ, kỷ niệm, sinh nhật khách hàng. Chịu trách nhiệm nhận các thông tin gửi hàng từ khách hàng
để thông báo cho bộ phận nhận hàng hóa, chứng từ. Chịu trách nhiệm kiểm tra thông tin, kiểm tra những gói hàng đã được gửi để theo dõi tình hình của hàng hóa. Tổng kết các gói hàng trong ngày để báo cáo lên quản lý. Ngoài ra, còn chịu trách nhiệm hỗ trợ cho nhân viên nhận hàng hóa, chứng từ bằng cách tìm ra những địa
điểm thuận tịện của từng khách hàng ở từng khu vực mà nhân viên nhận hàng hóa, chứng từcó thểđi gần và nhanh chóng nhất.
- Bộ phận nhận hàng hóa, chứng từ:
Bộ phận nhận chứng từ, hàng hóa từ khách hàng. Viết biên nhận cho khách hàng.
Kiểm tra hàng hóa (có phải hàng an toàn phải theo quy định của hải quan Việt Nam hoặc nơi đến để hoàn thành chứng từ kèm theo).
Chất xếp hàng hoá, tiến hành giao hàng.
Khi nhận hàng, kiểm tra số lượng hàng hóa, chi tiết hàng hóa hoặc giấy tờ
liên quan, kiểm tra thong6 tin người nhận, kiểm tra địa điểm tới, tình trạng hàng hoá (còn nguyên tốt, đóng gói đúng quy cách ), báo cáo kết quả nhận hàng cho bộ
phận nhận thông tin.
Khi chưa có đủ giấy tờ phải liên hệ với bộ phận nhận thông tin, cũng như
trong các tình huống đặc biệt, khách hàng lạ hay hàng hoá nguy hiểm đều phải xin ý kiến của bộ phận nhận thông tin. Khi giao hàng, với những hàng hoá địa chỉ
không chính xác phải liên hệ ngay với bộ phận nhận thông tin, yêu cầu khách hàng ký nhận vào bảng nhận hàng trong ngày. Nếu gặp tình huống bất thường ảnh hưởng tới việc giao hàng, lập tức liên hệ điều phối viên. Người nhận phải chấp nhận cả lô hàng và chứng từ hải quan, sau đó xuất trình các loại chứng từ, hoá
đơn, lập phiếu thu và nhận tiền, kết thúc giao hàng.
Kết thúc phiên giao dịch nhận hàng là thu tiền, báo cáo hàng ngày và nộp cho kế toán trong vòng 24 h.
Sinh viên: Trần Thị Mỹ Diệu Trang 25
(adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});