2.1 Nội dung cơ bản của một bản báo cáo
Nhìn chung , một bàn báo cáo phải thể hiện được các nội dung cơ bản sau đây: • Phần đặt vấn đề: phần này đề cập đến những vấn đề sau:
+ Giới thiệu lý do phải tiến hành cuộc nghiên cứu.
+ Trình bày những mục tiêu (hoặc nhiệm vụ) cơ bản cuộc nghiên cứu phải đạt tới. + Nêu những khó khăn , thuận lợi (về nhân sự, về chi phí, về thời gian, và các điều
kiện khác) khi tiến hành nghiên cứu.
+ Trình bày các hạn chế hoặc phạm vi của cuộc nghiên cứu.
• Phần Phương Pháp Nghiên Cứu: về phương pháp nghiên cứu cần làm rõ các vấn đề sau:
+ Cách thức tiến hành cuộc nghiên cứu (tổng quát). + Phương pháp lấy mẫu.
+ Hình thức và phương pháp thu thập dữ liệu.
+ Các biện pháp quản lý công tác thu thập dữ liệu để đảm bảo dữ liệu thu thập đúng đối tượng, khách quan.
+ Các phương pháp xử lý dữ liệu.
• Phần Kết Quả Nghiên Cứu: các nội dung phải làm rõ: + Các số liệu và kết luận rút ra từ cuộc nghiên cứu. + Các phương pháp phân tích thống kê sử dụng. + Kiến nghị và đề xuất phương hướng hoạt động. + Đề xuất các vấn đề cần nghiên cứu làm rõ thêm. 2.2 Hình thức trình bày một bản báo cáo
Hình thức trình bày bản báo cáo cũng có ý nghĩa quan trọng không kém phần nội dung . Báo cáo trình bày rõ ràng, sạch sẽ giúp cho người đọc dễ dàng nắm bắt nội dung . Mặt khác, hình thức trình bày đẹp, hấp dẫn vừa làm tăng tính nghiêm túc của cuộc nghiên cứu , vừa có tác dụng gây cảm tình nơi người đọc.
Dưới đây là một số kỹ thuật khi trình bày một bản báo cáo. a. Các mục cần có trong bản báo cáo
+ Trang tựa (có thể làm bìa riêng) ghi đề tài nghiên cứu, đơn vị hoặc cá nhân thực hiện nghiên cứu , thời gian hoàn thành cuộc nghiên cứu.
+ Bản mục lục vấn đề (có thể để ở đầu hoặc cuối bản báo cáo) ghi rõ vị trí trang của các đề mục nhằm tiện lợi cho việc nghiên cứu.
+ Lời cảm tạ( nếu thấy cần thiết) cảm tạ những đơn vị, cá nhân tạo điều kiện giúp đỡ hoàn thành cuộc nghiên cứu.
+ Tiếp theo là phần nội dung chính của bản báo cáo: đặt vấn đề, phương pháp nghiên cứu, kết quả nghiên cứu (đã trình bày trong phần nội dung) .
+ Phần phụ lục: những bảng biểu , số liệu chưa tiện đưa vào trong phần nội dung báo cáo có thể trình bày riêng thành phần phụ lục đính kèm bản báo cáo. Nếu có phần phụ lục thì trong phần nội dung , chỗ nào liên quan đến việc xem phụ lục phải chỉ rõ cách tra cứu phụ lục , do đó phụ lục cần được đánh số thứ tự (A,B,C, …) để dễ bề nghiên cứu.
+ Cuối cùng là danh mục tài liệu tham khảo đã sử dụng: bao gồm các tài liệu về phương pháp luận, tài liệu tra cứu dữ liệu thứ cấp hoặc tên các đề tài khác mà cuộc nghiên cứu đã tham khảo.
b. Các nguyên tắc khi trình bày một bản báo cáo (Về hình thức)
Dễ theo dõi:
+ Bản báo cáo phải có cấu trúc hợp lý , nhất là giữa các phần có liên quan với nhau, phần sau có thể sử dụng kết quả của phần trước ,mặt khác cũng nên tránh trùng lắp.
+ Các tiêu đề phải rõ ràng, lôgic với nhau, tối kỵ trường hợp một bản báo cáo cách trình bày lộn xộn giữa các mục ,các phần.
Rõ ràng:
Rõ ràng có nghĩa là từng nội dung phải được trình bày mạch lạc, riêng biệt, đọc dễ hiểu và đặc biệt tránh nguy cơ hiểu lầm .Để đảm bảo yêu cầu này , có thể nên gởi cho 2, 3 người khác xem và góp ý kiến trước khi in chính thức.
Trình bày ngắn gọn.
Tâm lý người đọc (nhất là lãnh đạo) không muốn đọc một báo cáo dài lê thê. Tuy nhiên trình bày ngắn gọn nhưng phải xúc tích ,đủ ý. Vì vậy từng câu chữ đưa vào báo cáo phải suy nghĩ , cân nhắc sao cho thật sát ý , hiệu quả truyền đạt cao , tránh sa đà, diễn giải lòng dòng.
Một trong các kỹ năng để đảm bảo yêu cầu này là sử dụng các phương tiện nhìn trong bản báo cáo, ví dụ thay vì dùng lời để diễn tả một cách dài dòng , ta có thể dùng hình ảnh , biểu đồ, đồ thị,… có thể giúp cho bản báo cáo thêm sinh động và trực quan hơn.
Trình bày hấp dẫn
Hấp dẫn có ý nghĩa là khi mới nhìn vào bản báo cáo người ta đã muốn đọc rồi , chưa cần biết nội dung ra sao. Một số kỹ năng sau đây sẽ làm tăng tính hấp dẫn của bản báo cáo:
In: thay vì viết tay, ta có thể in trên máy, mặc dù tốn kém hơn nhưng báo cáo sẽ đẹp hơn, nghiêm túc hơn, người ta sẽ thích đọc một bản in hơn là một bản viết tay. Nếu không thể in được thì chí ít cũng phải đánh máy cho rõ ràng và nghiêm chỉnh.
Giấy : cần thiết phải sử dụng giấy trắng và chỉ sử dụng một mặt , mặt sau để trắng vừa tiện lợi cho việc sữa chữa , vừa tạo tâm lý tốt cho người đọc.
Nội dung nhấn mạnh :Những nội dung cần nhấn mạnh có thể cần được in chữ nghiêng hoặc dùng mực màu để thể hiện sẽ tạo hiệu quả nơi người đọc.