II/ Đối tượng và phương pháp tập hợp chi phí sản xuất.
1/ Kế toántập hợp chi phí nguyên vật liệu trực tiếp.
Do công ty tiến hành sản xuất theo phương thức gia công, như vậy về nguyên tắc nguyên vật liệu chính sẽ không được hạch toán vào chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, mà số lượng của nguyên vật liệu này được bộ phận vật tư của Phòng kế hoạch thị trường ở Công ty theo dõi từ khi nhận về sản xuất cho tới khi quyết toán hợp đồng gia công. Do vậy, chi phí nguyên vật liệu trực tiếp chỉ bao gồm có chi phí vật liệu phụ trực tiếp mà doanh nghiệp mua vào đáp ứng cho nhu cầu sản xuất sản phẩm.
Bởi vậy, kế toán về nguyên vật liệu chính cho sản phẩm gia công và kế toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp sẽ có những điểm khác nhau như sau;
Chi phí NVL chính trực tiếp tại xí nghiệp bao gồm:
Vải lót các loại, vải ngoài các loại, bông hoá học, da, thảm len… Do hình thức gia công nên toàn bộ NVL chính là bên đặt hàng cung cấp theo điều kiện giá CIF tại cảng Hải Phòng ( chi phí vải vận chuyển chính từ nước đặt hàng đến cảng Hải Phòng do bên đặt hàng chịu) chi phí vận chuyển nguyên vật liệu trực tiếp chỉ bao gồm chi phí vận chuyển nguyên vật liệu do khách hàng giao phát sinh chi phí này cho xí nghiệp chưa được tính vào chi phí sản xuất vật liệu chính từ nước đặt hàng tới cảng
chính trực tiếp chỉ bao gồm chi phí vận chuyển nguyên vật liệu do khách hàng giao phát sinh (những chi phí này do công ty chịu) và được tính vào chi phí sản xuất.
- Chi phí vật liệu phụ: Trong các doanh nghiệp sản xuất, nhất là trong ngành may mặc thì nguyên vật liệu phụ không thể thiếu được trong quy trình sản xuất, nó giúp tăng thêm giá trị sử dụng của sản phẩm, mặc dù vật liệu phụ không cấu thành nên thực thể chính của sản phẩm. ở Công ty RYHYING VN các vật
liệu phụ dùng cho sản xuất là: chỉ tơ các màu, vải lót, đệm vải, móc, cúc, khuôn cổ ..,
- Số NVL mà bên đặt hàng chuyển cho Công được tính trên cơ sở sản lượng sản phẩm đặt hàng và định mức từng loại NVL cho từng sản phẩm. Định mức này do khách hàng và Công ty cùng thoả thuận, nghiên cứu xây dựng nên. Có những nguyên liệu được vận chuyển về theo Container của từng khách hàng thì chi phí vận chuyển vật liệu của hãng nào thì chi phí vận chuyển vật liệu của hãng nào sẽ được theo dõi cho hãng đó, song cũng có trường hợp là một lần vận chuyển với số lượng nguyên vật liệu của nhiều lô hàng và của nhiều hãng khác nhau. Như chúng ta tính toán tập hợp chi phí vận chuyển và chi phí vận chuyển cho từng mã hàng dựa vào một tiêu thức phân bổ nhất định ( ở đây Công ty dựa vào tiêu thức phân bổ là số nguyên vật liệu xuất dùng). Ngoài phần nguyên vật liệu chính tính toán theo định mức trong quá trình giao nguyên vật liệu cho Công ty thì phía khách hàng phải trừ đi cho Công ty 3% số nguyên liệu bù vào hao hụt trong quá trình vận chuyển và sản xuất.
- Do đó nguyên vật liệu gia công chỉ được quản lý về số lượng nhập, xuất, tồn theo từng đơn đặt hàng nguyên vật liệu gia công chứ không tính giá trị. Vì vậy khi xuất kho vật liệu kế toán không tính giá thực tế nguyên vật liệu xuất kho trong tháng cho từng đối tượng sử dụng trên các chứng từ gốc mà chỉ theo dõi về mặt hiện vật. Để phù hợp và phản ánh chính xác, đầy đủ số lượng vải tiêu hao thực tế cho mỗi đơn đặt hàng Công ty đã sử dụng phương pháp theo dõi trên bàn cắt.
Sau đây là bảng định mức nguyên vật liệu gia công
Bảng định mức này được lập thành 3 bản: 1 bản lưu tại phòng kế toán, 1 bản lưu ở kho, 1 bản được chuyển tới tổ may trực tiếp sản xuất ra mã hàng đó.
Ví dụ: Trích bảng định mức nguyên vật liệu giao cho tổ 2, của mã hàng Sungsin style 7540- áo.
Sau đây là bảng định mức nguyên vật liệu giao cho tổ 2 do phòng kỹ thuật lập
Mã hàng áo 7540.
Bảng định mức nguyên vật liệu Định mức 20 chiếc
STT Tên NVL Đơn vị tính Số lượng Số cuộn
1 Vải chính M 0.58 m
2 Vải lót M 0.45 m
3 Móc chính Chiếc 1
4 Đệm vải Đôi 1
Bảng cân đối mã hàng sung sin(Hàn Quốc)PO 4444-style 7540-áo
Màu/cỡ S M L TOTA
L Màu đen Ambiace 3600 3600 3600 10800
Seduction 400 400 400 1200 TOTAL 4000 4000 4000 12000 Màu Trắng Ambiace 3600 3600 3600 10800 21600 Seduction 400 400 400 1200 TOTAL 4000 4000 4000 12000 TOTAL 8000 8000 8000 24000 11600
Tên NPL ĐVT SLSX ĐM ĐM có % NC Thực nhận Tổng nhận Mã khác chuyển sang Chuyển sang mã khác CL Ghi chú 25/03 28/03 29/03
V/c màu đen y 12000 0.983 1.00266 12031.9 32006.9 32006.9 12032 19974.98 To#448 V/c màu trắng y 12000 0.983 1.00266 12031.9 26659.3 26659.3 To#448
Bo màu đen y 12000 0.139 1668 0 -1668
Bo màu trắng y 12000 0.139 1668 0 -1668
Dây cổ # đen y 12000 0.6 7200 0 -7200
Dây cổ # trắng y 12000 0.6 7200 0
Chỉ màu đen Cuộn 12000 0.0438 525.6 2401 2401 1875.4 To#445 Chỉ màu trắng Cuộn 12000 0.0438 525.6 1790 1790 1264.4 To#445
Khóa màu đen pcs 12000 0 0 0
18-1/4 S 4000 1 1.01 4040 5050 5050 1010 To#448 18-1/2 M 4000 1 1.01 4040 6086 6086 2046 To#448 18-3/4 L 4000 1 1.01 4040 6066 6066 2026 To#448 Khóa màu trắng pcs 12000 0 0 18-1/4 S 4000 1 1.01 4040 6060 6060 2020 To#448 18-1/2 M 4000 1 1.01 4040 7972 7972 3932 To#448 18-3/4 L 4000 1 1.01 4040 6972 6972 2932 To#448 Nhãn chính Ambiace 12000 1 1.01 12120 14824 11619 26443 14323 Seduction 12000 1 1.01 12120 0 -12120 Nhãn cỡ #7540 24000 1 1.01 0 0 0 S 8000 1 1.01 8080 3920 3920 -4160 M 8000 1 1.01 8080 3290 3290 -4160 L 8000 1 1.01 8080 3773 3773 -4307 Túi nilon 0.16667 0.16833 0 Thùng
Khi tiến hành sản xuất, dựa vào “Bảng cân đối mã hàng Phòng Kế hoạch thị trường (KHTT) lập .Lệnh xuất nguyên vật liệu (Biểu 2) cụ thể với mã hàng Sungsin áo 7540.
Biểu số 2: Lệnh xuất nguyên vật liệu chính
Mã hàng: 7540- áo Tháng: 03/2011
Order: Sungsin Nơi sản xuất: Tổ 2
TT Chi tiết ĐV Định mức Số lượng Đơn giá Trị giá 1 Vải PE-30 Kg 0.75 m/1 áo 5.560
Giám đốc phòng KHTT người lập
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
Nguồn: Phòng Kế hoạch thị trường
Căn cứ vào “Lệnh xuất NVL chính” - Biểu số 2 và “Bảng định mức nguyên phụ liệu sản phẩm” - Biểu số 1. Phòng KHTT lập Phiếu xuất kho-Biểu số3.
Đơn vị: CTY RYHYING phiếu xuất kho
Địa chỉ: Ngày 5 tháng 03 năm 2011
Họ tên người nhận hàng: Chị Hoà- Địa chỉ: (bộ phận) Tổ 2 Lý do xuất kho: sản xuất hàng áo 7540 ( Sungsin).
Xuất tại kho: Sài Đồng
s t t Tên nhãn hiệu, quy cách phẩm chất vật tư (sản phẩm, hàng hoá) Mã số Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo chứng từ Thực xuất A B C D 1 2 3 4 1 Vải chính 322.870 Vải thô 16.211,82 Vải lót 2.372,6
Xuất, ngày 5 tháng 03 năm 2011
Phụ trách bộ phận Người nhận hàng Thủ kho Thủ trưởng
Sử dụng đơn vị
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
Nguồn: Phòng kế hoạch thị trường
Căn cứ vào phiếu xuất kho thủ kho ghi thẻ kho, cuối tháng tính ra số tồn kho và đối chiếu với kế toán nguyên vật liệu về mặt số lượng.
Số:212
Nợ:…… Có:……
Tại phân xưởng sản xuất, căn cứ vào phiếu xuất kho, nhân viên thống kê phân xưởng nhận nguyên vật liệu thực xuất và định mức nguyên vật liệu cho từng sản phẩm. Khi tiến hành sản xuất, nhân viên thống kê phân xưởng theo dõi việc sử dụng vật liệu qua Phiếu thanh toán bàn cắt. Sau đây là ví dụ cụ thể : Ngày 08 tháng 03 năm 2011, theo kế hoạch sản xuất ở tổ 2 nhận từ kho nguyên vật liệu về 950,5 mét vải chính Velour của hãng Sungsin để sản xuất áo mã 7540.Tại bàn cắt, số lượng vải ở trên trải trên 138 lớp, mỗi lớp có chiều dài 6,78 mét. Với số vải trên được trải là:138 x 6,78 = 935.64 mét. Số vải hao phí do những chỗ đầu bàn đoạn nối quy định là: 0,02 x138 = 2,76 mét
Vậy số vải trên thực tế tiêu hao là 938,64 + 2,76 =938,4 mét
Bình thường số vải còn lại sau khi cắt phải là: 950,5 – 938,4 = 12,1 mét Nhưng trên thực tế phần nhận về kho đầu tấm chỉ còn 7,8 mét, còn lại phần thiếu là do hạch toán bàn cắt: 12,1 – 7,8 = 4,3 mét
Số vải tiết kiệm 7,8 mét được bộ phận sản xuất đánh giá lại là: 429.000 Và được hạch toán như sau:
Nợ TK 152 429.000 Có TK 621 429.000
Từ đó căn cứ vào lượng vải xuất cho các phân xưởng trong tháng để phân bổ chi phí vận chuyển (không kể lượng vải xuất cho các phân xưởng trong quý đó có sử dụng hết việc sản xuất sản phẩm hay không thông qua một ví dụ cụ thể sau
Biểu 5
Ví dụ: Trong một hợp đồng mà Công ty đã ký với khách hàng (Hàn Quốc) thì 1 Container nguyên vật liệu bao gồm: Toàn bộ số vải ngoài là 15.720. Chi phí vận chuyển là 3.500.000 đồng (bao gồm cả chi phí bốc dỡ)
Chi phí bình quân cho mỗi mét vải ngoài là H = 3.500.000 : 15720 = 222,65 đồng/m
Từ đó căn cứ vào số vải chính Công ty nhập về trong tháng 03/2011 thì ta sẽ tính được chi phí vận chuyển phân bổ cho số vải ngoài
Tổng số vải chính Công ty nhập về tháng 02/2011 là 10.500 mét. Vậy chi phí vận chuyển phân bổ cho số vải chính tương ứng là: 10.500 x 222,65 = 2.337.800 đồng.Tương tự như vậy các loại vải khác và các chuyến hàng khác cũng được tính như vậy. Định kỳ (cuối tháng) kế toán cộng lại và tính được tổng chi phí vận chuyển tính vào giá thành sản phẩm trong tháng.
Còn đối với nguyên vật liệu phụ mà trong hợp đồng thoả thuận Công ty phải chịu chi phí nguyên vật liệu phụ hoặc bên đặt hàng không cung cấp đủ tiền thì căn cứ vào định mức tiêu hao nguyên vật liệu phụ cho đơn vị sản phẩm, nguyên vật liệu để sản xuất cho từng đại lượng sản phẩm theo kế hoạch. Trừ trường hợp kém phẩm chất hoặc mất mát trong quá trình sản xuất. Thông thường số vật liệu mất mát, kém phẩm chất này không vượt quá định mức thì phần nguyên vật liệu phụ này được kế toán ghi vào “Bảng kê nguyên vật liệu phụ tính vào giá thành” trong tháng. Giá trị nguyên vật liệu phụ mua ngoài được hạch toán vào TK 1522 sau đây là một dẫn chứng cụ thể:
Trong kỳ sản xuất kinh doanh (02/2008) hãng Sungsin( Hàn Quốc) yêu cầu Công ty tự mua ngoài một phần nguyên vật liệu phụ. Công ty mua về nhập kho sau đó xuất kho nguyên vật liệu phụ để sản xuất cho mã hàng 7540- áo. Căn cứ vào phiếu xuất kho vật liệu phụ kế toán tiến hành nhập liệu vào máy tính. Công việc nhập liệu vào máy ở phần hành này tương tự nhập liệu vào máy ở phần hành xuất kho nguyên vật liệu chính.
ở phân xưởng nhân viên thống kê lập bảng kê nguyên vật liệu phụ tính vào giá thành.Trình tự lập như sau
Biểu 5:
Bảng kê nguyên vật liệu phụ xuất dùng tính vào giá thành
Tháng 02 năm 2011 (Trích yếu) Đơn vị: Đồng T T Nơi sử dụng Mã hàng Tên phụ liệu Đơn vị Xuất trong kỳ Lý do Số lượng Số tiền 1 Tổ 2 áo 7540 Chỉ tơ Kg 54kg 1.890.000
Phần chi phí vận chuyển được xí nghiệp phân bổ cho số sản phẩm sản xuất trong kỳ căn cứ vào số sản phẩm hoàn thành nhập kho và đơn giá gia công của từng đơn vị sản phẩm.
Sau đây là ví dụ cụ thể:
Trong kỳ (tháng 2 năm 2011) chi phí vận chuyển vải chính để sản xuất hai mã hàng 7540 áo và 7540 Quần( Sungsin) với đơn giá gia công hai mã hàng lần lượt là 0,55 USD và 0,66 USD là với 2.337.800 đồng. Hợp đồng này đưa vào sản xuất và hoàn thành nhập kho trong tháng với mã 7540- áo là 24.000 sản phẩm, mã 7540 Quần là 22.300 sản phẩm.
Tại xí nghiệp quy định hệ số các đơn giá gia công như sau: + 0,55 USD hệ số 1
+ 0,66 USD hệ số 1,2
2.337.800 2.337.800
Hệ số phân bổ = = = 46,06
24.000+ 22.300 x 1,2 50.760
Vậy chi phí vận chuyển phân bổ cho mã hàng 7540 áo là: 46,06 x 24.000 = 1.105.440đồng. Chi phí này hạch toán vào TK 627.
Cứ sau mỗi chuyến nguyên vật liệu chính nhập kho công ty căn cứ vào “Phiếu nhập kho nguyên vật liệu” và “Chứng từ cước vận chuyển” kế toán thanh toán viết “phiếu chi” để thanh toán cho bên vận chuyển.
Phần hành này được biểu hiện bằng ví dụ cụ thể sau đây
Trong kỳ (tháng) căn cứ vào phiếu chi tiền mặt số 64 ngày 2 tháng 3 năm 2011 chi tiền vận chuyển nguyên vật liệu với số tiền: 1.320.400 (bao gồm cả thuế GTGT 10%).
Kế toán vốn bằng tiền nhập vào máy theo trình tự như sau:
Từ menu “Kế toán tiền mặt” vào mục ”Phiếu chi” sẽ xuất hiện màn hình nhập liệu.