Chi phí quản lý doanh nghiệp bao gồm chi phí về lương cho nhân viên quản lý (tiền lương, các khoản phụ cấp); bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn của nhân viên quản lý; tiền thuế môn bài; dịch vụ mua ngoài gồm điện, nước, bảo hiểm tài sản; chi phí bằng tiền khác như: tiếp khách, chi cho hội nghị khách hàng… Chi phí quản lý doanh nghiệp được kế toán ghi nhận ngay khi có chứng từ chứng minh nghiệp vụ phát sinh trong kỳ như: phiếu chi, giấy báo nợ ngân hàng, bảng phân bổ tiền lương và bảo hiểm xã hội cho nhân viên quản lý, bảng trích khấu hao TSCĐ,…
d. Nội dung, thời điểm ghi nhận chi phí hoạt động tài chính:
Chi phí hoạt động tài chính phát sinh tại công ty Minh Trung chủ yếu là chi phí lãi vay ngân hàng, lãi mua hàng trả chậm, lỗ tỷ giá hối đoái…Kế toán công ty xác nhận thời điểm ghi nhận chi phí lãi vay, lãi mua hàng trả chậm là vào cuối mỗi tháng công ty tổng hợp tiền lãi trả cho ngân hàng, tiền lãi trả chậm cho bên bán. Còn lỗ tỷ giá hối đoái được kế toán ghi nhận tại ngay khi công ty đã nhận đủ hàng và chấp nhận thanh toán theo tỷ giá hối đoái ngày giao dịch. Với khoản đánh giá lại các khoản mục tiền tệ có gốc ngoại tệ, kế toán sẽ dựa vào tỷ giá ngoại tệ cuối năm do ngân hàng Thương mại cổ phần ngoại thương công bố để đánh giá lại. Nếu phát sinh lỗ, kế toán sẽ kết chuyển lỗ tỷ giá hối đoái đánh giá lại cuối năm tài chính vào chi phí tài chính.
e. Nội dung, thời điểm ghi nhận chi phí khác:
Các khoản chi phí khác phát sinh tại công ty Minh Trung gồm: chi phí khác phát sinh chủ yếu từ hoạt động thanh lý, nhượng bán TSCĐ, bị phạt do vi phạm hợp đồng kinh doanh với khách hàng… Kế toán ghi nhận các khoản chi phí này ngay khi nhận được các chứng từ chứng minh nghiệp vụ có phát sinh như: biên bản thanh lý nhượng bán TSCĐ, phiếu chi, giấy báo nợ ngân hàng…và ghi nhận phù hợp với các khoản thu nhập để xác định kết quả kinh doanh trong kỳ.
2.2.2 Kế toán doanh thu, chi phí, kết quả kinh doanh Công ty trách nhiệm hữu hạn Minh Trung
2.2.2.1 Kế toán doanh thu
a. Kế toán doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ a1. Chứng từ sử dụng
Hệ thống chứng từ được sử dụng phục vụ công tác ghi nhận doanh thu tại công ty TNHH Minh Trung gồm có:
+ Phiếu xuất kho (Phụ lục số 01) + Hoá đơn GTGT (Phục lục số 02) + Phiếu thu (Phụ lục số 03)
+ Giấy báo có của Ngân hàng + Hợp đồng kinh tế (Phụ lục số 04) + Hợp đồng cho tổ chức sự kiện + Hợp đồng cho thuê kho bãi + Đơn đặt hàng của khách hàng + Hợp đồng xuất khẩu,
+ Tờ khai hải quan đối với hàng hóa xuất khẩu có xác nhận đã xuất khẩu của cơ quan hải quan,
+ Hóa đơn GTGT hàng xuất khẩu a2. Tài khoản sử dụng:
Kế toán Công ty TNHH Minh Trung và các chi nhánh của công ty sử dụng TK 511"Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ ".
Tài khoản này được chi tiết thành các tài khoản cấp 2 là 5111 - “Doanh thu bán hàng” và TK 5112 - “Doanh thu cung cấp dịch vụ”. Từng TK được chi tiết thành các TK cấp 3 như sau:
TK 5111 "Doanh thu bán hàng” , chi tiết thành 6 tài khoản cấp 3:
TK 51111 : Doanh thu bán hàng cháo sen bát bảo, nông sản trong nước TK 51112 : Doanh thu bán hàng cháo sen bát bảo, nông sản xuất khẩu TK 51113 : Doanh thu bán hàng thủ công mỹ nghệ
TK 51114 : Doanh thu bán rượu bia, nước giải khát TK 51115 : Doanh thu bán cà phê
TK 51116 : Doanh thu bán hàng lâm sản TK 51117: Doanh thu bán hàng tiêu dùng
TK 5112 “ Doanh thu cung cấp dịch vụ” được chi tiết thành 03 tài khoản cấp 3: TK 51121 : Doanh thu cho thuê kho bãi, nhà xưởng
TK 51122: Doanh thu cung cấp dịch vụ vận tải hàng hóa
TK 51128 : Doanh thu cung cấp dịch vụ khách sạn, tổ chức lễ cưới, sự kiện
a3. Phương pháp hạch toán
Kế toán doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ:
• Nghiệp vụ bán hàng trong nước
Khi phát sinh nghiệp vụ bán buôn hàng hoá qua kho theo hình thức chuyển hàng, căn cứ vào hợp đồng kinh tế hoặc đơn đặt hàng đó ký kết, phòng kinh doanh sẽ lập hoá đơn GTGT. Theo quy định của công ty TNHH Minh Trung, điều khoản thanh toán trong hợp đồng quy định thời hạn thanh toàn từ 5 đến 7 ngày kể từ ngày nhận hàng. Khi có chứng từ phát sinh như: hoá đơn GTGT, phiếu thu (nếu có), giấy báo có của Ngân hàng,... kế toán phản ánh nghiệp vụ như sau:
Tại các chi nhánh kế toán phản ánh doanh thu như sau: Nợ TK 131, 111, 112: Tổng trị giá hàng hoá.
Có TK 5111 : Doanh thu bán hàng chưa có thuế
Có TK 336 : Thuế GTGT đầu ra của hàng hoá xuất bán, chi nhánh nhận nợ công ty.
- Tại trụ sở Công ty, kế toán phản ánh doanh thu: Nợ TK 131, 111, 112 : Tổng trị giá hàng hoá.
Có TK 5111 : Doanh thu bán hàng chưa có thuế GTGT Có TK 3331 : Thuế GTGT đầu ra của hàng hoá xuất bán
- Khi phát sinh nghiệp vụ bán buôn vận chuyển thẳng, công ty mua hàng về nhưng không nhập kho mà chuyển bán ngay cho bên mua, kế toán công ty vẫn hạch toán nhập kho và xuất kho bình thướng. Kế toán sử dụng tài khoản
“Hàng hóa” để hạch toán nghiệp vụ. Căn cứ vào các chứng từ phát sinh như Hợp đồng kinh tế, hóa đơn mua hàng, kế toán định khoản như sau:
Kế toán ghi nhận trị giá hàng mua: Nợ TK 156 : Trị giá mua hàng
Nợ TK 1331 : Thuế GTGT được khấu trừ
Có TK 111, 112, 331: Tổng số tiền phải thanh toán Kế toán ghi nhận doanh thu bán hàng
Nợ TK 111,112,131 : Tổng giá thanh toán
Có TK 511 : Doanh thu hàng giao bán thẳng chưa có thuế Có TK 3331 : Thuế GTGT đầu ra của hàng giao bán thẳng Đồng thời kế toán kết chuyển trị giá vốn hàng bán:
Nợ TK 632 Có TK156
- Đối với nghiệp vụ bán hàng lẻ kế toán tại văn phòng Công ty và các chi nhánh cũng hạch toán doanh thu như phương thức bán buôn.
Tại các chi nhánh, kế toán phản ánh doanh thu: Nợ TK 131, 111, 112 : Tổng trị giá hàng hoá. Có TK 5111 : Doanh thu bán hàng chưa có thuế
Có TK 336 : Thuế GTGT đầu ra của hàng hoá xuất bán (chi nhánh nợ công ty)
Tại văn phòng Công ty, kế toán phản ánh doanh thu: Nợ TK 131, 111, 112 : Tổng trị giá hàng hoá.
Có TK 5111 : Doanh thu bán hàng chưa có thuế
Có TK 3331 : Thuế GTGT đầu ra của hàng hoá xuất bán
Đồng thời kế toán tại văn phòng công ty và các chi nhánh khảo sát phản ánh trị giá vốn hàng bán như sau:
Nợ TK 632 (TK 63201,…) Có TK 156
* Kế toán doanh thu nội bộ:
- TK sử dụng: TK 512 – Doanh thu bán hàng nội bộ Tài khoản này được chi tiết thành 02 tài khoản cấp 2:
TK 5121: Doanh thu nội bộ (hàng điều chuyển) TK 5122: Doanh thu nội bộ khác
- Phương pháp hạch toán doanh thu bán hàng nội bộ:
Khi Công ty xuất hàng cho 02 chi nhánh tại Hà Nội và TP.Hồ Chí Minh, kế toán Công ty căn cứ vào phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ xuất hàng cho các chi nhánh. Khi xuất hàng, công ty theo dõi
Khi nhận hàng, kế toán chi nhánh phản ánh giá hàng nhận từ công ty: Nợ TK 156 : Trị giá vốn hàng hóa
Có TK 336: Đơn vị nhận nợ Công ty
Khi hàng đã bán, kế toán tại chi nhánh căn cứ vào hóa đơn GTGT phản ánh doanh thu bán hàng:
Nợ TK 131, 111, 112 : Tổng trị giá hàng hoá. Có TK 5111 : Doanh thu bán hàng nội bộ
Có TK 336 : Thuế GTGT đầu ra của doanh thu cung cấp dịch vụ Kế toán phản ánh giá vốn như sau:
Nợ TK 632 Có TK 156
Kế toán tại trụ sở công ty căn cứ vào bảng kê hóa đơn bán hàng do các chi nhánh cung cấp để phản ánh doanh thu bán hàng nội bộ:
Nợ TK 136, 111, 112 : Tổng trị giá hàng hoá Có TK 512 : Doanh thu bán hàng nội bộ
Có TK 3331: Thuế GTGT đầu ra của doanh thu cung cấp dịch vụ Đồng thời kế toán kết chuyển trị giá mua thực tế của hàng bán nội bộ: Nợ TK 632
- Phương pháp hạch toán doanh thu cung cấp dịch vụ:
Với các hoạt động cung cấp dịch vụ của công ty Minh Trung như: cho thuê khách sạn, tổ chức sự kiện, tổ chức lễ cưới,…khi có đủ các chứng từ chứng minh có nghiệp vụ phát sinh, kế toán ghi nhận doanh thu như sau:
Nợ TK 131, 111, 112: Tổng trị giá hàng hoá
Có TK 5112 : Doanh thu cung cấp dịch vụ chưa có thuế
Có TK 3331 : Thuế GTGT đầu ra của doanh thu cung cấp dịch vụ
• Kế toán các khoản giảm trừ doanh thu:
Qua tìm hiểu về hoạt động bán hàng trong thời gian nghiên cứu tại công ty, học viên thu thập được thông tin là không có trường hợp nào phát sinh khoản giảm trừ doanh thu. Tuy nhiên, nếu có phát sinh nghiệp vụ về nội dung này, kế toán sử dụng TK 532 “Giảm giá hàng bán”.
Phương pháp hạch toán các khoản giảm trừ:
Kế toán căn cứ vào hóa đơn điều chỉnh giá hàng bán để phản ánh doanh thu hàng bán giảm giá:
Nợ TK 532 : Doanh thu hàng bán giảm giá Nợ TK 3331 : Thuế GTGT của số hàng giảm giá
Có TK 131, 111, 112: Tổng giá trị thanh toán
• Kế toán doanh thu hàng xuất khẩu
Công ty TNHH Minh Trung có xuất khẩu ra một số thị trường nước ngoài với hai mặt hàng là cháo sen bát bảo và hàng nông sản sơ chế.Theo biểu thuế xuất khẩu hiện hành, thuế xuất khẩu của các mặt hàng được xuất khẩu tại công ty TNHH Minh Trung là 0%.
Khi các chi nhánh sản xuất xuất hàng xuất khẩu và có các chứng từ chứng minh nghiệp vụ có phát sinh, kế toán tại chi nhánh phản ánh doanh thu như sau:
Nợ TK 1112, 1122, 131: Tổng số tiền hàng xuất khẩu đã thu hay còn phải thu theo tỷ giá thực tế
Trường hợp tiền hàng xuất khẩu đã thu bằng ngoại tệ, kế toán sẽ đồng thời ghi: Nợ TK 007: Số nguyên tệ thực nhận
Đồng thời kế toán phản ánh giá vốn hàng bán Nợ TK 632: Trị giá vốn của hàng xuất khẩu
Có TK 155, 156: Trị giá hàng chuyển đi đã hoàn thành xuất khẩu
b. Kế toán doanh thu hoạt động tài chính
- Chứng từ cho ghi nhận doanh thu hoạt động tài chính:
+ Thông báo lãi tiền gửi từ ngân hàng + Biên bản đánh giá số dư ngoại tệ + Thông báo tỷ giá thực tế từ ngân hàng + Giấy báo Có của ngân hàng
+ Hợp đồng kinh tế
+ Giấy báo Có của ngân hàng - Tài khoản sử dụng
Đề phản ánh doanh thu tài chính, công ty sử dụng TK 515 – Doanh thu tài chính. Tại công ty TNHH Minh Trung, tài khoản này được chi tiết thành 6 tài khoản cấp 2 như sau:
TK 5151: Doanh thu lãi tiền gửi ngân hàng TK 5152: Doanh thu lãi cho vay
TK 5153: Doanh thu lãi từ hoạt động đầu tư tài chính TK 5154: Lãi chênh lệch tỷ giá
TK 5155: Lãi bán hàng trả chậm
TK 5158: Doanh thu hoạt động tài chính khác
Phương pháp hạch toán doanh thu tài chính:
Khi công ty nhận được các chứng từ, tài liệu chứng minh là có thể ghi nhận doanh thu tài chính, như: giấy báo Có của ngân hàng, bảng kê lãi suất tính cho khách hàng được hai bên xác nhận và thu được tiền, kế toán ghi nhận:
Nợ TK 111, 112…
Khi kế toán Công ty kết chuyển lãi chêch lệch tỷ giá hối đoái do đánh giá lại vào cuối năm tài chính:
Nợ TK 413 : chênh lệch tỷ giá hối đoái Có TK 5154: Lãi từ chênh lệch tỷ giá
c. Kế toán thu nhập khác:
- Tài khoản sử dụng: 711-“Thu nhập khác”, với các tài khoản chi tiết như sau: TK 7111: Thu nhập từ thanh lý, nhượng bán TSCĐ
TK 7112: Thu các khoản nợ khó đòi đã được xóa sổ
TK 7113: Thu các khoản từ khách hàng do vi phạm hợp đồng TK 7118: Các khoản thu nhập khác
- Phương pháp hạch toán thu nhập khác:
Khi công ty có các khoản thu từ thanh lý, nhượng bán TSCĐ, tiền khách hàng trả thừa…kế toán phản ánh như sau:
Nợ TK 111, 112, 131
Có TK 711 (TK chi tiết: 7111…)
2.2.2.2Kế toán chi phí
a. Kế toán giá vốn hàng bán
• Chứng từ sử dụng
Các chứng từ thường phát sinh trong việc ghi nhận giá vốn hàng bán gồm: Hóa đơn GTGT, Phiếu nhập kho, Biên bản kiểm nhập hàng hóa, Hợp đồng vận chuyển hàng hóa,……
• Tài khoản sử dụng
Kế toán công ty Minh Trung sử dụng tài khoản 632 – Giá vốn hàng bán, tài khoản này được chi tiết thành các tài khoản cấp 2 như sau:
TK 6321 : Giá vốn cháo sen Bát Bảo TK 6322 : Giá vốn hàng nông sản
TK 6323 : Giá vốn nước giải khát, rượu bia TK 6324 : Giá vốn kinh doanh dịch vụ TK 6325: Giá vốn hàng kinh doanh khác
• Phương pháp hạch toán giá vốn hàng bán:
Khi xuất bán hàng hóa theo phương thức bán buôn qua kho theo hình thức chuyển hàng và phương thức bán buôn hàng hoá vận chuyển thẳng, bán lẻ, bán hàng nội bộ; giá vốn hàng bán được kế toán tại trụ sở công ty và các chi nhánh Hà Nội, TP Hồ Chí Minh phản ánh như sau:
Nợ TK 632 (TK 6321, 6322 …) Có TK 156
Kế toán tại chi nhánh Minh Trung Hòa Bình và Đăk Lăk phản ánh giá vốn hàng bán như sau:
Nợ TK 632 (TK 6321, 6322…) Có TK 155, 156
Khi phát sinh hao hụt, mất mát của hàng tồn kho, kế toán tại trụ sở công ty và các chi nhánh phản ánh như sau:
Nợ TK 632 (TK 6321,…) Có TK 156
b. Kế toán chi phí bán hàng
• Chứng từ sử dụng
Các chứng từ thường được sử dụng để hạch toán chi phí bán hàng gồm có: bảng thanh toán lương và các khoản trích theo lương; bảng tính và phân bổ khấu hao tài sản cố định phục vụ công tác bán hàng; hoá đơn điện, nước, điện thoại,… phục vụ công tác bán hàng.
• Tài khoản sử dụng
Để hạch toán chi phí bán hàng kế toán trụ sở và các đơn vị trực thuộc Công ty sử dụng TK 641 “Chi phí bán hàng”. Tài khoản này được chi tiết thành các tiểu khoản như sau:
TK 6411: Chi phí nhân viên
TK 64111: Chi phí lương nhân viên TK 6412: Chi phí dụng cụ quản lý
TK 6414: Chi phí khấu hao TSCĐ
TK 6417: Chi phí quản lý dịch vụ mua ngoài TK 64171: Chi phí thuê nhà, thuê kho
TK 64172: Chi phí điện, nước, điện thoại, xăng dầu TK 64173: Chi phí quảng cáo, khuyến mãi
TK 64174: Chi phí đào tạo
TK 64175: Chi phí sửa chữa TSCĐ
TK 64178: Chi phí dịch vụ mua ngoài khác TK 6418: Chi phí bằng tiền khác
TK 64181: Chi phí tiếp khách, giao dịch TK 64188: Chi phí bằng tiền khác
• Phương pháp hạch toán chi phí bán hàng:
+ Kế toán tại các chi nhánh và trụ sở công ty hạch toán các khoản trích tiền lương, phụ cấp, ăn ca và các khoản trích theo lương (BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ) của nhân viên bán hàng:
Nợ TK 64111: Chi phí lương, các khoản trích theo lương của nhân viên bán hàng
Có TK 334, 338: Chi phí tiền lương, các khoản trích theo lương
Khi các chi nhánh và trụ sở công ty trích lương trả cho bộ phận bán hàng, kế toán phản ánh:
Nợ 6411 : Chi phí tiền lương, ăn ca, hỗ trợ xăng xe.
Có 334: Chi phí tiền lương, tiền ăn ca, hỗ trợ xăng xe (công tác phí) + Giá trị vật liệu, dụng cụ phục vụ cho quá trình bán hàng, khấu hao tài sản cố định tại các đơn vị khảo sát kế toán phản ánh:
Nợ TK 6412, 6413, 6414: Chi phí bán hàng
Có TK 152, 153: Giá trị vật liệu, dụng cụ tính vào chi phí bán hàng Có TK 214: Hao mòn tài sản cố định
+ Chi phí dịch vụ mua ngoài phục vụ cho bán hàng: điện, nước, điện thoại,… Kế toán văn phòng Công ty phản ánh:
Nợ TK 64174: Chi phí bán hàng chưa có thuế GTGT