7. Tổng quan về đề tài nghiên cứu
2.1. ĐẶC ĐIỂM HOẠT ĐỘNG KINH DOANH VÀ TỔ CHỨC QUẢN LÝ
CủA CÔNG TY Cổ PHầN THƯƠNG MạI GIA LAI 2.1.1. Đặc điểm hoạt động kinh doanh
Công ty CP Thương mại Gia lai có bề dày gần 40 năm trong lĩnh vực hoạt động Thương mại-Dịch vụ, Công ty đã không ngừng đầu tư, hoàn thiện cơ chế để nâng cao năng lực hoạt động nhằm đáp ứng xu hướng phát triển của thị trường. Trong quá trình hình thành và phát triển đó Công ty phải đối diện với biết bao khó khăn và thử thách, nhưng với sự năng động và biết kế
thừa những kinh nghiệm qua nhiều thế hệ cán bộ, với ý chí tự lực tự cường, tập thể cán bộ Công nhân lao động của Công ty đã luôn đòan kết, chủ động, sáng tạo để vượt qua mọi thử thách, thực hiện thắng lợi nhiệm vụđược giao. Qua đó, Công ty đã tạo cho mình một vị thế và uy tín rất lớn trên thị trường trong nhiều lĩnh vực hoạt động về thương mại và dịch vụ.
Công ty chuyên kinh doanh vật tư phân bón, ô tô, xe gắn máy, phụ tùng thay thế và các dịch vụ kèm theo. Ngoài ra còn kinh doanh vật liệu xây dựng trang trí nội thất, vận tải hàng hoá, các dịch vụ hổ trợ cho vận tải, hàng nông lâm sản, thủ công mỹ nghệ, hàng điện tử viễn thông, máy móc thiết bị văn phòng, điện gia dụng, phụ tùng thay thế và các dịch vụ kèm theo, hàng tiêu dùng thiết yếu, rượu bia, thuốc lá điếu, xăng dầu, nhớt máy.
Hiện nay, Công ty có vốn điều lệ là 18,8 tỉđồng, bên cạnh đó Công ty có khả năng huy động thường xuyên trên 100 tỉ đồng để phục vụ cho công tác kinh doanh.
Hệ thống phương tiện vận tải tại Công ty đang sở hữu trên 40 chiếc (trọng tải từ 0,5 đến 3,5 tấn) có thể đáp ứng yêu cầu đa dạng trong hoạt
động phân phối/tiêu thụ hàng tiêu dùng thiết yếu. Công ty có hệ thống kho bãi hiện đại, thoáng mát đáp ứng đầy đủ nhu cầu dự trữ, kinh doanh dịch vụ kho bãi như: Tại Pleiku - Gia Lai, diện tích kho bãi trên 16.000 m2; tại Chư Sê - Gia Lai, diện tích kho bãi 1.500 m2 ; tại cụm công nghiệp Nhơn Bình - TP.Qui Nhơn - Bình Định (gần cảng), diện tích trên 9.000 m2 chuyên phục cho kinh doanh phân bón và dịch vụ cho thuê kho bãi.
Nguồn nhân lực : Comexim có trên 300 lao động có trình độ, năng lực và kinh nghiệm phù hợp với hoạt động của Công ty.
Với năng lực hiện tại, không tính các đơn vị liên doanh, liên kết doanh thu bình quân hàng năm của Comexim đạt trên 1.000 tỉđồng. Trong đó:
- Lĩnh vực kinh doanh hàng tiêu dùng thiết yếu chiếm khoảng 80%; - Lĩnh vực Phân bón, nông sản, xe gắn máy chiếm khoảng 20%
2.1.2. Đặc điểm tổ chức quản lý
a. Đặc điểm tổ chức quản lý
Chức năng, nhiệm vụ của các bộ phận quản lý:
- Hội đồng quản trị: Đứng đầu là Chủ tịch Hội đồng quản trị, là người có quyền lực cao nhất trong Công ty, có quyền quyết định phương thức tổ
chức sản xuất kinh doanh. Có quyền bổ nhiệm Tổng giám đốc, Phó Tổng giám đốc và các vị trí khác …
- Ban kiểm soát: Được Hội đồng quản trị lập ra, có nhiệm vụ kiểm tra, kiểm soát các sai phạm ở các bộ phận trong toàn công ty.
- Tổng giám đốc: Là người lãnh đạo cao nhất trong việc điều hành mọi hoạt động của công ty, là người đại diện của công ty trước pháp luật, tham gia quan hệ giao dịch ký kết hợp đồng ,đồng thời chịu trách nhiệm trước nhà nước và tập thể người lao động và cổđông về kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty.
- Phòng tổ chức hành chính: Có nhiệm vụ tổ chức tuyển chọn ,đào tạo và bố trí sắp xếp nhân sự một cách hợp lý .Theo dõi hoạt động của các phòng ban, đơn vị trực thuộc theo dõi xây dưng định mức lao động tiền lương ,chế độ người lao động cũng như việc thi đua, khen thưởng.Qua đó tham mưu cho lãnh đạo trong việc sắp xếp cơ cấu tổ chức công ty phù hợp với nhiệm vụ sản xuất kinh doanh, phối hợp với các phòng ban ,quan hệ với các cơ quan hữu quan để giúp công ty trong hoạt động sản xuất kinh doanh
- Phòng kinh doanh: Có nhiệm vụ khai thác, ký kết hợp đồng kinh tế, kinh doanh của các mặt hàng; lập kế hoạch hoat động sản xuất kinh doanh.
- Phòng kế toán-tài chính: Có nhiệm vụ chịu trách nhiệm về tổ chức thực hiện theo dõi, quản lý tài sản tài chính của DN, thường xuyên kiểm tra và tổng hợp số liệu, thông tin kinh tế tài chính, phân tích tình hình thực tế của DN. Qua đó đề xuất ý kiến tham mưu cho lãnh đạo về công tác quản lý tài chính điều hành và kiểm soát hoạt động sản xuất kinh doanh để đưa ra các quyết định quản lý kịp thời.
- Các chi nhánh, cửa hàng: Tổ chức tiếp nhận, bảo quản và tiêu thụ các mặt hàng Công ty giao theo sự chỉ đạo của công ty và nhà sản xuất; tìm kiếm và khai thác thị trường để tăng doanh số bán hàng, tham mưu cho Tổng Giám
đốc ký kết các hợp đồng kinh tế hoặc trực tiếp ký kết (nếu được ủy quyền).
b. Đặc điểm tổ chức kế toán
Hình 2.2. Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán Chức năng, nhiệm vụ của từng bộ phận kế toán:
- Chức năng nhiệm vụ của phòng kế toán Công ty: Thực hiện công tác tài chính, quản lý các loại vốn và quỹ, tổ chức thực hiện thống nhất công tác kế toán trong toàn Công ty. Kiểm tra phân tích tính hiệu quả của hoạt
động kinh tế, thực hiện thông tin kinh tế nội bộ của cơ quan cấp trên liên quan. Kế toán trưởng Kế toán thanh toán Kế toán thống kê Kế toán ngân hàng Kế toán Công nợ Phó phòng KT (KT tổng hợp) Kế toán các đơn vị trực thuộc
- Kế toán trưởng: Trực tiếp phụ trách bộ phận Kế toán, kiểm tra đôn
đốc việc hạch toán đúng chế độ hiện hành cũng như mọi vấn đề tài chính để
tham mưu cho Tổng Giám đốc.
- Phó phòng kế toán: Là người giúp việc cho kế toán trưởng, chịu trách nhiệm theo dõi toàn bộ các số liệu phát sinh trong Công ty, kiểm tra, kiểm soát các chứng từ gốc của các bộ phận để ghi vào sổ cái, thanh toán khoán cho một sốđơn vị, bộ phận và lập BCTC.
- Kế toán thanh toán: Thực hiện các nghiệp vụ kinh tế phát sinh về
hàng hóa, theo dõi thu chi tiền mặt. Theo dõi các tài khoản tiền gửi Ngân hàng, tiền vay, kèm kế ước vay vốn theo dõi và có kế hoạch trả nợ vay đối với các khoản nợ vay đến hàng.
- Kế toán thống kê: Chịu trách nhiệm theo dõi các khoản thu nộp BHXH, BHYT và kinh phí công đoàn, báo cáo thống kê.
- Kế toán công nợ: Theo dõi toàn bộ các khoản công nợ, thanh toán khoán cho một sốđơn vị, bộ phận.
- Kế toán các đơn vị trực thuộc: Các đơn vị trực thuộc hạch toán phụ
thuộc, căn cứ chứng từ phát sinh kế toán lên bảng kê và báo cáo mua hàng, bán hàng. Cuối tháng thực hiện việc báo sổ lên Công ty để kế toán tổng hợp cho toàn Công ty.
2.1.3. Hoạt động đầu tư tài chính của Công ty cổ phần thương mại
Gia Lai
Công ty cổ phần thương mại Gia Lai hiện nay có 1 Công ty con và 1 Công ty liên kết, đó là:
Công ty con: Công ty Trách nhiệm hữu hạn MTV COMEXIM Chư Sê. Công ty liên kết: Công ty TNHH Thương mại Sài Gòn – Gia Lai.
Số liệu vốn đầu tư vào Công ty con và Công ty liên kết được theo dõi như sau:
Bảng 2.1: Bảng theo dõi vốn đầu tư vào công ty con
Tên Công ty Vốn đầu tư Tỷ lệ quyền
biểu quyết
Công ty TNHH MTV COMEXIM Chư Sê. 3.000.000.000 100%
Bảng 2.2: Bảng theo dõi vốn đầu tư vào công ty liên kết
Tên Công ty Vốn đầu tư Tỷ lệ quyền
biểu quyết
Công ty TNHH Thương mại Sài Gòn – Gia Lai. 3.600.000.000 30%
2.2. CÔNG TÁC LậP BCTC HợP NHấT TạI CÔNG TY Cổ PHầN THƯƠNG MạI GIA LAI
Công ty cổ phần Thương mại Gia Lai (COMEXIM GIALAI) được thành lập trên cơ sở chuyển đổi Công ty Thương mại Gia Lai, là một doanh nghiệp nhà nước thành Công ty cổ phần theo quyết định số 1504/QĐ-CT, ngày 02/12/2004 của UBND tỉnh Gia Lai.
Hiện nay, Công ty có 1 Chi nhánh trực thuộc, 1 Công ty con và 1 Công ty liên kết. Như vậy, Công ty Cổ phần Thương mại Gia Lai đang hoạt động theo mô hình công ty mẹ - công ty con và theo quy định của chế độ kế toán Doanh nghiệp hiện hành thì Công ty phải lập BCTC hợp nhất. Việc lập BCTC hợp nhất phải tuân thủ theo VAS 25 “BCTC hợp nhất và kế toán các khoản
đầu tư vào Công ty con” và các chuẩn mực kế toán khác có liên quan khác như VAS 07, VAS 08, VAS 10, VAS 21, VAS 24...
Tuy nhiên thực tế tại Công ty CP Thương mại Gia lai mặc dù có lập BCTC
hợp nhất nhưng vẩn chưa hoàn toàn tuân thủ các chuẩn mực và chếđộ kế
toán hiện hành, Công ty có loại trừ các bút toán giao dịch nội bộ nhưng vẩn chưa triệt để. Vì vậy BCTC hợp nhất vẩn mang tính hình thức và các chỉ tiêu trên BCTC hợp nhất chưa phản ánh chính xác thực trạng tài chính tại đơn vị.
Các nội dung dưới đây sẽ phản ánh thực trạng công tác lập BCTC hợp nhất tại Công ty cổ phần Thương mại Gia Lai.
2.2.1. Tổ chức kế toán các khoản đầu tư tài chính và giao dịch nội bộ phục vụ công tác lập báo cáo tài chính hợp nhất phục vụ công tác lập báo cáo tài chính hợp nhất
a. Tổ chức kế toán các khoản đầu tư tài chính
* Tổ chức kế toán khoản đầu tư vào công ty con
Kế toán tại công ty mẹ theo dõi khoản đầu tư theo giá gốc ở công ty con trên TK 221 “Đầu tư vào công ty con” và lập “Bảng theo dõi vốn đầu tư vào Công ty con”, theo dõi cổ tức được chia từ công ty con trên tài khoản 515” Doanh thu tài chính”. Công ty không mở sổ chi tiết tài khoản 515 mà chỉ theo dõi tổng hợp trên sổ cái. Trên các BCTC của các công ty con thì khoản đầu tư
này được hạch toán vào TK 4111 “Vốn đầu tư của chủ sở hữu”.
Công ty CP Thương mại Gia Lai chỉ có 1 Công ty con và được Công ty mở
sổ chi tiết theo dõi vốn đầu tư vào Công ty con với số liệu như Bảng 2.1 ở trên.
* Tổ chức kế toán khoản đầu tư vào công ty liên kết
Kế toán tại công ty mẹ theo dõi khoản đầu tư vào công ty liên kết trên TK 223 “Đầu tư vào công ty liên kết” theo giá gốc và lập “Bảng theo dõi vốn
đầu tư vào công ty liên kết”, theo dõi cổ tức được chia từ công ty con trên tài khoản 515” Doanh thu tài chính”. Công ty không mở sổ chi tiết tài khoản 515 mà chỉ theo dõi tổng hợp trên sổ cái.
Các khoản đầu tư vào Công ty liên kết ở Công ty CP Thương mại Gia Lai chỉ có 1 Công ty là và được Công ty mở sổ chi tiết theo dõi vốn đầu tư
vào Công ty liên kết với số liệu như như Bảng 2.2 ở trên.
b. Tổ chức các giao dịch nội bộ ở công ty
* Mua bán hàng hóa
Giữa công ty mẹ và công ty con thường xảy ra các nghiệp vụ mua bán hàng hóa như thuốc lá, cafe, nước ngọt... theo giá thị trường như bán cho các công ty khác ngoài công ty.
Việc giao dịch mua bán giữa Công ty mẹ và Công ty con theo giá thị
trường nên phát sinh lãi/lỗ chưa thực hiện nếu lượng hàng hóa đó chưa được bán ra ngoài. Theo quy định, khi lập BCTC hợp nhất thì phải loại trừ được doanh thu, giá vốn tiêu thụ nội bộ và toàn bộ lãi/lỗ trong hàng tồn kho cuối kỳ. Vấn đềđặt ra là việc xác định doanh thu, giá vốn nội bộ thường đơn giản, trong khi đó việc xác định lãi/lỗ chưa thực hiện trong hàng tồn kho cuối kỳ là rất phức tạp. Bởi vì hàng hóa có thể được mua từ bên ngoài hoặc mua từ các
đơn vị nội bộ trong Công ty (Công ty mẹ - Công ty con) nên khó xác định hàng tồn cuối kỳ là hàng được mua trong nội bộ Công ty hay được mua từ bên ngoài. Để làm được việc này, thực tế tại Công ty CP Thương mại Gia Lai đã xác định hàng tồn kho cuối kỳ theo giả định việc xuất bán trong kỳ là ưu tiên hàng mua trong nội bộ Công ty và lượng tồn kho cuối kỳ là hàng mua từ bên ngoài. Trường hợp, tồn kho cuối kỳ lớn hơn cả lượng tồn kho đầu kỳ và hàng nhập trong kỳ của hàng hóa có nguồn gốc từ bên ngoài thì phần chênh lệch đó là hàng tồn kho mua từ nội bộ tập đoàn.
Công ty hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kiểm kê định kỳ và theo cách xác định hàng tồn kho cuối kỳ như trên, cuối năm 2013 tại Công ty CP thương mại Gia Lai không có hàng tồn kho mua nội bộ thực thể hợp nhất chưa tiêu thụ nên không phát sinh lãi/lỗ chưa thực hiện.
Theo lý thuyết và nguyên tắc lập BCTC hợp nhất, kế toán ở công ty mẹ, công ty con, công ty liên kết với công ty mẹ phải mở sổ theo dõi chi tiết mua bán hàng hoá giữa các thực thể này với nhau. Cuối kỳ tổng hợp các giao dịch nội bộ thực hiện trong kỳ, các giao dịch nội bộ chưa thực hiện để cung cấp cho công ty mẹ làm căn cứ loại trừ giao dịch nội bộ khi hợp nhất BCTC.
Tuy nhiên, tại Công ty CP Thương mại Gia Lai không mở sổ theo dõi chi tiết mua bán hàng hoá giữa công ty với công ty con và công ty liên kết mà chỉ mở sổ theo dõi công nợ chi tiết theo tên từng đối tượng. Cuối kỳ, kế toán dùng lệnh trích lọc có điều kiện trên Exel để lọc số liệu cần thiết cung cấp cho
công ty làm căn cứđể lập BCTC hợp nhất. Cụ thể như kế toán muốn tổng hợp doanh thu bán hàng cho công ty con thì sẽ trích lọc Nợ TK131 đối ứng với Có TK511 tương ứng với đối tượng là Công ty con “Công ty TNHH MTV COMEXIM Chư Sê”... Cách làm này sẽ không phù hợp khi mua bán thanh toán ngay bằng tiền nên công ty quy định tất cả các trường hợp mua bán thanh toán ngay đều được hạch toán qua tài khoản trung gian là TK131 (hoặc TK331) để thuận tiện cho việc tổng hợp số liệu phục vụ lập BCTC hợp nhất.
* Vay nội bộ giữa công ty mẹ và công ty con
Các khoản vay nội bộ là các khoản công ty mẹ cho công ty con vay để
thu lãi cho vay đối với tiền nhàn rỗi chưa sử dụng và nhằm hỗ trợ công ty con khi cần vốn để kinh doanh.
Giữa Công ty CP Thương mại Gia Lai và Công ty con phát sinh các khoản cho vay và trả nợ vay xảy ra khá thường xuyên theo từng hợp đồng vay vốn với kỳ hạn tối đa là 12 tháng và lãi suất linh động theo từng thời điểm của từng hợp đồng vay. Cuối mỗi tháng hai bên sẽ kiểm tra đối chiếu để tính tiền lãi vay trong tháng và Công ty con có trách nhiệm thanh toán cho Công ty mẹ
trong vòng 10 ngày đầu tháng sau. Toàn bộ chi phí lãi vay Công ty mẹ hạch toán vào TK515 - “Doanh thu tài chính” còn Công ty con hạch toán vào TK635 -“Chi phí tài chính”. Số nợ vay được Công ty mẹ hạch toán vào TK128 -“Đầu tư ngắn hạn khác” trên BCTC riêng của Công ty mẹ. Tất cả
những nội dung liên quan đến các khoản cho vay này cần được mở sổ theo