Đặc thù của Công ty TNHH điện nhựa và thương mại Đoàn Kết là chủng loại cũng như số lượng hàng hóa, thành phẩm lớn, hơn nữa, công ty không chỉ sản xuất mà còn buôn bán các sản phẩm về nhựa. Do đó, tầm quan trọng của quản lý kho là vô cùng cần thiết. Nhằm tránh thất thoát cũng như kiểm soát tốt kho, xuất nhập tồn, Công ty cần phải tạo mã cho hàng hóa thật chính xác và chi tiết. Bới chỉ cần sai sót nhỏ, hàng hóa có thể bị nhập, xuất sai chủng loại, dẫn tới sai giá vốn, giá bán.
- Một số hàng hóa ví dụ như dây điện nhựa khi nhập về đơn vị tính là cuộn nhưng khi xuất là mét. Công ty cần phải thống nhất đơn vị tính.
- Khi có đơn hàng, Bộ phận kinh doanh làm 4 đơn hàng giao cho khách hàng 1 bản, thủ kho 1 bản, lưu 1 bản và kế toán giữ 1 bản gốc thay vì trước đây làm 3 bản của khách hàng, lưu kinh doanh và kế toán. Thủ kho và kế toán nên độc lập với nhau để cuối kỳ đối chiếu sổ sách của cả 2 bộ phận cũng như hàng tồn thực tế, loại bỏ tình trạng kiểm kho chỉ phụ thuộc vào sổ sách của kế toán kho.
- Công tác kiểm kho nên được thực hiện cuối tháng thay vì cuối quý như hiện nay.
- Công ty nên phân mã hàng hóa riêng và mã thành phẩm riêng để dễ dàng hơn trong khâu kiểm kho cũng như quản lý. Đặc biệt với hàng hóa, Công ty cần phân chia rõ ràng các sản phẩm dùng cho đối tượng nào. Có thể thiết lập trên Excel cùng các công thức để quản lý kho.
Ví dụ, Công ty tạo một file mã hàng hóa trên file excel như sau:
Mã sản phẩm Ký hiệu Hãng sản xuất Model Năm sản xuất Tên sản phẩm 1-MD-May duc nhua-
Tesco H61 MD Tesco H61X 2011 Máy phun đúc nhựa
1-ME-May ep nhua-NK
GX501 ME Nikko
GX50
1 2010 Máy ép plastic nhỏ
….
Phong
2-BC-Ban chai-CL BC Tiền
Phong CL Bàn chải chữ nhật
2-BC-Ban chai-MK MK Tiền
Phong MK Bàn chải răng
….
3-GN-Gia nhua vp-N01 GN Bình
Minh N01 Giá nhựa văn phòng
3-FILE-Kep giay-J7 FIL
E
Bình
Minh J7
File kẹp giấy văn phòng
….
Bảng tìm nhanh mã tên sản phẩm: Ký hiệu mã sản phẩm
1- Máy móc nguyên chiếc
2- Sản phẩm nhựa gia dụng
3- Sản phẩm nhựa văn phòng
4- Sản phẩm nhựa công nghiệp
5- Sản phẩm nhựa khác
Khi nhập kho, kế toán dựa vào bảng mã hàng hóa để nhập kho, nếu nhập chuẩn xác thì hàng hóa tồn kho cuối kỳ sẽ khớp với thực tế, tìm kiếm sẽ nhanh chóng và thuận tiện hơn. Việc đặt ký hiệu mã sản phẩm không chỉ giúp nhập xuất kho chính xác hơn mà còn thể hiện được chủng loại hàng hóa, cung cấp thông tin cho kế toán quản trị.
Về quy trình làm việc giữa bộ phận kế toán – kho – kinh doanh.
Khi có phát sinh nghiệp vụ bán hàng thì bộ phận kinh doanh sẽ làm đơn hàng in làm 4 liên như sau:
Liên 1: Kinh doanh lưu. Liên 2: Giao cho khách hàng. Liên 3: Giao cho Kế toán để vào sổ.
Như vậy thì tất cả các giấy tờ liên quan đều thống nhất tên hàng hóa ghi trên cùng 1 đơn hàng, kế toán và thủ kho dễ dàng xác định được chính xác hàng hóa. Công tác kiểm kho cuối kỳ dễ dàng hơn, kế toán và kho chỉ cần đối chiếu sổ sách với nhau thay vì cùng nhau kiểm kho như trước nữa.